新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理改革探究

孫鵬

摘 要：隨著時(shí)代和社會(huì)的快速發(fā)展，教育改革也進(jìn)入了新的發(fā)展階段，同時(shí)高校的改革措施也得到了落實(shí)，高校學(xué)生檔案管理工作也有了一定的改善。高校的學(xué)生檔案主要是記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況以及重要的生活內(nèi)容，所以在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，一定要保證學(xué)生檔案的完整性。隨著教育制度的改革，高校的學(xué)生數(shù)量也隨之增加，這種情況給各個(gè)高校的檔案管理工作帶來(lái)了非常大的難度。本文主要是對(duì)新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理改革進(jìn)行探究，從而使得高校學(xué)生檔案管理工作更加完善。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 高校 學(xué)生檔案管理

中圖分類號(hào)：G645 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）10（b）-0122-02

對(duì)于廣大高校的學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)生檔案是一份非常重要的資料。在各個(gè)高校都存放著大量的學(xué)生檔案，當(dāng)學(xué)生檔案在記錄學(xué)生學(xué)習(xí)情況以及重要的生活內(nèi)容時(shí)，通常保留的都是各種材料的原件以及諸多的歷史證件。在學(xué)生就業(yè)時(shí)，各個(gè)企業(yè)的人力資源為實(shí)現(xiàn)有效的開(kāi)發(fā)，都需要參考學(xué)生檔案信息。由此可見(jiàn)，學(xué)生檔案從性質(zhì)上來(lái)說(shuō)，它的使用價(jià)值非常高，同時(shí)也反映了高校的教學(xué)狀況。

1 新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 學(xué)生檔案信息不完善

目前，對(duì)于學(xué)生檔案，高校并沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)有效的管理。在檔案信息管理過(guò)程中，高校僅僅是對(duì)材料進(jìn)行了歸類、保存。從材料歸類方面來(lái)看，主要有三方面的內(nèi)容：第一，學(xué)生政治表現(xiàn)方面，如學(xué)生的入團(tuán)材料、黨申請(qǐng)書、政審時(shí)需要的相關(guān)材料、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生的畢業(yè)鑒定等諸多方面的內(nèi)容；第二，學(xué)籍方面的材料，如學(xué)生的高考成績(jī)，獲取獎(jiǎng)學(xué)金時(shí)需要的證明，大學(xué)期間歷年學(xué)習(xí)成績(jī)單，學(xué)位、學(xué)歷證明等；第三，學(xué)生身體狀況材料，如學(xué)生入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表等。

1.2 學(xué)生檔案管理手段落后

目前，由于高校的檔案管理手段比較落后，所以對(duì)于學(xué)生檔案，高校難以真正的實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的管理，管理方法還停留在紙質(zhì)管理階段，主要采用的方式仍然是手工方式。隨著教育制度的改革，高校的學(xué)生數(shù)量也隨之增加，這種情況給高校的檔案管理工作帶來(lái)了非常大的難度。如果不改變檔案管理的方式，只會(huì)浪費(fèi)更多的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

1.3 學(xué)生檔案利用率低

在學(xué)生入學(xué)后，學(xué)生的檔案就會(huì)被存放在學(xué)校的某一部門中，教師很少能通過(guò)學(xué)生的檔案來(lái)了解學(xué)生，從而對(duì)學(xué)生進(jìn)行因材施教以及選拔任用班干部。由于高校的教學(xué)管理改革很少把學(xué)生檔案作為參考，所以學(xué)生在校期間，學(xué)生的檔案并沒(méi)有被有效的利用。在雙向選擇就業(yè)時(shí)，學(xué)生檔案沒(méi)有發(fā)揮畢業(yè)“推薦表”的作用。一方面，學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整，不能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁﹨⒖?；另一方面，落后的查詢方式，使得用人單位因?yàn)樾实?，從而放棄這種需求。總之，學(xué)生的檔案利用率很低，并沒(méi)有發(fā)揮重要的作用。

1.4 學(xué)生檔案管理制度不規(guī)范

許多高校對(duì)檔案管理一直都不是很重視，在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，相關(guān)的制度并不完善、規(guī)范化、科學(xué)化，學(xué)生檔案難以實(shí)現(xiàn)有效的管理。在學(xué)生檔案管理實(shí)施的階段，主要是由某個(gè)部門全權(quán)負(fù)責(zé)，比如學(xué)生處全部負(fù)責(zé)，人事處和其他部門就概不負(fù)責(zé)。在學(xué)生入學(xué)后，對(duì)于自己的檔案無(wú)法充分整理、落實(shí)到位，材料就會(huì)出現(xiàn)積壓等不良現(xiàn)象。

