如何做好檔案管理中的保密工作

趙文博

摘 要：近些年，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案就是信息資源，從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，保密工作已經(jīng)得到了廣泛的認(rèn)可，保密管理是檔案管理的重要內(nèi)容，其有賴(lài)于保密制度的建設(shè)與完善，然而，就當(dāng)前檔案管理中保密制度的現(xiàn)狀來(lái)看，存在著一些問(wèn)題，比如密級(jí)劃分不科學(xué)、制度內(nèi)容不完善、規(guī)章條款不細(xì)致、違規(guī)懲戒不嚴(yán)格，針對(duì)這些問(wèn)題，文章給出了針對(duì)性的建議，如科學(xué)劃分密級(jí)、完善制度內(nèi)容、細(xì)化制度條文、加強(qiáng)執(zhí)行效力等。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密制度；完善對(duì)策

1 檔案管理保密制度中存在的問(wèn)題

1.1 密級(jí)劃分不科學(xué)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》以及其他相關(guān)規(guī)定，檔案的密級(jí)主要有三個(gè)層次，絕密、機(jī)密、秘密，不同的密級(jí)其保密程度有著很大的差異性。絕密是最高的密級(jí)層次，多和國(guó)家以及企業(yè)安全有著密切的關(guān)系，絕密檔案的泄露很有可能給國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)等帶來(lái)巨大的損害，因此，必須采取最為完備的保密措施。由于當(dāng)前并沒(méi)有關(guān)于絕密檔案劃分的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理中很多本應(yīng)該劃分為絕密的檔案被人為的歸類(lèi)到了機(jī)密乃至秘密，降低了保密等級(jí)。保密等級(jí)的降低勢(shì)必會(huì)影響到檔案保密的資源配置，影響了檔案的安全性。

1.2 制度內(nèi)容不完善

對(duì)檔案管理而言，檔案泄密可能發(fā)生在任何一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，保密制度的建設(shè)必須立足檔案保密的實(shí)際需要，盡可能做到完善，這是降低檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)的先決條件。隨著我國(guó)檔案保密工作的深入開(kāi)展，制度建設(shè)所涵蓋的內(nèi)容也越來(lái)越寬泛，但仍然存在著一些不足的地方，比較典型的便是庫(kù)房保密工作存在嚴(yán)重的欠缺。庫(kù)房作為檔案存儲(chǔ)的地方，對(duì)位置、環(huán)境以及安保措施均有著較高的要求。部分單位僅僅重視檔案內(nèi)容的保密，對(duì)庫(kù)房建設(shè)卻缺乏應(yīng)有的重視，庫(kù)房環(huán)境惡劣的現(xiàn)象不載少數(shù)，部分檔案甚至出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，而安保措施的欠缺也使得檔案被盜的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)限增加。

1.3 規(guī)章條款不細(xì)致

如前所言，在檔案管理中，泄密可能發(fā)生在任何一個(gè)流程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，一旦泄密，其所造成的負(fù)面影響是難以預(yù)估的，特別是對(duì)于絕密文件而言，更是如此。因此，在保密制度的建設(shè)中，必須緊扣保密工作的實(shí)際需要，從細(xì)節(jié)層面著手，盡可能降低泄密發(fā)生的可能性。但就當(dāng)前檔案保密現(xiàn)狀來(lái)看，規(guī)章條款不細(xì)致的現(xiàn)象是客觀存在的。絕大多數(shù)單位僅僅從宏觀層面制定了一些保密總綱，沒(méi)有從檔案可能發(fā)生泄密的環(huán)節(jié)著手細(xì)化檔案保密的具體要求以及操作要點(diǎn)。由此導(dǎo)致的直接后果便是檔案內(nèi)容意外泄密的現(xiàn)象始終得不到有效的遏制，比如在檔案查閱中的信息泄露。

1.4 違規(guī)懲戒不嚴(yán)格

世不患無(wú)法，患無(wú)必行之法。檔案保密工作的開(kāi)展除了需要完善的保密制度以外，更需要強(qiáng)大的制度執(zhí)行力，否則檔案保密制度只能淪為一紙空文，影響檔案保密的效果。時(shí)至今日，絕大多數(shù)單位已經(jīng)就檔案保密的實(shí)際需要出臺(tái)了相關(guān)的制度，并且在不斷完善制度的內(nèi)容。但制度的執(zhí)行力并不容樂(lè)觀。除了部分涉及到國(guó)家安全以及單位核心利益的檔案，在制度執(zhí)行中有著較強(qiáng)的執(zhí)行力，大部分單位在檔案管理中完美沒(méi)有意識(shí)到制度執(zhí)行的重要性，存在違反制度不予懲戒的現(xiàn)象，致使違規(guī)操作行為長(zhǎng)期得不到有效的糾正。

2 檔案管理保密制度完善對(duì)策

2.1 科學(xué)劃分密級(jí)

在檔案管理中，密級(jí)的劃分是最為基礎(chǔ)的內(nèi)容，合理的劃分密級(jí)不僅是優(yōu)化保密工作資源配置的前提條件，也是盡可能降低絕密、機(jī)密檔案泄露的客觀需要。因此，管理部門(mén)需要根據(jù)檔案的實(shí)際內(nèi)容以及泄密可能導(dǎo)致的影響來(lái)劃分密級(jí)，對(duì)可能影響單位、社會(huì)、國(guó)家利益的檔案要設(shè)置為絕密，并做好專(zhuān)門(mén)的保密工作。

