規(guī)范開展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提和保證

岳勝男

摘 要：本文從我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程出發(fā)，圍繞著我國檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析檔案管理現(xiàn)代化中的不足，從而圍繞檔案管理現(xiàn)代化的角度總結(jié)檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化的措施，全面提高檔案管理的科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；規(guī)范化；優(yōu)化策略

檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作提出明確要求，只有順應(yīng)檔案工作的發(fā)展形勢，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，依托專業(yè)技術(shù)人員做好具體的檔案管理工作，才能滿足檔案事業(yè)需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享。

1 檔案管理現(xiàn)代化的概念解析

1.1 檔案管理現(xiàn)代化的前提

檔案管理現(xiàn)代化是圍繞著檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化提出的概念，要求檔案管理工作符合現(xiàn)代業(yè)務(wù)工作需要，能夠適當(dāng)信息化的檔案管理工作環(huán)境，提供必要的檔案管理保障條件，有效的糾正檔案管理中的錯(cuò)誤，滿足檔案的針對性應(yīng)用需要。首先，應(yīng)當(dāng)具備必要的先進(jìn)的檔案管理工作設(shè)備，可以最大限度的延長檔案使用壽命和發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)信息化功能。其次，保證檔案可以在現(xiàn)代信息化環(huán)境中得到有效傳輸，要求滿足檔案信息公開共享的需要，可以更好的服務(wù)于廣大用戶群體。第三，真正意義上的現(xiàn)代化檔案要求做到檔案數(shù)據(jù)信息資源的快速收發(fā)，滿足海量檔案存儲的需要，可以實(shí)現(xiàn)對基層運(yùn)轉(zhuǎn)信息的全面收集，并且可以在快速檢索的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的輔助應(yīng)用價(jià)值。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化保證

提高檔案管理現(xiàn)代化工作水平，在規(guī)范開展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的過程中要著力為檔案管理現(xiàn)代化提供保障。首先，提高檔案數(shù)據(jù)信息的運(yùn)行安全保障，注重在安全環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的快速傳遞與有效共享。其次，開發(fā)穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)行系統(tǒng)，打造優(yōu)化的檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用平臺，從而滿足數(shù)據(jù)信息在微媒體自由環(huán)境下的高效個(gè)性化服務(wù)。第三，根據(jù)用戶的個(gè)性化需求，滿足用戶的智慧化檔案檢索需要，圍繞著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算機(jī)與人工智能技術(shù)的趨勢，不斷提高檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)工作的全面升級，提高檔案的管理運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2 檔案管理現(xiàn)代化的主要問題

2.1 現(xiàn)代化意識不足

檔案管理現(xiàn)代化工作的主要問題體現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化意識不足方面，基礎(chǔ)性的檔案管理工作方式傳統(tǒng)，沒能在日常檔案管理工作中構(gòu)建現(xiàn)代化運(yùn)行機(jī)制，不能結(jié)合具體檔案管理業(yè)務(wù)提高檔案管理工作的效率。首先，檔案管理人員的現(xiàn)代化意識不足，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)沒能重要現(xiàn)代化工作，不能圍繞著現(xiàn)代化檔案管理需求完善新型檔案管理工作制度，不能構(gòu)建科學(xué)的檔案管理事業(yè)發(fā)展方案，對檔案管理工作的重視不足，忽略了新形勢下檔案管理工作價(jià)值。其次，檔案管理工作的專業(yè)性不強(qiáng)，檔案管理人員的現(xiàn)代化意識薄弱，檔案管理工作方式較為傳統(tǒng)，沒能在提升檔案管理專業(yè)技能能力基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、職業(yè)化方向發(fā)展。第三，檔案管理事業(yè)的成本較高，檔案管理工作的耗時(shí)較長，效率不足，不滿足日益廣泛的檔案使用需求，現(xiàn)有的檔案服務(wù)與檔案業(yè)務(wù)需求有差距，影響了檔案使用效率。

2.2 專業(yè)技術(shù)人員匱乏

規(guī)范化開展基層檔案管理業(yè)務(wù)，需要提高基層檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識與信息化水平。當(dāng)前部分檔案管理人員的思想陳舊，檔案管理人員的信息化操作能力水平較低，檔案管理人員不適應(yīng)大數(shù)據(jù)、云存儲與信息智慧化供給時(shí)代的檔案管理需求。首先，檔案管理人員思想陳舊，對新型的檔案管理系統(tǒng)不適應(yīng)，不能圍繞著數(shù)字化檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘檢索，不適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的檔案管理需要。其次，基層檔案管理體系不健全，檔案管理人員的專業(yè)性不足，當(dāng)前基層檔案管理工作缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，未能形成專門的檔案管理團(tuán)隊(duì)，現(xiàn)有的檔案管理人員不滿足多層次規(guī)范性檔案管理工作的需要。第三，基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)開展不足，檔案管理業(yè)務(wù)存在短板，檔案管理工作重管輕用的思想普遍存在，檔案管理工作規(guī)?；袡n案收集、裝訂與審核方面，還未能圍繞著檔案數(shù)據(jù)使用構(gòu)建完善的體系，檔案管理人員普遍不具備現(xiàn)代化環(huán)境下的服務(wù)意識，因此影響了檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)展與檔案事業(yè)創(chuàng)新。

