略談階段性下的企業(yè)人事檔案管理工作分析

李巖

摘要：當(dāng)前，大多企業(yè)的運作發(fā)展過程中，所運用的都是人員聘用機制，此時的企業(yè)檔案管理已經(jīng)并非傳統(tǒng)理念下的人事檔案，這一時代發(fā)展背景下的企業(yè)人事檔案管理工作模式，所記錄的多數(shù)都是從企業(yè)員工到離職這一時期的檔案，同時會涉及工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷以及德能勤績等方面的內(nèi)容，對這些集中化的個人信息進(jìn)行統(tǒng)一保管，以供企業(yè)內(nèi)部其他部門人員所利用，最終相應(yīng)的提高工作效率?；诖耍疚闹饕槍﹄A段性下的企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行了相應(yīng)的分析和探討，而后提出了自身的相關(guān)見解，以下為詳述。

關(guān)鍵詞：階段性；企業(yè)；人事檔案；管理；工作

自從改革開放以來，我國就在逐年發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)，同時除了大型國企、黨政部門以及事業(yè)單位等在編人員以外，其余的企業(yè)大多所推行的都是人員聘用制度，這就表明“檔隨人走”這一管理模式已經(jīng)難以滿足時代的發(fā)展趨勢，大多畢業(yè)生就業(yè)以后會自由就業(yè)，但是，他們的個人檔案就會停留在戶口所在地的人才交流中心，大學(xué)生畢業(yè)后一般不會自行保管檔案，每一地域的人才市場并不會對這些人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，人們?nèi)肼氝M(jìn)入到企業(yè)工作后，此時的個人人事檔案會是全新建立的，直到離職后方可停止增加新的材料，故此，企業(yè)所保管的人事檔案，一般是針對企業(yè)內(nèi)部員工從入職到離職這一時期所講的，階段性下的企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)體現(xiàn)出科學(xué)性和合理性，提高管理質(zhì)量。

1企業(yè)人事檔案管理過程中易出現(xiàn)的問題匯總

（一）人事檔案管理意識較為薄弱

其一，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。當(dāng)下，部分企業(yè)的運作環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)人員都會更加強調(diào)短期的經(jīng)濟(jì)效益問題，很容易忽視檔案管理工作這一重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作中將會涉及許多財力、人力和物力，這些都會給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益帶來相應(yīng)的影響，如若未能對檔案管理工作中所涉及的內(nèi)容和要素予以統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)，將會相應(yīng)的降低管理效率。

其二，管理人員職責(zé)意識較差。部分企業(yè)檔案管理人員對于檔案的實際認(rèn)知力不足，甚至一頭霧水，難以意識到企業(yè)檔案管理工作落實的重要性，與此同時，易出現(xiàn)工作怠惰的現(xiàn)象，缺乏重新建檔的思維，這就導(dǎo)致企業(yè)整體的檔案管理工作落實缺乏主動性和自覺性。

（二）檔案內(nèi)容質(zhì)量較低

現(xiàn)階段，很多企業(yè)的人事檔案管理過程中，存在不規(guī)范的管理行為，導(dǎo)致最終的企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量難以得到提升，檔案管理的實際價值亦無法凸顯出來。引發(fā)這些問題的誘因較多，筆者對這些因素進(jìn)行了總結(jié)，其一，檔案材料內(nèi)容不豐富，無法做好切合實際的記錄，難以滿足《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中的需要，不能準(zhǔn)確的體現(xiàn)員工的德才情況和個人經(jīng)歷等。其二，檔案材料所用紙張質(zhì)量不合格，字跡書寫不規(guī)范，很多企業(yè)在對員工的相關(guān)信息進(jìn)行入檔記錄時，都難以對細(xì)節(jié)之處進(jìn)行把控，比如，材料規(guī)格的大小、用筆質(zhì)量等，致使檔案材料不利于存儲，最終難以高效的應(yīng)用。

2企業(yè)人事檔案管理方式的探究

經(jīng)過筆者上述的分析和探究以后，發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作的落實，需要從多個角度著手，使管理行為更為規(guī)范和秩序，如若仍舊應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，將難以滿足時代的發(fā)展需求，也不能符合企業(yè)的運作需要，故此，一定要對人事檔案管理模式進(jìn)行更新和改革，從思維意識上提升檔案管理人員的認(rèn)知力，最終提高企業(yè)檔案管理效率。

