石油管道施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享資金管理問(wèn)題及對(duì)策

張振銀

中國(guó)石油管道局工程有限公司第四分公司，河北 廊坊

1.引言

自2015年起，石油管道施工企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享管理模式，將財(cái)務(wù)管理和核算分離，進(jìn)一步強(qiáng)化了財(cái)務(wù)分析職能，費(fèi)用核算實(shí)現(xiàn)了流水化操作，打造形成公司的“會(huì)計(jì)工廠”，財(cái)務(wù)專業(yè)分工更趨精細(xì)，提升了公司財(cái)務(wù)管理和核算效率。

財(cái)務(wù)共享后，資金支付和費(fèi)用報(bào)銷依托集中報(bào)銷系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)完成，業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員和承擔(dān)審批責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)展相應(yīng)工作[1]。

2.費(fèi)用報(bào)銷及資金支付管理模式

2.1.資金計(jì)劃報(bào)送及審批流程

項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和施工計(jì)劃將資金收支計(jì)劃報(bào)送至分公司；分公司匯總、審核所轄項(xiàng)目資金收支計(jì)劃，將審核后的資金收支計(jì)劃報(bào)送公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部；公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部根據(jù)公司賬面存量資金及各分公司收款計(jì)劃，結(jié)合“以收定支”“?？顚Ｓ谩钡脑瓌t審核各分公司資金支出計(jì)劃；將審核后的資金收支計(jì)劃提交公司總會(huì)計(jì)師和總經(jīng)理審核審批。

2.2.費(fèi)用報(bào)銷及資金支付審批流程

對(duì)于5萬(wàn)元以內(nèi)，業(yè)務(wù)人員提交 → 項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核 → 項(xiàng)目經(jīng)理審批 → 財(cái)務(wù)服務(wù)中心付款；對(duì)于5～20萬(wàn)元，業(yè)務(wù)人員提交 → 項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核 → 項(xiàng)目經(jīng)理審批 → 分公司領(lǐng)導(dǎo)審批 → 財(cái)務(wù)服務(wù)中心付款；對(duì)于20～50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)人員提交 → 項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核 → 項(xiàng)目經(jīng)理審批 → 分公司領(lǐng)導(dǎo)審批 → 財(cái)務(wù)資產(chǎn)部部長(zhǎng)審批 → 公司總會(huì)計(jì)師審批 → 財(cái)務(wù)服務(wù)中心付款；對(duì)于50萬(wàn)元以上，業(yè)務(wù)人員提交 → 項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核 → 項(xiàng)目經(jīng)理審批 → 分公司領(lǐng)導(dǎo)審批 → 財(cái)務(wù)資產(chǎn)部部長(zhǎng)審批 → 公司總會(huì)計(jì)師審批 → 公司總經(jīng)理審批 → 財(cái)務(wù)服務(wù)中心付款。

3.費(fèi)用報(bào)銷及資金支付存在的問(wèn)題

3.1.定量分析

隨機(jī)抽取單體合同額大于2000萬(wàn)元工程項(xiàng)目每月5～6筆樣本數(shù)據(jù)，從5個(gè)維度對(duì)樣本數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，即有效樣本中每個(gè)環(huán)節(jié)最長(zhǎng)處理時(shí)間、最短處理時(shí)間、平均處理時(shí)間、中間處理時(shí)間、處理時(shí)間出現(xiàn)最多次數(shù)。

1) 發(fā)票開(kāi)具 → 提交報(bào)銷環(huán)節(jié)。平均提交周期20 d，最長(zhǎng)提交周期366 d，大部分票據(jù)提交周期7 d。

2) 提交報(bào)銷 → 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)。平均審核審批周期5 d，最長(zhǎng)審核審批周期31 d，大部分票據(jù)審核審批周期2 d。同時(shí)，針對(duì)該環(huán)節(jié)處理周期較長(zhǎng)的情況，又分別對(duì)提交報(bào)銷 → 項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核 →項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批兩個(gè)子環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)提交報(bào)銷 → 項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核環(huán)節(jié)平均審核周期1 d，最長(zhǎng)審核周期7 d，大部分票據(jù)審核周期0.5 d；項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)審核 → 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)平均審核批周期4 d，最長(zhǎng)審批周期25 d，大部分票據(jù)審批周期2 d。

3) 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批 → 財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)。平均審核審批周期2 d，最長(zhǎng)審核審批周期61 d，大部分票據(jù)審核審批周期0.5 d，該環(huán)節(jié)審核審批周期合理。

