物業(yè)企業(yè)財務內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案

張權利

摘要：過去十幾年是我國房地產(chǎn)業(yè)騰飛的時代，也是我國物業(yè)企業(yè)發(fā)展的黃金時期。隨著房地產(chǎn)市場的發(fā)展，物業(yè)企業(yè)也取得了長足的進步，物業(yè)企業(yè)是新興的服務行業(yè)，隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，數(shù)字化信息時代的到來，企業(yè)生存發(fā)展也面臨著一系列的困難和挑戰(zhàn)。伴隨國內(nèi)和國際市場競爭的加劇，物業(yè)企業(yè)為了提高自身的盈利能力和水平，唯有通過加強內(nèi)部控制，防范企業(yè)財務風險加以實現(xiàn)。站在企業(yè)發(fā)展的角度上來說，財務內(nèi)部控制是物業(yè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵所在，而防范財務風險，需要提高物業(yè)企業(yè)管理人員對風險的預知判斷、以及財務工作人員對工作的精細程度，嚴格開展內(nèi)部控制，構建完善的財務管理體系，提高風險防范意識，為企業(yè)經(jīng)營活動提供良好的內(nèi)部環(huán)境，避免資金的浪費和流失，是企業(yè)持久發(fā)展的最佳途徑。文章通過闡述什么是內(nèi)部控制、其所包含的內(nèi)容以及構成要素，剖析財務內(nèi)部控制在物業(yè)企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用；并基于物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀和不足提出優(yōu)化解決方案，以期對物業(yè)企業(yè)的健康發(fā)展提供借鑒、參考。

關鍵詞：物業(yè)企業(yè)；財務內(nèi)控；現(xiàn)狀分析；優(yōu)化方案

伴隨著我國房地產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，物業(yè)管理作為一個新興的服務行業(yè)日漸成熟，但在瞬息萬變的市場競爭中，要想擁有一席之地，面臨的挑戰(zhàn)可想而知。伴隨著物業(yè)企業(yè)規(guī)模的不斷擴張，企業(yè)發(fā)展也漸漸進入瓶頸期。面對企業(yè)所遇到的這些前所未有的挑戰(zhàn)，生存的基本途徑之一就是轉(zhuǎn)型升級，為保障物業(yè)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，構建合理、有效的財務內(nèi)部控制體系勢在必行。

一、物業(yè)企業(yè)財務內(nèi)部控制的內(nèi)容與要素

在我國，內(nèi)部控制規(guī)范體系由基本規(guī)范和配套指引構成。企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及其配套指引的頒布實施，為建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度建設，提高企業(yè)管理水平提供了良好的環(huán)境與規(guī)范，推動了企業(yè)實踐的發(fā)展?！痘疽?guī)范》中指出：內(nèi)部控制首先是一個過程，是動態(tài)的，時時變化的；需要董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同參與，為實現(xiàn)企業(yè)既定的控制目標提供合理保證，而不是絕對保證。企業(yè)要想實現(xiàn)自身的發(fā)展，需要以遵紀守法為前提；為資產(chǎn)安全提供扎實的制度保障；并保證企業(yè)信息報告的真實、完整，致力于提升企業(yè)誠信度和社會知名度，提升自己的品牌形象；企業(yè)通過建立健全有效的內(nèi)部控制機制，不斷提高經(jīng)營活動的盈利能力和管理效率；推動企業(yè)愿景、規(guī)劃以及戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)、提升可持續(xù)發(fā)展能力，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟價值和社會價值。內(nèi)部控制基本規(guī)范和應用指引的發(fā)布，對企業(yè)長遠發(fā)展具有積極的指導意義。

（一）物業(yè)企業(yè)財務內(nèi)部控制制度的內(nèi)容

1. 在收入款項控制方面

物業(yè)企業(yè)的主營業(yè)務收入是租金、物業(yè)管理費、水電費、停車費以及零星的裝修管理費、服務費等款項的收繳，收入款項的內(nèi)控制度和流程設置應合理規(guī)范，流程之間應環(huán)環(huán)相扣，對銷售和收款等不相容職務進行有效分離，加強制約和監(jiān)督。

2. 在庫存維修物資控制方面

建立健全庫存維修物資的采購、驗收、保管等一系列管理制度，明確各個崗位職責和權限劃分。主要內(nèi)容包括：確定合理庫存標準；規(guī)范采購驗收環(huán)節(jié)；建立科學的供應商評估和準入制度。加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制，并定期與供應商核對往來款項。建立存貨保管制度，加強日常管理，并建立盤點清查制度，提高存貨周轉(zhuǎn)水平。

