淺析如何做好高校教學(xué)檔案工作

謝曉光

摘要：教學(xué)檔案是學(xué)院檔案的重要組成部分。是高等院校從事教學(xué)、科研和管理的歷史記錄，隨著我國高職院校教學(xué)水平的不斷提高，學(xué)院對教學(xué)檔案的要求也越來越高。文章闡述了教學(xué)檔案的作用、特點(diǎn)、以及教學(xué)檔案存在的問題與解決措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案；重要性；特點(diǎn)；問題

一、教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案真實(shí)的記載著教師的教學(xué)工作的內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)途徑和教學(xué)效果，其表現(xiàn)形式有文字材料、聲像、照片等多種形式，是衡量一個(gè)學(xué)院教學(xué)水平的標(biāo)志，是指揮教學(xué)、促進(jìn)教學(xué)、發(fā)展教育事業(yè)的依據(jù)，同時(shí)也是日后進(jìn)行教學(xué)、科研的參考。因此，教學(xué)檔案的收集者一定要做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。只有這樣才能全面真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)學(xué)院的教學(xué)活動(dòng)，其重要性表現(xiàn)如下：

（一）教學(xué)檔案是開展教學(xué)工作的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是對過去教學(xué)工作的總結(jié)，為新一輪教學(xué)工作的開展提供了真實(shí)的原始依據(jù)。教學(xué)工作能否得以順利開展必須以教學(xué)檔案的準(zhǔn)確完整為依托，任課教師必須根據(jù)教學(xué)大綱的要求制定當(dāng)前學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃并做好課堂記錄。因此，完整、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)更新的教學(xué)檔案，才能保正教學(xué)工作的順利開展。

（二）教學(xué)檔案是檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)

教學(xué)檔案提供的是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理方面的信息，可以對學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃的完成情況、科研成果、課程設(shè)置、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績等內(nèi)容進(jìn)行橫向、縱向的分析，從而評估出教學(xué)工作的進(jìn)展情況，教學(xué)檔案是檢驗(yàn)教學(xué)工作的標(biāo)桿，管理好教學(xué)檔案對教學(xué)工作至關(guān)重要，它是檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量最原始的依據(jù)。

（三）教學(xué)檔案是教學(xué)改革的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過程中形成的，具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、真實(shí)性等特點(diǎn)。它歸納總結(jié)了教學(xué)活動(dòng)每個(gè)階段的工作內(nèi)容和取得的成果，為教學(xué)研究提供了豐富的信息，同時(shí)又反映出教學(xué)工作的規(guī)律，為教學(xué)改革提供重要的依據(jù)。

二、高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

（一）教學(xué)檔案具多樣性

教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，這就決定了教學(xué)檔案的收集形式多樣。除教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大納、教材、學(xué)生的試卷分析表等是以紙質(zhì)的形式表現(xiàn)外，還有聲像、錄音、幻燈片、課件、視頻等記錄材料。 這些表現(xiàn)形式更能準(zhǔn)確、真實(shí)的記載教學(xué)活動(dòng)，有利于日后更好的為教學(xué)服務(wù)。

（二）教學(xué)檔案具有真實(shí)性

教學(xué)檔案來源于教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理，它是直接評價(jià)教師教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生學(xué)習(xí)過程情況的最真實(shí)的依據(jù)。教學(xué)檔案人員只有準(zhǔn)確真實(shí)的收集和整理教學(xué)資料，才能成為教師教學(xué)活動(dòng)研究、評優(yōu)的依據(jù)；學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案是學(xué)生進(jìn)入社會(huì)后個(gè)人資料的重要組成部分，檔案人員收集學(xué)生檔案的時(shí)候，必須要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，它是學(xué)生畢業(yè)離校后跨入社會(huì)尋找工作單位重要的依據(jù)。

