淺析成人教育培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)與管理

摘要：在開(kāi)展成人教育培訓(xùn)時(shí)，要求做好培訓(xùn)檔案管理工作，以便全面收集和記錄培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)數(shù)據(jù)，為成人教育培訓(xùn)活動(dòng)的組織提供借鑒。本文主要圍繞成人教育培訓(xùn)檔案特點(diǎn)、成人教育培訓(xùn)檔案的管理等方面展開(kāi)討論，具體分析了成人教育培訓(xùn)檔案的形成時(shí)間分散、檔案形式多樣等特點(diǎn)，并針對(duì)這些特點(diǎn)，提出了提高檔案管理水平的有關(guān)措施，包括建立對(duì)應(yīng)的檔案管理制度、提高檔案管理者綜合素質(zhì)等。

關(guān)鍵詞：成人教育；檔案特點(diǎn)；檔案管理；教育培訓(xùn)

前言：成人教育培訓(xùn)檔案管理工作是教育活動(dòng)中的主要組成部分，旨在對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理，從而為培訓(xùn)活動(dòng)良好開(kāi)展提供依據(jù)。對(duì)于培訓(xùn)檔案來(lái)講，具有檔案類(lèi)型復(fù)雜及信息收集系統(tǒng)性等特點(diǎn)，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，并要求管理者能憑借自身綜合素養(yǎng)，確保檔案管理有效性及全面性，進(jìn)而發(fā)揮培訓(xùn)檔案在成人教育改革發(fā)展上的積極作用。

一、成人教育培訓(xùn)檔案特點(diǎn)

（一）形成時(shí)間較分散

成人檔案管理主要特點(diǎn)表現(xiàn)為形成時(shí)間分散性，由于成人教育檔案是對(duì)不同階段的不同類(lèi)型培訓(xùn)活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，因此受到培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)內(nèi)容不固定的影響，使得成人培訓(xùn)檔案具有形成時(shí)間分散的特點(diǎn)。成人培訓(xùn)檔案與學(xué)歷教育檔案有所差異，在培訓(xùn)時(shí)間上，主要根據(jù)學(xué)習(xí)者實(shí)際需求來(lái)設(shè)定，在教育培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，要及時(shí)整理并儲(chǔ)存已經(jīng)收集的培訓(xùn)信息，以免造成檔案資料的缺失，不利于對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性記錄。在實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，要從其形成時(shí)間分散性這一角度出發(fā)，能做到培訓(xùn)檔案的及時(shí)歸檔，并由學(xué)校檔案室保管檔案。

（二）檔案類(lèi)型較復(fù)雜

成人培訓(xùn)檔案還具有檔案類(lèi)型復(fù)雜化的特點(diǎn)。對(duì)于成人教育培訓(xùn)來(lái)講，不同類(lèi)型的培訓(xùn)項(xiàng)目，其內(nèi)容、培訓(xùn)目標(biāo)以及形式等有所差異，這就促使檔案管理具有類(lèi)型多樣化特征，對(duì)檔案管理者專(zhuān)業(yè)能力有較高要求[1]。如在為中小學(xué)教師提供培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)，包括職務(wù)培訓(xùn)、學(xué)歷培訓(xùn)、新課標(biāo)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)培訓(xùn)以及普通話培訓(xùn)等多種培訓(xùn)內(nèi)容。并且在組織不同時(shí)期的培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)，還要根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象及需求等，制定相應(yīng)的教育方案及教材內(nèi)容等。參與到培訓(xùn)活動(dòng)中的人員還存在年齡、職務(wù)等方面的不同，增加了檔案管理復(fù)雜性。為了保證各個(gè)時(shí)期培訓(xùn)活動(dòng)的檔案管理的有效性，則檔案人員應(yīng)從培訓(xùn)環(huán)節(jié)、培訓(xùn)流程及內(nèi)容等多個(gè)方面著手，采取適當(dāng)?shù)臋n案記錄手段，進(jìn)而保證檔案質(zhì)量。

（三）檔案形式多樣性

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，成人教育培訓(xùn)逐漸發(fā)展出多種類(lèi)型，使得檔案內(nèi)容及形式更加多樣化。進(jìn)行成人教育檔案記錄時(shí)，要根據(jù)培訓(xùn)形式選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理方式。培訓(xùn)檔案主要包括培訓(xùn)方案、培訓(xùn)規(guī)劃、規(guī)章制度等，在對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)信息進(jìn)行收集時(shí)，要從各類(lèi)名冊(cè)、成績(jī)表、考勤表、教材內(nèi)容、視頻資源以及會(huì)議記錄等內(nèi)容著手，保證培訓(xùn)信息的有效收集。

（四）信息收集系統(tǒng)性

檔案信息收集系統(tǒng)性主要體現(xiàn)在每期培訓(xùn)活動(dòng)在實(shí)施過(guò)程中都要經(jīng)過(guò)接收上級(jí)指令、確定培訓(xùn)計(jì)劃到報(bào)名等多個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)在實(shí)際開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)前，還要開(kāi)展各類(lèi)教學(xué)資源配置、教育過(guò)程管理以及培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)等工作，在上述培訓(xùn)環(huán)節(jié)進(jìn)行階段，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。為了充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案應(yīng)用價(jià)值，則需要細(xì)致收集各階段的培訓(xùn)資料等，在提取相關(guān)信息的條件下，接著進(jìn)行整理、組卷等操作，以便保證培訓(xùn)檔案完整性和系統(tǒng)性。

