OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接研究

劉蕓

摘 要：本文在對OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接方法進行分析的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)同醫(yī)院檔案管理鏈接的設(shè)計進行了具體分析。同時，對系統(tǒng)功能、模塊設(shè)計及實現(xiàn)進行了深入探討。通過系統(tǒng)的設(shè)計，以期為醫(yī)院提供更加便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息服務。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；醫(yī)院檔案管理；鏈接

Abstract： Based on the analysis of the link between OA system and hospital archives management， this paper makes a concrete analysis of the link between the system and the hospital archives management. Explore the system function， module design and Implementation，which can provide more convenient， efficient， high-quality file management information services for hospital.

Keywords： OA system； Hospital file management； Link

醫(yī)院檔案是醫(yī)院開展各項活動的信息的載體，如何高效利用醫(yī)院檔案信息，幫助醫(yī)院各項工作更好地開展服務，是醫(yī)院檔案管理工作面臨的重點問題。我國醫(yī)院在發(fā)展的過程中，越來越重視檔案管理。通過建立網(wǎng)絡(luò)化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要要求[1]。在今后的工作中，醫(yī)院不管是黨政工作還是臨床、醫(yī)技工作，都在形成檔案，也在利用檔案，如此復雜的管理工作如果沒有一個檔案管理系統(tǒng)，就十分容易導致整個檔案管理工作的混亂。本次研究擬將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)鏈接。

1 OA系統(tǒng)

OA（Office Automation，辦公自動化）系統(tǒng)，在技術(shù)不斷進步下，已經(jīng)從傳統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)——C/S結(jié)構(gòu)實現(xiàn)B/S結(jié)構(gòu)，該系統(tǒng)整個負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便。利用OA系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)辦公不再受到地域的限制，用戶端只需要利用Internet的超文本、多媒體傳輸技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)對文本、圖像、聲音等信息的訪問，從而直接完成信息查詢、錄入等操作，具有良好的使用性能。

2 OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接

關(guān)于OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的鏈接，其鏈接的目標在于OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢之后將需要歸檔的信息轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，在這個過程中需要保證所有數(shù)據(jù)的準確與完善，在數(shù)據(jù)交換的過程中以及完畢后，整個數(shù)據(jù)以及系統(tǒng)都是安全穩(wěn)定的。OA系統(tǒng)在完成流轉(zhuǎn)之后這中間關(guān)聯(lián)到的數(shù)據(jù)必定是存在于一個或者多個數(shù)據(jù)表中，因此醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也是通過一個或者多個數(shù)據(jù)表實現(xiàn)管理。目前醫(yī)院常使用的兩種鏈接方式分別為以下兩種：

2.1 鏈接方式一。使用標準接口，很多醫(yī)院對OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫都是采用接口程序ODBC或者JDBC完成系統(tǒng)互聯(lián)[2]，具體表現(xiàn)在使用接口程序提取OA數(shù)據(jù)庫中的原數(shù)據(jù)，建立與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫字段的對應關(guān)系，完成這一系列操作之后轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)相對應的表中。其中關(guān)于電子全文的掛接，都是先建立一個FTP服務器用來存放檔案中的各種數(shù)據(jù)，然后OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中目錄與對應電子全文存在關(guān)聯(lián)，接口程序在運行的過程中同時將與之關(guān)聯(lián)的電子全文上傳到預先配置好的FTP服務器的存放路徑中，從而實現(xiàn)電子目錄與電子集全文的一一對應。

2.2 鏈接方式二。通過使用EXCEL數(shù)據(jù)交換文件實現(xiàn)兩者之間的鏈接。由于不同的軟件公司會開發(fā)出不同的OA系統(tǒng)，這就導致OA系統(tǒng)之間會存在差異。因此通過利用EXCEL實現(xiàn)導出與導入，這個過程不需要一個統(tǒng)一的接口標準[3]，只要能夠配置導出與導入接口即可完成。能夠?qū)崿F(xiàn)如此簡單便捷的鏈接，是因為在OA系統(tǒng)中已經(jīng)將原本插入到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導出至EXCEL中，再利用檔案管理系統(tǒng)的導入接口實現(xiàn)字段的配置，當兩者匹配成功之后就能夠?qū)崿F(xiàn)后期的檔案信息整理與歸檔工作。

上述兩種鏈接方式，第一種需要重點做好鏈接過程中數(shù)據(jù)的安全與準確。第二種雖然比第一種要簡單，但是工作量會增加，也在一定程度上增加了成本。如何將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)最大限度的鏈接，本次研究進行了設(shè)計與實現(xiàn)。