2.3 管理制度規(guī)范性低

提高基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性，需要構(gòu)建可行且明確的檔案管理工作運(yùn)行制度，但是基層檔案管理的制度化水平較低，檔案管理制度修訂不及時(shí)，檔案管理制度與相關(guān)業(yè)務(wù)工作的銜接不足，檔案管理工作沒能跟上業(yè)務(wù)工作的改革需要，影響了檔案工作對業(yè)務(wù)工作的輔助促進(jìn)作用。首先，有些檔案數(shù)據(jù)信息資源的挖掘不足，沒能提高檔案數(shù)據(jù)信息的使用價(jià)值，檔案管理工作運(yùn)行效率與現(xiàn)有業(yè)務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)需要不匹配。其次，當(dāng)前檔案共享機(jī)制不健全，數(shù)字化檔案體系建設(shè)不完善，基層數(shù)據(jù)信息類型復(fù)雜，數(shù)據(jù)信息的兼容性差，影響了數(shù)字檔案信息的使用。第三，還有的基層檔案管理硬件不足，缺乏必要的規(guī)范性檔案管理設(shè)備與手段，檔案管理工作受客觀條件制約，因此影響了檔案管理工作水平，沒能達(dá)到促進(jìn)檔案管理快速發(fā)展，提高檔案管理效率目標(biāo)。

3 檔案管理規(guī)范化的建設(shè)策略

3.1 加速基礎(chǔ)業(yè)務(wù)科學(xué)化

提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，通過規(guī)范化的檔案管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)，需要形成科學(xué)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制與操作標(biāo)準(zhǔn)，提高規(guī)范化的建設(shè)水平。首先，全面加強(qiáng)檔案資料的清查工作，在去粗取精的理念下消除檔案管理方面的隱患，注重加強(qiáng)原始檔案數(shù)據(jù)信息的清查，在準(zhǔn)確建立檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、標(biāo)準(zhǔn)化存儲，全面清查檔案冗余，保證所有檔案文件的質(zhì)量，從而為數(shù)字化檔案發(fā)展做好準(zhǔn)備。其次，努力實(shí)現(xiàn)案件的規(guī)范化處理，注重形成文件管理規(guī)律，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)部聯(lián)系機(jī)制的建設(shè)，全面加強(qiáng)案卷的規(guī)范化管理，在加強(qiáng)新組卷管理水平的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化館藏、圍繞著計(jì)算機(jī)管理實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的再加工，從而滿足未來現(xiàn)代化檔案建設(shè)需要。第三，進(jìn)一步規(guī)范檔案的錄注工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)錄注統(tǒng)一管理，在開發(fā)統(tǒng)一管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上提高檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化水平。有效消除各單位檔案管理的差異，全面提高檔案規(guī)范性和一致性。第四，統(tǒng)一檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，在確保檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，按照國家的相關(guān)規(guī)定，以及尊重行業(yè)特征的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理，進(jìn)一步明確檔案管理分類細(xì)則，按照一致標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的科學(xué)分類，從而提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理質(zhì)量。

3.2 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，在做好基礎(chǔ)檔案建設(shè)的工作同時(shí)，還要逐步的滲透現(xiàn)代化的檔案管理工作理念，創(chuàng)新提高檔案管理的科學(xué)化發(fā)展水平。在優(yōu)化檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，明確重點(diǎn)，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，促進(jìn)檔案事業(yè)的全面改革。首先，形成科學(xué)化、規(guī)范化檔案管理工作程序，按照循序漸進(jìn)的原則，在明確檔案管理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理信息化的綜合有序推進(jìn)，圍繞著檔案利用率的高低，核心檔案數(shù)據(jù)、社會利用率高低等進(jìn)行檔案整理和開展數(shù)字化工作。其次，加快分級著錄工作，明確分級著錄工作原則，在科學(xué)分級的基礎(chǔ)上，對重要文件與反映問題龐雜的檔案主題、內(nèi)容、特征進(jìn)行科學(xué)處理，從而減少著錄條目，節(jié)約檔案整理時(shí)間，人力物力，提高檔案著錄工作效率。第三，完備檔案目錄，在著錄的過程中充分的考慮索引需要，保證檔案的人名、地址、時(shí)間、卷號、分類號可以發(fā)揮檢索作用。第四，用關(guān)鍵詞代替主題詞，從題名、文件名、作者名等進(jìn)行標(biāo)識，從而提高計(jì)算機(jī)對檔案的批量處理能力，更好的提高檔案檢索效率。

4 結(jié)論

規(guī)范開展基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)工作，需要在具體的檔案管理法規(guī)的約束下，提高檔案管理工作的效率，構(gòu)建完善的檔案管理工作體系與發(fā)揮現(xiàn)有的檔案管理人員作用，按照國家制度要求，提高檔案管理工作

質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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