探究機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)及解決對(duì)策

李萌

摘 要：推動(dòng)檔案管理是基于檔案管理、內(nèi)控改革的內(nèi)在需求，凸顯了檔案管理的重要價(jià)值。檔案管理作為單位、企業(yè)重要組成部分，對(duì)各項(xiàng)工作的開展具有重要影響。尤其是信息時(shí)代下，檔案管理工作怎樣與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展成為工作難點(diǎn)，關(guān)乎著檔案管理效果與內(nèi)部管理。因此，做好檔案管理，制定有效管理方法成為重要研究課題。對(duì)此，筆者以機(jī)關(guān)事業(yè)單位為例，對(duì)檔案管理工作難點(diǎn)展開分析并提出解決方法，為單位檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；工作難點(diǎn)；解決對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）21-0247-02

社會(huì)建設(shè)發(fā)展中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革逐漸深化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位是國(guó)家公共權(quán)力的行駛者與公共事務(wù)的管理者，加強(qiáng)檔案管理可以為錄用公職人員并執(zhí)行公共管理權(quán)力創(chuàng)造便利條件[1]。而檔案管理則是記錄單位每個(gè)人個(gè)人狀況、工作等重要信息，為人才選拔提供借鑒。但是，根據(jù)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效果看，在諸多方面存在較大不足，有待進(jìn)一步完善。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要作用

檔案管理有著時(shí)間跨度大、數(shù)據(jù)信息龐大、技術(shù)要求高的特點(diǎn)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作重要內(nèi)容。現(xiàn)代化發(fā)展為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供了新的發(fā)展路徑，推動(dòng)了檔案管理工作，為檔案管理創(chuàng)新、推進(jìn)創(chuàng)造了條件[2]?，F(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極主動(dòng)投入到檔案管理中，有效提升了檔案管理效率。

1.1 為工作考核提供借鑒

單位檔案管理并非一朝一夕就能夠完成的，而是伴隨著單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展而不斷延長(zhǎng)，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持下去。因此，全面的檔案信息有助于為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作開展提供決策。第一，檔案資料整那個(gè)記錄著單位工作人員個(gè)人信息及企業(yè)狀態(tài)，有助于推動(dòng)單位改革創(chuàng)新。第二，檔案材料作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的產(chǎn)物，一些人員的簽字、批示等能夠作為憑證，便于機(jī)關(guān)考察。例如：事業(yè)單位業(yè)想要立足于實(shí)際業(yè)務(wù)開展中，通過(guò)查找往年檔案進(jìn)行信息資源整合，尋找單位內(nèi)部業(yè)務(wù)開展規(guī)律、經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合這一參考制定有效方法[3]。在一定程度上為單位決策提供借鑒進(jìn)而確保單位業(yè)務(wù)開展的順利進(jìn)行，提高單位服務(wù)效率。反之，如果單位檔案信息不完善或是未參考檔案信息，則容易造成業(yè)務(wù)計(jì)劃開展不當(dāng)、管理形式不當(dāng)，增加單位效益損失危險(xiǎn)性。并且經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明：在單位以往業(yè)務(wù)開展中會(huì)產(chǎn)生較大利用價(jià)值的檔案信息，其收藏著企業(yè)以往業(yè)務(wù)開展經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)正確決策具有重要影響。第三，由于單位工作內(nèi)容繁雜，只有通過(guò)系統(tǒng)的檔案管理才能對(duì)單位經(jīng)營(yíng)狀況、取得成果等歸檔、統(tǒng)一整合，有效的反映單位狀態(tài)[4]。由此不難看出，檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要內(nèi)容，應(yīng)給予高度重視，保證檔案管理有效進(jìn)行。

1.2 檔案管理有助于推動(dòng)單位內(nèi)控管理

第一，檔案管理融入先進(jìn)技術(shù)推動(dòng)了檔案管理方法創(chuàng)新，營(yíng)造和諧內(nèi)控管理氛圍，提高內(nèi)部管理效率。第二，為內(nèi)控管理創(chuàng)造條件，為改革工作方法創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)，確保內(nèi)控管理的有效進(jìn)行，結(jié)合檔案資料信息保證內(nèi)控管理有效性[5]。第三，檔案作為宣傳教育核心內(nèi)容有助于推動(dòng)各項(xiàng)工作深化，提高宣傳效果。

