《電子檔案管理基本術語》（DA/TT 588）解讀及存在問題的思考（上）

王英瑋

術語在本質(zhì)上是由概念和名稱（指稱）兩個方面組成的語言符號。一個術語是特定概念總體的一部分。同屬一個概念總體的各個術語之間在概念上存在著相互依存、相互制約的關系。人類社會的信息技術、記錄技術、存儲技術的持續(xù)性進步和發(fā)展，已經(jīng)在很大程度上顛覆了人類傳統(tǒng)的檔案記錄、保存和管理方式與行為。2014年12月31日，國家檔案局為規(guī)范電子檔案管理中新概念的定義和指稱，統(tǒng)一表達這些新概念，維護電子檔案管理領域術語的一致性和邏輯上的完整性，促進電子檔案的科學管理，推動檔案事業(yè)的長遠發(fā)展，發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)推薦性標準《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014）。該標準于2015年8月1日起實施。本文根據(jù)術語學的相關理論和檔案學的相關理論研究成果，對該標準進行一些解讀，并對其中存在的問題談談相關看法。

一、電子檔案管理基本術語標準的主要特點

就整體而言，該標準主要體現(xiàn)出以下幾方面的特點：

（一）創(chuàng)新性和規(guī)范性

我國開始關注電子文件和電子檔案的實踐與學術問題研究以來，電子文件和電子檔案管理的社會實踐及學術理論研究都得到了很大發(fā)展，相關的國際交流活動也日益增多。能否適應這種變化的需要，并更加有效地促進我國電子文件歸檔和電子檔案管理的健康有序發(fā)展，提升在國際交往中的話語權，減少內(nèi)外交流中的術語使用不規(guī)范的現(xiàn)象，迫切需要一部規(guī)范化的專業(yè)術語標準?！峨娮訖n案管理基本術語》（以下簡稱T58）的發(fā)布和實施，無疑是滿足這些社會需要的成果，是我國官方發(fā)布的第一部關于電子檔案管理術語的行業(yè)推薦性標準。T58填補了我國電子檔案管理術語標準方面的空白，在一定程度上豐富了我國檔案工作專業(yè)術語的內(nèi)容，也為修訂《檔案工作基本術語》（DA/T1）提供了可資參考的經(jīng)驗。

（二）專指性和邏輯性

T58是針對電子檔案管理領域中常見的、重復性很高的概念客體，按其在電子檔案管理流程中出現(xiàn)的順序加以整合和編排，形成的我國首部電子檔案管理基本術語標準。在電子檔案管理領域中，人們所使用的概念往往都同電子檔案的業(yè)務管理流程密切相關。所以，按電子檔案管理流程，即電子檔案的收集與整理、電子檔案的鑒定與處置、電子檔案的保存與利用的流程順序來編排相關術語，為該標準的實施和應用提供了方便條件。

（三）遵從性和涵蓋性

T58編制工作的參與者，按照《術語工作原則與方法》（GB/T10112）、《標準化工作導則》（GB/T 1）、《術語學基本詞匯》（GB/T 15237）、《術語工作概念與術語的協(xié)調(diào)》（GB/T 16785）等國家推薦性標準的規(guī)定，開展了電子檔案管理基本術語的選擇、定義和編排。T58的框架邏輯結(jié)構完整，除“前言”“引言”“參考文獻”“漢語拼音索引”“英文對應詞索引”外，共分6章，對77個術語概念進行了標記和定義。其中一般性術語概念25個，電子檔案的收集與整理術語概念14個，電子檔案的鑒定與處置術語概念10個，電子檔案的保存與利用概念術語13個，電子檔案安全術語概念15個。在這些概念中，屬于第一層次的概念75個，第二層次的概念2個。就總體而言，T58涵蓋了電子檔案管理領域多數(shù)常見的、重復性很高的術語概念。如果能夠?qū)⒛壳皣鴥?nèi)外電子檔案管理領域中的術語概念作進一步的梳理，該標準的涵蓋性會變得更符合實際的要求。如在一般性概念中，應增加“電子檔案生命周期”“連續(xù)體”等術語概念。

二、電子檔案管理基本術語標準的主要內(nèi)容

（一）電子檔案管理一般術語概念

T58在第2章中，共選取了25個一般術語概念（其中第一層次概念23個，第二層次概念2個）。主要采用內(nèi)涵定義模式，逐一對每個一般概念進行了說明。為了加深理解、避免歧義，T58對某些一般術語的一些重要的但不能作為區(qū)別性的特征以及典型外延例證，還采用了注釋和示例的方法予以明確。具體的術語定義方式包括：

