醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的合理運(yùn)用探究

孫永峰

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)也在不斷加劇，為了能夠提高醫(yī)院的管理質(zhì)量保障醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須要加強(qiáng)，對(duì)于醫(yī)院檔案的管理與控制，在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，由于涉及到病歷檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等多個(gè)類(lèi)別的檔案，在管理的過(guò)程中不僅需要大量的人工，很容易出錯(cuò)，為此必須要通過(guò)電子檔案系統(tǒng)的管理方式來(lái)減輕對(duì)于人工的依賴(lài)，提高醫(yī)院檔案管理的整體效率。本文通過(guò)對(duì)于醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行分析，明確電子檔案系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的主要促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；電子檔案系統(tǒng)；合理運(yùn)用分析

在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展歷程以及重大事項(xiàng)進(jìn)行記錄，可以為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展作出重要的參考與指導(dǎo)，隨著醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇，必須要加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案的科學(xué)管理，通過(guò)引入電子檔案系統(tǒng)能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化，提高醫(yī)院檔案管理的整體效率，保證醫(yī)院自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力不斷增強(qiáng)。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的重要作用

在現(xiàn)如今，各行各業(yè)都離不開(kāi)信息技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)的應(yīng)用，不僅能夠促進(jìn)傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型與升級(jí)，節(jié)省大量人工，在提高工作效率的同時(shí)也可以減少成本，通過(guò)醫(yī)院管理與信息化技術(shù)相結(jié)合能夠?qū)︶t(yī)院檔案進(jìn)行快速的整理與歸類(lèi)，打造出全新的醫(yī)院電子檔案體系[1]。通過(guò)對(duì)于醫(yī)院檔案管理體系權(quán)限的設(shè)置，能夠?qū)Σ煌挠脩?hù)提供不同的操作權(quán)限，保證電子檔案管理的存儲(chǔ)和利用效率，另外還可以通過(guò)電子檔案的方式對(duì)醫(yī)院檔案的內(nèi)容設(shè)計(jì)電子庫(kù)，幫助工作人員及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行歸納收集與整理，也可以有效避免醫(yī)院檔案丟失的問(wèn)題，提高檔案管理的整體質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用水平不斷提高，不僅可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化，也能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案管理的智能化，通過(guò)完善醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理，能夠推動(dòng)電子檔案管理工作的順利完善。在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，由于數(shù)目眾多，所以導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員工作效率不高，而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)偏差，在城市建設(shè)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中。運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)，能夠直接將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)電子系統(tǒng)之中，并且轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行存儲(chǔ)，工作人員能夠直接針對(duì)這些電子檔案進(jìn)行信息錄入，并且通過(guò)分類(lèi)檢索的方法來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)這樣的方式也能夠提高電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用的準(zhǔn)確性和應(yīng)用效率。通過(guò)電子檔案系統(tǒng)能夠保證醫(yī)院檔案管理隨時(shí)隨地通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行傳輸，并且為任何一個(gè)區(qū)域提供及時(shí)快捷的檔案信息綜合服務(wù)，通過(guò)這樣的方式不僅能夠保證醫(yī)院檔案管理內(nèi)容共享的質(zhì)量，而且也能夠有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的整體水平，讓檔案信息的利用效率更高[2]。在信息化技術(shù)背景下，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用也能夠完善醫(yī)院檔案管理和保存的方式，讓醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量更高。在運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)的過(guò)程中能夠有效的增強(qiáng)資源合理化配置，充分提高醫(yī)院檔案管理水平，節(jié)約的成本，并且促進(jìn)的競(jìng)爭(zhēng)力不斷提升。電子檔案系統(tǒng)能夠幫助所有的資源進(jìn)行整合，并且通過(guò)宏觀(guān)調(diào)控的方式來(lái)充分的發(fā)揮資源的最大化效益，讓醫(yī)院檔案管理更加的穩(wěn)定。電子檔案系統(tǒng)在數(shù)字檔案建設(shè)中的應(yīng)用能夠有效促進(jìn)各種檔案綜合業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，同時(shí)也能夠針對(duì)客戶(hù)信息進(jìn)行全面的分析，保證為客戶(hù)提供具有針對(duì)性的特色服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案管理存在的不足

2.1 檔案保存難度增大

隨著我國(guó)醫(yī)療體系改革程度不斷加深，各種病歷檔案、會(huì)議檔案以及其他的檔案數(shù)量也在不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中不僅會(huì)占用大量的空間，紙質(zhì)檔案如果保存不當(dāng)很容易出現(xiàn)檔案缺失的問(wèn)題，這樣就要求檔案管理的整體質(zhì)量與水平進(jìn)行全面的升級(jí)[3]。另外在紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，由于無(wú)法儲(chǔ)存會(huì)議視頻影像資料，導(dǎo)致檔案管理信息不完善，無(wú)法適應(yīng)的檔案管理發(fā)展需求。