2 新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理改革的策略

2.1 完善學(xué)生檔案信息

學(xué)生檔案歸檔范圍實(shí)行了幾十年，在很大程度上即不能為用人單位提供學(xué)生檔案信息，又不能反映學(xué)生的發(fā)展全貌。因此，無(wú)論是在利用價(jià)值方面，還是在歷史真實(shí)性方面都已經(jīng)不再適用。在當(dāng)今強(qiáng)化素質(zhì)教育的背景下，高校應(yīng)該根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的特點(diǎn)，修改學(xué)生檔案歸檔范圍，通過(guò)檔案的材料來(lái)反映學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的特征，最大限度地為用人單位提供參考，使學(xué)生在就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中更加順利地走向工作崗位。高校要想完善學(xué)生的檔案信息，可以增加以下3個(gè)內(nèi)容：第一，增加學(xué)生信用檔案。誠(chéng)實(shí)守信即是中華民族的傳統(tǒng)美德，又是個(gè)人發(fā)展的重要品德，同時(shí)也是用人單位的基本要求。信用檔案是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的資本，其主要形成的方式是積累學(xué)生在校期間誠(chéng)實(shí)守信方面的材料，以此來(lái)準(zhǔn)確地反映學(xué)生的品行情況、信用行為。第二，注意關(guān)注學(xué)生的能力。檔案材料既要關(guān)注學(xué)生的成績(jī)，又要發(fā)現(xiàn)學(xué)生各方面的潛能，特別是學(xué)生的實(shí)踐能力與創(chuàng)新能力，同時(shí)高校應(yīng)特別注意收集、反映學(xué)生成長(zhǎng)進(jìn)步的相關(guān)材料，如學(xué)生的榮譽(yù)證書、個(gè)人作品、資格證書等。第三，建立學(xué)生心理檔案來(lái)反映學(xué)生的心理狀況。近年來(lái)，隨著高校對(duì)學(xué)生心理健康的教育以及對(duì)學(xué)生心理健康狀況的跟蹤、調(diào)查。在這個(gè)過(guò)程中，形成了大量的關(guān)于學(xué)生心理素質(zhì)的材料，高校應(yīng)該對(duì)這些材料進(jìn)行收集、整理，形成學(xué)生心理檔案。從學(xué)校教育管理方面來(lái)看，通過(guò)心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析出學(xué)生的個(gè)性特征，從而及時(shí)的對(duì)學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的心理疏導(dǎo)，促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)。從用人單位選拔人才方面來(lái)看，用人單位可以通過(guò)心理檔案來(lái)了解學(xué)生的心理健康狀況，選擇最適合單位的人才。因此，高校應(yīng)特別注意收集、利用心理檔案這一重要的信息資源。只有增加了這3個(gè)內(nèi)容，才能更好地為用人單位提供完整的學(xué)生檔案信息，幫助學(xué)生在就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中順利地找到心儀的工作。

2.2 朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)被廣泛應(yīng)用，無(wú)論是高校的錄取，還是學(xué)生畢業(yè)，網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用，這為學(xué)生電子檔案的形成和推廣奠定了基礎(chǔ)。為了落實(shí)檔案管理，計(jì)算機(jī)需要擔(dān)當(dāng)核心作用，在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行分類歸檔時(shí)，需要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。現(xiàn)階段，各大高校開(kāi)始逐漸普及應(yīng)用校園網(wǎng)絡(luò)，學(xué)生檔案也逐步的實(shí)現(xiàn)了科學(xué)管理。由于學(xué)生電子檔案的普及推廣，所以信息數(shù)據(jù)得到有效的構(gòu)建。同時(shí)在檢索過(guò)程中，慢慢地朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，節(jié)省了一定的人力物力資源，提高了工作效率。

2.3 提高學(xué)生檔案利用率

著名的檔案學(xué)家吳?？翟f(shuō)過(guò)“檔案必須利用，通過(guò)利用發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)，并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科學(xué)等方面緊密的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值”。由此可見(jiàn)檔案室是學(xué)生檔案信息的收集與傳播機(jī)構(gòu)，最終的目的就是將學(xué)生檔案信息提供給用人單位，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。高校的檔案工作人員需要根據(jù)當(dāng)前教育發(fā)展的新形勢(shì)，以為學(xué)生服務(wù)為根本宗旨，認(rèn)真、細(xì)致地研究學(xué)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，最大限度地發(fā)揮學(xué)生檔案信息資源的價(jià)值。

2.4 規(guī)范學(xué)生檔案管理制度

高校要想保證檔案信息的完整和準(zhǔn)確，應(yīng)該根據(jù)檔案形成的特點(diǎn)，建立一套完善、規(guī)范的檔案管理制度。首先，高校必須明確學(xué)生檔案管理的主管部門，劃分出相關(guān)部門的職責(zé)范圍，使其做到分工明確，各盡其責(zé)。其次，對(duì)材料的歸檔時(shí)間要做出明確的規(guī)定，只有這樣才能及時(shí)地進(jìn)行歸檔，使檔案材料更加的齊全、連貫，這樣即能減輕集中整理檔案的工作量，又能使檔案及時(shí)的反映出學(xué)生發(fā)展的新情況，最大限度地保證了檔案信息的完整性和最新性。最后，形成了統(tǒng)一的存檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案的接收、存放、管理、傳遞提出了較為嚴(yán)格的要求，確保學(xué)生檔案材料真實(shí)、安全。

3 結(jié)語(yǔ)

高校的檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，即能夠?qū)W(xué)生的在校情況做出完整的記錄，又能充分保障學(xué)生檔案信息的收集、歸檔等環(huán)節(jié)的管理。所以，要想幫助學(xué)生在激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中順利地走向工作崗位，各個(gè)高校就必須要完善學(xué)生檔案信息，朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，提高學(xué)生檔案利用率，規(guī)范學(xué)生檔案管理制度，只有這樣才能更好地為用人單位提供學(xué)生的檔案信息，從而幫助學(xué)生找到心儀的工作。

參考文獻(xiàn)

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