信息體系發(fā)展對企業(yè)內(nèi)部控制的影響研究

崔紅霞

（浙江中大技術(shù)進出口集團有限公司，浙江 杭州 310002）

企業(yè)信息化水平?jīng)Q定了這個企業(yè)的管理水準(zhǔn)。國內(nèi)企業(yè)在政府推動和市場經(jīng)濟環(huán)境的大趨勢下，正積極實施會計信息化系統(tǒng)。但是，會計信息化帶來的影響并非全都是積極的，由于我國對于會計信息化的研究仍然不夠深入，其自身的發(fā)展也存在著較多的問題，從而使得建立在相對傳統(tǒng)的信息化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制既帶來了好處，也造成了不好的影響。

18世紀產(chǎn)業(yè)革命時期，生產(chǎn)力大大提高，鞏固了資產(chǎn)階級的統(tǒng)治地位，企業(yè)大規(guī)?；百Y本大眾化使近代內(nèi)部控制應(yīng)運而生。到了20年代初，西方國家取得了好的經(jīng)濟效應(yīng)，尤其股份有限公司規(guī)模實力得到增長，很好地把所有者和經(jīng)營者進行了散開，不再是同一個對象所擁有。在美國，企業(yè)之間的競爭非常白熱化，讓一部分企業(yè)家漸漸研究出一套組織、調(diào)節(jié)、制約和檢查企業(yè)生活的方式方法，發(fā)現(xiàn)可以預(yù)防和揭露錯誤，這些方法按照人們的主觀意識而制定，被認作“內(nèi)部牽制制度”，發(fā)展成為制約機制，減少錯誤和弊端的發(fā)生。

隨著時代發(fā)展，人們對企業(yè)治理的相關(guān)經(jīng)驗越來越豐富，巨人大廈的倒塌、藍天神話的破滅、“鄭百文”事件以及“安然”事件這些歷史性事件的發(fā)生無疑是給人們敲了警鐘，于是更加認識到內(nèi)部控制對一個企業(yè)的發(fā)展有著多么重要的意義。它是保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)與管理效益的基礎(chǔ)。企業(yè)的全部管理工作以及策略方向都要在完善的內(nèi)部控制制度前提條件下進行，企業(yè)所要進行的所有活動都要在內(nèi)部控制內(nèi)進行。根據(jù)C OS O報告的觀點：“內(nèi)部控制之所以設(shè)置，就是在促使企業(yè)走在邁向獲利目標(biāo)的路上，達成管理理念，并把路上的意外驚嚇減到最少?！?/p>

一、研究對象

（一）會計信息化

陳旭、張志恒給會計信息化下了簡明清晰的定義：會計信息化指計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用。而從廣義上講，只要是與實現(xiàn)會計工作信息化有關(guān)的工作我們都能稱其為會計信息化，這些工作包括了分析、設(shè)計和開發(fā)，企業(yè)完善和維持會計信息系統(tǒng)，會計信息化人才的培訓(xùn)，會計信息系統(tǒng)的規(guī)劃與制度建設(shè)等。

會計信息化的中心工作是利用信息技術(shù)構(gòu)建起來的完整的會計信息系統(tǒng)，這系統(tǒng)的組成部分包括了計算機、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)、會計信息化所需要的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、配套的會計軟件、準(zhǔn)確的會計數(shù)據(jù)、有著相應(yīng)知識的會計人員和會計信息系統(tǒng)化管理人員。

會計信息系統(tǒng)包含在企業(yè)信息系統(tǒng)中，可以將它理解為企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個不可或缺的子系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的目的是用來提供會計信息，它所面對的對象是會計信息處理以及會計管理活動的系統(tǒng)，它采用了現(xiàn)代先進的信息處理技術(shù)，用來對會計信息進行采集、存儲、處理及傳送，通過這些過程來完成會計反映、控制職能。

