大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理研究

潘虹

[摘 要]近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用場(chǎng)景的拓展，高校的檔案管理越來(lái)越多地以電子化形式開(kāi)展。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子化的管理方式能更好地利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理工作效率，進(jìn)一步優(yōu)化高校管理，服務(wù)廣大師生。但由于技術(shù)以及相關(guān)人才培養(yǎng)等方面的現(xiàn)實(shí)原因，當(dāng)前高校檔案電子化管理工作還面臨一些困境，需要在未來(lái)有針對(duì)性地加以解決。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)環(huán)境；高校檔案；電子化管理；信息技術(shù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.092

[中圖分類號(hào)]G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

高校檔案包括了教學(xué)、行政、學(xué)生管理、科研等多方面的信息，肩負(fù)重要的使命和責(zé)任，是高校人才培養(yǎng)與日常管理的重要工具，是上級(jí)部門(mén)進(jìn)行人才考察、選拔和任用的關(guān)鍵依據(jù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，越來(lái)越多的高校開(kāi)始加強(qiáng)檔案的電子化、信息化管理，不僅方便了檔案的儲(chǔ)存和調(diào)閱，更節(jié)約了人力資源成本和時(shí)間成本，提高了相關(guān)工作的效率，更好地服務(wù)于高校人才培養(yǎng)和教育事業(yè)發(fā)展的大局。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要進(jìn)一步采取措施，加強(qiáng)高校檔案電子化管理工作。

1 高校檔案電子化管理的原則

1.1 合法性原則

高校檔案管理，無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理，還是現(xiàn)代化的電子式管理，都應(yīng)當(dāng)遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和高校檔案管理制度規(guī)定的相關(guān)要求。另外，對(duì)檔案電子化管理，還應(yīng)當(dāng)遵守一系列技術(shù)規(guī)范，包括《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38）和《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47）等。

1.2 效益性原則

高校要充分衡量檔案電子化管理的成本和效益，以合規(guī)和需求導(dǎo)向?yàn)樵瓌t，適當(dāng)考慮經(jīng)濟(jì)成本，確保檔案電子化管理能夠在高校自身財(cái)力、人力、物力可承受的范圍內(nèi)，并優(yōu)化管理方法和技術(shù)操作，適當(dāng)降低成本取得最大效益。

1.3 真實(shí)性原則

真實(shí)是檔案管理的生命線，檔案的價(jià)值即在于真實(shí)性，如果檔案所載信息失真，檔案價(jià)值就無(wú)從談起，檔案管理工作就喪失了存在的意義。因此在實(shí)際工作中，一是要確保原始信息的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確，不能有虛假陳述、重大誤導(dǎo)和遺漏，二是在紙質(zhì)版檔案電子化的過(guò)程中，要確保信息完整，不能被人為選擇性遺漏。

1.4 可用性原則

除了人事檔案外，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息檔案也是高校檔案電子化管理的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段，高校基本已經(jīng)普及了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，會(huì)計(jì)信息本身就已經(jīng)以電子化形式存在，但由于會(huì)計(jì)系統(tǒng)和高校檔案系統(tǒng)之間存在技術(shù)上的不一致，甚至是不兼容，因此有可能導(dǎo)致部分高校會(huì)計(jì)信息無(wú)法錄入，或在不同的系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換過(guò)程中造成數(shù)據(jù)偏誤，影響檔案信息的可用性。

1.5 安全性原則

電子化檔案的安全性是高校檔案管理工作需要著重考慮的又一方面。與傳統(tǒng)的防范檔案物理毀損不同，電子化檔案的安全性主要建立在系統(tǒng)整體安全運(yùn)作的基礎(chǔ)上，既要防范電腦系統(tǒng)本身的bug，又要防范黑客入侵，盜取檔案信息。因此，電子化檔案管理提出了新的不同要求，需要高校管理者在實(shí)際工作中著重考慮。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息電子化不足

