大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)社會(huì)實(shí)現(xiàn)途徑研究

李龍鳳

【摘要】在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、社會(huì)各界對(duì)檔案信息需求不斷增大的大環(huán)境下，以檔案信息如何最為合理、有效地實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息利用的基本要求作為研究對(duì)象，研究了我國檔案信息服務(wù)社會(huì)實(shí)現(xiàn)途徑存在的主要問題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策與建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息；服務(wù)社會(huì)；實(shí)現(xiàn)途徑

檔案信息服務(wù)社會(huì)是檔案館依據(jù)社會(huì)各階層對(duì)檔案信息的需求提供專業(yè)性、專門化的服務(wù)。這就需要檔案管理人員對(duì)豐富的檔案信息資源合理地分配利用。通過多種途徑和多種方式對(duì)社會(huì)提供多樣化的服務(wù)。檔案信息服務(wù)社會(huì)對(duì)檔案館的工作質(zhì)量和檔案資源的整合開發(fā)利用提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案館如何利用新的技術(shù)提供新的服務(wù)模式是檔案信息服務(wù)社會(huì)的必然趨勢(shì)。

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)的途徑

（一）通過多媒體實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)。檔案館在實(shí)際工作中可利用先進(jìn)的儀器設(shè)備和多媒體技術(shù)將文字、照片、聲音、影像等實(shí)體檔案資料進(jìn)行量化、壓縮、編輯，在保存檔案信息原貌的基礎(chǔ)上，賦予檔案豐富、生動(dòng)、活潑、直觀的表現(xiàn)形式。檔案利用者不必直接翻閱檔案便可方便查閱所需檔案信息。既減少了對(duì)檔案的磨損，又有效保護(hù)了檔案資料。而且大大提高了檔案信息的利用效率，促進(jìn)了檔案信息服務(wù)社會(huì)的發(fā)展。

（二）通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)于社會(huì)。網(wǎng)絡(luò)已替代傳統(tǒng)的報(bào)紙、雜志、廣播、電視成為主流傳播媒體。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出：“全面推進(jìn)檔案存量數(shù)字化，增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化?！睓n案館可將已公開的檔案信息加以分類和編輯，形成集圖片動(dòng)畫于一體的立體信息通過網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)提供服務(wù)，利用者可通過關(guān)鍵詞搜索選擇需要的檔案信息。檔案利用者足不出戶也不受時(shí)間限制便可利用和了解檔案信息。不僅拓寬了檔案信息服務(wù)社會(huì)的途徑，對(duì)宣傳和利用檔案信息起到了積極的作用，而且極大地推動(dòng)了檔案信息服務(wù)社會(huì)的發(fā)展。

（三）通過檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)。檔案信息數(shù)字化服務(wù)社會(huì)包含兩個(gè)層面的服務(wù)：一是檔案目錄信息數(shù)字化服務(wù)。檔案信息嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)的著錄標(biāo)引規(guī)范，選擇合理的檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，建立系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，直接在終端設(shè)備上檢索所需的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)。二是檔案全文的數(shù)字化服務(wù)。檔案信息經(jīng)過嚴(yán)格的篩選將可公開發(fā)布的全部內(nèi)容按原貌逐頁掃描存儲(chǔ)并關(guān)聯(lián)檔案目錄，實(shí)現(xiàn)通過數(shù)字化設(shè)備查閱檔案信息實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)的目的。目前大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，實(shí)施手工管理和點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面很小，很難達(dá)到服務(wù)社會(huì)化的層度。檔案信息數(shù)字化服務(wù)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的信息形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。達(dá)到服務(wù)社會(huì)的目的。

