財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)若干問(wèn)題的探討

袁成敏

摘要：近年來(lái)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這種管理模式迅速崛起，打破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式，將原分散的公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中起來(lái)，統(tǒng)一處理、統(tǒng)一核算，高效的解決大型集團(tuán)公司財(cái)務(wù)的建設(shè)重復(fù)、效率低下、核算不統(tǒng)一、管理不規(guī)范等問(wèn)題。文章從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的基本原則入手，闡述了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建設(shè)中遇到建設(shè)意識(shí)淡薄、制度管理與方案、處理效率、數(shù)據(jù)收集等問(wèn)題，并且對(duì)相應(yīng)問(wèn)題進(jìn)行思考。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)阻力空前巨大，不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，更多的是一場(chǎng)管理的革命。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；建設(shè)；問(wèn)題

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概述

企業(yè)為了不斷發(fā)展，就必須進(jìn)行集團(tuán)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和精細(xì)化管理，提高財(cái)務(wù)核算質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型，提高風(fēng)險(xiǎn)管控能力。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就是將企業(yè)或集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)量大、容易標(biāo)準(zhǔn)化、重復(fù)性多、勞動(dòng)力密集、不受地域限制的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作集中于一個(gè)新的成本利潤(rùn)中心，通過(guò)業(yè)務(wù)流程再造，為集團(tuán)內(nèi)部的不同業(yè)務(wù)單元提供專業(yè)的財(cái)務(wù)服務(wù)，進(jìn)而保證會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告的規(guī)范、統(tǒng)一，從而降低成本，提升企業(yè)價(jià)值。本人身邊許多大型的集團(tuán)公司如華為、長(zhǎng)虹等都設(shè)立有自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享已是集團(tuán)化管理的趨勢(shì)。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)意識(shí)淡薄

服務(wù)對(duì)象可能不愿意公開(kāi)所有的資料，對(duì)于很多大企業(yè)的下屬公司來(lái)說(shuō)，一旦企業(yè)選擇使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，導(dǎo)致各下屬公司內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)不善甚至公款私用現(xiàn)象被公開(kāi)。建設(shè)共享中心觸及到各下屬公司的相關(guān)人員的利益，因此會(huì)阻礙建設(shè)。

共享服務(wù)中心是流程再造形成新的處理方式，會(huì)強(qiáng)行更改原有的操作模式。集團(tuán)公司經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的發(fā)展，傳統(tǒng)模式根深蒂固，造成各下屬公司領(lǐng)導(dǎo)人員以及前端業(yè)務(wù)人員拒絕變革、阻礙變革，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)進(jìn)程。

（二）企業(yè)管理與共享服務(wù)中心方案制定的問(wèn)題

系統(tǒng)是標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，所以建立共享中心的必要條件就是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。各公司在建立時(shí)間、經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)、工作人員的不同，在業(yè)務(wù)審批流程、處理方式、報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)等等，都有比較大的差異，導(dǎo)致各公司業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一難度高，標(biāo)準(zhǔn)化難度大，系統(tǒng)難以落地實(shí)施。共享服務(wù)中心建設(shè)是業(yè)務(wù)多樣化與標(biāo)準(zhǔn)化的博弈，是系統(tǒng)與管理的結(jié)合，是制度與方案的產(chǎn)物。每個(gè)事項(xiàng)或事務(wù)都涉及管理統(tǒng)一、制度實(shí)施、方案確立及系統(tǒng)構(gòu)建等問(wèn)題。

財(cái)務(wù)共享建立的兩個(gè)極端，作為甲方是不會(huì)犯“過(guò)渡謹(jǐn)慎主義帶來(lái)了頻繁系統(tǒng)架構(gòu)重構(gòu)與重復(fù)投資”，但是“過(guò)渡設(shè)計(jì)完美主義，帶來(lái)的投資回報(bào)不合理”需要特別注意。甲方通常會(huì)有“花更少的錢(qián)，做更多的業(yè)務(wù)”，這種思想會(huì)嚴(yán)重影響共享服務(wù)中心的建設(shè)。企業(yè)的某些情況在建立共享服務(wù)中心時(shí)，可能沒(méi)有解決方式，或者當(dāng)下的解決方式不能夠完全解決問(wèn)題，這些都是企業(yè)管理現(xiàn)狀造成，需逐步規(guī)范。

