商務(wù)信函的禮貌原則分析

付聰聰

[摘要]商務(wù)信函在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中占有重要位置，在交流信息和建立維持良好的商務(wù)關(guān)系方面起到了有效的作用。本文旨在分析商務(wù)信函中禮貌原則的運(yùn)用，如何使用禮貌原則來(lái)實(shí)現(xiàn)寫信人的交際意圖，從而讓人們了解禮貌在商務(wù)信函的重要性。

[關(guān)鍵詞]商務(wù)信函；禮貌原則；交際

一、引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，全球經(jīng)濟(jì)的交流與合作也在逐漸增加，國(guó)際貿(mào)易增加了使用傳真和電子郵件。因此，英語(yǔ)商務(wù)信函成為一種有效的溝通媒介。信函可以代表公司的形象，顯示公司的水平和實(shí)力，但是寫得差的信函可能給合作伙伴留下負(fù)面的印象。禮節(jié)性商務(wù)信函可以幫助商務(wù)貿(mào)易伙伴之間建立一個(gè)良好的關(guān)系。一個(gè)好的商務(wù)信函可以帶來(lái)一個(gè)意想不到的結(jié)果，能給對(duì)方一個(gè)深刻的印象，有助于促進(jìn)和發(fā)展與客戶的關(guān)系，在促進(jìn)新交易時(shí)發(fā)揮著積極的作用。

英語(yǔ)商務(wù)信函是一種最常見(jiàn)的商務(wù)聯(lián)系媒介。商務(wù)通信實(shí)際上是一種“銷售”。作者總是在賣東西。銷售的可能是一個(gè)產(chǎn)品、一種服務(wù)、一個(gè)專利、一個(gè)想法等等。

二、商務(wù)信函的定義

商務(wù)信函是指在商務(wù)溝通中的各種信函，為了在商務(wù)交易中達(dá)到良好的關(guān)系，可以使用一些方法，例如面對(duì)面的談話、電話、也可以使用信件。在這些方法中，信件可以更完整的表達(dá)一個(gè)人的觀點(diǎn)，詳細(xì)的告知信息，因?yàn)槭褂眯偶?huì)有更多的思考時(shí)間，因此會(huì)寫得更好。它不同于面對(duì)面的談話，在面對(duì)面的交談中，如果溝通的不友好、不和諧，幾乎沒(méi)有時(shí)間來(lái)思考如何表達(dá)會(huì)更合適。

在商務(wù)信函中，作者選擇正式的詞語(yǔ)來(lái)完成他的寫作。他們?cè)谛胖兄v述事實(shí)，不能夸大或低估實(shí)際情況。寫商務(wù)信函的目的是明確的，銷售產(chǎn)品或服務(wù)，消除誤解，給對(duì)方傳遞好消息。

如何寫商務(wù)信函在商務(wù)溝通中很重要。一封有條理的信函可能給收信人留下好印象，容易讓收信人按照寫信人所說(shuō)的去做事情。一封寫得好的商務(wù)信函需要一些寫作技巧，在不同種類的信中，技巧也是不同的。如果這封信是有利于收信人，寫信人可以直接告訴收信人。但如果信件很難寫，寫信人應(yīng)該更好的考慮之后選擇合適的語(yǔ)言，以委婉的形式告知收信人。

三、商務(wù)信函的原則

（一）禮貌。禮貌是商務(wù)信函的一個(gè)重要的特征。友好的語(yǔ)氣和措辭在促進(jìn)雙方情感交流發(fā)揮著巨大的作用。商務(wù)信函的措辭應(yīng)恰當(dāng)，最好使用委婉的語(yǔ)氣來(lái)顯示禮貌?？梢允褂靡恍┒陶Z(yǔ)，如：拜托、您的詢價(jià)、我將很感激如果您……，以下還需要注意……，寫信的語(yǔ)氣要真誠(chéng)、體貼、周到，避免使用性別歧視的術(shù)語(yǔ)。

（二）正確。正確不僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫正確，更重要的是，這封信的內(nèi)容是正確的。避免使用產(chǎn)生語(yǔ)義歧義的單詞和短語(yǔ)。如：多數(shù)、少數(shù)、大量、許多等等。這些表達(dá)式很容易導(dǎo)致混亂、誤解，甚至不必要的糾紛，這對(duì)商務(wù)信函和文件特別重要。

（三）清楚。商務(wù)信函應(yīng)該寫清楚、不模糊，這樣收件人將不會(huì)誤解寫信人的意圖。信的每一段應(yīng)該有一個(gè)合適的主題和主題句。每一段應(yīng)該使用一些過(guò)渡詞。如：首先、其次、然而、此外、與此相反等等，這樣整個(gè)信件會(huì)容易理解。

（四）簡(jiǎn)潔。冗長(zhǎng)的信寫的時(shí)候是很耗時(shí)的。閱讀這類信也浪費(fèi)時(shí)間，有時(shí)甚至很難理解這樣的信。因此，當(dāng)書寫商務(wù)信函時(shí)，用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)完整的意思。

（五）完整。信的內(nèi)容應(yīng)該是完整的。所有在信中提出的問(wèn)題和請(qǐng)求應(yīng)該得到回答，還包括接收方積極應(yīng)對(duì)所有的問(wèn)題和寫信人想要知道的情況。

（六）具體。信中表達(dá)的內(nèi)容要準(zhǔn)確、生動(dòng)，當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息，比如：時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、物品等，應(yīng)盡可能具體詳細(xì)。這將使交流的內(nèi)容更加清楚，也有助于加快交易進(jìn)程。

