從內(nèi)部審計(jì)角度看企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

楊勝

摘要：物資采購是給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的地方，同時(shí)也是監(jiān)管的難點(diǎn)，是舞弊發(fā)生的高發(fā)區(qū)域，也是內(nèi)部控制的重點(diǎn)、難點(diǎn)，本文通過物資采購和日常內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐，深入相關(guān)業(yè)務(wù)，分析物資采購中存在問題、分析原因、并在審計(jì)營銷、反舞弊投訴舉報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)辦法等方面提出相應(yīng)的解決方案，從而更好更高效的完成采購審計(jì)，降低采購成本，減少相關(guān)的舞弊行為，達(dá)到物資采購內(nèi)部控制的最佳成果。

關(guān)鍵詞：物資采購；內(nèi)部審計(jì)；內(nèi)部控制

物資采購是給企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的地方，低成本高品質(zhì)的采購是提高企業(yè)經(jīng)營效率的重要手段，同時(shí)也是最容易出漏洞的環(huán)節(jié)，并會(huì)伴隨著員工相關(guān)舞弊行為，給企業(yè)帶來的很大的損失。良好的采購內(nèi)部控制制度是做好采購工作的重要保障措施。采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度薄弱會(huì)在實(shí)踐中帶來諸多問題，如不能很好地解決，勢必會(huì)影響企業(yè)內(nèi)部物資采購的效果。

一、采購環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險(xiǎn)

采購流程：

使用部門提出需要—采購部供應(yīng)商選擇—訂合同—驗(yàn)收入庫—付款

從采購流程分析上看，主要存在的風(fēng)險(xiǎn)有：

首先在使用（需要）環(huán)節(jié)存在間接指定或直接指定供應(yīng)商、采購存在供應(yīng)商選擇不恰當(dāng)；其次在采購過程發(fā)生價(jià)格偏高或物資品質(zhì)不達(dá)標(biāo)；第三驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在不合格物資入庫等風(fēng)險(xiǎn)；第四付款環(huán)節(jié)存在預(yù)付款未按協(xié)議的規(guī)定付款風(fēng)險(xiǎn)。這四個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)最終反映在采購物資的性貨比不好和風(fēng)險(xiǎn)敞口問題，它是采購內(nèi)部控制的重點(diǎn)、難點(diǎn)，需要企業(yè)從制度上來解決。

二、采購風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制

針對采購過程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，采取的方法主要制定采購申請等內(nèi)控制度，通過制度來控制風(fēng)險(xiǎn)。

首先通過制度性安排，采購申請環(huán)節(jié)杜絕或降低企業(yè)使用（需要）部門指定供應(yīng)商的行為，特殊情況必須是指定品牌的，需要注明指定的特殊原因，防止通過指定不要必要的技術(shù)參數(shù)或指定品牌或廠家的現(xiàn)象。

其次供應(yīng)商選擇是否合適，供應(yīng)商選擇上是否存在能力不過關(guān)，防止皮包公司和簽約后無法供貨的現(xiàn)象以及通過不必要的代理商，盲目的舍近求遠(yuǎn)現(xiàn)象。

第三，通過談判取得富有市場競爭力的采購價(jià)格，主要 包括采購詢價(jià)工作做得是否得當(dāng)，是否建立物資的價(jià)格體系，掌握充分、有效市場價(jià)格信息。

第四，制訂標(biāo)準(zhǔn)合同，使用甲方版本，減少企業(yè)在簽署合同的風(fēng)險(xiǎn)

第五，通過審查入庫手續(xù)、現(xiàn)場抽檢等方式以確定入庫材料的數(shù)量是否準(zhǔn)確，質(zhì)量是否合格；運(yùn)輸過程中發(fā)生的損耗是否正常，是否由我方承擔(dān)，讓步接收是否符合制度等來保證入庫質(zhì)量，進(jìn)而降低企業(yè)采購的風(fēng)險(xiǎn)。

第六，財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，對請款的資料（發(fā)票、驗(yàn)收等結(jié)算憑據(jù)）真實(shí)及完整性嚴(yán)格審核。

三、采購風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部審計(jì)，防止采購內(nèi)部控制留在墻上的制度里

內(nèi)部審計(jì)對采購的風(fēng)險(xiǎn)，及針對風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制的監(jiān)督和評估，把內(nèi)部控制落實(shí)到實(shí)處，形成一個(gè)內(nèi)部控制的閉環(huán)，采購審計(jì)是展示內(nèi)部審計(jì)價(jià)值的重要手段。

（一）要針對采購相關(guān)制度進(jìn)行落實(shí)，主要表現(xiàn)在書面化，防止口頭化，做到事后可追溯性

這點(diǎn)看起來很稀松平常，實(shí)際的效果卻非常明顯，把采購的過程書面的寫出來，就可能達(dá)到了把采購問題就解決了一半的效果，防止不良分子混水摸魚，同時(shí)采購過程書面化也是包括審計(jì)在內(nèi)監(jiān)管的基礎(chǔ)。

（二）通過采購制度審計(jì)，為供應(yīng)商管理審計(jì)、價(jià)格審計(jì)做好基礎(chǔ)

審計(jì)主要看采購制度是否落實(shí)，包括采購過程是否公開，采購方式是否得當(dāng)，貨比三家在內(nèi)等制度有否落實(shí)，以及資料文件是否按要求保存完整、齊全和便于監(jiān)督。

