淺析浙江大學(xué)成績自助打印系統(tǒng)

姚立敏

摘要：學(xué)校教務(wù)管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。成績自助打印系統(tǒng)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的人工服務(wù)方式，特點(diǎn)是直觀、簡便、潮流化，因而日益受到高校青睞。經(jīng)過一番探索，我校研發(fā)了本科生成績自助打印系統(tǒng)，學(xué)生僅需在機(jī)器上自助操作便可即刻取得所需材料。該系統(tǒng)由登錄模塊、項(xiàng)目選擇模塊、繳費(fèi)模塊、打印模塊四大模塊組成，實(shí)現(xiàn)校園卡和教務(wù)系統(tǒng)的信息對(duì)接，具備登錄方式靈活、操作方法簡單、繳費(fèi)方式簡便、辦事效率提高四方面的優(yōu)勢(shì)。自助打印系統(tǒng)投入使用后，很大程度上簡化了辦事流程，提高了辦事效率，縮短了學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)等候時(shí)間，緩解了管理人員工作壓力，取得良好效果。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；自助打印系統(tǒng)

一、 自助打印系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

（一） 研發(fā)背景

隨著我校對(duì)外交流的日益頻繁，本科生成績單打印業(yè)務(wù)急劇增加。在每年辦理高峰時(shí)期，如9月-12月申請(qǐng)國外高校及6月～7月畢業(yè)季時(shí)，需要辦理的學(xué)生人數(shù)多，每人辦理的事項(xiàng)種類多、份數(shù)多。高峰期時(shí)由于學(xué)生人流量過大、排隊(duì)擁擠，加上部分學(xué)生材料前期準(zhǔn)備不充分，直接造成學(xué)生排隊(duì)等候的時(shí)間過長。成績單打印業(yè)務(wù)的急劇增加使得管理人員的任務(wù)日益繁重，現(xiàn)行人工處理的管理模式漸漸無法滿足實(shí)際需求。

（二） 部門協(xié)同

為實(shí)現(xiàn)學(xué)校教務(wù)管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、便捷化，滿足學(xué)生需求，更好地服務(wù)學(xué)生，我校本科生院在多部門協(xié)同支持下，啟動(dòng)本科生成績自助打印系統(tǒng)的研發(fā)工作。通過協(xié)調(diào)信息中心配置網(wǎng)絡(luò)，協(xié)調(diào)校園卡中心連接校園卡數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)本科生院內(nèi)部單位實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)梳理和統(tǒng)計(jì)，到協(xié)調(diào)設(shè)備供應(yīng)商完善硬件系統(tǒng)，2015年底，我校終于成功上線了本科生成績自助打印系統(tǒng)。

（三） 工作流程

自助打印系統(tǒng)的樣式類似自動(dòng)取款機(jī)，設(shè)有用戶自助操作的觸摸屏。自助打印系統(tǒng)工作流程如圖1所示。學(xué)生可以根據(jù)自己需要，自助進(jìn)行項(xiàng)目選擇及繳費(fèi)打印。

（四） 系統(tǒng)模塊

系統(tǒng)主要由四大部分的模塊組成：登錄模塊、項(xiàng)目選擇模塊、繳費(fèi)模塊、打印模塊。整個(gè)系統(tǒng)以校園卡為信息中間件，讀取我校教務(wù)管理系統(tǒng)中的學(xué)生相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)校園卡和教務(wù)系統(tǒng)的信息對(duì)接。

1. 登錄模塊

自助打印系統(tǒng)提供兩種登錄方式，校園卡登錄和學(xué)號(hào)登錄。校園卡登錄，只需在登錄界面，把校園卡放到刷卡區(qū)域，刷卡成功后，學(xué)號(hào)會(huì)自動(dòng)顯示在登錄界面的學(xué)號(hào)處，使用屏幕上的虛擬鍵盤輸入學(xué)生的教務(wù)網(wǎng)密碼，點(diǎn)擊登錄即可完成登錄操作。學(xué)生也可以自行在屏幕上手工輸入學(xué)號(hào)和教務(wù)網(wǎng)密碼進(jìn)行登錄。

2. 項(xiàng)目選擇模塊

登錄成功后，系統(tǒng)自動(dòng)讀取教務(wù)網(wǎng)上該學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)。學(xué)生可以在觸摸顯示屏上核對(duì)個(gè)人信息，查看成績等相關(guān)數(shù)據(jù)。預(yù)覽核對(duì)無誤后，學(xué)生便可自行選擇需要打印的項(xiàng)目和份數(shù)。目前系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)全日制普通本科學(xué)生“學(xué)生成績總表（成績單）”、“GPA算法證明”、“在讀證明”、“畢業(yè)證明”及“學(xué)位證明”五大方面證明的打印。