3. 在經(jīng)營費用支出控制方面

主要包括物業(yè)日常設施維修、日常經(jīng)營成本的控制。其中的日常設施維修費用要實行總額控制和單項控制相結合，嚴格執(zhí)行預算要求，將費用支出控制在合理范圍之內(nèi)。

（二）物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的構成要素

1. 內(nèi)控環(huán)境主要是指單位管理層對控制的態(tài)度、認知和行動。具體體現(xiàn)在：企業(yè)的治理結構和議事規(guī)則、職責分工和權責分配、內(nèi)審人員工作的獨立性、人力資源政策以及企業(yè)的價值觀和社會責任感等方面。

2. 風險評估是實施內(nèi)部控制的重要一環(huán)，主要包括：企業(yè)發(fā)展愿景、使命、戰(zhàn)略目標的設定；根據(jù)企業(yè)運營流程、結合內(nèi)、外部條件，識別可能影響企業(yè)發(fā)展的潛在、關鍵的業(yè)務環(huán)節(jié)；采用定性和定量結合的方法，對風險源發(fā)生的可能性和影響程度進行科學評估；從而確定適合企業(yè)自身發(fā)展的風險應對策略，滿足企業(yè)的最大風險承受度要求。

3. 控制活動是指管理者所制定的具體控制措施，主要包括：經(jīng)濟業(yè)務和經(jīng)濟活動授權審批；工作人員的職責劃分；全面預算控制；經(jīng)濟業(yè)務的記錄、歸集、分類、編報等控制；財產(chǎn)及其記錄真實、準確，接觸使用要有保護措施；定期開展運營分析等。企業(yè)應當根據(jù)內(nèi)部控制目標，結合風險應對策略，綜合運用各種控制措施，對經(jīng)濟業(yè)務和事項實施有效控制。

4. 信息與溝通是企業(yè)要確保企業(yè)內(nèi)部信息有效溝通、及時傳遞。主要包括：對企業(yè)信息進行合理篩選、整合，提高可利用程度；重要信息及時傳遞至董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層；實現(xiàn)對業(yè)務的自動控制，減少或消除人為操縱因素，加強信息系統(tǒng)開發(fā)與維護；同時必須將反舞弊機制落實到實處。

5. 內(nèi)部監(jiān)督是實施內(nèi)控的重要保證，是企業(yè)對內(nèi)部控制建立與業(yè)務流程中各環(huán)節(jié)的落實情況的監(jiān)督檢查。通常采用日常監(jiān)督和專項監(jiān)督結合的形式，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，及時加以改進。

綜上所述，內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)日常經(jīng)營管理活動的各個環(huán)節(jié)，企業(yè)各部門都需要加強內(nèi)部控制，建立完善的內(nèi)部控制制度。

二、加強物業(yè)企業(yè)財務內(nèi)部控制的重要性

企業(yè)內(nèi)部控制的目標之一就是要保證會計信息的真實、完整，內(nèi)部控制各項活動都離不開會計信息的支撐。內(nèi)部控制既是會計框架體系的重要組成部分，也是財務工作轉(zhuǎn)型升級的方向。物業(yè)企業(yè)要從基礎工作抓起，梳理各個環(huán)節(jié)的內(nèi)部流程，通過構建合理的財務內(nèi)部控制體系，從整體上提高企業(yè)財務信息的質(zhì)量，從而在根本上提高企業(yè)的管理效率，有效防范財務風險。試想：如果財務內(nèi)部控制機制失控，勢必影響企業(yè)的正常運營，何來企業(yè)的發(fā)展？

加強物業(yè)企業(yè)財務內(nèi)部控制的重要性，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，建立嚴密的控制體系，以“防”為主，各項經(jīng)濟業(yè)務要相互牽制、相互制約，避免工作人員由于利益的驅(qū)使，做出一些違背企業(yè)規(guī)章制度的行為，以達到獲取不當收入的目的，嚴禁一個人獨立辦理一項業(yè)務的全部過程；其次，建立以“堵”為主的監(jiān)控防線。對企業(yè)各個崗位、各項業(yè)務進行日常性和周期性的核查，并在事后進行監(jiān)督，及時糾正執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差；最后，建立以“查”為主的監(jiān)控防線。成立一個獨立于被審計單位的審計部門，對財務部門實施有效的內(nèi)部控制。

三、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（一）企業(yè)決策者財務內(nèi)部控制認知需要提高

