關于企業(yè)檔案信息化建設的實踐與分析

李春玲

【摘要】本文針對企業(yè)檔案信息化建設現(xiàn)有問題進行討論，主要從提倡員工重視檔案信息化建設、科技改變檔案管理模式、提高檔案工作人員綜合能力以及完善企業(yè)檔案信息化的標準四個方面進行分析，希望企業(yè)檔案信息化能在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展中發(fā)揮重要作用，并最大程度保留企業(yè)文化。

【關鍵詞】檔案信息化；復合型人才；改革創(chuàng)新

一個企業(yè)的發(fā)展歷程主要通過企業(yè)檔案來體現(xiàn)，隨著科技的發(fā)展，技術也在影響著檔案的記錄形式，檔案信息化數(shù)字化逐漸走入人們的視野。不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，企業(yè)檔案信息化不僅能夠最大限度地保留一個企業(yè)的文化，而且人們只需通過電腦進行檢索，就可以輕松找到某一時期的企業(yè)檔案，大大節(jié)省了時間，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供高效的服務。

一、目前企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案是企業(yè)無形的資產(chǎn)，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程和一個企業(yè)的文化。目前，我國企業(yè)的檔案信息化建設仍處在發(fā)展階段，存在諸多問題。其中主要問題有：第一，復合型檔案人才十分短缺?？茖W技術的高速發(fā)展不僅提高了人們的生活質量，推動了企業(yè)檔案信息建設的快速發(fā)展，也對檔案工作人員也有了更高的要求。目前，科技與專業(yè)知識相結合的復合型人才十分短缺，現(xiàn)階段的企業(yè)信息化管理人員更多的是計算機領域的人才，對檔案的了解和運用能力不足，而很多專職的檔案人員計算機知識又相對薄弱。第二，企業(yè)信息化建設目標不準確。由于一些企業(yè)進行檔案信息化建設的目的只是為了相應國家號召，并不理解檔案信息化真正的意義，導致檔案工作人員沒有具體的工作規(guī)劃，企業(yè)檔案信息化管理沒有起到提高生產(chǎn)的作用，最后成為企業(yè)的“擺設”。因此，明確企業(yè)檔案信息化建設目標，完善檔案信息化建設，需要檔案人員不斷地實踐與摸索。

二、如何有效進行企業(yè)檔案信息化建設

（一）加大重視，加強宣傳力度，強調(diào)企業(yè)檔案信息化的重要性。雖然企業(yè)檔案信息化建設對于企業(yè)的發(fā)展有著許多現(xiàn)實意義，但是大多數(shù)人對檔案信息化建設還是不夠了解，有些企業(yè)也不夠重視，企業(yè)對檔案信息化的宣傳力度還很不足。因此，企業(yè)需加大重視，支持檔案信息化建設，加強對檔案信息化的宣傳，讓全體員工，特別是專、兼職檔案管理員充分意識到檔案信息化對企業(yè)和個人的發(fā)展有著重要的作用，從源頭抓起，把檔案信息建設滲透到辦公室自動化當中，落實到位，企業(yè)檔案信息化數(shù)字化建設才有發(fā)展的可能。例如，企業(yè)可以在官網(wǎng)上設立檔案數(shù)字化建設版塊，及時傳播國家政策，播報企業(yè)檔案信息化建設進程，同時每一位檔案工作員工都可以為推進企業(yè)檔案信息化建設獻言獻策，其目的是建立起每一位員工的“企業(yè)檔案信息化意識”，轉變檔案工作者的固有理念，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化質的飛躍。

（二）注重科技在檔案信息化建設中的作用。企業(yè)檔案信息化建設離不開強大的技術支持，科技的強大通過建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)來體現(xiàn)。當前，數(shù)字檔案館的建設已經(jīng)在我國取得了一定效果，各個企業(yè)也對先進的科學技術予以積極應用，考慮到我國大部分企業(yè)沒有自主研發(fā)資本，因此，對軟件及技術的選擇尤為重要。現(xiàn)在市場中，檔案管理軟件品牌較為繁多，每種軟件都有著不同的技術特點，企業(yè)需要結合自身的行業(yè)特點、實際需要和國家規(guī)范作出合理選擇。例如我國的云南白藥集團，就結合單位內(nèi)部的檔案管理情況，選取了B/S和C/S結合的基礎管理軟件，并利用了在線OCR識別系統(tǒng)，讓檔案信息化建設得到良好的科技支持。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源，檔案工作也不例外。在信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案工作思維已跟不上時代發(fā)展的步伐，新時代的檔案工作者必須是具有足夠的計算機操作能力、檔案管理能力和信息技術應用能力的高素質、多技能的復合型人才。檔案復合型人才是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的關鍵。而針對復合型檔案人才的培養(yǎng)，企業(yè)可以通過與高校合作的方式，可以采取社會培訓的方式，還可以在企業(yè)內(nèi)部實行互幫互助的政策。比如企業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的信息技術管理人員，可以向計算機知識相對薄弱的檔案管理人員傳授信息技術處理知識及計算機軟硬件知識，而專業(yè)的檔案管理人員可以向其他員工傳授檔案相關的專業(yè)的知識，以提高員工整體檔案整理水平。當然，檔案管理人員在日常的工作生活中也要注重自身的學習，不斷提高自身的綜合素質。無論是哪種學習培養(yǎng)方式，其目的都是為了使企業(yè)的檔案信息化建設能快速順利發(fā)展。

（四）加強企業(yè)檔案信息化建設的標準化管理。由于缺乏實踐經(jīng)驗，我國一部分企業(yè)在改革檔案管理過程中沒有形成一套規(guī)范化體制，導致企業(yè)檔案信息化在建設過程中脫離了企業(yè)發(fā)展的需要。現(xiàn)代企業(yè)強調(diào)標準化管理，只有加強規(guī)章制度建設，才能保證企業(yè)檔案信息化建設的良好發(fā)展。為此，企業(yè)可通過引進國外先進的技術與制度，學習企業(yè)檔案信息化建設方法，不斷改革創(chuàng)新，完善企業(yè)檔案信息化建設標準，逐步建立符合中國發(fā)展的企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)。

三、總結

總而言之，企業(yè)檔案管理應該隨著社會的發(fā)展轉變模式，由傳統(tǒng)的保管檔案實體逐步建設完善成為檔案實體的數(shù)字化管理，最終實現(xiàn)檔案信息化改革，為企業(yè)的快速長遠發(fā)展提供強力支持。

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