（二）內(nèi)部控制

對于內(nèi)部控制的解釋，國內(nèi)外專家有幾十種不同的說法，總結(jié)一下，都著重通過內(nèi)部控制的范圍、手段以及目的等三個方面解釋。

在1949年，在美國提出了內(nèi)部控制的觀念，這也是第一次正式提出內(nèi)部控制這一概念：內(nèi)部控制其實是一種方法和措施，它主要用于經(jīng)濟組織確保自身的財產(chǎn)，保證會計資料的質(zhì)量和真實，提高管理運營水平，確保管理政策順利進行。20世紀90年代初期,C OS O委員會通過大量的調(diào)查研究把內(nèi)部控制定義為“由企業(yè)的董事會,相應(yīng)的管理部門和內(nèi)部其他員工一起實施的,用來確保財務(wù)報告的可靠性,并且實現(xiàn)其經(jīng)營效率效果，以及保證現(xiàn)有規(guī)章制度的執(zhí)行而提出的合理保證的過程方法”。

二、會計信息化下內(nèi)部控制的特點

（一）會計信息化造就了良好的內(nèi)部控制環(huán)境，信息溝通更加直接，控制環(huán)境是其他內(nèi)部控制要素的基礎(chǔ)，對企業(yè)財務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)的完善鋪墊了基礎(chǔ)

伴隨信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)在進行內(nèi)部控制時要考慮的相關(guān)因素會逐漸增多，內(nèi)控環(huán)境必然變得越來越復(fù)雜。在傳統(tǒng)內(nèi)部控制下，會計與其他業(yè)務(wù)是相互分離的，當(dāng)業(yè)務(wù)完全發(fā)生后才能進行會計核算，會計只能起到事后反映的作用。而在引入會計信息化技術(shù)后，能有效利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達到會計與業(yè)務(wù)綜合性解決，在業(yè)務(wù)發(fā)生時及時進行會計核算，能起到事中決策的作用。而且在使用會計信息化后，企業(yè)在做財務(wù)相關(guān)決策、人員之間的聯(lián)系、員工的地位、以及事務(wù)處理方面都有很大的不同。具體情況如下表所示：

1、傳統(tǒng)手工會計會計信息化

財務(wù)決策由財務(wù)經(jīng)理和經(jīng)營者對公司戰(zhàn)略決策的執(zhí)行以及預(yù)算負責(zé)，用預(yù)防以及前后反饋等一系列控制方式來改進偏差，降低風(fēng)險，利用可以影響和調(diào)節(jié)企業(yè)財務(wù)活動的方式，讓制定好的財務(wù)目標(biāo)計劃達成。

出資者、經(jīng)營者、財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)人員之間聯(lián)系不緊密，相互脫節(jié)。加強這四個層次的人員之間的溝通，這樣能制定一個包含四個層次的企業(yè)管理系統(tǒng)，提升企業(yè)管理中內(nèi)部控制的地位。

2、員工地位被投資者雇傭與企業(yè)有著共同的利益

事務(wù)解決許多難易程度的工作全部的數(shù)據(jù)收集、初步加工、儲存等能夠進行自動化處理。

3、傳統(tǒng)手工會計與會計信息化的區(qū)別

另外，在信息化前提下，企業(yè)的結(jié)構(gòu)方式從“金字塔式”改為“扁平式”，企業(yè)管理層級變小，管理幅度變大，決策者和執(zhí)行者之間進行信息溝通更直接，處事效率會大大提高，但是信息的保密性會有所降低。

（二）會計信息化增加了企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險

從企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模和所在行業(yè)出發(fā)，會承受各種發(fā)生在內(nèi)外部的風(fēng)險。會計信息系統(tǒng)加上互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，改變了外部環(huán)境與內(nèi)部因素，存在著不穩(wěn)定的情況，如電子信息遭到黑客盜取，網(wǎng)絡(luò)渙散數(shù)據(jù)沒辦法立即傳輸?shù)鹊?。因為這些不穩(wěn)定情況，會給企業(yè)帶來信息安全風(fēng)險。新技術(shù)更新也會存在相應(yīng)的風(fēng)險，在做衡量風(fēng)險決策時，要進行初始評估對象外，還應(yīng)該考慮會計信息化環(huán)境存在的風(fēng)險，用計算機與網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)構(gòu)建風(fēng)險識別系統(tǒng)，就風(fēng)險因素制定可行性的措施，最大限度把風(fēng)險降到最低。

