人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)工作的探討

吳杰

摘 要：當(dāng)前我國(guó)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系主要以兩大類為主，即人力資源社會(huì)保障部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，另一部分則為非人力資源社會(huì)保障部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。在本質(zhì)上，前一種人才服務(wù)機(jī)構(gòu)具有行政職能，后一種不具備行政權(quán)力，需要通過(guò)相關(guān)審批后才能對(duì)人才供求信息進(jìn)行搜索、整理和咨詢。但無(wú)論是哪種人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，在當(dāng)前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作中都加快與國(guó)際接軌的步伐。因此需要加快推動(dòng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)，使其為社會(huì)和企事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；檔案管理；信息化建設(shè)；分析研究

一、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)中存在的難點(diǎn)問(wèn)題

（一）軟件系統(tǒng)更新滯后

在當(dāng)前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，與檔案信息化建設(shè)相匹配的硬件設(shè)施發(fā)展速度較快，能夠有效的滿足正確的需要，但對(duì)于軟件系統(tǒng)的配套設(shè)施方面還存在較大的提升空間，其遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于硬件設(shè)施系統(tǒng)的發(fā)展。特別是近年來(lái)人事檔案呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，人事檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有及時(shí)升級(jí)，會(huì)導(dǎo)致檔案信息無(wú)法及時(shí)更新，無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)外的遠(yuǎn)程查詢和受理等，從而影響人事檔案服務(wù)的質(zhì)量。

（二）信息的收集和保存成為信息化建設(shè)的難點(diǎn)

在當(dāng)前檔案信息收集和保存過(guò)程中，基于其自身的復(fù)雜性及載體的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致電子文件容易丟失及被篡改，同時(shí)電子文件內(nèi)容與表達(dá)內(nèi)容的數(shù)字代碼、序列及存儲(chǔ)載體之間的關(guān)系存在不固定性，電子文件的形成過(guò)于依賴其生成的技術(shù)環(huán)境。因此在當(dāng)前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要將電子文件的重審作為其核心內(nèi)容，通過(guò)強(qiáng)化電子文件的管理，以此來(lái)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（三）信息化程度不高制約了檔案服務(wù)的水準(zhǔn)

在當(dāng)前高校不斷擴(kuò)招的新形勢(shì)下，大部分高校畢業(yè)生的檔案都是進(jìn)入了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，這部分檔案托管人使用網(wǎng)絡(luò)的頻次較高，習(xí)慣利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理相關(guān)事宜。但基于檔案信息化程度不高的情況，導(dǎo)致檔案托管人需要頻繁的往返于人才機(jī)構(gòu)和居住地之間，這對(duì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的受理窗口帶來(lái)了較大的壓力，同時(shí)也增加檔案托管人的辦理成本。

（四）辦理不便捷造成人事檔案資源浪費(fèi)

當(dāng)前無(wú)論是高校畢業(yè)生還是流動(dòng)人員，對(duì)于我國(guó)人事制度和人事檔案工作缺乏必要的了解，同時(shí)檔案辦理程度和服務(wù)通道也存在一定的滯后性，這也導(dǎo)致當(dāng)事人對(duì)個(gè)人檔案重視度不夠，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)每年都會(huì)有大量的“死檔”和“無(wú)人檔”出現(xiàn)。而且對(duì)于部分民營(yíng)企業(yè)來(lái)講，由于在實(shí)際工作中對(duì)于員工檔案缺乏重視，對(duì)于員工的甄別和選用并沒(méi)有通過(guò)檔案這一便捷渠道，因此導(dǎo)致員工檔案利用效率較低，造成檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象存在。

二、完善人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加大資金投入，開(kāi)發(fā)出完善的人事檔案管理系統(tǒng)

這些年來(lái)高校畢業(yè)生及流動(dòng)人員數(shù)量呈逐年增加的態(tài)勢(shì)，這也導(dǎo)致人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量成倍增加，在這種情況下，需要建立一套完善的人才檔案管理系統(tǒng)。即需要將內(nèi)部管理系統(tǒng)、遠(yuǎn)程使用和服務(wù)系統(tǒng)都囊括在內(nèi)，通過(guò)導(dǎo)入檔案原有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，構(gòu)建大型的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)查閱、調(diào)取的自動(dòng)化，全面提高人事檔案管理水平。同時(shí)利用遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)來(lái)將存檔案人員檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)后臺(tái)，這樣在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)界面憑證相關(guān)證件即可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢，以此來(lái)提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，加快實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)和資源共享。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員信息化技能