1.單一定義方式

所謂單一定義方式就是通過對概念內(nèi)涵特征的直接揭示，而不加注釋、示例等說明其外延特征的定義方式。T58對“電子文件”“電子檔案”“數(shù)字檔案館”“打包信息”“內(nèi)容”“結(jié)構”“物理結(jié)構”“可靠性”“完整性”“可用性”“全程管理”“電子簽名”等一般概念的術語定義，采用了直接定義的方式予以規(guī)定。如：對“全程管理life-cycle management”的術語定義是：“對電子文件（2.1）形成、辦理、歸檔（3.5）以及電子檔案（2.2）維護、利用（5.13）和最終處置（4.9）（銷毀（4.10）或永久保存（5.1））全過程進行的控制。”

再如，對“可靠性reliability”的術語定義是“電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）完全和正確地表達其所反映的事務、活動或事實的性質(zhì)?！睂Α半娮雍灻鹐lectronic signature”的術語定義是“電子文件（2.1）中以電子形式所含、所附用于識別責任人身份并表明責任人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)?！?/p>

2.定義+注釋方式

這種術語定義方式是在對概念的內(nèi)涵進行揭示的基礎上，為了更便于使用者對術語的理解，避免交流和使用中的歧義和誤用，再通過加注的方式進一步說明概念外延特征、出處特征的術語定義方法。T58的第2章中的“電子文件管理系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“開放檔案信息系統(tǒng)”“信息包”“背景”“元數(shù)據(jù)”“真實性”等術語的定義，采用了注釋方式。通過注釋說明術語概念的外延典型特征。如“電子文件管理系統(tǒng)elec？ tronic document management system”（用于形成、處理和維護電子文件的計算機信息系統(tǒng)）的注釋為：“電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)”。說明了“電子文件管理系統(tǒng)”同“業(yè)務系統(tǒng)”兩個術語概念之間的整體與部分的外延關系。又如“電子檔案管理系統(tǒng)”（對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用和處置的計算機信息系統(tǒng)）的注釋為“電子檔案管理系統(tǒng)通常用于電子檔案（2.2）形成單位，更注重對電子檔案（2.2）的管理。系統(tǒng)通過維護元數(shù)據(jù)（2.16）及電子檔案（2.2）之間的聯(lián)系，支持電子檔案（2.2）作為證據(jù)的價值。”再如“真實性”（電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構和背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)）的術語注釋為“具有真實性的電子檔案（2.2）由特定機構使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒有發(fā)生被非法篡改或者誤用過的情況，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時間與既定的相符?！?/p>

有些電子檔案管理一般術語在其他標準中已經(jīng)定義過了，在T58中被重新選用，并根據(jù)電子檔案管理的特殊要求進行了修改，并通過注釋說明了相關依據(jù)和出處。如“元數(shù)據(jù)”術語的定義（描述電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)），就是在GB/T 26162.1-2010《信息與文獻文件管理第一部分：通則》的3.12的“元數(shù)據(jù)”的術語定義（描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構及其管理過程的數(shù)據(jù)）的基礎上，修改后編制的。T58對“元數(shù)據(jù)”的注釋為：“注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.12?！?/p>

3.定義+示例方式

即通過示例來進一步說明被定義術語的外延特征的術語解釋方法。T58第2章中的“業(yè)務系統(tǒng)”“邏輯結(jié)構”“文件格式”等，采用了這種定義方式。

T58對“業(yè)務系統(tǒng)”的術語概念定義是：“形成或管理機構活動數(shù)據(jù)的計算機系統(tǒng)”。但是，究竟有哪些常見的業(yè)務系統(tǒng)呢？人們往往會產(chǎn)生疑問。通過該術語的示例“電子商務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等促進機構事務處理的應用系統(tǒng)?！边@種疑問就迎刃而解了。在T58之后發(fā)布的國家推薦標準GB/T 18894-2016中，對“業(yè)務系統(tǒng)”的術語示例中，提供了更多的外延性例證，包括：辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構事務處理的應用系統(tǒng)。

T58對“邏輯結(jié)構”的術語概念定義是：“電子檔案（2.2）內(nèi)容（2.13）各信息單元之間關系的描述?！蓖ㄟ^示例：“電子檔案的字體字號、文字的排列、章節(jié)的構成、各頁的先后順序、插圖的標號位置等”，人們在使用這一術語概念時就會清楚哪些因素屬于電子檔案邏輯結(jié)構的外延特征。

T58對“文件格式”的術語定義是“電子文件（2.1）在計算機等電子設備中組織和存儲（5.3）的編碼方式”。但人們常常會對具體的電子文件編碼方式存在疑問，而通過示例：“文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音頻格式wav、mp3、mid等；視頻格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等”，這種疑問就得到了很好解決。