另外，風(fēng)險的增加也給企業(yè)監(jiān)督工作提出了更高的要求，企業(yè)在內(nèi)部控制的運行過程中，可能會遇到一些實際與之前所預(yù)計的有所不同的情況，這樣就使內(nèi)部控制無法達到其應(yīng)有的水平，甚至發(fā)生極其嚴重的問題。因此，要時刻對內(nèi)部控制的進行監(jiān)督工作，加強企業(yè)內(nèi)部審計，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)控問題。

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制是一種簡單的內(nèi)部控制系統(tǒng)，企業(yè)中的不同員工只負責(zé)自己的相應(yīng)工作，他們的職務(wù)相互分離，個人自掃門前雪，不管他人瓦上霜，盡管一些程序在操作起來十分復(fù)雜繁瑣、效率也十分低下，但是所有人的責(zé)任十分清晰明了，一旦出現(xiàn)什么問題，能夠利用職務(wù)之間的相互制約，利用明細賬和總賬之間的聯(lián)系，及時定位和查找錯誤的原因和出處。但是在會計電算化的情況下，情況便會有所不同，企業(yè)的組織變得更加“扁平化”，管理職能不再像原來那樣單一，變得更加復(fù)雜，員工的職責(zé)也不再那樣清晰明了。所有的會計處理都是通過計算機操作完成，一旦出現(xiàn)問題，很難知道那些錯誤的操作具體是由誰來完成的，這樣就不容易很快的找出問題所在，也很難將問題落實到個人。許多員工也不了解自己的具體職責(zé)、不清楚自己的具體任務(wù)，于是便消極的應(yīng)付工作，失去了對工作的責(zé)任心。以此同時，由于引入了信息化的管理系統(tǒng)，許多職務(wù)不再需要，而有些職務(wù)則被加強，與一些原來的職責(zé)兼容，如賬務(wù)處理人員也能進行采購工作，同時作好貨款支付和登記入賬，這樣會使職責(zé)范圍不確定，工作任務(wù)不明朗，不是踩過界，就是出現(xiàn)了問題沒人負責(zé)，把企業(yè)運行從高效率變成低效率。

（三）內(nèi)部審計的難度加大

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制，讓業(yè)務(wù)過程清晰明了，員工的責(zé)任也相互明確，在內(nèi)部審計的過程中，十分簡單方便，發(fā)生了狀況，也能迅速排查到負責(zé)的責(zé)任人。但在會計信息化前提下，這些就不那么容易實現(xiàn)，組織結(jié)構(gòu)不再那么清晰明了，趨于扁平狀態(tài)。企業(yè)的氛圍變得融洽緊密，企業(yè)的信息方式也隨之改變，部門之間利用網(wǎng)絡(luò)增進互相溝通，數(shù)據(jù)的會計記錄也使用電子網(wǎng)絡(luò)，保存在媒介上，這樣加大了篡改的風(fēng)險，而且篡改之后能夠不留痕跡，甚至可以刪除并且不留下任何痕跡，這樣就給內(nèi)部審計帶來了很大的難度。

三、會計信息化條件下提高內(nèi)部控制作用的對策

會計信息化管理讓經(jīng)營者進行策略方向時比較依靠信息系統(tǒng)給出的各種數(shù)據(jù)，為了規(guī)范合理地利用出現(xiàn)的資源，防范一些舞弊與犯罪行為，應(yīng)該加強內(nèi)部控制進行防范。首先要清楚在運用會計信息系統(tǒng)時所需要考慮的風(fēng)險因素并確定關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，再分別做出相應(yīng)的改進措施。

信息系統(tǒng)外包服務(wù)不實施或監(jiān)管不妥，會給企業(yè)造成權(quán)益受損或產(chǎn)生違約損失，信息系統(tǒng)硬件管理不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)或股東權(quán)益受損，信息系統(tǒng)設(shè)計功能不科學(xué)、維護與變更程序不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)效率與效果低下，信息系統(tǒng)訪問安全措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露，信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用要經(jīng)過審批，不能越權(quán)審批，不然會出現(xiàn)大的差錯、舞弊行為等造成損失，信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用要規(guī)范合理，不然會受到外部處罰，造成經(jīng)濟與信譽損失。