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，一套完善的管理系統(tǒng)只是基本，要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的管理服務(wù)預(yù)期，更需要擁有一大批高素質(zhì)高水平的檔案管理人員。檔案管理人員不僅需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且要具備操作并使用管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施能力。這些能力的具備和提升，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，為檔案管理人員創(chuàng)造更多的培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)，使管理人員提升自我業(yè)務(wù)水平和能力。同時(shí)，管理人員也要在思想上樹(shù)立正確的檔案管理信息化意識(shí)，積極配合信息化建設(shè)步伐，有意識(shí)地加強(qiáng)自身檔案管理信息化方面的學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)工作的責(zé)任心和使命感。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案工作也充分的引入了現(xiàn)代信息管理技術(shù)，并充分的運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，與先進(jìn)的管理方式相結(jié)合，以此來(lái)提高檔案管理的效率。通過(guò)加強(qiáng)檔案硬件和軟件開(kāi)發(fā)的投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理與行業(yè)需求之間有效聯(lián)動(dòng)，各行業(yè)能夠針對(duì)自身的需求來(lái)快速的實(shí)現(xiàn)人才的檢索。同時(shí)通過(guò)建設(shè)高質(zhì)量的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并以此為檔案工作的載體，客戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即能夠獲取到檔案信息，從而全面提高人事檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率。

（四）營(yíng)造社會(huì)化環(huán)境，加快社會(huì)化公共服務(wù)進(jìn)程

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作要結(jié)合企業(yè)需求，在提供快捷、方便、高效的同時(shí)，做好已有的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，同時(shí)認(rèn)真解決新的需求服務(wù)，基于檔案管理為核心，提供菜單化的管理內(nèi)容，針對(duì)不同類型的人才，提供不同的檔案管理服務(wù)，結(jié)合人才的特性以及企業(yè)的需求，進(jìn)行智能匹配，從而使得企業(yè)自身與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)全面對(duì)接。當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)處于轉(zhuǎn)型期，企事業(yè)單位對(duì)于人才的需求思路也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，更加需求多元化復(fù)合型的人才，因而對(duì)于現(xiàn)有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)講，需要遵循我國(guó)人才培養(yǎng)政策，促使人才服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理的針對(duì)性，更好地突出人才自身的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案管理。

（五）整合服務(wù)機(jī)構(gòu)多資源

在當(dāng)前信息朝代，獲取信息資源的渠道更具多元化，各個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)以“人才”為核心，可有效利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展一系列的資源大整合。大多數(shù)有檔案托管工作職能的是政府所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，其人才服務(wù)業(yè)務(wù)范圍十分廣。人事檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建成后，應(yīng)將與流動(dòng)人員相關(guān)的信息全部打包錄入系統(tǒng)，整合機(jī)構(gòu)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享。人才招聘可組織招聘企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中搜尋匹配人才，降低招聘成本，縮短招聘周期；人才培訓(xùn)可通過(guò)分析入庫(kù)流動(dòng)人員的信息，針對(duì)性開(kāi)辦培訓(xùn)業(yè)務(wù)，推出相關(guān)培訓(xùn)信息，提高業(yè)務(wù)效益，節(jié)約宣傳成本。另一方面，檔案管理服務(wù)部門也可以利用人才招聘、培訓(xùn)的相關(guān)資源，向企業(yè)推薦人事管理中的優(yōu)秀人才，向流動(dòng)人員推薦相關(guān)企業(yè)，促進(jìn)人才就業(yè)、實(shí)現(xiàn)互利多贏。

三、結(jié)束語(yǔ)

人才檔案是當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的最寶貴的資源，同時(shí)也是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要支撐。特別是在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平快速提升過(guò)程中，對(duì)于人才檔案管理工作也提出屯更高的要求，因此需要加快推動(dòng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，充分的利用信息化技術(shù)來(lái)提高人才檔案管理的水平，確保實(shí)現(xiàn)人才檔案管理的高效率和高安全性。

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