淺談醫(yī)院綜合檔案的開發(fā)及利用

吳達(dá) 呂丹 胡登烈

摘 要：本文針對醫(yī)院檔案在發(fā)展建設(shè)中的重大作用，提出開發(fā)利用檔案信息資源所必需的幾個重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。增強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識與服務(wù)水平，具備良好的職業(yè)道德與職業(yè)素質(zhì)，為檔案資源的開發(fā)利用提供思想與知識方面的保障；完善醫(yī)院檔案工作管理體制，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，做好醫(yī)院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與檢索工作，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，形成室藏豐富，結(jié)構(gòu)合理，有規(guī)可循，有目可查，管理科學(xué)，有效利用的良好局面。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；開發(fā)利用

檔案利用是指以館（室）藏檔案資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式，直接提供檔案為利用者服務(wù)的工作。其方式有：1）提供檔案原件。即在檔案館（室）內(nèi)設(shè)閱覽室，組織利用者在室內(nèi)閱覽檔案原件，或根據(jù)特殊需要，經(jīng)過批準(zhǔn)暫時把檔案原件借出館（室）外使用。2）提供檔案復(fù)制件。包括以縮微膠片、靜電復(fù)印件等提供利用。3）編輯出版檔案文件匯編、檔案史料匯編，舉辦檔案展覽等。4）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料（如大事記、組織沿革等）。5）制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢、外調(diào)等。

實(shí)行綜合檔案管理工作，目前為止形成了包括實(shí)物檔案在內(nèi)的黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類（病歷）、教學(xué)管理類、后勤管理類、科學(xué)技術(shù)研究類、設(shè)備儀器類、基礎(chǔ)建設(shè)類、會計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類共十二種門類檔案，這些檔案資料在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著查考憑證、參考依據(jù)、科學(xué)研究、宣傳教育的重要作用。檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。而要充分發(fā)揮庫存檔案信息資源的潛在作用，就必須從以下幾個方面做好工作：

1 增強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識與水平

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案人員的服務(wù)意識與水平的高低決定著檔案開發(fā)利用工作程度好壞，只有通過積極優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動為主動，這就要求檔案人員：1）要具有良好的職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)，樹立無私奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的精神，在工作中做到服務(wù)態(tài)度主動、熱情、耐心、周到；在服務(wù)方式上，拓展多種形式，樹立起主動服務(wù)的意識，改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去“重藏輕用”、“看攤守攤”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益密切聯(lián)系起來，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益，而只有通過提高效益，也才能進(jìn)一步得到醫(yī)院的重視，才能提高檔案工作在醫(yī)院工作中的地位。2）要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，即知識素質(zhì)和能力素質(zhì)。隨著醫(yī)院各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，對檔案利用的要求也越來越高，利用重點(diǎn)從政治、行政等方面的需要，發(fā)展到醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)、科學(xué)研究、精神文明建設(shè)等方面來，這就要求醫(yī)院檔案工作人員除精通掌握檔案管理專業(yè)知識外，還必須掌握醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)知識、科技檔案（如科研成果檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案）及專門檔案（如會計(jì)檔案、教學(xué)檔案、審計(jì)檔案、聲像檔案等）方面的知識，根據(jù)不同的利用需求，有針對性地提供檔案。同時，要具備從事本職工作的語言文字能力、信息開發(fā)能力、運(yùn)用現(xiàn)代科技手段的能力和創(chuàng)新能力等，主動開發(fā)檔案信息資源，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等，為檔案利用提供更廣泛、集中、系統(tǒng)的服務(wù)。

2 要不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在整個檔案業(yè)務(wù)工作中，利用工作是目的，是主導(dǎo)工作，但利用工作必須建立在良好的基礎(chǔ)工作之上。應(yīng)該在重視利用工作的同時，狠抓基礎(chǔ)工作，以利用工作促進(jìn)基礎(chǔ)工作，以基礎(chǔ)工作保障利用工作，做到相互結(jié)合，共同發(fā)展。綜合醫(yī)院做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作有以下幾個方面：

1）完善檔案工作管理體制，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及保密、鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，各部門科室明確兼職人員，為檔案材料收集、整理、鑒定等工作環(huán)節(jié)奠定人力基礎(chǔ)。

2）建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案工作是一項(xiàng)集管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性、文化性等性質(zhì)于一體的工作，檔案工作的基本原則就是“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。因此，綜合醫(yī)院要在貫徹落實(shí)《檔案法》的同時，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，建立健全本醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理有法可依、有章可循，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。例如，我院結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，先后制訂了《關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)定》、《各種檔案保管期限》、《醫(yī)院檔案分類大綱》、《檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》，建立了《檔案立卷、歸檔制度》、《檔案保密、保管、查閱、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文書、教學(xué)、科技、會計(jì)、審計(jì)、音像檔案規(guī)范管理制度》、《庫房管理及計(jì)算機(jī)管理制度》等，為檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)提供制度保障。

3 做好醫(yī)院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與檢索工作

1）醫(yī)院檔案收集工作。按照醫(yī)院《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍》等的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各科室、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到綜合檔案室的工作。檔案收集是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，收集工作的質(zhì)量直接決定和影響著檔案業(yè)務(wù)工作水平，收集及時、鑒選得當(dāng)，把有保存價值的檔案都集中在檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，才能使室藏檔案齊全完整，內(nèi)容豐富，才可以提高檔案工作質(zhì)量，為開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。

2）醫(yī)院檔案整理。按照一定的原則和方法，對零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使檔案由零亂到系統(tǒng)，由無序到有序，體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，充分反映各項(xiàng)工作活動的歷史聯(lián)系和面貌，是檔案信息資源完整利用的基礎(chǔ)。

3）醫(yī)院檔案鑒定工作。醫(yī)院綜合檔案部門按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀，提高了檔案利用的準(zhǔn)確率。

4）醫(yī)院檔案保管和統(tǒng)計(jì)工作。根據(jù)檔案的成分和狀況，采取安全的存放和防護(hù)措施，并以表冊、指標(biāo)、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的業(yè)務(wù)工作，是檔案開發(fā)利用的硬件保障。

5）醫(yī)院檔案檢索工具醫(yī)院檔案檢察工具。記錄、報道、查找檔案材料的手段，是揭示館（室）藏和查找檔案的重要手段，它把“藏”與“用”連接起來，溝通檔案材料與利用者和管理者之間的關(guān)系，是開發(fā)檔案信息資源的工具。我院從檔案資料的存儲至檢索利用充分發(fā)揮現(xiàn)代化管理手段的作用，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)，簡化利用程序，編制利用范例，開展電話、信函、網(wǎng)絡(luò)等多種服務(wù)方式等，從而使檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)工作落到實(shí)處。

總之，做好以上幾個環(huán)節(jié)工作的良性銜接，才能形成庫藏豐富，結(jié)構(gòu)合理，有規(guī)可循，有目可查，管理科學(xué)，有效利用的良好局面，才能充分完成檔案工作的使命，滿足醫(yī)院各方面的需求，實(shí)現(xiàn)庫存檔案的價值，擴(kuò)大檔案工作的影響，發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。

作者簡介

吳達(dá)（1979-），男，四川巴中，四川省巴中市中心醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理。

呂丹，女，四川巴中，四川省巴中市中心醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理。

胡登烈，男，四川中江，四川省巴中市中心醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理。