2.2 完善制度內(nèi)容

一直以外，我國(guó)在檔案保密工作中都堅(jiān)持的是檔案中心思想，將檔案內(nèi)容的保密作為各項(xiàng)工作開(kāi)展的核心，一定程度上忽略了外圍的保密，尤其是存放環(huán)境的保密。事實(shí)上，由于庫(kù)房環(huán)境本身不佳，導(dǎo)致檔案損壞乃至被盜的現(xiàn)象并不少見(jiàn)，因此，必須完善制度建設(shè)的內(nèi)容，根據(jù)保密工作的實(shí)際需要來(lái)豐富制度內(nèi)容。比如，將庫(kù)房保密作為保密制度建設(shè)的要點(diǎn)，將選址、環(huán)境、安保等均納入保密制度建設(shè)的范疇，提高保密工作的實(shí)效性。

2.3 細(xì)化制度條文

對(duì)檔案的保密工作而言，開(kāi)展起來(lái)有一定的難度，因?yàn)楸Ｃ芄ぷ鞯姆秶浅V泛，凡是可能涉及泄密的環(huán)節(jié)，都是保密工作所必須高度重視的地方。而目前的保密制度并沒(méi)有就各個(gè)環(huán)節(jié)的保密操作以及注意要點(diǎn)做出明確的規(guī)定，影響了保密工作的開(kāi)展。因此，在保密制度的完善中，必須將細(xì)化制度條文作為完善的重要內(nèi)容，根據(jù)保密工作開(kāi)展的實(shí)際需要，制定更多地二級(jí)保密規(guī)章，與保密總章構(gòu)成完整的保密制度體系，降低泄密發(fā)生的可能性。

2.4 加強(qiáng)制度建設(shè)，建立責(zé)任追究機(jī)制

安全保密工作僅僅靠員工意識(shí)提升是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要建立嚴(yán)密的保密制度，才能約束員工們的行為，為管理者的工作指明方向。單位建立保密制度要從自身需求實(shí)際出發(fā)，結(jié)合保密的需求建立相應(yīng)的制度。比如針對(duì)接收檔案，可以制定具體的接收標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)查閱檔案資料，可以設(shè)定查閱的制度等等。制度內(nèi)容應(yīng)完善，具有實(shí)際操作性。在制度建立之后，應(yīng)楊哥的貫徹落實(shí)。檔案管理的負(fù)責(zé)人應(yīng)定期根據(jù)制度規(guī)定，檢查每個(gè)部門(mén)的檔案管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的安全漏洞，并提出整改。在檔案管理過(guò)程中應(yīng)加大監(jiān)督力度，嚴(yán)格檔案的查閱手續(xù)，禁止外來(lái)人員或者非該崗位職工復(fù)制或者拍攝檔案內(nèi)容。在借閱檔案的時(shí)候，管理者應(yīng)明確借閱人的借閱目的和動(dòng)機(jī)，主要靠以下三個(gè)步驟：一是靠嘴。通過(guò)嘴上詢(xún)問(wèn)了解利用者的查閱意圖，掌握他們的動(dòng)機(jī)；二是靠眼，主要是觀察每個(gè)利用者的舉動(dòng)，一旦發(fā)現(xiàn)可疑人員應(yīng)立即詢(xún)問(wèn)；三是靠手。當(dāng)利用者查閱了檔案資料之后，管理者應(yīng)及時(shí)整理檔案，查看是否有遺漏或者缺失。

除了制定檔案管理的具體制度，還應(yīng)當(dāng)建立責(zé)任追究機(jī)制，明確管理者的具體職責(zé)，同時(shí)也督促管理者和責(zé)任人提高安全警惕。以往許多單位都沒(méi)有責(zé)任追究機(jī)制，這造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出現(xiàn)了許多瀆職案件，給單位造成了巨大損失，因而現(xiàn)在針對(duì)這些行為應(yīng)追究責(zé)任到個(gè)人，并且做出相應(yīng)的處罰，其行為主要包括以下幾種：一是當(dāng)管理者因疏忽大意或者玩忽職守造成檔案資料泄露；二是違法制度規(guī)定私自向他人提供檔案資料或者銷(xiāo)毀檔案資料；三是偽造、涂改檔案內(nèi)容；四是違反制度規(guī)定將檔案據(jù)為己有。

2.5 提高從業(yè)人員素質(zhì)

檔案管理者從事檔案日常保管與維護(hù)工作，其工作崗位決定了他們具有知秘早、知秘多、知秘深的特點(diǎn)，因此，培養(yǎng)并提高檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)至關(guān)重要。檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)包括職業(yè)道德與專(zhuān)業(yè)技能，在職業(yè)道德方面，檔案管理者應(yīng)該樹(shù)立歷史唯物主義哲學(xué)觀，甘于寂寞，安心本職，具有高度的事業(yè)心與強(qiáng)烈的責(zé)任感，具有積極主動(dòng)、周到細(xì)致的服務(wù)態(tài)度；在專(zhuān)業(yè)技能方面，檔案管理者必須掌握四種技能：1）檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)；2）業(yè)務(wù)管理知識(shí)；3）現(xiàn)代化設(shè)備操作技能；4）書(shū)法技能。另外，檔案管理者還要學(xué)會(huì)“善忘”，在非工作場(chǎng)合善于忘卻工作內(nèi)容，防止自己在不知不覺(jué)中泄露秘密，避免說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心。無(wú)論在什么時(shí)間什么場(chǎng)合，檔案管理者都要把維護(hù)檔案安全視作自己的第一要?jiǎng)?wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

不可否認(rèn)，當(dāng)前我國(guó)檔案保密管理中仍然存在著不少的問(wèn)題，尤其是在保密制度的建設(shè)中，制度內(nèi)容不完善、制度條款不細(xì)致、制度執(zhí)行乏力等現(xiàn)象的存在，嚴(yán)重影響了檔案保密的實(shí)效性，因此，必須緊扣檔案保密工作的需要，不斷完善保密制度，提升保密效果，降低泄密風(fēng)險(xiǎn)。

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