3 OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言與用戶需求分析。

（1）本次研究使用的是PHP+MySQL程序，PHP和MySQL都是免費的產(chǎn)品，沒有知識產(chǎn)權(quán)問題，加上開發(fā)利用成本較低，具有良好的應用優(yōu)勢。本次研究使用的PHP語言是一種嵌入式的HTML腳本語言[4]，其作為互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)語言中應用最廣泛的之一，具有簡單易學，實用性強、功能強大、可跨平臺運行等多項特點。以PHP語言的安全性能為例，PHP語言的安全性能是受到全世界用戶廣泛公認的[5]，其程序代碼與Apache編譯方式使得PHP語言具有靈活的安全設(shè)定功能。MySQL是一種快速、多線程、多用戶的SQL數(shù)據(jù)庫服務器[6]，能夠?qū)崿F(xiàn)在不同操作系統(tǒng)下的運行。全球知名的公司都使用MySQL數(shù)據(jù)庫，例如谷歌、新浪等。MySQL不僅功能強大、跨平臺性強，還支持各種開發(fā)語言、數(shù)據(jù)庫存儲容量大、運行速度快、安全性能高[7]。以安全性能為例，MySQL數(shù)據(jù)庫服務器靈活，各種安全權(quán)限、口令系統(tǒng)需要用戶進行身份驗證，當用戶連接到服務器，所有的傳輸就會變成加密模式，從而有效保證了數(shù)據(jù)安全。

（2）作為OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接的準備工作，以及為了保證系統(tǒng)的實用性，用戶需求的調(diào)查十分必要。本次研究對某院開展為期4個月的需求調(diào)查，以黨群、行政、智能部門和重點學科等作為主要調(diào)查對象，通過利用專題小組討論以及個人訪談的方式，對職能部門、醫(yī)技科室反饋得到的意見和建議進行收集和整理，為用戶需求調(diào)查提供基礎(chǔ)。以醫(yī)院的文書檔案為例，分析其用戶需求。整個用戶需求的了解采取表1的步驟進行。

另外，針對科技檔案（醫(yī)療檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案）、專門檔案（教學檔案、財會檔案、病案檔案）進行用戶需求分析。以醫(yī)療檔案為例，考慮到醫(yī)務部、護理部、醫(yī)院感染管理辦公室、醫(yī)療保險辦公室是醫(yī)療檔案利用的重點部門，而醫(yī)院人事部、護理部、科教部等是利用科研檔案的重點部門[8]，綜合發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院建立起一個網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)十分必要，醫(yī)院內(nèi)部職工希望能夠隨時隨地實現(xiàn)各種資料的查詢、打印等功能。

3.2 從鏈接角度分析系統(tǒng)設(shè)計以及總體架構(gòu)。

（1）本次研究的重點是實現(xiàn)醫(yī)院對檔案的分布式辦公，實現(xiàn)用戶能夠不受時間、空間的限制進行檔案信息的查詢，因此本次研究醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的運行一定是采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過依托于B/S結(jié)構(gòu)的OA系統(tǒng)平臺實現(xiàn)整個系統(tǒng)的運行。以用戶界面為例，其在設(shè)計上就需要保證用戶界面良好，語言通俗易懂，有提示的范例或指導語。用戶界面的視覺效果也要綜合性考慮到檔案系統(tǒng)工作的特點，簡單大方。

（2）本次研究采用B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)方式，見圖1。比起C/S技術(shù)結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)方式能夠在任何時間、任何地點為用戶提供查詢、打印等服務，其適用人群更加廣泛。

本次設(shè)計的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)一共分為門戶層、應用層和數(shù)據(jù)層，門戶層包括客戶端在內(nèi)的檔案查詢錄入界面、檔案應用界面以及管理員界面。應用層包括文書檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等，在門戶層與應用層之間使用到的是OA系統(tǒng)以及本次應用的PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言。在數(shù)據(jù)層，則包括文書檔案數(shù)據(jù)庫、醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)庫、論文數(shù)據(jù)庫以及輔助管理數(shù)據(jù)庫等[9]。

3.3 系統(tǒng)的功能設(shè)計。

第一，在了解醫(yī)院用戶需求的基礎(chǔ)上建立MySQL數(shù)據(jù)庫，并建立起相應的關(guān)聯(lián)，考慮到今后工作的實際需要以及工作便利，根據(jù)安全原則建立起不同的檔案數(shù)據(jù)庫，確保不同的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一又相互關(guān)聯(lián)。

第二，利用Internet網(wǎng)絡(luò)和瀏覽器，系統(tǒng)使用者可以實現(xiàn)遠程訪問[10]，例如進入到檔案查詢界面等。該界面采用+PHP語言混合設(shè)計而成，實現(xiàn)對所有子模塊的查詢與錄入。系統(tǒng)設(shè)計考慮通過POST的方式向Web服務器提交用戶錄入信息，確保信息安全[11]。另外利用PHP編程，用戶根據(jù)自己的需要將信息通過Excel或者其他文件格式的方式保存起來。