4.定義+參見方式

對于不存在屬種關系、整體和部分關系，但存在相關關系（如同一屬概念中的各個種概念，同一整體概念中的各個部分概念等）的術語概念，T58采用了這種術語定義方式。

如第2章中的“提交信息包”“存檔信息包”“發(fā)布信息包”三個相關概念的術語解釋都采用了這種方式。這三個術語概念的上位屬概念均為“信息包”，三者之間是“同屬異種”的并列關系。通過參見方式，可以加深對這三個概念的理解及其相關關系的認識程度。

第2章的術語概念的解釋，就目前來看，尚有一些需要完善的問題。其中包括：

第一，對應英文的翻譯問題。如，“電子檔案”的英文對應詞為electronic record和archival electronic re？ cord。而該標準題名中對電子檔案的英文對應詞則為electronic records。一個用單數(shù)表示，另一個用復數(shù)表示。說明術語的編寫者并沒有真正認識清楚“電子文件”和“電子檔案”的全部內(nèi)涵特征。

第二，對某些術語概念的邏輯關系和內(nèi)涵特征揭示不到位。如對“電子檔案”的內(nèi)涵定義中，只是說明了其價值特征和管理特征，即“具有憑證、查考和保存價值”（電子檔案的價值特征）和“歸檔保存”（電子檔案的管理特征），并沒有對電子檔案的本質(zhì)特征進行揭示，如集合特征（有機體特征）等。盡管“電子檔案”同“電子文件”之間存在著十分密切的術語概念聯(lián)系，但畢竟“電子文件”只是構成“電子檔案”的因素或元素而已。因此，將“電子檔案”的術語概念定義為“具有憑證、查考和保存（5.1）價值并歸檔（3.5）保存（5.1）的電子文件”的術語思路是有失偏頗的。較為合理的術語定義應為：電子檔案（elec？ tronic records；archival electronic records）是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件集合。

第三，對某些術語的編碼層次性、規(guī)范性尚需加強。如“業(yè)務系統(tǒng)”和“電子文件管理系統(tǒng)”兩個概念之間是整體和部分的關系，在術語編碼上，就應對“電子文件管理系統(tǒng)”的編碼作第二層次編碼處理，即將目前的“2.4”修訂為“2.3.1”為好。再如，“信息包”與“提交信息包”“存檔信息包”“發(fā)布信息包”等3個術語概念之間是典型的屬分關系；應將目前標準中的“提交信息包”“存檔信息包”“發(fā)布信息包”3個術語的編碼調(diào)整為第二層次的編碼。

第四，對某些術語的典型外延特征還需要補充和完善。如“電子簽名”的術語定義“電子文件（2.1）中以電子形式所含、所附用于識別責任人身份并表明責任人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)?！笔褂谜呖戳艘院?，并沒有形成一個較為清晰的概念認識，所以有必要通過示例或加注的方式，對電子簽名的典型外延特征，如電子簽名采用的技術、常見類型等予以進一步說明。實際上，如果根據(jù)我國的《電子簽名法》及相關理論和實踐成果，可以很清楚地說明這一點。電子簽名采用的主要技術手段是密碼技術，目前在國內(nèi)外電子簽名中廣泛使用的非對稱密匙加密技術（使用這一技術后對簽名以及經(jīng)簽名的特定數(shù)據(jù)電文的改動都能及時發(fā)現(xiàn)）。與傳統(tǒng)的手寫、印章認證方式相比，電子簽名十分可靠安全。

第五，對某些術語定義的專指性尚需加強。如對“電子檔案管理系統(tǒng)”的定義中，將“電子文件管理系統(tǒng)”的內(nèi)涵特征混于其中，人為增加了定義的模糊性。這個問題在其后修訂發(fā)布的國家推薦標準GB/T18894-2016中得到了很好解決，該標準對“電子檔案管理系統(tǒng)”的術語概念定義是：“對電子檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)?！?/p>

（二）電子檔案的收集與整理術語概念

T58的第3章對“電子檔案的收集與整理”術語概念進行了系統(tǒng)梳理，并進行了相對規(guī)范的術語定義。本章共計14個第一層次的術語概念。其中包括：捕獲、登記、分類、著錄、歸檔、網(wǎng)絡文件存檔、移交、接收、關聯(lián)、掛接、嵌入、封裝、聚合、傳輸?shù)?。捕獲、登記、分類等3個術語概念的定義是通過改寫的方式完成的。具體內(nèi)容和分析結(jié)果見下表：

T58的第3章對其余11個術語概念定義及相關分析說明如下：