關于大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化探討

陳玉飛

摘 要：在當今社會中，互聯(lián)網(wǎng)的應用愈加廣泛，同時企業(yè)需要管理的文書檔案數(shù)量逐漸增加，因此大數(shù)據(jù)技術營運而生，為企業(yè)檔案管理工作提供全新的方式?；诖耍疚膶㈥U述大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文書檔案管理的內(nèi)涵，以網(wǎng)絡化管理、熟悉化管理、安全化管理分析在大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的具體方式，同時深入探究利用大數(shù)據(jù)技術加強企業(yè)文書檔案管理的途徑，旨在能夠發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高企業(yè)文書檔案管理的科技水平。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；信息化管理

大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然產(chǎn)物，能夠記錄企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中的重要數(shù)據(jù)，以便企業(yè)的管理者能夠發(fā)現(xiàn)更多商機。在網(wǎng)絡應用范圍不斷提高的前提下，企業(yè)就會產(chǎn)生更多的數(shù)據(jù)信息，加大了文書檔案管理的難度，所以將大數(shù)據(jù)技術應用在數(shù)據(jù)地管理中，為企業(yè)文書檔案管理工作提供更加便捷的方式，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，甚至能夠提高文書檔案的利用率。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的管理內(nèi)涵

在企業(yè)文化檔案地管理中，其內(nèi)容主要包括動畫、錄像、圖案、圖片、文字等內(nèi)容，并記錄了企業(yè)所有的發(fā)展經(jīng)歷，如管理方式、優(yōu)化策略、經(jīng)濟活動、財務管理、人力資源管理等。同時，很多更具有價值與意義的文書信息都是在整理完成以后，由原本的信息與數(shù)據(jù)轉化而來，所以形成了最終的文書檔案。企業(yè)文書檔案的信息化管理工作實際上就是通過現(xiàn)代化的技術，對企業(yè)的所有信息進行收集、整理、儲存、傳送或者開發(fā)等，進而為企業(yè)的發(fā)展提供有價值的數(shù)據(jù)支持。在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)能夠利用電子信息技術，對文書檔案進行更加快捷化、便捷化地管理，提高管理工作的現(xiàn)代化水平[1]。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理的方式

2.1 網(wǎng)絡化管理

在網(wǎng)絡高速發(fā)展的背景下，企業(yè)的文書檔案管理在信息化方面，已經(jīng)初步實現(xiàn)了網(wǎng)絡化管理。具體而言，企業(yè)對文書檔案進行管理的過程中，采用計算機聯(lián)網(wǎng)的方式對其進行處理，進而形成了文書檔案的網(wǎng)絡化管理模式?；跀?shù)字化技術的基礎，企業(yè)能夠?qū)Σ煌愋?、不同地區(qū)的大量信息、數(shù)據(jù)進行網(wǎng)絡管理，同時工作人員能夠以最快的速度查詢文書檔案信息，進一步實現(xiàn)企業(yè)信息的共享。例如：企業(yè)的母公司在上海，而分公司位于甘肅、福建，但是企業(yè)采用大數(shù)據(jù)技術對文書檔案進行了網(wǎng)絡化管理。所以，當母公司需要查詢子公司的檔案時，便能夠打破空間的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)實時查詢相關信息，進而加強對子公司的管理?；诰W(wǎng)絡管理，工作人員能夠通過網(wǎng)絡對文書檔案進行分類、查詢、儲存或者復制，從而能夠提高文書檔案管理質(zhì)量與效率。

2.2 數(shù)字化管理

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，基本上以紙質(zhì)材料為媒介，通過對企業(yè)中相關信息的地理、記錄以及歸檔，實現(xiàn)文書檔案管理的目的。但是，由于企業(yè)在發(fā)展的過程中會產(chǎn)生多種類型的文書檔案，并且其內(nèi)容較為復雜，所以工作人員管理檔案的工作中需要承擔較大的壓力，因此很容易發(fā)生操作失誤，影響工作的質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)以信息化的方式管理文書檔案，能夠從根本上避免上述工作中的問題。在信息化的管理工作中，工作人員以計算機為主要的管理工具，并以數(shù)字化的方式處理紙質(zhì)文書檔案中的信息，最后以電子檔案的方式儲存在計算機中。通過這樣的管理方式，不僅降低了工作人員的工作量，還提高了文書檔案管理工作的精準性，為提高工作效率與質(zhì)量奠定基礎[2]。

2.3 安全化管理

在網(wǎng)絡時代中，企業(yè)文書檔案管理的信息化程度不斷提高，而網(wǎng)絡化管理是主要的管理方式之一，正是由于這一原因，企業(yè)文書檔案的管理帶來了安全隱患。對此，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)應該加大對文書檔案安全化管理的重視程度，具體的操作為：