大數(shù)據(jù)是建立在信息電子化的基礎(chǔ)上的，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)高校檔案管理的基礎(chǔ)和前提是檔案信息的電子化。從實(shí)踐上來(lái)看，很多檔案與教學(xué)研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)操作類似，在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中存在現(xiàn)實(shí)的阻礙。同時(shí)，高校已有的檔案存量大，將這些海量信息轉(zhuǎn)化為電子信息，需要大量人手和時(shí)間，而當(dāng)前高校檔案管理人員數(shù)量少，沒(méi)有足夠的時(shí)間和能力來(lái)實(shí)現(xiàn)電子化錄入。因此，造成當(dāng)前高校檔案信息電子化不足，達(dá)不到大數(shù)據(jù)的要求。

2.2 電子化檔案未能有效整合

高校檔案電子化管理，是順應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，而大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)和模板就是檔案信息的有效整合。所謂有效整合，就是將檔案的電子化數(shù)據(jù)按照大數(shù)據(jù)技術(shù)要求的方式進(jìn)行歸類，從而可以為大數(shù)據(jù)技術(shù)所用。但現(xiàn)階段，由于高校檔案管理工作人員普遍對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用缺乏必要的技能掌握，人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后，因此對(duì)檔案的電子化信息整合缺乏必要的能力，在信息整合方面往往達(dá)不到大數(shù)據(jù)技術(shù)的要求，從而不利于開(kāi)展檔案電子管理工作。

2.3 信息安全性存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

雖然高校已經(jīng)采取必要的措施和手段來(lái)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性，特別是不少高校都有本校的信息防護(hù)安全網(wǎng)，能夠在一定程度上加強(qiáng)對(duì)電子信息的安全性保障。但由于信息網(wǎng)絡(luò)和電子化系統(tǒng)存在固有的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此即便有相對(duì)完善的信息安全保障體系，也無(wú)法確保電子檔案的絕對(duì)安全。另外，部分工作人員對(duì)電子信息的安全性重視程度不夠，不按照規(guī)定的章程和工作流程操作系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)安全防護(hù)水平下降，甚至出現(xiàn)資料泄露的情況，對(duì)高校和師生的切身利益造成較大的負(fù)面影響。這一點(diǎn)是當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校電子檔案管理工作中存在的又一個(gè)重要問(wèn)題。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強(qiáng)高校檔案電子化管理的建議

3.1 重視人才隊(duì)伍建設(shè)

目前，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案電子化管理工作存在的問(wèn)題，歸根結(jié)底是缺乏足夠的人才，特別是一線技術(shù)人員。由于我國(guó)信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平不高，特別是人才培養(yǎng)的數(shù)量未能滿足社會(huì)的需求，因此人才缺口問(wèn)題在高校檔案電子化管理的過(guò)程中也有所體現(xiàn)，具體導(dǎo)致了前文提到的檔案信息電子化不足、電子化檔案未能有效整合以及缺乏足夠的技術(shù)人員維護(hù)信息系統(tǒng)，導(dǎo)致信息安全性存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

重視人才隊(duì)伍建設(shè)要做好以下工作。一是要加強(qiáng)人才培養(yǎng)。高校要加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)的人才，對(duì)一些學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)異、動(dòng)手操作能力強(qiáng)、未來(lái)有志于從事高校檔案電子化管理工作的學(xué)生進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)，在其畢業(yè)時(shí)可以優(yōu)先通過(guò)人才引進(jìn)計(jì)劃，聘請(qǐng)為高校檔案電子化管理工作人員。二是可以從校外招聘一些技術(shù)能力過(guò)硬的技術(shù)人員到高校檔案電子化管理的崗位上任職，以服務(wù)高校檔案電子化管理工作。三是要加強(qiáng)現(xiàn)有員工的職業(yè)技能培訓(xùn)，幫助員工提高職業(yè)技能水平，提高履職能力，以更好地勝任高校檔案電子化管理工作。

3.2 加快檔案電子化建設(shè)

