配電網(wǎng)建設與改造項目檔案管理的實踐和探索

黃潔玲

[摘 要]配電網(wǎng)工程項目檔案中記錄著電網(wǎng)工程修建和改造基本情況，其不但是配電網(wǎng)工程項目中不可缺少的一部分，也為將來電網(wǎng)生產運作與改建完善提供了依據(jù)?；诖?，本文闡述了建設和改造配電網(wǎng)項目檔案管理的重要性，并提出了相應的方法，以期更好地發(fā)揮配電網(wǎng)建設與改造項目檔案管理作用。

[關鍵詞]配電網(wǎng)工程項目；檔案；管理；責任

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.081

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

配電網(wǎng)的作用是給城市與鄉(xiāng)村各個配電站與用戶提供電源。近些年來，我國電網(wǎng)公司為解決配電網(wǎng)薄弱問題，投入了大量的人力、財力資源，快速建設了配電網(wǎng)。隨著配電網(wǎng)建設項目的增多，如何才能做好管理配電網(wǎng)檔案工作，成為了我國電網(wǎng)公司以及省電力公司需要重點探討的問題。因此，本文探索了配電網(wǎng)建設與改造項目檔案管理的實踐，希望可以相關行業(yè)提供借鑒。

1 配電網(wǎng)工程項目檔案的特點

1 牽涉范圍廣、內容多

與主網(wǎng)工程有所不同，配電網(wǎng)工程項目施工工序多、范圍廣。以天津薊縣供電分企業(yè)為例，每一年大約有120多個配電網(wǎng)工程項目，并且每個項目都包括4個階段，即前期、施工、驗收工程與運行。檔案管理就包括了很多施工程序，例如：工程施工、項目審批、項目設計、項目監(jiān)理等。

1.2 不確定因素多

配電網(wǎng)工程項目因為施工人員、施工環(huán)境、工期節(jié)點等問題，會出現(xiàn)很多不確定因素。要避免此類情況，就需要檔案部門聯(lián)系各個施工部門，做好溝通和交流工作，對工程項目最新情況及時把握。

1.3 配電網(wǎng)系統(tǒng)復雜

配電網(wǎng)絡因為進城入村的特性，與用戶生活生產緊密結合。電網(wǎng)具備結構復雜多變的環(huán)網(wǎng)聯(lián)絡接點，設備與裝置有很多種型號，配網(wǎng)自動化應用十分廣泛。但具體來講，供電企業(yè)想要確保供電的穩(wěn)定性，既需要對資料規(guī)范分類，也需要控制與分析可靠性指標。

2 配電網(wǎng)建設項目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案資料不完備，檔案資源利用率不高

在項目施工中，經(jīng)常出現(xiàn)材質試驗報告以及原材料進貨狀況等跟蹤記錄不全面的狀況，同時還有缺乏工程照片、填寫的隱蔽工程技術記錄內容不全等問題。

在工程驗收時，檔案資源整合中經(jīng)常出現(xiàn)問題。另外，還會出現(xiàn)沒有全面驗收資料、字跡材料不符合規(guī)范要求、竣工圖編制不完善以及隨意變動設計內容等問題。

2.2 收集難度高，不確定因素多

配電網(wǎng)建設項目與城市規(guī)劃密切相關，因為規(guī)劃時常變更，配電網(wǎng)建設項目會有很多難以確定的因素，并且工程的批文通常會聯(lián)合多個項目，這就造成工程依據(jù)性文件不全問題。當前，主要由兼職人員負責項目檔案信息收集工作，這就表明由業(yè)務部門全權負責收集檔案工作，這就加大了業(yè)務部門的工作負擔。通過調查發(fā)現(xiàn)，業(yè)務部門對項目檔案收集工作并不重視，導致很難以收集全項目檔案。

2.3 檔案意識落后，檔案交接不及時

很多項目負責人并沒有較高的移交用戶檔案資料信息的意識，通常都會將協(xié)議材料、審批材料與許可證等資料原件放入業(yè)務部門；很多需要按時移交的材料信息也沒有移交。同時，在資料管理專職人員新老交替、項目負責人調整崗位時，檔案沒有被及時交接，進而造成了工作前后脫節(jié)的現(xiàn)象。

3 加強配電網(wǎng)建設項目檔案管理的有效方法

3.1 落實權責，提高有關人員檔案意識

一是加大力度宣傳檔案法制，通過聯(lián)系和溝通專業(yè)人員，構建良好的、和諧的工作關系，增進專業(yè)人員對檔案工作的理解及支持；二是完善崗位職責，明確權責，并將權責真正落實，哪里出現(xiàn)問題都能找到相應的負責人，避免權責不清情況出現(xiàn)。三是提高檔案人員超前控制意識。檔案人員需要積極參與到配電網(wǎng)項目文件建設中，深入了解單位生產運作情況，從根本上加強檔案管理意識。

3.2 注重制度建設，建立完善的檔案制度

一是將交接檔案制度落實好。在工作流程中納入檔案交接工作，項目負責人在正式離崗之前必須做好檔案交接工作。二是要確保檔案工作科學化、標準化。配電網(wǎng)建設項目歸檔要求與范圍需要以文件形式發(fā)給工作者，確保可以按照規(guī)章制度嚴格辦事。三是要提高各部門領導干部的檔案意識。在結束自檢配電網(wǎng)建設項目后，部門領導就需要布置好各環(huán)節(jié)檔案工作檢查任務，真正將任務落實給有關人員。在驗收工程中，以檔案工作一票否決制執(zhí)行為主，建立完善的檔案管理制度，對于表現(xiàn)好的項目管理人員及時給予獎勵，獎勵形式包括物質獎勵及精神獎勵，以物質獎勵為主，進而大大提高項目管理人員工作的積極性和主動性。