（三）通過供應(yīng)商選擇管理和采購價(jià)格審計(jì)，防止出采購高價(jià)低質(zhì)的物資的現(xiàn)象

供應(yīng)商選擇管理和采購價(jià)格是審計(jì)的核心環(huán)節(jié)，通過穿行測試，實(shí)地調(diào)查，現(xiàn)場拜訪，貨比三家等等方式來確認(rèn)供應(yīng)商選擇是否合理和采購價(jià)格是否具有市場競爭力。除了數(shù)據(jù)分析外，最主要的還是供應(yīng)商和物資價(jià)格的實(shí)地調(diào)查，拿出大媽菜場買菜的架式，很多表面上符合公司的合格供應(yīng)商，實(shí)則經(jīng)不實(shí)地調(diào)查推敲：注冊資本很大的小作坊、披著生產(chǎn)商皮的中間商，專門為企業(yè)成立的供應(yīng)商、采購員自己成立公司與公司做交易等。采購物資價(jià)格存在偏高：未認(rèn)真分析供應(yīng)商的成本，未對采購物資進(jìn)行市場分析，對采購物資的國家標(biāo)準(zhǔn)不熟悉等。

（四）關(guān)注采購中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)

采購是企業(yè)的敏感業(yè)務(wù)，也是風(fēng)險(xiǎn)特別是舞弊風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)的地方。供應(yīng)商選擇管理和采購價(jià)格審計(jì)時(shí)，警惕舞弊發(fā)生，審計(jì)人員應(yīng)對此要保持高度的職業(yè)敏感和審慎性。為了減少舞弊的損失，企業(yè)應(yīng)該要未雨綢繆，采取有效的措施來預(yù)防舞弊的發(fā)生的控制環(huán)境，同時(shí)建立相關(guān)的反舞弊投訴舉報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)辦法也有助于減少并發(fā)現(xiàn)相關(guān)的舞弊。首先設(shè)立高獎(jiǎng)金的的舉報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)金秘密發(fā)放制度。高獎(jiǎng)金有助于激勵(lì)有關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)的投訴舉報(bào)，而獎(jiǎng)金秘密發(fā)放有助于相關(guān)人員實(shí)名舉報(bào)，消除舉報(bào)人的顧慮，以方便案件順利開展。其次設(shè)立統(tǒng)一好記憶的投訴舉和宣傳報(bào)渠：建立統(tǒng)一好憶的投訴舉報(bào)渠道（比如設(shè)立以同一手機(jī)號作為QQ、微信等聯(lián)系方式），還通過各種渠道來宣傳：如企業(yè)網(wǎng)站、采購合同、員工手冊等。最后對舞弊行為零容忍，一旦發(fā)現(xiàn)有舞弊行為的員工立即辭退，并移交法務(wù)或司法機(jī)關(guān)處理。

（五）提高內(nèi)部審計(jì)地位，提高物資采購審計(jì)水平

內(nèi)部審計(jì)地位高不高，主要看高級管理層主要是一把手重不重視。內(nèi)部審計(jì)工作之一：找出公司和其他部門風(fēng)險(xiǎn)的也特別容易得罪人，故做好相關(guān)客戶（高級管理層特別是一把手）的營銷就顯得特別重要，需要我們內(nèi)審人員首先要營銷，特別針對客戶的營銷。

其次要拿出像“蘋果”手機(jī)一樣超越客戶需要的，并且能打到痛點(diǎn)的采購審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告需要我們根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)和不同對象個(gè)性化的、運(yùn)用通俗易懂語言寫法來展示我們這段時(shí)間的工作成果，審計(jì)報(bào)告是我們內(nèi)部審計(jì)部門的產(chǎn)品，它的好壞直接影響領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部審計(jì)部門的看法，影響部門未來的發(fā)展，影響內(nèi)部審計(jì)人員個(gè)人發(fā)展。

最后是打造學(xué)習(xí)型組織，提高審計(jì)人員隊(duì)伍素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量采購內(nèi)部審計(jì)工作效果和效率的關(guān)鍵。打鐵也要自身硬，審計(jì)人員若不了解采購業(yè)務(wù)知識和公司業(yè)務(wù)，勢必會(huì)陷入審計(jì)困境，不僅要懂采購甚至比采購人員更了解采購業(yè)務(wù)，通過業(yè)務(wù)與審計(jì)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的采購審計(jì)。提高內(nèi)部審計(jì)人員素質(zhì)有：培訓(xùn)和自學(xué)，培訓(xùn)主要來開拓視野，而平時(shí)主要靠內(nèi)審人員在理論上（包括國際注冊內(nèi)部審計(jì)師考試等）和實(shí)踐中自學(xué)（在采購審計(jì)中主要是指熟悉每個(gè)物資的特點(diǎn)，影響產(chǎn)品價(jià)格的主要因素等）。

以上是筆者根據(jù)多年采購內(nèi)部審計(jì)工作總結(jié)出來的一些思路，僅供參考。我們不僅要規(guī)范改進(jìn)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，堵塞漏洞，同時(shí)還需要學(xué)習(xí)高效的內(nèi)審工作模式，并在以后的工作中不斷的改進(jìn)完善，更好在采購審計(jì)中履行自己的內(nèi)部審計(jì)職能，并更好更高效的完成采購審計(jì)，達(dá)到企業(yè)物資采購審計(jì)最佳成果。

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（作者單位：浙江偉明環(huán)保股份有限公司）endprint