（1）加強安全管理。在文書檔案的安全管理中，應該從根本上避免工作人員在操作方面發(fā)生失誤，以便更好地保護企業(yè)文書檔案的完整性與精準性，從而提高信息化管理的安全性。同時，在管理工作中，管理人員應該采用恰當?shù)姆绞奖苊夂诳突蛘卟《镜娜肭志W(wǎng)絡系統(tǒng)，以此來避免企業(yè)文書信息受損或者丟失；

（2）重視保密工作。對于企業(yè)而言，其發(fā)展的過程中會生成很多重要的數(shù)據(jù)信息，甚至直接關系企業(yè)的命運，因此應該對其進行保密管理。對此，在信息化的管理中，可以根據(jù)檔案自身的重要程度，對其進行保密、半公開或者完全公開的管理方式，從而提高檔案的安全性。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化利用的途徑

3.1 對企業(yè)文書檔案進行加工處理

在大數(shù)據(jù)的背景下，應該對文書檔案進行初步地加工、處理，主要指的就是設計檔案的檢索方式，提高檔案的精準性，便于工作人員地查詢與處理。具體的處理方式如下：

（1）選擇恰當?shù)臋z索方式。由于企業(yè)中文書檔案的級別、類型以及內(nèi)容較為繁雜，所以工作人員應該根據(jù)實際情況，選擇具有針對性的檢索方式，為日后地查詢、修改提供便利條件；

（2）對文書檔案進行分類。具體而言，企業(yè)的文書檔案包括、涉及的內(nèi)容較多，并且類型較為豐富，所以在管理工作中應該根據(jù)文檔類型進行分類，如業(yè)務文檔、活動文檔、會議文檔等。完成文書檔案的歸檔工作以后，能夠在企業(yè)中形成完整的數(shù)據(jù)庫，便于日后的檔案查詢；

（3）實現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡連接。以企業(yè)中專用網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)等形式為基礎，對文檔進行連接，進而實現(xiàn)文檔信息地共享。

3.2 提供更多有價值的企業(yè)文書檔案

基于大數(shù)據(jù)的背景，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的信息化管理，即對所有重要、有價值的數(shù)據(jù)信息進行全面收集、整理、錄入以及儲存，而最終形成精確、完整的文書檔案，為企業(yè)未來的發(fā)展奠定基礎。在應用大數(shù)據(jù)技術的基礎上，計算機能夠?qū)λ械男畔⑦M行高速處理，并能夠在根本上保證所有信息、數(shù)據(jù)的完整性、質(zhì)量。通過這樣的管理方式，企業(yè)能夠在未來的一段時間內(nèi)，對不同價值、多種類型的檔案信息進行恰當?shù)靥幚?，從而增加企業(yè)的信息的價值，并保證檔案內(nèi)容的質(zhì)量。總體而言，只有企業(yè)提供更多有價值的企業(yè)文書檔案，能夠增強檔案信息管理的機制，進而在企業(yè)內(nèi)部構建高質(zhì)量、更完整的數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)的發(fā)展提供信息支撐[3]。

3.3 為文書檔案管理提供更便捷的方式

實際上，企業(yè)的文書檔案為企業(yè)發(fā)展服務，所以在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)實現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，提高了檔案管理的科技化水平，滿足了企業(yè)的發(fā)展需求。另外，通過信息化的管理方式，能夠彰顯出文書檔案自身的特性，并通過視頻、網(wǎng)絡視頻或者電子郵件等方式，可以實現(xiàn)信息地傳輸，提高了文書檔案的利用率。同時，企業(yè)在為文書檔案管理提供更便捷方式的過程中，在一定程度上是實現(xiàn)了文書檔案開放式管理，為企業(yè)地發(fā)展提供更全面的信息，從而提高檔案管理的便捷性。

4 結語

綜上所述，將大數(shù)據(jù)技術應用在企業(yè)的文書檔案管理工作中，能夠適應并滿足企業(yè)的發(fā)展需求，促進企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。以此為基礎，在文書檔案的管理工作中，實現(xiàn)了網(wǎng)絡化管理、熟悉化管理以及安全化管理，極大地提高了管理工作的信息化水平，同時企業(yè)在文書檔案的管理中對信息進行了初步處理，為管理工作提供了更多有價值的檔案與便捷的方式，為提高文書檔案管理的水平奠定基礎。所以，企業(yè)可以將大數(shù)據(jù)的管理方式應用在日常工作中。

參考文獻

[1]董志敏.基于大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析[J].綠色環(huán)保建材，2017（02）：13.

[2]王耀波.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].辦公室業(yè)務，2016（20）：82.

[3]劉洋.大數(shù)據(jù)環(huán)境中科研院所文書檔案的信息化管理及利用[J].辦公室業(yè)務，2016（12）：178.endprint