3.3 提高工作的主動性，做到手勤、眼勤、口勤

在工作中需要做到手勤、口勤、眼勤。所謂的眼勤指的是第一時間發(fā)現(xiàn)需要移交的配電網(wǎng)建設項目檔案信息資料，通知有關責任人進行移交；口勤指的是經(jīng)常與工程技術工作者交流，指導和培訓工程施工以及建設單位的檔案工作人員；手勤指的是檔案管理人員要為工程各個階段有針對性地提供服務，并將項目進度信息保存好，做好實時跟蹤工作。

3.4 提高利用率，充分發(fā)揮檔案的作用

要在良好、合理的配電網(wǎng)下，提供優(yōu)質的、最佳的檔案服務，在企業(yè)內形成人人都重視檔案管理的氛圍，并充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢，有計劃地編研檔案，確保可以充分發(fā)揮檔案作用，更好地為有關部門提供服務。同時，無論對于任何行業(yè)來講，檔案的作用都是巨大的，因此，應積極發(fā)揮檔案作用，切實促使檔案為有關部門的決策提供科學依據(jù)。

3.5 注重培訓和提高，加強檔案人員業(yè)務工作能力

一是提高檔案人員的工作能力。要組織本企業(yè)以及部門負責人學習我國的檔案法律法規(guī)，重視基層班組對工程管理文件信息與資料的歸檔，最大程度上加強這些人員的管理檔案能力；二是檔案人員要熟悉和了解業(yè)務工作。無論是專職檔案人員，還是兼職檔案人員，都需要對轄區(qū)內建設和規(guī)劃配電網(wǎng)的基本知識和工作流程進行了解，并對檔案資料的內容與保存意義深入了解。三是定期或者不定期對檔案人員進行培訓，在培訓中使檔案人員真正意識到檔案管理工作的重要性，從而在日后工作中可以更加努力，切實做好自身本職工作，為發(fā)揮檔案作用奠定堅實的基礎。

4 加強配電網(wǎng)建設與改造項目檔案管理的措施

4.1 注重對檔案人員的培訓

在工程初期，檔案人員就需要與項目參建單位協(xié)調和交流，做好培訓工作，保證電子化工程項目文件的完整與規(guī)范，提高檔案人員的工作質量。在培訓中，有關企業(yè)應建立完善的培訓制度，嚴格將培訓制度落實，真正從多方面上來加強檔案人員整體工作能力，使其真正意識到檔案電子文件收集與整理的重要性。

4.2 專人負責檔案管理工作

配網(wǎng)工程中的項目，雖然建設規(guī)模都不是很大，但是分解項目數(shù)量很多，管理工序也十分復雜，若是不及時收集和歸檔建設中的文件資料，就會給工程建設帶來了巨大的經(jīng)濟損失。檔案管理部門應明確意識到檔案管理工作的重要性，規(guī)范管理項目檔案的各個細節(jié)，將項目檔案工作作為一項重點工作進行，從工程開始到完成，設置專門的檔案人員負責整理和完善檔案。在項目剛進行時，就需要明確檔案管理目標，對檔案進行規(guī)范分類，并及時歸檔，確保檔案信息的系統(tǒng)性。另外，檔案管理并不是一項短期的工作，而是一項長期的工作，需要市區(qū)、縣級配電網(wǎng)領導和檔案人員的高度重視，唯有從思想上真正重視起來，才能夠更加注重提高檔案管理工作的質量。

4.3 建章立制，規(guī)范高效管理

對于配網(wǎng)建設工程項目從剛剛開始就需要做好檔案管理工作，盡可能做到提前布置、提前落實，從配備檔案人員、庫房建設以及新設施添置等方面入手，為同步進行檔案管理與工程建設工作奠定堅實的基礎。為了規(guī)范進行項目檔案管理，各項目建設企業(yè)需要構建完善的檔案管理制度，具體需要從如下幾點入手。一是將平常檢測施工中是否形成了完整的、規(guī)范的文件材料作為重點工作，要求工程師在檢測工程質量的基礎上，對各大參建企業(yè)形成的文件資料進行檢查，并履行具體的簽證手續(xù)，進而確保完工資料的完整和規(guī)范。二是實施“提前介入”的形式，檔案管理部門結合檔案形成的特征，在工程立項之前就與相關部門做好交流，明確目標及具體要求，將檔案工作作為日常工程管理中一項重要內容，將前期文件及收集的材料都給予高度重視。三是設定具體的歸檔范圍，讓工程項目參建單位以此作為具體依據(jù)，確保規(guī)范進行檔案歸檔。

5 結 語

從上文的分析中可見，市區(qū)的配電網(wǎng)面臨著眾多配電項目，其配電網(wǎng)項目檔案管理水平還需要提升。配電網(wǎng)建設與改造項目檔案管理的規(guī)范化并不是一蹴而就的，這是一項由淺入深、循序漸進的工作，需要有關人員真正意識到自身的職責，制訂完善、可行的計劃來解決建設和改造配電網(wǎng)項目檔案管理中的問題，進而推動配電網(wǎng)建設與改造項目檔案管理工作質量的整體提升。

主要參考文獻

[1]諸葛絮，陳雪琴.應加強配電網(wǎng)建設工程項目檔案的管理[J].浙江檔案，2010（12）.

[2]李葆華.配網(wǎng)項目檔案管理的實踐探索[J].蘭臺世界，2013（z2）.

[3]王子琪.如何加強配電網(wǎng)工程項目檔案管理[J].科技風，2013（18）.