規(guī)范高校學(xué)科檔案管理的思考

何玉蘭

[摘 要]在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展過程中，學(xué)科檔案建設(shè)水平對學(xué)校教育工作和人才培養(yǎng)工作產(chǎn)生著重要的影響，而要想進一步提高學(xué)校學(xué)科建設(shè)水平，就應(yīng)該認識到學(xué)科檔案管理的重要性，加強對學(xué)科檔案資源的應(yīng)用，為學(xué)科檔案管理工作提供良好的支持。文章將高校學(xué)科檔案的規(guī)范化管理作為研究對象，力求加強管理的規(guī)范性和有序性，促進學(xué)科檔案資源的應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]高等教育；學(xué)科建設(shè)；學(xué)科檔案；規(guī)范化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.114

在學(xué)科建設(shè)工作中，學(xué)科檔案資源的應(yīng)用產(chǎn)生著極其重要的影響，加強對學(xué)科檔案資源的應(yīng)用，可以促進學(xué)科建設(shè)水平的進一步提升。因此新時期針對我國高校學(xué)科檔案管理效果不理想的情況，應(yīng)該積極探索對學(xué)科檔案管理工作進行優(yōu)化創(chuàng)新的措施，增強檔案管理工作的規(guī)范性和有序性，在學(xué)科建設(shè)方面促進檔案資源的優(yōu)化利用。

1 高校學(xué)科檔案的主要內(nèi)容

高校學(xué)科檔案是高校長時間推進學(xué)科建設(shè)過程中形成的重要文件、信息資源，涉及多方面的內(nèi)容，如行政管理類型的檔案、科學(xué)研究類型的檔案、固定資產(chǎn)管理類型的檔案、人事管理類型的檔案以及財務(wù)管理類型的檔案等，是對高校學(xué)科建設(shè)情況的準確記錄。在高校推進學(xué)科建設(shè)工作的過程中，加強對學(xué)科檔案管理工作的重視，并積極探索對學(xué)科檔案管理工作進行優(yōu)化創(chuàng)新的措施，可以形成學(xué)科檔案管理優(yōu)勢，為學(xué)科建設(shè)提供相應(yīng)的支持，為高校教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量的逐步強化提供相應(yīng)的支持。

2 高校學(xué)科檔案管理工作現(xiàn)狀

在研究中對我國高校當前學(xué)科檔案建設(shè)管理情況進行細化的分析，發(fā)現(xiàn)雖然高校初步認識到檔案管理的重要性，并為了提高檔案資源的利用率在檔案管理方面做出了一定的實踐和探索，但是學(xué)科檔案管理工作仍然存在問題，無法支撐高校學(xué)科建設(shè)工作的穩(wěn)定發(fā)展。[1]系統(tǒng)分析，現(xiàn)階段我國高校在推進學(xué)科檔案管理工作的過程中，遇到的問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，學(xué)科建設(shè)人員和學(xué)科科研人員對學(xué)科檔案管理重要性的認識不足，在實際參與學(xué)科建設(shè)和科研管理工作的過程中一般不會主動配合檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作無法獲得學(xué)科建設(shè)部門的有效配合，會對學(xué)科檔案建設(shè)基本情況產(chǎn)生不良影響。其次，高校在開展檔案管理工作的過程中，管理制度和管理機構(gòu)的建設(shè)不夠完善，導(dǎo)致部分檔案管理部門無法承擔(dān)學(xué)科檔案管理工作，學(xué)科檔案管理及時性和全面性不足，管理工作缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致學(xué)科檔案管理與學(xué)科建設(shè)出現(xiàn)了相脫離的情況，難以借助學(xué)科檔案資源的應(yīng)用促進學(xué)科建設(shè)工作的開展。最后，學(xué)科檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，并未與時俱進地加強對先進檔案管理理念的學(xué)習(xí)，在實際開展學(xué)科檔案管理工作時仍然沿用傳統(tǒng)的管理方法和管理理念，缺乏主動服務(wù)意識，無法保證學(xué)科檔案資源的有效應(yīng)用。所以針對這些問題，新時期在組織開展學(xué)科檔案管理工作的過程中，要制定更為科學(xué)的規(guī)范化管理方法，增強管理的科學(xué)性和有效性，確保學(xué)科建設(shè)過程中檔案資源的利用率得到明顯的提高。

3 有效規(guī)范學(xué)科檔案建設(shè)的對策

在對高校當前學(xué)科檔案管理工作存在的問題形成細化認識的基礎(chǔ)上，要想對高校學(xué)科檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，促進檔案資源利用率的逐步提高，就要制定相應(yīng)的規(guī)范化管理措施，全面推進學(xué)科檔案建設(shè)工作的優(yōu)化開展。