企業(yè)信息化如何發(fā)展，都缺少不了人工操作，人為原因會給企業(yè)造成風(fēng)險。為了能夠減少這類風(fēng)險，就要努力做好職責(zé)分工、授權(quán)審批的工作。在會計信息化影響下，相關(guān)工作人員，主要是系統(tǒng)管理員、錄入員、數(shù)據(jù)管理員以及專職會計等，要充分認知這些崗位的職能，規(guī)范穩(wěn)妥制定崗位職責(zé)，同時賦予這些崗位不同的職權(quán)。合理設(shè)置信息系統(tǒng)崗位職責(zé)可以避免工作相沖或職能交叉，這些不同的操作職權(quán)，能夠確保數(shù)據(jù)的安全以及處理事情方便有序。

其中，不相容的職務(wù)主要有會計核算程序編制的職務(wù)和會計信息錄入、整理、分析的職務(wù)；系統(tǒng)開發(fā)的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù);會計信息錄入的職務(wù)與現(xiàn)金出納、會計核算軟件編制的職能；數(shù)據(jù)維護管理和電算審核職務(wù);系統(tǒng)操作和系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。

另外，還可以設(shè)置輪崗制度，這樣可以降低老員工利用自己對該崗位的熟悉程度挖掘可以鉆的漏洞的風(fēng)險。并且還能使員工對企業(yè)的所以業(yè)務(wù)都有所了解，培養(yǎng)了各方面能力，為提高其工作效率。

會計信息化的應(yīng)用對企業(yè)的內(nèi)部審計條件嚴格。要確保內(nèi)部審計的獨立和權(quán)威，首先就要把內(nèi)部審計的地位提升。內(nèi)部審計體系能否可以把作用充分發(fā)揮，就要著重看自身設(shè)置的制度是否健全。

健全和提升內(nèi)部審計要做到：第一，要確定好審計目標(biāo)，并按照有關(guān)法律規(guī)定，制定工作手冊，完善內(nèi)部審計程序。內(nèi)部審計運用更加廣泛，不單是傳統(tǒng)的核驗防弊，已經(jīng)著重延伸向內(nèi)部控制評審，風(fēng)險評估，加強綜合性經(jīng)濟建設(shè)方向推進。第二，改善審計方式，提高內(nèi)審人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平。要想促使內(nèi)部審計實現(xiàn)更高的發(fā)展，就要改善審計方法，對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，將事后財務(wù)收支審計同管理效益審計相維系，手工賬表審計同計算機信息網(wǎng)絡(luò)審計相維系，加強監(jiān)督，讓監(jiān)督與評價一樣重要。之后，內(nèi)部審計還應(yīng)該參與到企業(yè)的經(jīng)營與管理中區(qū)，幫助企業(yè)分析在深化改革中出現(xiàn)的新情況新問題，提出以下有針對性的而且行之有效的措施。

另外，人才是內(nèi)部控制中最重要的部分。會計信息化是會計和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)誕生出來的，所以從業(yè)人員要具備豐富的會計知識，熟練操作信息技術(shù)，掌握充足的網(wǎng)絡(luò)知識。伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的會計模式已經(jīng)達不到公司需求的水準(zhǔn)，傳統(tǒng)的會計人員達不到如今企業(yè)對人才標(biāo)準(zhǔn)，為了促進企業(yè)的發(fā)展，就要定期培訓(xùn)就職的會計人員，提升會計人員的專業(yè)技能，熟練操作水平，掌握更多知識，讓會計人員熟練地在計算機上作業(yè)，完成網(wǎng)上支付、報稅、采購等多種業(yè)務(wù)。同時也要吸引更多的復(fù)合型人才，如今我國高校在對會計學(xué)學(xué)生的培養(yǎng)計劃里都增添了以會計信息系統(tǒng)為核心的一些課程，旨在培養(yǎng)會計學(xué)與信息技術(shù)相結(jié)合的復(fù)合型人才。因此企業(yè)應(yīng)該多多吸取新鮮血液，在招聘時不僅僅看重有經(jīng)驗的會計人員，而應(yīng)該更加看重既熟悉財務(wù)知識又精通計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。而且，在一種新的會計信息系統(tǒng)投入使用后，要組織員工學(xué)習(xí)新的操作知識，以免出現(xiàn)一些操作上的失誤。這樣，培養(yǎng)一批會計業(yè)務(wù)過硬、信息化技術(shù)一流的人才隊伍可以為企業(yè)帶來更大的財富。

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