物業(yè)企業(yè)的決策者大多來自于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，他們具有豐富的工作經(jīng)驗；但是缺乏物業(yè)企業(yè)的管理理論和實踐經(jīng)驗，尤其缺乏專業(yè)的財務管理知識。由于目前物業(yè)企業(yè)內(nèi)部財務管理制度有待完善，企業(yè)的管理人員往往忽視內(nèi)部控制在實現(xiàn)組織戰(zhàn)略、提升組織經(jīng)營管理效果中的作用，導致內(nèi)部控制很難引起決策者的重視，其真實作用被大大低估。

（二）全面預算控制亟待加強

全面預算控制是物業(yè)企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的有效前提，企業(yè)的預算控制方面存在著幾個方面的問題：第一，預算編制是全面預算管理的基礎，沒有建立全面預算管理機構，對預算控制缺乏整體的規(guī)劃管理。第二，基數(shù)增長法是預算編制通常采取的傳統(tǒng)方法，在實際工作過程中，預算方法顯得過于簡單。管理方式顯得過于粗放，使財務預算的準確程度出現(xiàn)偏差；同時預算的執(zhí)行有賴于日常工作的監(jiān)督，對于財務預算監(jiān)督不到位，往往造成實際執(zhí)行情況與預算計劃出現(xiàn)差異。

（三）企業(yè)財務內(nèi)部控制制度有待進一步完善

當前物業(yè)企業(yè)長期處于無法可依的狀態(tài)，不具備完善的企業(yè)財務內(nèi)部控制制度，帶來了企業(yè)在財務管理環(huán)節(jié)的諸多不良后果。財務信息的反映和調(diào)控是物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營業(yè)務和價值流轉(zhuǎn)的重要組成部分，由于內(nèi)部控制處罰力度較輕，導致內(nèi)部控制缺陷而引發(fā)的會計舞弊頻繁發(fā)生，必將妨礙企業(yè)的發(fā)展。

（四）監(jiān)督機制、內(nèi)部審計制度急需建立、健全

由于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善，工作中缺少必要的制衡；工作人員相互串通、以權謀私，隱瞞客戶信息，致使有些工作人員產(chǎn)生不滿情緒，缺乏工作積極性，喪失對企業(yè)的認同感，影響企業(yè)凝聚力，從而引發(fā)財務風險。有些物業(yè)企業(yè)目前沒有設立獨立的內(nèi)部審計機構，有的即使設立了，財務負責人兼任內(nèi)審負責人，形同虛設，大大削弱了內(nèi)部審計的獨立性與嚴肅性，造成財務內(nèi)部控制的質(zhì)量信息失真。內(nèi)部審計的宗旨應該是為企業(yè)提供服務的，目的在于優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務流程，識別重大財務風險，建立關鍵控制點和控制措施，這是目前大多數(shù)企業(yè)需要扭轉(zhuǎn)觀念的地方。

四、物業(yè)企業(yè)財務內(nèi)部控制優(yōu)化的方案

物業(yè)企業(yè)在內(nèi)部控制建設上，應從五個基本要素抓起，積極改善內(nèi)部控制現(xiàn)狀，逐步建立適應物業(yè)企業(yè)發(fā)展的嶄新的內(nèi)控模式。

（一）組織形式保障

為保證內(nèi)控制度的有效運行，首先，應該明確要求全體員工共同參與、積極加入，而不能把工作全部推到財務人員的身上，其他部門的人員都袖手旁觀；其次，還要明確各個部門的工作職責，劃分責任權限，避免出現(xiàn)由于信息不對稱而導致的管理層凌駕行為，同時加強董事會在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用；第三，還必須執(zhí)行不相容崗位分離的原則，劃分出企業(yè)經(jīng)濟活動的各個環(huán)節(jié)，如：授權、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄等的不相容職位。針對每一環(huán)節(jié)中的不相容職位均由相對獨立的人員或部門實施，做到不相容崗位職務的分離；此外，關鍵崗位的人員必須做到定期輪換。只有這樣才能充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。

此外，企業(yè)應當根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，總結企業(yè)成立以來的優(yōu)良傳統(tǒng)，優(yōu)秀員工的工作事跡、工作成果，挖掘企業(yè)文化底蘊，提煉核心價值，確定企業(yè)文化建設的目標和內(nèi)容，形成獨樹一幟的企業(yè)文化。最大程度上化解因制度失靈而出現(xiàn)的種種矛盾。樹立現(xiàn)代管理理念，強化風險意識和法制觀念。