二、成人教育培訓(xùn)檔案的管理

（一）明確認(rèn)識(shí)成人教育培訓(xùn)檔案

要想加強(qiáng)成人培訓(xùn)檔案管理效果，則應(yīng)首先對(duì)成人教育檔案有充分認(rèn)識(shí)，應(yīng)在現(xiàn)代化管理意識(shí)引導(dǎo)下，從思想層面認(rèn)識(shí)培訓(xùn)檔案管理在整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)高效開(kāi)展上的促進(jìn)作用，進(jìn)而保障檔案信息全方位收集，確保檔案管理工作高質(zhì)量完成及提高培訓(xùn)檔案質(zhì)量，是保證檔案有效性的重要途徑。成人培訓(xùn)檔案可看作是相關(guān)活動(dòng)信息的記錄載體，旨在為之后的教育培訓(xùn)方案設(shè)計(jì)及內(nèi)容選擇等提供數(shù)據(jù)支持。例如，為了加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員自身意識(shí)的培養(yǎng)，大多數(shù)學(xué)校將加大在檔案管理重要意義上的宣傳，并通過(guò)組織有關(guān)檔案管理的競(jìng)賽活動(dòng)，以便提高檔案管理人員工作積極性。在相關(guān)活動(dòng)組織下，不僅能幫助管理人員熟練掌握檔案管理技巧，還能促使管理人員對(duì)檔案管理有正確認(rèn)識(shí)。

（二）建立對(duì)應(yīng)的檔案管理制度

成人培訓(xùn)檔案管理是一項(xiàng)較復(fù)雜的工作，為了確保管理工作質(zhì)量及效率，則應(yīng)借助檔案管理制度的指導(dǎo)作用，從而促使管理人員有序開(kāi)展管理作業(yè)，并且在制度作用下，還能為各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)的開(kāi)展提供依據(jù)[2]。成人培訓(xùn)檔案相應(yīng)的檔案管理制度應(yīng)能做到對(duì)整理規(guī)范、信息收集范圍、歸檔儲(chǔ)存等內(nèi)容作出明確規(guī)定?？紤]到培訓(xùn)檔案運(yùn)用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵在于信息的有效共享，因此，應(yīng)盡可能按照統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理檔案。例如，在制作各類(lèi)表格時(shí)，通常要求使用統(tǒng)一紙張，并能在固定模板下進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄。從培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)始時(shí)便應(yīng)全面收集各類(lèi)材料，做到將教學(xué)、教材等數(shù)據(jù)信息整合起來(lái)，并在收集環(huán)節(jié)完成后，建立系統(tǒng)的、完整的培訓(xùn)檔案。

（三）提高檔案管理者綜合素質(zhì)

檔案管理人員是決定成人教育培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵人物，因此，有必要重視對(duì)管理人員綜合能力的培養(yǎng)，進(jìn)而為檔案管理提供一批高素質(zhì)管理者。例如，對(duì)于管理人員而言，應(yīng)在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，有意識(shí)的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，達(dá)到自身理論知識(shí)體系與檔案管理實(shí)踐需求相符合的目的。同時(shí)，檔案管理人員還可有針對(duì)性的選擇專(zhuān)題培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)借鑒及吸取先進(jìn)管理方法，可有效提升他們的業(yè)務(wù)水平。另外，還要求管理人員在實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，能自覺(jué)收集有關(guān)數(shù)據(jù)，例如在畢業(yè)典禮、專(zhuān)題講座活動(dòng)中，檔案管理人員應(yīng)通過(guò)拍照或錄像等，為之后工作的開(kāi)展提供資料依據(jù)。

（四）提高培訓(xùn)檔案管理數(shù)字化程度

在信息化技術(shù)良好發(fā)展及運(yùn)用的背景下，為成人培訓(xùn)檔案管理的開(kāi)展提供了新的路徑，應(yīng)促進(jìn)培訓(xùn)檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展，從而提高管理效率及質(zhì)量等，是未來(lái)檔案管理工作主要發(fā)展趨勢(shì)。隨著成人教育培訓(xùn)類(lèi)型及內(nèi)容的增加，使得檔案數(shù)據(jù)信息量增加明顯，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不適用于目前的檔案管理中，這時(shí)要求檔案管理能采取現(xiàn)代化管理觀念，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備達(dá)到現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，大部分學(xué)校加大了數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及投影儀等基礎(chǔ)設(shè)施上的資金投入，進(jìn)而為檔案管理自動(dòng)化程度的提高提供設(shè)備支持。另外，還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，以便確保檔案管理信息的及時(shí)傳遞，將培訓(xùn)檔案管理階段產(chǎn)生的信息，分別傳遞至相關(guān)部門(mén)，可確保檔案管理各環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系，并在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化管理效果。

結(jié)論：綜上所述，成人教育培訓(xùn)檔案管理工作與教育活動(dòng)是同步進(jìn)行的，能做到對(duì)教育活動(dòng)中產(chǎn)生的信息進(jìn)行全面收集，對(duì)成人教育培訓(xùn)活動(dòng)順利開(kāi)展有重要意義。本文主要針對(duì)培訓(xùn)檔案特點(diǎn)及有效管理等進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)成人教育檔案體現(xiàn)出復(fù)雜性、分散性以及系統(tǒng)性等特點(diǎn)。為了取得理想的檔案管理效果，應(yīng)科學(xué)的進(jìn)行培訓(xùn)數(shù)據(jù)收集及整理，并能充分利用現(xiàn)代化管理手段，進(jìn)一步提高培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]于旭升.成人教育培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)與管理[J].亞太教育，2016（16）：292.

[2]屈秀紅.成人教育培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)與管理[J].云南檔案，2015（05）：26-27

作者簡(jiǎn)介：蘇小菲（1978，10-），女，山東省萊西市夏格莊鎮(zhèn)人，萊西市教育體育局工作，初級(jí)職稱(chēng)評(píng)選中級(jí)， 本科，研究方向：教育管理。