第三，系統(tǒng)服務器程序根據(jù)用戶傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，通過內(nèi)部解析了解查詢關(guān)鍵詞[12]，再利用MySQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供的插入、更新、刪除等查詢功能，對醫(yī)療、基建等檔案管理數(shù)據(jù)庫以及輔助管理數(shù)據(jù)表進行操作，并將結(jié)果反饋至用戶端。

3.4 系統(tǒng)模塊設(shè)計。將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)結(jié)合，考慮設(shè)計兩個界面，一個為用戶界面，一個為管理員界面，管理員界面只向醫(yī)院檔案管理工作人員開放。此舉的目的在于保證醫(yī)院各項數(shù)據(jù)的安全，避免數(shù)據(jù)泄露。在模塊中，兩個界面都包括了一致的系統(tǒng)，具體為文書檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)、教學檔案管理系統(tǒng)、論文管理系統(tǒng)、基建檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備檔案管理系統(tǒng)、出版檔案管理系統(tǒng)、財會檔案管理系統(tǒng)、用戶管理系統(tǒng)、查詢管理系統(tǒng)、錄入管理系統(tǒng)、借閱管理系統(tǒng)。

3.5 系統(tǒng)模塊功能。關(guān)于查詢功能：支持精確查詢與模糊查詢，用戶不需要輸入全部信息，只需要輸入關(guān)鍵詞系統(tǒng)就會自動彈出滿足條件的相關(guān)條目的列表，用戶想要打印，系統(tǒng)也提供打印功能。

關(guān)于數(shù)據(jù)錄入功能：主要是在用戶界面中，系統(tǒng)向用戶提供自主錄入界面，而用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)的要求自主錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，確認提交后用戶錄入的信息就會被儲存起來，之后用戶只需要將文件材料原件放置醫(yī)院的檔案室進行存檔就完成了整個數(shù)據(jù)錄入過程。系統(tǒng)不僅提供用戶界面的數(shù)據(jù)錄入，同樣也提供管理員界面的數(shù)據(jù)錄入。

關(guān)于數(shù)據(jù)錄入管理：管理員針對用戶提交的系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及提交的文件材料原件，再結(jié)合用戶錄入的賬號，進行審核兩者之間無誤差之后可提交，臨時數(shù)據(jù)表中不會有用戶上傳的臨時數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)變成永久性。

關(guān)于數(shù)據(jù)批量管理：由于數(shù)據(jù)在產(chǎn)生的過程中必定會存在垃圾數(shù)據(jù)，其中也可能存在用戶在錄入后長期未進行數(shù)據(jù)材料原件的提交，逐漸產(chǎn)生的垃圾數(shù)據(jù)必定會影響到整個系統(tǒng)的運行，因此管理員需要定期對系統(tǒng)進行垃圾數(shù)據(jù)的清理。

3.6 實現(xiàn)。本次研究將OA系統(tǒng)、PHP+MySQL聯(lián)合在一起，設(shè)計出一個符合醫(yī)院實際需要的檔案管理系統(tǒng)，希望能夠?qū)崿F(xiàn)用戶在任何時間、任何地點的查詢等操作。另外，管理員身份的工作人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)進行操作與管理等工作。

進入到系統(tǒng)的登錄，選擇常用的瀏覽器，進入到OA平臺，輸入密碼選擇檔案服務，并輸入用戶名和密碼，根據(jù)用戶界面進入到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，如果是管理員則通過登錄專用網(wǎng)址以管理員的身份進入到系統(tǒng)中。隨便點擊系統(tǒng)菜單中的某一個管理，進行查詢。了解系統(tǒng)的錄入功能、借閱功能、輔助管理功能等，發(fā)現(xiàn)整個系統(tǒng)都能夠正常使用。在該套系統(tǒng)試運行的過程中，所有試用人員都覺得該套系統(tǒng)實用性和時效性明顯，充分展現(xiàn)出該套系統(tǒng)良好的工作性能，從側(cè)面可以發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理兩者之間鏈接良好。

4 結(jié)語

本次研究將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，比起醫(yī)院原使用的檔案管理軟件不僅縮短了檔案利用者與管理者之間的距離，還實現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部檔案資源信息的共享，為用戶提供更加便捷、高速、高質(zhì)量的服務，信息檢索的質(zhì)量也大大提高，初步建立起了一個OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接的新局面。通過本次研究，基本上實現(xiàn)了檔案管理部門從原本的半封閉式管理模式變成開放式管理服務模式，是醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)進步的有效方式。本次研究將OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接，不僅顯現(xiàn)出明顯的實用性和時效性、操作簡單、靈活性明顯，還具有準確性高、安全性高等多項優(yōu)勢。本次研究的不足之處在于整個系統(tǒng)在通用性、標準化方面還需要進一步改進。希望在后續(xù)的研究中能夠?qū)崿F(xiàn)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的“無縫鏈接”。

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（作者單位：廣西右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院 來稿日期：2016-11-22）