基于大數(shù)據(jù)的學(xué)校檔案管理優(yōu)化路徑分析

任任

摘要：大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)都得以廣泛應(yīng)用，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與學(xué)校檔案工作有效結(jié)合，不僅對學(xué)校檔案管理帶來了新的機(jī)遇，同時也對檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。特別是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等在檔案管理工作中應(yīng)用的不斷深入，需要加快優(yōu)化學(xué)校檔案管理，使學(xué)校檔案管理工作能夠與當(dāng)前檔案管理的新形勢更好的適應(yīng)。文中分析了大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并進(jìn)一步對大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；學(xué)校檔案管理；挑戰(zhàn)；優(yōu)化路徑

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)對于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的重要性和迫切性都有了深入的認(rèn)識。當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，不僅給學(xué)校檔案管理工作注入了新的活力，而且進(jìn)一步促進(jìn)了學(xué)校檔案管理模式的延伸。充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來深入挖掘?qū)W校檔案資源，不僅能夠為學(xué)校管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)，而且也推動了學(xué)校檔案管理工作向檔案數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)移，有效的提高了學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量。

1大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1檔案數(shù)據(jù)處理的挑戰(zhàn)

當(dāng)前學(xué)校檔案數(shù)量不斷增加，面對于這些海量數(shù)據(jù)的應(yīng)用與儲存，這對學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的處理帶來了較大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，用戶對檔案數(shù)據(jù)的全面性、即時性和隨機(jī)性有了更高的要求，學(xué)校在檔案管理工作中需要與用戶需求相結(jié)合，通過構(gòu)建高效的數(shù)據(jù)分析和檢索系統(tǒng)，以便于更好的滿足檔案數(shù)據(jù)處理的要求，保證學(xué)校師生能夠及時獲取到檔案動態(tài)信息。另外，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息的價值得以提升，這就要求學(xué)校檔案管理部門要充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，拓展檔案信息歸檔的范圍，這必然會對學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限帶來較大的挑戰(zhàn)。

1.2檔案加工方式的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理工作中，通常都是采用人工識別方式來開展加工工作。但在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，檔案信息呈現(xiàn)出迅速增長的態(tài)勢，人工方式已無法滿足檔案發(fā)展的要求。在這種情況下，迫切要求學(xué)校要對檔案信息加工處理技術(shù)和方法進(jìn)行創(chuàng)新，從而實現(xiàn)對海量和多元化的檔案信息進(jìn)行快速處理，全面提升學(xué)校檔案數(shù)據(jù)利用的便捷性。

1.3檔案服務(wù)方式上的挑戰(zhàn)

在學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于對檔案資源和用戶數(shù)據(jù)等挖掘要求不高，檔案服務(wù)工作存在較強的被動性。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，檔案服務(wù)工作發(fā)生了較大的變化，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用要求下，檔案管理工作需要以需求作為導(dǎo)向，檔案服務(wù)需要滿足各個部門和檔案利用者對檔案信息的不同需求。因此在實際工作中，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和集成，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，構(gòu)建數(shù)據(jù)模型等，加快實現(xiàn)檔案資源向知識資源的二輕局變，全面提升學(xué)校檔案知識服務(wù)和智能服務(wù)的水平。

2大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1更新學(xué)校檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案管理工作中，其對檔案數(shù)字化更為重視，注重互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，并利用互聯(lián)網(wǎng)思維和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來強化檔案太平間個人規(guī)范化和效率化。因此需要學(xué)校檔案管理人員要樹立檔案管理的大數(shù)據(jù)意識，并高度重視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，構(gòu)建起完善的信息管理模式，并打造高效的檔案信息共享平臺，全面提高檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率，實現(xiàn)檔案信息的深度開發(fā)利用。另外，在當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中，檔案需求者已不僅僅局限在校園內(nèi)部，社會公眾對學(xué)校檔案信息也有一定的需求。因此學(xué)?？梢栽诖_保知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私和國家機(jī)密不被侵犯的基礎(chǔ)上，全面提升檔案服務(wù)的深度和廣度，提高檔案效度和信度，更好的突出大數(shù)據(jù)在檔案工作中慶的價值，實現(xiàn)檔案服務(wù)的增值。