（四）通過檔案網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)。官方檔案網(wǎng)站主要功能是發(fā)布檔案信息，宣傳檔案價(jià)值，擴(kuò)大社會(huì)檔案影響力，是實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)最便捷、最豐富的方式。涵蓋廣泛，諸如近期檔案工作概況：包括國內(nèi)外檔案機(jī)關(guān)動(dòng)態(tài)信息、檔案館近期工作情況、對(duì)外宣傳教育等信息；部門基本概況：包括檔案館及其各職能部門設(shè)置、主要職能、聯(lián)系方式、發(fā)展規(guī)劃等信息；檔案信息數(shù)字服務(wù)：包括文件查閱服務(wù)、數(shù)字化檔案信息目錄檢索、館藏全宗介紹、珍貴概要資料展示；檔案信息社會(huì)服務(wù)：包括各種檔案專題展示、檔案編研成果發(fā)布、檔案圖片欣賞等信息；地方特色文化：包括地方史志、風(fēng)土人情、景點(diǎn)介紹等信息。

（五）通過遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化。遠(yuǎn)程服務(wù)也叫在線服務(wù)，是指利用通信手段實(shí)現(xiàn)不同地域（區(qū)域）之間的實(shí)時(shí)人工服務(wù)。檔案信息通過遠(yuǎn)程服務(wù)可實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨領(lǐng)域提供在線檔案信息查閱服務(wù)社會(huì)，在線解答利用者的困惑，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確提供所需檔案信息。不僅節(jié)省了檔案利用者的時(shí)間，也提高了檔案利用效率。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)途徑存在的問題

（一）館藏資源不完整。檔案館在檔案資源的過程由于種種原因，致使有些檔案前后鏈接不上，或某些重大活動(dòng)中形成的材料規(guī)格不完整，或缺少文字材料，或缺少照片、聲像等。

（二）檔案編研滯后。面對(duì)大量的檔案信息，如何精心歸納，分析和利用，這就需要專業(yè)的檔案工作者對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效深入的編研。而當(dāng)前檔案從業(yè)人員編研能力相對(duì)較弱，編研力量不足，編研匯編多，針對(duì)專項(xiàng)少，研究不夠深入，對(duì)利用者不能起到顯著的幫助作用，對(duì)社會(huì)服務(wù)效果不佳。因此廣大檔案工作者應(yīng)當(dāng)重視編研工作，使檔案信息編研成果滿足社會(huì)需要。

（三）檔案信息服務(wù)社會(huì)意識(shí)薄弱。在大多數(shù)人的生活中，對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)和了解還停留在與自身利益相關(guān)的較低層面。從來沒有去過檔案館，不知道檔案館里有什么檔案信息，對(duì)于檔案信息可服務(wù)社會(huì)的途徑知之甚少。社會(huì)大眾在需要用到檔案時(shí)，才會(huì)意識(shí)到檔案的重要性，才會(huì)了解檔案館提供哪些服務(wù)途徑，而檔案工作往往受重視程度不夠，人員配置、運(yùn)營資金等方面存在的不足客觀上影響了檔案信息服務(wù)社會(huì)的實(shí)現(xiàn)。

（四）跨區(qū)域利用檔案信息困難。絕大數(shù)檔案館的官方網(wǎng)站在建立時(shí)主要是以網(wǎng)絡(luò)宣傳和展示為目的，主要內(nèi)容偏重于檔案館的日常工作動(dòng)態(tài)、檔案法律法規(guī)介紹、珍貴檔案展覽等，而缺少實(shí)際利用檔案的功能介紹、館藏檔案信息介紹、服務(wù)社會(huì)的方法流程介紹，導(dǎo)致無法滿足社會(huì)大眾日益增長的對(duì)各領(lǐng)域檔案信息利用的需求，檔案信息跨領(lǐng)域利用實(shí)現(xiàn)困難。