現(xiàn)階段，高校管理者要擁有主動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的理念，提高利用大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助檔案電子化管理的積極性和主動(dòng)性。從實(shí)踐層面上，高校檔案管理者要加快現(xiàn)有存量檔案的電子化轉(zhuǎn)換工作，盡快把現(xiàn)有紙質(zhì)版檔案信息輸入信息系統(tǒng)，轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)；還要建立并維護(hù)好現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，解決好信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，盡快讓信息系統(tǒng)在電子化檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。此外，加快檔案電子化建設(shè)，還要建立必要的制度，從現(xiàn)有的檔案管理工作開(kāi)始，用電子化管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，逐漸適應(yīng)大數(shù)據(jù)的要求，從無(wú)到有、從少到多，實(shí)現(xiàn)檔案電子化建設(shè)。

以高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理為例，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證都是紙質(zhì)版，憑證多，內(nèi)容雜，保存起來(lái)難度大，會(huì)占用較大的空間。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前國(guó)家也推行了電子發(fā)票、電子合同和電子憑證，很多會(huì)計(jì)憑證都在電腦上自動(dòng)生成，無(wú)須轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版。高校檔案管理工作也要順應(yīng)這一技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)計(jì)信息適當(dāng)采用電子憑證和電子數(shù)據(jù)，再加強(qiáng)信息的整合，以妥善方式保存，更好地落實(shí)檔案電子化管理的要求。

3.3 優(yōu)化檔案電子化管理方法

在優(yōu)化檔案電子化管理方法時(shí)，要注重電子檔案格式的標(biāo)準(zhǔn)化。例如，高校在簽訂經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)合同時(shí)，可以采用范式合同文本，合同之間僅有少量信息不同，而不同的信息就作為不同信息的識(shí)別特征，如合同對(duì)方、合同金額、合同內(nèi)容等。檔案標(biāo)準(zhǔn)化有利于提高檔案管理的效率，更方便查找對(duì)應(yīng)的信息，進(jìn)一步提高電子化管理水平。

高校可以考慮檔案資源電子化目錄超鏈接到檔案的方法，即先將電子信息進(jìn)行適當(dāng)分類，整理成方便使用者查詢和檢索的目錄信息，然后將目錄和檔案內(nèi)容進(jìn)行超鏈接關(guān)聯(lián)。超鏈接關(guān)聯(lián)的管理方式，是站在使用者的角度進(jìn)行管理，只要使用者提供檔案的一部分信息，就可以直接鏈接到檔案信息，大大提高了檔案搜索和管理的效率，進(jìn)一步發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案電子化管理的效果和水平。

3.4 加強(qiáng)電子檔案信息共享

高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案信息的內(nèi)部共享，讓檔案信息在可允許的范圍內(nèi)“動(dòng)起來(lái)”，提高信息的流動(dòng)性，提高使用效率。電子檔案信息不僅是單個(gè)數(shù)據(jù)，更應(yīng)該能夠在高校管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。不同部門(mén)、院系的管理人員都能夠通過(guò)登錄電子檔案信息管理系統(tǒng)獲取整個(gè)學(xué)校內(nèi)的電子檔案信息，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源服務(wù)的整體化，提供“一站式”的信息資源服務(wù)。同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)“走出去”，積極向兄弟高校，特別是在檔案電子化管理上走在前面的高校學(xué)習(xí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)其先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，適當(dāng)借鑒其模式，從而帶動(dòng)本校相關(guān)工作的發(fā)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案電子化管理迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。高校檔案電子化管理包括5大原則，即合法性、效益性、真實(shí)性、可用性和安全性原則。目前，我國(guó)高校相關(guān)工作存在一定的困境，包括檔案信息電子化不足、電子化檔案未能有效整合以及信息安全性存在一定的風(fēng)險(xiǎn)等，需要在未來(lái)通過(guò)重視人才隊(duì)伍建設(shè)、加快檔案電子化建設(shè)、優(yōu)化檔案電子化管理方法、加強(qiáng)電子檔案信息共享等途徑，進(jìn)一步提高檔案電子化管理工作的質(zhì)量和水平，以更好地為高校管理和自身發(fā)展服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

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