（一）對人事檔案的功能性重新認(rèn)知

人事檔案的存儲過程要著重把控，和其他的檔案管理工作具有相同性，最終的目的都是為了更好的服務(wù)企業(yè)，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程提供高質(zhì)量的服務(wù)，值得一提的是，企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中，所包含內(nèi)容較多，其中的人才管理以及人才選拔都是重點因素，故此，企業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)，一定要重視人事檔案管理工作，對人才的成長歷程進(jìn)行精準(zhǔn)的、合理的記錄，并將這些信息數(shù)據(jù)等進(jìn)行匯總，最終作為用才、識才以及選才的根本。人事檔案管理工作的開展環(huán)節(jié)，需要結(jié)合內(nèi)部人員的實際表現(xiàn)，從各個環(huán)節(jié)搜集和整理資料，為日后的人才管理工作提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。

（二）對人事檔案管理機制進(jìn)行改革

傳統(tǒng)的檔案管理體系之中，并未能將人事檔案融入其中，這就導(dǎo)致檔案管理過程較為繁雜，無法系統(tǒng)化的對各類檔案資料進(jìn)行管理，也不能從側(cè)面的角度，對員工的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)以及政治素養(yǎng)等的成長和變化予以記錄，對企業(yè)內(nèi)部人事管理工作來講極其不利，這時的人事檔案管理工作，不具備系統(tǒng)化。

故此，應(yīng)對人事檔案進(jìn)行改革和更新，可將人事檔案管理部門、文書檔案管理部門和科技檔案管理部門進(jìn)行合并，實施統(tǒng)一化的管理，體現(xiàn)出管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并可對人事檔案的內(nèi)容予以拓展。

（三）使檔案材料內(nèi)容更為完整、齊全

企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理過程中的信息搜集渠道應(yīng)體現(xiàn)出多元化的特征，不可僅僅將人事部門管理活動中的材料作為最終資料，而是要借助其他管理部門之手，進(jìn)行有效的、及時的溝通和協(xié)調(diào)，對企業(yè)內(nèi)部員工的各類資料予以搜集，相應(yīng)的拓寬信息渠道，使最終的檔案管理途徑更為豐富，人事檔案管理的資料信息也更為精準(zhǔn)，對各類社會實踐活動信息精簡的記錄，全方位的反映企業(yè)職工的面貌。

（四）使企業(yè)人事檔案管理工作更具網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的特色

當(dāng)前是二十一世紀(jì)，也是信息化飛速發(fā)展的時代，各行各業(yè)的運作發(fā)展過程中，都意識到了滲透信息化理念的重要性，而企業(yè)的檔案管理工作同樣如此，越來越多的企業(yè)人事檔案管理人員，發(fā)現(xiàn)引入信息化手段的必要性，可以極大的提高企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作效率。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，內(nèi)部職工的信息管理容易出現(xiàn)各類問題，加之管理形式較為多樣，其中涵蓋著個人單位表現(xiàn)、戶籍管理信息以及文憑學(xué)歷管理等等，這些都是企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作中的主要內(nèi)容，這一過程中，難免會出現(xiàn)信息交叉或是重復(fù)等問題，這時，就應(yīng)對這些重復(fù)的信息資料進(jìn)行融合，逐步達(dá)到人事檔案管理模式優(yōu)化的目的，可以充分借助信息技術(shù)手段的作用，為企業(yè)人事檔案管理工作的落實提供物質(zhì)條件基礎(chǔ)，體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的特色，這也是未來企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展方向，只有緊握這一發(fā)展趨勢，實現(xiàn)人事檔案的綜合開發(fā)，方可為企業(yè)的長遠(yuǎn)化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前的時代發(fā)展背景下，各行各業(yè)的企業(yè)運作環(huán)節(jié)，都會面臨著許多的阻礙性問題，這些問題若未能得到妥善解決，將會一定程度的給企業(yè)發(fā)展帶來制約性作用，甚至難以在競爭壓力如此巨大的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下長遠(yuǎn)的立足，故此，筆者建議企業(yè)發(fā)展過程中，應(yīng)協(xié)調(diào)好內(nèi)部管理的矛盾問題，其中的人事檔案管理環(huán)節(jié)就是典型代表，基于階段性下的企業(yè)人事檔案管理工作，筆者認(rèn)為可強化檔案管理人員的職責(zé)意識，同時要求他們具備創(chuàng)新式的思維，對于檔案管理工作具有新的認(rèn)知，并在工作實踐中完善管理機制，加強資金引入力度，將信息技術(shù)管理理念滲透到管理工作中，提高企業(yè)人事檔案管理水平。endprint