三、對(duì)策及建議

（一）豐富館藏。在館藏建設(shè)中，樹立“檔案意識(shí)”，豐富和擴(kuò)大檔案資源收集和征集范圍，盡可能完整地搜集重大事件產(chǎn)生的檔案材料。真實(shí)、客觀記錄本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息，把檔案館建成一個(gè)相對(duì)門類齊全、館藏豐富的信息中心，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)散落在民間的珍貴檔案資料的搜集工作，承擔(dān)起搜集和保護(hù)寶貴歷史文化遺產(chǎn)的職責(zé)和義務(wù)，為檔案信息服務(wù)社會(huì)提供物質(zhì)保障。

（二）完善檔案咨詢服務(wù)。檔案的咨詢服務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)的重要途徑之一。檔案館提供的資詢服務(wù)應(yīng)包含解答使用者提出的有關(guān)檔案、工作機(jī)構(gòu)、利用制度、檢索工具使用方法、檔案館服務(wù)方式等。達(dá)到可幫助使用者熟悉和了解所需的館藏檔案信息，協(xié)助使用者迅速找到需要的檔案信息。各級(jí)檔案館應(yīng)互通檔案信息，以便給社會(huì)大眾提供更全面更廣泛的檔案信息。另外檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)各種咨詢服務(wù)做好記錄，建立咨詢檔案。對(duì)具有長遠(yuǎn)重要保存價(jià)值或?qū)窈笥锌赡苤貜?fù)出現(xiàn)及未能解答的咨詢問題加以分類、整理、歸檔保存。實(shí)踐表明，建立咨詢檔案，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)工作的特點(diǎn)與規(guī)律，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)有重要價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案編研工作。加強(qiáng)檔案的編研工作首先要準(zhǔn)確了解社會(huì)最真實(shí)的需求，找準(zhǔn)編研工作的方向和題材，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)。其次要改變服務(wù)方式，充分利用現(xiàn)代化的傳媒，大力宣傳編研工作成果，增強(qiáng)檔案編研工作的社會(huì)認(rèn)可度，從而促進(jìn)編研工作的不斷發(fā)展。加強(qiáng)檔案信息的共享和交流，突破以往編史修志的框架，以檔案信息和現(xiàn)實(shí)需求的有機(jī)結(jié)合作為選題立項(xiàng)的依據(jù)，這樣才能夠充分發(fā)揮檔案信息在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的價(jià)值。提升編研工作的時(shí)效性、預(yù)見性和前瞻性。真正提高服務(wù)社會(huì)的效能。

（四）增強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的利用意識(shí)。增強(qiáng)社會(huì)公眾利用檔案信息的意識(shí)必須從宣傳檔案工作和檔案價(jià)值入手，讓廣大群眾對(duì)檔案信息有較全面的認(rèn)識(shí)，應(yīng)加大對(duì)已開放的檔案信息的宣傳進(jìn)度，讓廣大群眾充分了解檔案是什么，有什么用，如何用。

（五）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)交互平臺(tái)。各級(jí)檔案館可利用近兩年發(fā)展起來的社交軟件，開通公眾賬號(hào)，建立與檔案信息使用者的交互平臺(tái)，拉近與檔案信息使用者的距離。加快完善官方網(wǎng)站平臺(tái)在線檔案信息搜索與利用，遠(yuǎn)程檔案資源交流的功能，實(shí)時(shí)與檔案使用者在線交流。充分利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)。

（六）加快相關(guān)法律法規(guī)的制定。增強(qiáng)和完善與檔案信息服務(wù)社會(huì)相關(guān)的條款，制定內(nèi)容準(zhǔn)確、操作性強(qiáng)的法律條款，強(qiáng)化檔案法律法規(guī)的約束功能，明確檔案館提供檔案信息服務(wù)社會(huì)的具體程序方式和義務(wù)。從法律上規(guī)范檔案信息服務(wù)社會(huì)的范圍和內(nèi)容，防范檔案信息在服務(wù)社會(huì)中發(fā)生損毀或外泄等問題，保護(hù)檔案信息安全。解決檔案信息使用困難，檔案館服務(wù)不到位等問題，提高檔案信息服務(wù)社會(huì)的效率。

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