2.2 檔案管理查詢(xún)難度加大

在傳統(tǒng)人工檔案管理的過(guò)程中，由于很多的檔案管理人員沒(méi)有能夠?qū)?shù)量龐大的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理在檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中，也沒(méi)有分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行堆放，這樣就導(dǎo)致在檔案查閱的過(guò)程中，增加了醫(yī)院檔案管理人員的工作量。很多科室部門(mén)不同的檔案類(lèi)型有不同的檔案管理方法，這樣就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理體系比較混亂在醫(yī)院檔案查詢(xún)的過(guò)程中，由于缺乏科學(xué)合理的檢索方式，造成醫(yī)院管理查詢(xún)的效率比較低。

2.3 醫(yī)院檔案利用效率低下

由于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案主要以紙質(zhì)為主，但是紙質(zhì)檔案不僅保管難度大，也缺乏科學(xué)合理的保護(hù)措施，這樣就很容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間保存的過(guò)程中，出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)的情況[4]。另外很多的檔案管理人員由于責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有能夠主動(dòng)的對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行定期的檢查沒(méi)有發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)的問(wèn)題，這樣就很容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息損壞而沒(méi)有及時(shí)發(fā)覺(jué)，造成醫(yī)院檔案管理信息丟失，影響檔案的利用效率。

3 醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用

3.1 提高檔案保存的質(zhì)量

在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)利用電子檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒃械募堎|(zhì)檔案，影像視頻資料等信息通過(guò)利用計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，不僅能夠提高信息存儲(chǔ)的質(zhì)量，也能夠保證醫(yī)院發(fā)展的整體效果，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以對(duì)不同部門(mén)的各種工作檔案進(jìn)行完美的融合，提高醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)管理速度，也能夠有效的減少醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)空間的占用，在檔案管理的過(guò)程中能夠及時(shí)的將各種檔案門(mén)別類(lèi)的存儲(chǔ)在電子系統(tǒng)之中，只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行隨時(shí)隨地的查詢(xún)，既可以保證檔案信息的私密性，又能夠促進(jìn)檔案信息的共享，提高醫(yī)院檔案的利用效率，通過(guò)運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)的備份功能還可以及時(shí)對(duì)電子檔案系統(tǒng)，各種數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)在云端，即便設(shè)備丟失或者磁盤(pán)損壞也可以從云端恢復(fù)資料，加強(qiáng)對(duì)于電子檔案保存的質(zhì)量[5]。

3.2 提高檔案查詢(xún)管理的效果

在傳統(tǒng)檔案管理的過(guò)程中，由于人工工作效率比較低，對(duì)于電子檔案的管理不夠科學(xué)規(guī)范，很容易導(dǎo)致電子檔案管理的質(zhì)量受到影響，而通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)Ω鞣N檔案等進(jìn)行按順序存儲(chǔ)，形成系統(tǒng)的檔案管理體系，最大程度上避免數(shù)據(jù)檔案的丟失，通過(guò)運(yùn)用電子檔案的管理方式還能夠及時(shí)的對(duì)各項(xiàng)電子檔案信息進(jìn)行檢索方便了工作人員對(duì)電子檔案的信息查閱。

3.3 保證電子檔案利用效率

以病歷檔案為例在傳統(tǒng)的檔案管理的過(guò)程中，必須要對(duì)每一個(gè)患者建立獨(dú)立的醫(yī)療檔案，這樣就導(dǎo)致醫(yī)院的病例檔案數(shù)量不斷增加，要對(duì)病人的病歷和開(kāi)處方等情況進(jìn)行分析，醫(yī)生必須要浪費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)相關(guān)的電子檔案進(jìn)行比對(duì)，不僅耗費(fèi)了醫(yī)生工作的經(jīng)歷，如果一旦出現(xiàn)病例混亂的問(wèn)題很容易導(dǎo)致患者的生命健康受到影響，而通過(guò)運(yùn)用電子檔案管理技術(shù)進(jìn)行查閱，能夠及時(shí)的對(duì)病患的實(shí)際情況進(jìn)行判斷與分析提高醫(yī)院檔案管理的整體規(guī)范性，盡可能的將失誤率減到最低[6]。

4 結(jié)論

通過(guò)本文對(duì)醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行分析，不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量與水平得到全面的發(fā)展，也可以促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用效果，保證醫(yī)院檔案館智能化。

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