2.2加強基礎(chǔ)建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時代，技術(shù)更新與發(fā)展速度加快，大數(shù)據(jù)技術(shù)與環(huán)境對于學(xué)校檔案管理而言，帶來的不僅是海量數(shù)據(jù)，更是對數(shù)據(jù)管理處理能力的考驗。因此，大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。首先需完善軟硬件設(shè)施，加大投入力度，注重檔案管理系統(tǒng)軟硬件升級，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，推動學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理高規(guī)格、高質(zhì)量發(fā)展，或者可利用外包的方式展開數(shù)字化管理；其次需加強信息安全建設(shè)，構(gòu)建起完善的安全保障體系。例如采用水印技術(shù)、防火墻技術(shù)、信息加密技術(shù)等；強化檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限管理、操作權(quán)限管理等；定期展開對檔案管理系統(tǒng)安全性能評估，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時備份。此外，大數(shù)據(jù)時代學(xué)校檔案工作也需充分認(rèn)識到人才的作用，注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，通過人才引進(jìn)、培養(yǎng)機(jī)制的構(gòu)建，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)過硬、基礎(chǔ)知識扎實，擁有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊伍。

2.3推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化進(jìn)程

在當(dāng)前信息時代，學(xué)校檔案管理人員不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識，同時還要具備過硬的信息化技能，并在實際工作中通過對現(xiàn)有知識和信息進(jìn)行充分分析和利用，為檔案利用者提供所需要的檔案信息。通過開展具體的培訓(xùn)，全面提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)水平，推動學(xué)校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。在學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，要建立和完善各類信息資源安全保障體系，建立電子歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)，設(shè)立檔案信息系統(tǒng)的防火墻，采取重要文件異地備份保存制度，同時嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，落實專人負(fù)責(zé)，做到規(guī)范操作軟件，有序利用檔案。另外，還要建立完善的電子文件管理體系和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.4創(chuàng)新檔案服務(wù)

大數(shù)據(jù)時代背景下的學(xué)校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是基于大數(shù)據(jù)背景的精準(zhǔn)管理與深入開發(fā)服務(wù)。學(xué)校檔案管理需利用大數(shù)據(jù)及時、不斷挖掘檔案深層次的價值，獲取新發(fā)現(xiàn)，推動學(xué)校檔案管理由大數(shù)據(jù)向“大服務(wù)”發(fā)展。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理個性化服務(wù)成為可能，學(xué)校檔案管理部門可結(jié)合用戶傾向預(yù)測檔案用戶真正需求，為用戶主動提供服務(wù)。其次，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理服務(wù)智能化也成為現(xiàn)實，利用對數(shù)據(jù)的智能化抓取，可即時精準(zhǔn)地滿足用戶多元化需求，將有價值的檔案數(shù)據(jù)信息及時、準(zhǔn)確地傳遞給用戶。此外，基于大數(shù)據(jù)便捷性、及時性等特征，學(xué)校檔案工作需積極向公眾服務(wù)發(fā)展，結(jié)合自身事業(yè)單位開展市場經(jīng)濟(jì)活動的規(guī)定，通過用戶資源數(shù)據(jù)庫的打造，完善服務(wù)體系，及時推進(jìn)定時更新、信息定制等服務(wù)功能，不斷提升檔案提升服務(wù)質(zhì)量。

3結(jié)束語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，學(xué)校檔案管理工作需要與時代發(fā)展步伐保持一致，并進(jìn)一步把握大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，深入挖掘檔案信息資源的潛在價值，加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法，全面提升檔案管理效率，使學(xué)校檔案能夠更好的服務(wù)于學(xué)校和社會。endprint