（三）建設(shè)共享服務(wù)中心后成本增加

共享服務(wù)中心是專業(yè)化、高效化的，但這僅建立在業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化之上，在窗口化的服務(wù)模式下，機(jī)械的快速處理業(yè)務(wù)。共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)的精細(xì)化會(huì)使工作量增加，并且還增加了某些崗位的工作量，甚至還增加了掃描及檔案管理崗位，增加了各下屬公司的人力成本。而從集團(tuán)方面又增加了共享服務(wù)中心這個(gè)組織，總體上成本增加。不僅如此，反而在某些業(yè)務(wù)上表現(xiàn)的比以前繁瑣，降低了工作效率增加了業(yè)務(wù)處理成本。

共享服務(wù)中心的建設(shè)需要各下屬公司員工配合，無(wú)形中增加了各公司財(cái)務(wù)人員的工作量。若共享服務(wù)中心建設(shè)的工作量沒(méi)有轉(zhuǎn)化為績(jī)效，將會(huì)出現(xiàn)抵觸情緒。共享服務(wù)中心是標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，納入的業(yè)務(wù)量并不能一開(kāi)始就達(dá)到預(yù)期而是逐漸增加的過(guò)程。共享服務(wù)中心建設(shè)初期，滿足條件且納入共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)種類(lèi)不多，不能立刻體現(xiàn)高效的效果。甚至可能會(huì)出現(xiàn)管理思路的思考、方案的變更、流程梳理的優(yōu)化、系統(tǒng)運(yùn)行BUG及前期初始數(shù)據(jù)的不完善，表現(xiàn)出效率低下，甚至處理成本增加。

（四）數(shù)據(jù)初始化收集的不完整不準(zhǔn)確導(dǎo)致試運(yùn)行困難

初始化數(shù)據(jù)是任何一個(gè)系統(tǒng)都必須做的事情，而且非常重要，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，否則很可能導(dǎo)致流程放緩、業(yè)務(wù)停滯、甚至是下線的風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)建立切換之時(shí)會(huì)有大量數(shù)據(jù)維護(hù)進(jìn)入系統(tǒng)，比如員工信息、供應(yīng)商信息、未執(zhí)行完結(jié)的申請(qǐng)及報(bào)銷(xiāo)、預(yù)算信息、定額標(biāo)準(zhǔn)等等。共享服務(wù)中心上線會(huì)誕生新的需求，這些需求會(huì)增加新的數(shù)據(jù)要求，但是基于之前數(shù)據(jù)會(huì)有存在缺失或不準(zhǔn)確等因素，會(huì)影響業(yè)務(wù)流程的耽擱，甚至返回做二次工作。比如：供應(yīng)的銀行信息缺失或不完整，在付款階段直接導(dǎo)致無(wú)法完成，銀企直聯(lián)后計(jì)算機(jī)是無(wú)法估計(jì)差異信息是否能付款，只要信息不準(zhǔn)確就會(huì)導(dǎo)致付款失敗。

三、建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的思路及對(duì)策

（一）共享服務(wù)中心的思想建設(shè)

共享服務(wù)中心建設(shè)涉及到的不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)建設(shè)，更是一場(chǎng)管理的改革。改革勢(shì)必會(huì)沖擊部分人員利益，所有的管理改革都是一把手工程，特別是尚未成效的項(xiàng)目初期，需要公司最高領(lǐng)導(dǎo)層一如既往的支持。阻礙共享服務(wù)中心建設(shè)的人員是企業(yè)發(fā)展的障礙，需一把手領(lǐng)導(dǎo)溝通或排除障礙。

共享服務(wù)中心建設(shè)的總體思想和改變方向要多加宣傳，要讓各下屬公司的員工明白，共享服務(wù)中心建設(shè)是不可逆的，規(guī)范統(tǒng)一的管理思路必須建立，集團(tuán)全體員工必須遵守，更要向全集團(tuán)員工傳達(dá)思想、要改變想法，更要提出集團(tuán)“不換思想就換人的”的決心。在建設(shè)共享服務(wù)中心初期，應(yīng)該就方案與現(xiàn)狀做出對(duì)比，梳理管理思路的問(wèn)題，提前頒布集團(tuán)核算及管理方面的新要求，讓各下屬公司提前適應(yīng)，變更思維方式和工作習(xí)慣。

（二）企業(yè)管理與共享服務(wù)中心方案的思考

共享服務(wù)中心建設(shè)非常重要的一個(gè)前提就是管理規(guī)范和統(tǒng)一。現(xiàn)實(shí)中的企業(yè)很多并未達(dá)到這一條件，特別是多元化的集團(tuán)公司。在此，共享服務(wù)中心的建設(shè)不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)的構(gòu)建，更多的是管理的變革，應(yīng)該由上而下。在確定集團(tuán)公司的管理要求與精細(xì)程度的時(shí)候，經(jīng)驗(yàn)豐富的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)制定統(tǒng)一的集團(tuán)管理制度，經(jīng)由多次與各公司的交流評(píng)估后頒布施行。