1.3 有助于文書材料管理

文書材料管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理核心，加強(qiáng)文書資料管理也是單位重要內(nèi)容。經(jīng)過(guò)文書檔案有助于檔案材料的有效應(yīng)用，提高內(nèi)部管理效果。同時(shí)，文字材料作為佐證條件下，要求文書檔案信息資源成為核心依據(jù)，有助于保證檔案資料精準(zhǔn)性[6]。檔案管理在一定程度上為文書資料管理工作創(chuàng)造條件，保證檔案材料方便、精準(zhǔn)，改善管理?xiàng)l件。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)是今后事業(yè)單位檔案管理流行性趨勢(shì)，并且信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)單位檔案管理產(chǎn)生了較大影響。現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，檔案信息也發(fā)生了改變，從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式逐漸趨向信息化。這樣一來(lái)，當(dāng)查閱某一檔案信息時(shí)就無(wú)需向傳統(tǒng)紙質(zhì)管理一樣翻看、逐一查找，直接在計(jì)算機(jī)上檢索，只需2-5s[7]。這一環(huán)境下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門主動(dòng)結(jié)合信息管理，以數(shù)字、文檔、視頻形式制定完整的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。伴隨著信息技術(shù)的優(yōu)化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，基于檔案管理信息化條件下發(fā)展迅速。對(duì)此，單位應(yīng)給予高度重視，推動(dòng)單位內(nèi)部檔案管理信息深化，與時(shí)俱進(jìn)從而提升管理效果。

檔案管理方法的轉(zhuǎn)變有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)龐大的檔案資料、復(fù)雜的信息，提高了管理效果。同時(shí)，對(duì)于復(fù)雜的培訓(xùn)資料、應(yīng)聘資料、考核材料等加大檔案管理有助于檔案長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案運(yùn)輸困難、儲(chǔ)存要求嚴(yán)格[8]。因此，這對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言也是工作一大難題，而創(chuàng)新管理形式、信息化管理有效解決了這一問(wèn)題使。從案卷級(jí)趨向文件級(jí)發(fā)展，管理體系趨于完善，同時(shí)拉近了各部門長(zhǎng)之間的距離，便于檔案搜集，提升檔案利用率與管理效果。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作難點(diǎn)

根據(jù)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理狀態(tài)看，信息化條件下對(duì)檔案管理造成沖擊，要求改變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式，創(chuàng)新管理方法，提高管理效率。單位想要完全實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新具有一定困難性，例如：管理人員專業(yè)水平、硬件設(shè)施、對(duì)檔案管理缺少重視等，成為檔案管理工作難點(diǎn)。

3.1 檔案管理不到位

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步與改革深化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位都將注意力集中于經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，重視工程建設(shè)及政策制度完善，將檔案管理拋之腦后，單位內(nèi)部缺少對(duì)檔案管理的統(tǒng)一培訓(xùn)、專業(yè)水平提高，使得基層管理人員缺少對(duì)檔案管理的重視。加之，單位內(nèi)部缺少對(duì)檔案管理的重視，未將其作為單位年度管理任務(wù)，缺少檔案工作研究導(dǎo)致檔案管理得不到有效提高。

3.2 管理人員綜合素養(yǎng)有待提高

伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與信息化技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)落后現(xiàn)代檔案管理需求，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)成為當(dāng)務(wù)之急。于是，各單位開始提高硬件技術(shù)、引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)采取信息化檔案管理，但是由于管理人員專業(yè)水平較低使得信息化檔案管理無(wú)法發(fā)揮有效作用。在實(shí)際檔案管理中，一些單位管理人員存在身兼多職現(xiàn)象，無(wú)法集中精力投入檔案管理中，從而降低檔案管理工作效果[9]。此外，管理人員業(yè)務(wù)水平較低也會(huì)影響檔案管理質(zhì)量，計(jì)算機(jī)操作不靈活導(dǎo)致各類檔案資料信息收錄、歸類錯(cuò)誤，反而給檔案管理帶來(lái)麻煩。

