淺談如何做好檔案信息化管理工作

安洋

[摘 要] 在普及互聯(lián)網(wǎng)和信息化條件下，研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式意義重大。信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。作為檔案管理人員，應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新的檔案知識(shí)，而檔案管理部門，要適當(dāng)加大管理投入，及時(shí)配備相應(yīng)的人才與設(shè)施，以加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

[關(guān)鍵詞] 信息化；檔案建設(shè)；管理模式

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 061

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）03- 0149- 03

0 前 言

中國(guó)的檔案事業(yè)正面臨著時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正逐步從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)走向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，從工業(yè)社會(huì)走向信息社會(huì)，走向以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。在普及互聯(lián)網(wǎng)和信息化條件下，研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式。信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給人們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來講提供檔案資料是其他各項(xiàng)工作的一項(xiàng)重要工作，其直接面對(duì)著大數(shù)據(jù)的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)，傳統(tǒng)檔案的管理方式方法已明顯感覺有些吃力。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄號(hào)、一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題、但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，促進(jìn)檔案管理與達(dá)標(biāo)。根據(jù)《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》，緊密結(jié)合《各類檔案歸檔范圍及保管期限的規(guī)定（試行）》以及《〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》，把單位的行政檔案做好分類歸檔保存。

2 信息化檔案管理的路徑和對(duì)策

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁(yè)碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

2.3 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)率，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。筆者認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)首先是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。其次是提名要素填寫完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞，還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

2.4 建立檔案資源管理中心

信息化技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理，使檔案資源進(jìn)化成為可能。為了維護(hù)檔案的安全及對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)的綜合掌握，許多單位的檔案室雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，方便快捷地獲取更多有效的信息，可以較高的響應(yīng)和較強(qiáng)的保證高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的決定性因素，是建立檔案資源管理中心的強(qiáng)大推動(dòng)力。

2.5 結(jié)合本單位實(shí)際提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，因此檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。但是由于各個(gè)單位的檔案員的業(yè)務(wù)水平不同，而管理方式的現(xiàn)代化也使得其對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)有著更高的要求，需要加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體來說，主要包括三個(gè)方面：首先，加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)專職檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和管理技能；其次，要積極進(jìn)行兼職管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，明確兼職人員的工作內(nèi)容和具體職責(zé)，并在獎(jiǎng)罰、職務(wù)晉升、培訓(xùn)、考核等方面作出詳細(xì)的規(guī)定，充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情和積極性；最后，加強(qiáng)檔案管理有效機(jī)制的建立，并通過培訓(xùn)、激勵(lì)和引進(jìn)等方式來積極培養(yǎng)檔案管理方面應(yīng)用型高素質(zhì)的專業(yè)人才。

3 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中信息化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些工程類檔案時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案來講由于案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

3.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊？筆者認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”、有人寫“基建”、有人寫“廠房建設(shè)”，在進(jìn)行信息化后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關(guān)系。

4 結(jié) 語

近年來在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行信息化管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸成為信息化檔案管理工作中面臨的重要挑戰(zhàn)。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

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