還有，全面預算控制的內(nèi)容涵蓋了企業(yè)經(jīng)營活動的全過程。物業(yè)企業(yè)應分解全面預算控制的各個環(huán)節(jié)，主要有：確定預算目標的確定；編制和審定預算；指標下達并落實責任人；預算執(zhí)行的授權、預算執(zhí)行過程的監(jiān)督；預算差異的分析與調(diào)整；預算業(yè)績的考核和獎懲等，盡快落實全面預算控制工作，發(fā)揮出全面預算控制的強大約束力與管控力。

（二）信息技術系統(tǒng)保障

企業(yè)財務管理系統(tǒng)電算化已經(jīng)普及很長一段時間了，隨著我國會計信息技術進入規(guī)范化、智能化、互聯(lián)化、產(chǎn)業(yè)化階段，如果不規(guī)范財務系統(tǒng)管理，使得會計軟件及其運行所依賴的軟硬件環(huán)境遭到破壞，可能造成用戶機密信息泄露、資金被盜、數(shù)據(jù)被篡改、甚至造成系統(tǒng)癱瘓等重大問題。為此，應該通過建立服務運營商行業(yè)準入制度和運行規(guī)則，創(chuàng)造良好的市場競爭環(huán)境，提供優(yōu)質(zhì)的信息化服務，保障企業(yè)的資金安全和信息安全。

隨著信息技術和財務會計工作結合的日趨緊密，企業(yè)財務會計工作的實施勢必將變得更加規(guī)范化和嚴格化。為了提高財務軟件系統(tǒng)的運行效果，加強企業(yè)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的完善是十分必要的。在財務系統(tǒng)中建立有效的崗位責任制，進行崗位設置時，要準確把握不相容職務分離原則的精髓和要義，合理的賦予相關人員職責權限，通過強化輸入、處理、輸出過程的管理，保障電子數(shù)據(jù)的真實、完整、安全。嚴格做到系統(tǒng)設計的業(yè)務處理流程在實際執(zhí)行過程中不走樣、不變型。

（三）風險評估與控制機制保障

構建物業(yè)企業(yè)財務風險預警體系，需涵蓋方方面面的工作，根據(jù)實際工作中出現(xiàn)的情況設立風險預警點，同時完善風險評估體系。風險評估的立足點在于對企業(yè)業(yè)務流程的充分認知，以及對財務報表的深刻理解。

企業(yè)常有的風險評估內(nèi)容有籌資風險評估、投資風險評估、信用風險評估?；I資風險評估主要是對企業(yè)的權益風險和負債風險進行評估。對于企業(yè)來講，應根據(jù)特定的條件靈活地采取不同的籌資方式或籌資方式組合；投資風險評估是對投資項目的技術風險、市場風險、資金風險、管理風險等，采用風險度評價、檢查表評價、決策樹等方法進行評估；信用風險評估包括企業(yè)失信信息、法律訴訟、行政處罰等行為，通過風險評估認清企業(yè)存在的潛在風險，有效管理和降低風險可能帶來的損失。企業(yè)應結合自身具體情況，靈活運用各種評估方法，對企業(yè)面臨的風險有一個完整、清醒的認識，及早發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營中存在的問題，從而做出正確的經(jīng)營決策。

在企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務制度執(zhí)行過程中，嚴格遵循國家行業(yè)標準的規(guī)定，遵守相關法規(guī)、條例、制度的規(guī)定，構建健全、完善的復核、檢查及監(jiān)督制度，做到日常工作有章可循，日常管理運行高效、客戶服務質(zhì)量節(jié)節(jié)高升。建立起規(guī)范、標準的風險管理程序， 將風險管理的目標及具體措施落實到實際的工作流程中，并根據(jù)實際執(zhí)行情況進行必要的調(diào)整， 及時糾正偏差，以達到持續(xù)改善經(jīng)營的目的。同時，針對企業(yè)存在的潛在風險，定期（每年至少一次）開展測試、評估并提出應急預案，定期進行演練。

五、結語

黨的“十九大”報告指出，我國經(jīng)濟已由高速增長階段向高質(zhì)量發(fā)展階段轉(zhuǎn)變，增速下行正是企業(yè)改革的有利時機、物業(yè)企業(yè)應順應時代發(fā)展的潮流，向精細化管理邁進，彰顯財務內(nèi)部控制的重要功能?？梢灶A見在不久的將來，財務內(nèi)部控制健全、財務管理方法先進、資金運作優(yōu)良的企業(yè)，必將在激烈的市場競爭中成為領頭羊、引航者。因此，物業(yè)企業(yè)一定要積極行動起來，不斷提高服務質(zhì)量，提升品牌價值，實現(xiàn)經(jīng)濟價值和社會價值最大化，繪制出企業(yè)發(fā)展的美好藍圖。

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（作者單位：北京北新房屋開發(fā)有限公司）