共享服務(wù)中心不是包含公司的所有業(yè)務(wù)，某些業(yè)務(wù)待規(guī)范再納入系統(tǒng)，否則投資回報(bào)會(huì)非常不合理。長(zhǎng)虹、華為這些共享服務(wù)中心做的比較好的企業(yè)都不能說(shuō)他們包含了所有業(yè)務(wù)。所以在建立共享服務(wù)中心時(shí)，并非納入功能模塊越多越好。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)不能好高騖遠(yuǎn)、在項(xiàng)目規(guī)劃階段設(shè)置過(guò)多華而不實(shí)的功能點(diǎn)，以至于后期系統(tǒng)無(wú)法真正落地實(shí)施，應(yīng)結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況尋找合適的功能切入點(diǎn)。

（三）共享服務(wù)中心的效率及成本分析

提升效率和提高管理水平都是建立共享服務(wù)中心的目的。管理需要提高，肯定在某些數(shù)據(jù)上就會(huì)比以前更加精細(xì)，會(huì)增加工作量，這是增強(qiáng)管理所必要的，不是駁斥工作效率降低的理由。在面臨業(yè)務(wù)部門(mén)詢問(wèn)“我們是做業(yè)務(wù)賺錢(qián)為目的還是建設(shè)共享服務(wù)中心為目的”、“我們以前是盈利的，如果這樣變革之后虧損了誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“現(xiàn)在的處理方式不好”的時(shí)候，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持。方案沒(méi)有完美只有最優(yōu)，否則無(wú)論多好的方案及思路都抵擋不了這些質(zhì)問(wèn)，共享服務(wù)中心項(xiàng)目的夭折可能性就極大了。

考慮共享服務(wù)中心建設(shè)期間為各公司的財(cái)務(wù)工作人員帶來(lái)額外的工作量時(shí)，可以對(duì)參與進(jìn)項(xiàng)目的員工給予績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。盡可能的安排一部分人員在各下屬公司熟悉情況，或者打通與吸納一部分人員成為共享服務(wù)中心成員，盡量減少前端工作人員成為共享服務(wù)中心建設(shè)的阻力。共享服務(wù)中心建設(shè)是一個(gè)持續(xù)優(yōu)化的過(guò)程，是不斷進(jìn)步的，不能用短時(shí)間的情況去評(píng)價(jià)共享服務(wù)中心。這些問(wèn)題只要管理思路完善、方案優(yōu)化、流程搭建、BUG修復(fù)及數(shù)據(jù)補(bǔ)錄完成，共享服務(wù)中心的實(shí)現(xiàn)就離我們?cè)絹?lái)越近。

（四）共享服務(wù)中心初始化數(shù)據(jù)的收集管理

前期管理精細(xì)化程度不夠，導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失，應(yīng)明確管理要求及時(shí)收集補(bǔ)充基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。共享服務(wù)中心上線收集數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)提前頒布共享服務(wù)中心收集數(shù)據(jù)的字段及明細(xì)程度，甚至可以預(yù)收幾個(gè)版本，查看數(shù)據(jù)質(zhì)量，并且維護(hù)進(jìn)入測(cè)試系統(tǒng)反復(fù)測(cè)試。根據(jù)收集情況對(duì)各個(gè)工作提出要求，務(wù)必在共享服務(wù)中心上線前完成。在最后上線最終數(shù)據(jù)更應(yīng)該讓提供方簽字確認(rèn)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完善。更應(yīng)該在收集數(shù)據(jù)的時(shí)候向各下屬公司預(yù)報(bào)數(shù)據(jù)的收集，準(zhǔn)確完善性會(huì)直接影響到報(bào)賬效率，如果現(xiàn)在對(duì)提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確完整，影響收款自己負(fù)責(zé)。不能在上線后把責(zé)任歸咎于共享服務(wù)中心。

四、結(jié)語(yǔ)

建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，項(xiàng)目規(guī)劃階段應(yīng)該成立專業(yè)化的推進(jìn)組織和工作團(tuán)隊(duì)，采用頂層設(shè)計(jì)原則通盤(pán)考慮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心未來(lái)的功能定位和組織架構(gòu)。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)不可一蹴而就，需要進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化與完善，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行過(guò)程中理念與實(shí)踐、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的激烈碰撞將推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心向更深層次發(fā)展。

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（作者單位：新希望化工投資有限公司）