3.1 積極樹立科學(xué)的檔案管理理念

高校學(xué)科檔案管理工作的有序推進離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)科建設(shè)管理人員的支持，只有在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)科建設(shè)人員的緊密配合下，才能進一步增強管理的科學(xué)性和規(guī)范性，保證學(xué)科檔案管理水平的逐步提高。[2]因此要引導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員和學(xué)科建設(shè)人員正確認識到學(xué)科檔案管理的重要性和必要性，并借助一定的宣傳教育促進領(lǐng)導(dǎo)人員檔案管理意識的提高，能夠在工作中積極主動地配合學(xué)科檔案管理工作，在學(xué)科體系中形成管理合力，確保檔案管理工作取得理想的成果。同時，要在學(xué)科內(nèi)部加強對檔案管理知識的普及，宣傳最先進的檔案管理思想和管理方法，讓學(xué)科建設(shè)人員都可以積極主動地參與到學(xué)科檔案管理工作中，促進學(xué)科檔案管理規(guī)范性的明顯增強。

3.2 構(gòu)建完善的管理機構(gòu)和規(guī)章制度

在高校推進學(xué)科檔案管理工作的過程中，完善的管理機構(gòu)和規(guī)章制度能夠?qū)W(xué)科檔案管理工作進行規(guī)范，增強管理專業(yè)性。[3]一方面，在對學(xué)科檔案管理機構(gòu)進行完善的基礎(chǔ)上，由專業(yè)的科學(xué)管理人員負責(zé)學(xué)科檔案管理工作，對各部分管理人員的工作責(zé)任加以明確，在細化分工的基礎(chǔ)上能提高學(xué)科檔案管理工作的整體質(zhì)量，促進檔案的移交、接收和歸檔工作都可以取得理想的成效。另一方面，結(jié)合高校學(xué)科檔案的實際建設(shè)需求加強對管理制度的建設(shè)，對歸檔制度、查詢借閱制度、保密制度、獎懲制度以及庫房管理制度等進行構(gòu)建，可以形成全方位學(xué)科檔案管理規(guī)范化體系，促進學(xué)科檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作的全面落實，進而形成學(xué)科檔案管理的系統(tǒng)化管理優(yōu)勢，在提高管理效果的基礎(chǔ)上，為學(xué)科建設(shè)方面對檔案資源的應(yīng)用創(chuàng)造良好的條件。

3.3 加強對學(xué)科檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

學(xué)科檔案管理人員是組織開展檔案管理工作的主體，只有保證學(xué)科檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能使其憑借較強的工作能力開展管理工作，增強管理的科學(xué)性和有效性，保證檔案資源管理水平的逐步提升。[4]因此，一方面，要針對學(xué)科檔案管理人員實施理論教育培訓(xùn)，對檔案管理人員的政治素養(yǎng)和工作責(zé)任感加以強化，保證其能夠以良好的工作狀態(tài)投入學(xué)科檔案的收集和管理工作中，對管理流程進行細化，增強管理工作的有序性。另一方面，學(xué)科檔案管理人員結(jié)合培訓(xùn)教育工作隊自身創(chuàng)新意識加以強化，在管理工作中不斷參與到學(xué)習(xí)和實踐活動中，以創(chuàng)新管理思想對管理工作進行優(yōu)化，在實際管理工作中將理論和實踐進行有機結(jié)合，力求可以真正發(fā)揮出學(xué)科檔案建設(shè)管理優(yōu)勢，穩(wěn)步推進高校學(xué)科建設(shè)工作的優(yōu)化開展。

3.4 加強對現(xiàn)代檔案管理手段的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在學(xué)科檔案管理工作中管理技術(shù)也發(fā)生了一定的變化，檔案管理人員要想增強管理規(guī)范性，凸顯管理效率，就要在管理工作中引入信息化管理手段，加強對電子檔案文件的管理，并且將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案錄入到電子數(shù)據(jù)庫中，完成對檔案資源的備份。[5]同時，還要加強對電子檔案共享平臺的建設(shè)，讓檔案管理人員可以將有價值的檔案信息上傳到共享平臺上，方便學(xué)科建設(shè)人員對檔案資源的查詢和應(yīng)用，促進檔案資源的共享。如此，就可以在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，逐步構(gòu)建完善的檔案管理模式，切實保證學(xué)科檔案資源的共享和應(yīng)用效果，全面推進高校學(xué)科建設(shè)工作。

4 結(jié) 論

對于高校學(xué)科建設(shè)工作而言，學(xué)科檔案資源是重要的資源形式之一，加強對學(xué)科檔案資源的應(yīng)用，能夠?qū)η捌诠ぷ鞒晒凸ぷ鹘?jīng)驗教學(xué)進行總結(jié)，并提出更加科學(xué)的建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。因此在推進高校學(xué)科建設(shè)的過程中，應(yīng)該注意將學(xué)科檔案管理的規(guī)范化發(fā)展作為研究對象，制定合理的檔案管理規(guī)劃，有效促進學(xué)科建設(shè)質(zhì)量的逐步提升。

參考文獻：

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