（三）教學(xué)檔案具有系統(tǒng)性

教學(xué)工作的開展是一個(gè)系統(tǒng)的流程，教學(xué)檔案也必然體現(xiàn)出其系統(tǒng)性的突出特征。教學(xué)檔案是以學(xué)期、學(xué)年、學(xué)制為周期。學(xué)生方面的教學(xué)檔案，每一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校，都有一套完整的檔案材料，記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲情況、在校的表現(xiàn)情況等。教師的教學(xué)當(dāng)檔案，記載了教師的上課情況、教學(xué)情況、獎(jiǎng)懲情況等。在年度的劃分上，主要是按照教學(xué)年度來收集檔案材料，以培養(yǎng)一屆學(xué)生作為一個(gè)教學(xué)周期?？傊?，無論是教師的教學(xué)材料，還是學(xué)生的學(xué)習(xí)材料都是教學(xué)檔案系統(tǒng)性的體現(xiàn)。

（四）教學(xué)檔案具有服務(wù)性

教學(xué)檔案不僅記錄了教師教學(xué)活動(dòng)的全部過程，同時(shí)教學(xué)活動(dòng)管理和實(shí)施也包括其中。教學(xué)檔案的建立對改進(jìn)教學(xué)和推廣教學(xué)具有重要的意義，同時(shí)對教師的科研具有促進(jìn)作用。它的建立可以隨時(shí)滿足社會(huì)各界對高校畢業(yè)生在校情況的了解，為高校畢業(yè)生以后職務(wù)提升、職稱評定提供依據(jù)。

三、高職院校教學(xué)檔案管理存在的主要問題與解決措施

（一）檔案管理人員的素質(zhì)問題

根據(jù)了解，目前大多數(shù)高職院校對教學(xué)檔案管理不夠重視，管理人員多數(shù)都是兼職人員擔(dān)任，他們只是簡單的收集資料，而資料的完整性和真實(shí)性難以保證。主要表現(xiàn)在：檔案管理人員對檔案工作的責(zé)任心不強(qiáng)，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，缺乏長遠(yuǎn)計(jì)劃和打算；工作缺乏熱情，效率不高，不鉆研不學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，認(rèn)為下功夫?qū)W好了業(yè)務(wù)也該換崗位了；對所保管管理的文件材料不熟悉，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握，缺乏檔案管理的連續(xù)性、銜接性。

解決辦法：聘用專業(yè)的檔案管理人員、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、開闊檔案管理人員視野，鼓勵(lì)他們積極參加學(xué)術(shù)交流研究會(huì)、實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。

（二）管理人員缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理雜亂

檔案人員管理檔案比較隨意，文件材料雜亂。表現(xiàn)在：一方面檔案時(shí)間不按規(guī)定編排，學(xué)生檔案有些按入學(xué)年度編排，有些按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有些按畢業(yè)年度編排。另一方面是檔案案卷質(zhì)量不符合要求，表現(xiàn)在組卷不夠合理，沒有按學(xué)校、系部、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。

解決辦法：做好材料收集，規(guī)范檔案管理。一是要明確教學(xué)檔案建設(shè)內(nèi)容，制定檔案建設(shè)目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，明確教學(xué)檔案材料歸檔要求。二是不定期的抽查，確定不同的檢查重點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)解決。三是科學(xué)有效的裝訂文檔，提交的材料與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要一致。

（三）檔案管理規(guī)章制度不健全

目前，高職院校的教學(xué)檔案管理沒有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化、詳細(xì)化和符合實(shí)際的規(guī)章制度，各院校還用各自的老辦法、老習(xí)慣和老傳統(tǒng)，也可以說缺乏統(tǒng)一國標(biāo)，各院校收集整理的材料不盡相同，也不齊全，造成歸檔整理、保管保密、信息利用和保管期限等不科學(xué)、不規(guī)范。

解決辦法：建立健全歸檔制度，確保教學(xué)檔案的完整性與安全性。

總之，教學(xué)檔案對高職的發(fā)展起著重要的作用，它是高職院校辦學(xué)的重要參考，也是高職院校辦學(xué)的靈魂，要收集和管理好教學(xué)檔案，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓他們充分認(rèn)識到教學(xué)檔案在高職院校辦學(xué)中的重要意義，從而不斷的更新管理理念，讓教學(xué)檔案真正成為高職院校教育教學(xué)工作中的得力助手，為高職的教育教學(xué)服務(wù)。

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