4) 財(cái)務(wù)審核 → 完成付款環(huán)節(jié)。平均處理周期16 d，最長(zhǎng)周期130 d，大部分付款周期4 d，說(shuō)明該環(huán)節(jié)是影響公司費(fèi)用報(bào)銷和資金支付的主要因素之一。

3.2.定性分析

1) 施工合同未簽訂。對(duì)于公司承攬的部分緊急工程，由于無(wú)合同或委托函，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部未創(chuàng)建工程項(xiàng)目產(chǎn)品，不能及時(shí)開(kāi)展付款或報(bào)銷工作。

2) 財(cái)務(wù)管理模式變化及人員流失。近5年公司財(cái)務(wù)人員流動(dòng)率30%左右，導(dǎo)致項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控水平下降。石油管道局旗下僅有2家單位實(shí)施財(cái)務(wù)共享管理模式，不利于推動(dòng)財(cái)務(wù)共享改革。

3) 項(xiàng)目人員缺乏責(zé)任意識(shí)。① 大部分項(xiàng)目存在費(fèi)用發(fā)生后，不及時(shí)與供應(yīng)商索取發(fā)票，導(dǎo)致進(jìn)入付款環(huán)節(jié)時(shí)間拖延；② 單項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)超過(guò)3萬(wàn)元以上，需要通過(guò)公司合同系統(tǒng)簽合同，而部分項(xiàng)目不提前籌劃簽訂合同事項(xiàng)，進(jìn)而影響費(fèi)用報(bào)銷和資金支付；③ 部分涉及到掛賬的業(yè)務(wù)，如預(yù)付加油站的油料費(fèi)、征地賠償費(fèi)等，項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員不提前申請(qǐng)往來(lái)單位，造成資金不能及時(shí)支付；④ 項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員應(yīng)先在ERP系統(tǒng)完成服務(wù)確認(rèn)和發(fā)票預(yù)制工作后，才能啟動(dòng)付款工作，但大部分項(xiàng)目不提前開(kāi)展該步驟工作，而是付款時(shí)才與分包商進(jìn)行進(jìn)度確認(rèn)，并要求分包商開(kāi)票；⑤ 部分單位對(duì)資金計(jì)劃報(bào)送工作不重視，特別是虛報(bào)收款計(jì)劃，造成公司資金緊張，而不能按時(shí)支付。

4.提高資金支付和費(fèi)用報(bào)銷效率的建議

1) 明確處理時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保業(yè)務(wù)及時(shí)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)明確費(fèi)用報(bào)銷和資金支付環(huán)節(jié)后，個(gè)人報(bào)銷業(yè)務(wù)必須在36 h內(nèi)處理完畢。

2) 嚴(yán)格以收定支管理，落實(shí)資金主體責(zé)任。分公司主動(dòng)控制資金支出和加快工程收款，以解決公司資金緊張的局面。

3) 核定資金計(jì)劃額度，資金支付自主安排。確保分公司按工程實(shí)際情況和資金輕重緩急程度，合理安排各項(xiàng)目資金支出。

4) 加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員管理，提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。如規(guī)定項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)上線服務(wù)天數(shù)、與項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員溝通頻次等，強(qiáng)化財(cái)務(wù)與項(xiàng)目的聯(lián)系，提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

5) 建議分公司、項(xiàng)目部加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員責(zé)任意識(shí)教育，能積極主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)制度或要求，以提升辦理業(yè)務(wù)的效率。

6) 規(guī)范審核、審批環(huán)節(jié)，提高審核、審批效率。建議項(xiàng)目部督促業(yè)務(wù)人員在開(kāi)具發(fā)票后，及時(shí)提交報(bào)銷，并納入績(jī)效考核范疇。

7) 盡早辦理付款手續(xù)，便于財(cái)務(wù)合理安排付款，確保各項(xiàng)資金及時(shí)支付。

5.結(jié)語(yǔ)

提高資金支付和費(fèi)用報(bào)銷效率，是財(cái)務(wù)管理和核算重要環(huán)節(jié)之一。在企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享過(guò)程中，部分環(huán)節(jié)存在不適應(yīng)現(xiàn)象，通過(guò)深入分析各環(huán)節(jié)“病因”，找準(zhǔn)“病癥”，對(duì)癥“下藥”，才能提高資金支付和費(fèi)用報(bào)銷效率。