3.3 硬件設(shè)施有待提高

由于單位內(nèi)部缺少充足資金投入在檔案管理工作中，進(jìn)而影響檔案管理工作展開。盡管有單位引進(jìn)了管理系統(tǒng)并設(shè)置專門庫(kù)房，但在后續(xù)管理中缺少系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)等導(dǎo)致檔案更新與儲(chǔ)存落后現(xiàn)代企業(yè)管理要求。此外，也有單位在檔案儲(chǔ)存環(huán)境、衛(wèi)生建設(shè)上不到位，儲(chǔ)存環(huán)境陰暗、潮濕、消防設(shè)施不到位等導(dǎo)致檔案缺損、不完整。

4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理難點(diǎn)解決方法

結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效果看，抓住檔案管理問(wèn)題及困難點(diǎn)是事業(yè)單位重要工作內(nèi)容。立足于管理方法創(chuàng)新、加大管理力度、完善管理環(huán)境，成為應(yīng)對(duì)檔案管理困難的有效方法。鑒于此，筆者就機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理困難解決方法提出幾點(diǎn)建議。

4.1 完善管理體制，加大管理力度

檔案管理的有效開展基礎(chǔ)前提在于管理體制的完善，優(yōu)化管理責(zé)任。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大檔案管理重視，完善管理體制，采取精細(xì)化管理，調(diào)動(dòng)管理人員工作主動(dòng)性。第二，全面落實(shí)管理制度，將檔案管理融入單位工作始終。為保證檔案管理的順利開展，單位內(nèi)部應(yīng)加大監(jiān)督管理與管理力度。第三，重視管理創(chuàng)新，結(jié)合管理體制進(jìn)行管理創(chuàng)新，改變管理形式從而創(chuàng)新管理方法，提高管理效果。

4.2 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高管理環(huán)境

新形勢(shì)下，轉(zhuǎn)變管理方法應(yīng)立足于先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，依托信息技術(shù)下展開檔案管理從而提高管理方法。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理主要目標(biāo)是龐大的數(shù)據(jù)資料、職工個(gè)人信息管理，檔案管理任務(wù)繁重。因此，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理有助于提高管理水平，提高檔案整理效率與儲(chǔ)存效果，并且節(jié)約較多人力、物力。首先，提高管理人員專業(yè)水平，單位內(nèi)部對(duì)管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)，提高專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作能力，熟練操作計(jì)算機(jī)，適應(yīng)信息化管理環(huán)境，提高檔案管理效果。在檔案培訓(xùn)時(shí)注意結(jié)合現(xiàn)代檔案發(fā)展趨勢(shì)，秉承著“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的原則培訓(xùn)，便于檔案管理人員掌握檔案整理歸檔工作環(huán)節(jié)，了解檔案業(yè)務(wù)。此外，要求管理人員對(duì)單位內(nèi)部檔案數(shù)量、類型、數(shù)量等有一定掌握。其次，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加大硬軟件系統(tǒng)投入與更新，也是信息化管理的基礎(chǔ)前提。最后，結(jié)合單位具體環(huán)境規(guī)范檔案管理，合理規(guī)劃全面推進(jìn)檔案管理工作開展。

4.3 重視管理服務(wù)質(zhì)量提升

企業(yè)想要提高檔案管理效果，必須要重視檔案管理服務(wù)質(zhì)量，這也是實(shí)現(xiàn)檔案充分利用的根本。第一，創(chuàng)新管理意識(shí)，以服務(wù)為目標(biāo)，提高檔案管理服務(wù)效果從而為檔案管理提供數(shù)據(jù)資料，全面發(fā)揮檔案管理價(jià)值影響。第二，重視檔案研發(fā)與利用率。重視檔案資料的歸檔整合，保證檔案資料完整。第三，檔案資源研發(fā)過(guò)程中注意利用檔案靈活運(yùn)用，為基層單位內(nèi)部管理提供便利條件。因此，現(xiàn)代化背景下重視理念創(chuàng)新，提升檔案利用率，凸顯檔案管理的重要作用。

5 結(jié)語(yǔ)

綜合分析，機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革逐漸深化，檔案管理作為單位組成部分，怎樣創(chuàng)新管理方法、完善管理制度成為重要研究?jī)?nèi)容。檔案管理時(shí)，管理人員專業(yè)水平、管理制度、管理流程是單位檔案管理難點(diǎn)，事業(yè)單位應(yīng)立足于多方面、全過(guò)程，提升管理人員業(yè)務(wù)水平、健全管理制度。只有這樣，才能保證單位檔案管理有效性，提高管理質(zhì)量與服務(wù)效果。

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