3. 繳費(fèi)模塊

系統(tǒng)可通過刷校園卡完成繳費(fèi)。學(xué)生只需要在繳費(fèi)界面，將校園卡放入刷卡區(qū)域，點(diǎn)擊“讀卡”按鈕，輸入校園卡密碼，完成密碼驗(yàn)證就可以進(jìn)行付費(fèi)操作。同時(shí)在繳費(fèi)界面，學(xué)生可以清楚地看到打印的份數(shù)及需要支付的金額，來確定是否需要進(jìn)行打印，實(shí)現(xiàn)學(xué)生明明白白消費(fèi)。

4. 打印模塊

扣費(fèi)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)打印輸出具有水印防偽標(biāo)識(shí)的中英文成績單和各類證明材料。同時(shí)，系統(tǒng)提供光敏紙小票打印，小票注明繳費(fèi)項(xiàng)目內(nèi)容和金額等明細(xì)。系統(tǒng)還會(huì)提示缺紙和故障信息，管理人員可根據(jù)系統(tǒng)提示填充防偽專用紙和光敏紙，進(jìn)行故障排除。

二、 自助打印系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

（一） 登錄方式靈活

自助打印系統(tǒng)可以提供自動(dòng)讀取校園卡方式登錄，無需人工輸入學(xué)號(hào)，縮短輸入時(shí)間，避免人工輸入的錯(cuò)誤。未攜帶校園卡的情況下，學(xué)生也可以手工輸入學(xué)號(hào)進(jìn)行登錄。

（二） 操作方法簡單

系統(tǒng)整體界面直觀、操作簡單。學(xué)生可以根據(jù)系統(tǒng)旁邊的步驟說明，即可自行完成登錄、選擇項(xiàng)目和繳費(fèi)打印工作，無需管理人員在旁指導(dǎo)，有效降低人工成本。

（三） 繳費(fèi)方式簡便

學(xué)生通過刷校園卡即可完成繳費(fèi)，無需到窗口柜臺(tái)排隊(duì)等待管理人員來進(jìn)行收費(fèi)工作，為學(xué)生提供簡單、安全、便捷的潮流化支付方式。防止管理人員算錯(cuò)錢、找錯(cuò)錢和收到假幣。

（四） 辦事效率提高

自助打印系統(tǒng)提供便捷服務(wù)，學(xué)生所見即所得，無需在工作人員處排隊(duì)校對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。另外，系統(tǒng)出具的證明材料確保格式和翻譯上的準(zhǔn)確性，避免學(xué)生自行準(zhǔn)備而出現(xiàn)錯(cuò)誤，讓學(xué)生一再返工的現(xiàn)象。自助打印系統(tǒng)極大地提高了學(xué)生的辦事效率，有效地緩解了學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)擁擠的現(xiàn)象，很大程度上減輕了管理人員的工作壓力。

三、 自助打印系統(tǒng)的不足

（一） 有待進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

由于我校的招生專業(yè)名稱、各專業(yè)畢業(yè)學(xué)分等信息具備一定的復(fù)雜性，故自助打印系統(tǒng)上的所有信息和數(shù)據(jù)無法確保百分百正確。學(xué)生到現(xiàn)場(chǎng)直接打印后，仍需人工復(fù)核才能確保成績單和相關(guān)證明材料的正確性。

（二） 有待進(jìn)一步完善辦理事項(xiàng)

本科生的英文專業(yè)排名、英文獎(jiǎng)學(xué)金證明、獲獎(jiǎng)證書的英文證明、四六級(jí)英語成績報(bào)告單的英文證明等事項(xiàng)一直是熱門的出國辦理事項(xiàng)，但是目前系統(tǒng)暫時(shí)不具備這幾項(xiàng)功能。這些證明材料仍然需要學(xué)生自行準(zhǔn)備，并現(xiàn)場(chǎng)提供相關(guān)證明材料的原件才能進(jìn)行辦理。

（三） 有待進(jìn)一步降低人力耗費(fèi)

自助打印系統(tǒng)打印的所有材料，除需要人工復(fù)核外，還需要管理人員現(xiàn)場(chǎng)簽字、蓋章以及密封。尤其是材料的簽字及密封，仍需耗費(fèi)比較多的人力和時(shí)間。

四、 展望

成績自助打印系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，極大簡化了學(xué)校辦事流程，為學(xué)生提供了優(yōu)質(zhì)高效的便捷服務(wù)。經(jīng)過一年多的實(shí)際運(yùn)行，學(xué)校根據(jù)學(xué)生反映的實(shí)際問題，不斷完善優(yōu)化自助打印系統(tǒng)。參照其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為未來努力的方向是，首先優(yōu)化和逐步完善自助打印系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，將錯(cuò)誤發(fā)生的可能性降到最低；其次，增加學(xué)生熱門辦理事項(xiàng)，進(jìn)一步提高便捷性；最后，進(jìn)一步簡化流程，無需由管理人員簽字、蓋章，使自助打印系統(tǒng)真正做到即打即走，最大程度上降低人力耗費(fèi)。

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