（七）體諒。體諒原則強(qiáng)調(diào)對(duì)方的情況。我們要體現(xiàn)出為他人考慮，站在對(duì)方的角度思考問(wèn)題，多注意對(duì)方的感受。當(dāng)書寫商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，為了找到彼此傳遞信息的最好方法，請(qǐng)記住對(duì)方的需求、愿望等。

上面的七個(gè)原則是商務(wù)信函寫作的指導(dǎo)原則，對(duì)寫好商務(wù)信函起著非常重要的作用。

四、禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的體現(xiàn)

禮貌原則可以解釋許多現(xiàn)實(shí)生活中語(yǔ)言交際的禮貌現(xiàn)象。在英語(yǔ)商務(wù)信函寫作中，禮貌原則可以促進(jìn)人與人之間的溝通，這樣交際雙方的關(guān)系會(huì)更和諧。分析和討論禮貌原則在英語(yǔ)商務(wù)信函寫作有助于提高商務(wù)英語(yǔ)的寫作和教學(xué)能力。

禮貌不僅是語(yǔ)言交際中的一種常見(jiàn)現(xiàn)象，同時(shí)也是英語(yǔ)商務(wù)信函最值得注意的語(yǔ)言特性。禮貌的英語(yǔ)商務(wù)信函可以有效地加深貿(mào)易雙方的信任，提高成功的可能性。正確使用禮貌原則可以幫助寫信人寫出一封像樣的英語(yǔ)商務(wù)信函，以達(dá)到雙贏的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

從上面的原則中，我們可以發(fā)現(xiàn)，禮貌是商務(wù)信函寫作中最基本的原則。我們?cè)谶@里談?wù)摰氖嵌Y貌并不意味著一些禮貌的表達(dá)，而是反映了為他人著想和同情對(duì)方的感情。最重要的禮貌是及時(shí)回應(yīng)對(duì)方。最感人的禮貌是永遠(yuǎn)不要懷疑對(duì)方的誠(chéng)意。在商務(wù)溝通時(shí)，雙方肯定有不同的意見(jiàn)，禮貌和溝通可以解決分歧，而不影響良好的關(guān)系，在投訴和拒絕信中所使用的術(shù)語(yǔ)應(yīng)該禮貌并且委婉。英語(yǔ)商務(wù)信函體現(xiàn)了禮貌原則，這些原則可以指導(dǎo)人們的閱讀和寫作練習(xí)。

（一）在表達(dá)積極商務(wù)信函時(shí)，使用以下方式

1.采用體諒對(duì)方的態(tài)度

自我為中心的態(tài)度和體諒對(duì)方的態(tài)度是商務(wù)信函寫作時(shí)兩種基本的方法。自我為中心的態(tài)度從寫信人的觀點(diǎn)出發(fā)，強(qiáng)調(diào)寫信人的利益，而體諒對(duì)方的態(tài)度從收信人的角度，強(qiáng)調(diào)收信人的利益。采用體諒對(duì)方的態(tài)度意味著考慮收信人的需求并表達(dá)寫信人的準(zhǔn)備以滿足他們的需要。此外，它有助于建立和加強(qiáng)商譽(yù)，為未來(lái)奠定了一個(gè)更好的業(yè)務(wù)關(guān)系。這通過(guò)在商務(wù)信函寫作時(shí)采用第二人稱體現(xiàn)出來(lái)。例如：

I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products i“your area.endprint

分析：第一句話是合理的，但是沒(méi)有完全把對(duì)方的位置放在第一位。在某種程度上，“我認(rèn)為”剝奪了別人的榮譽(yù)感。它只是一種贊美。第二句使客戶受益，充分反映了禮貌原則。交流者應(yīng)該尊重、理解和贊美對(duì)方，以便對(duì)方能感受到尊重他，體現(xiàn)出他的重要性。在寫作時(shí)，比起第一人稱，多用第二人稱會(huì)使信件更真誠(chéng)、禮貌。

2.使用積極的詞

積極的詞匯強(qiáng)調(diào)積極的方面，給人一種愉快的感覺(jué)。消極詞匯強(qiáng)調(diào)消極的一面，給人不愉快的暗示。因此，寫作時(shí)盡量使用積極的詞匯而不是消極詞匯。例如：

Your immediate attention would be appreciated.

Please note that our contract will be valid until July.

第一句話中，“欣賞”是一個(gè)積極的詞。第二句話中，“有效”是一個(gè)積極的詞。如果用消極的詞“終止”，這將是不禮貌的。積極的措辭使人們感到快樂(lè)和舒適，增強(qiáng)建立良好的人際關(guān)系的可能性。因此，在英文商務(wù)信函中，盡量使用積極的語(yǔ)言。

3.使用積極的語(yǔ)氣

寫信人可能無(wú)法控制，或很少能夠控制信件的內(nèi)容，但他能控制陳述的語(yǔ)氣。寫信人可以使用友好的積極的基調(diào)向收信人表達(dá)禮貌，然后向讀者表達(dá)自己的善意，從而建立良好的業(yè)務(wù)往來(lái)基礎(chǔ)。禮貌的交流要求與他人溝通時(shí)要減少矛盾，積極的語(yǔ)言更有禮貌，能夠達(dá)到更滿意的結(jié)果。

（二）在表達(dá)消極商務(wù)信函時(shí)，使用以下方式

1.過(guò)去時(shí)態(tài)

I did wonder whether you could lower the price.

過(guò)去時(shí)態(tài)可以減少潛在的面子威脅。在這個(gè)例子中，使用助動(dòng)詞“did”使得句子看起來(lái)更有禮貌，因?yàn)椤癲id”強(qiáng)調(diào)的是過(guò)去時(shí)態(tài)，使請(qǐng)求聽(tīng)起來(lái)更遙遠(yuǎn)。

2.虛擬語(yǔ)氣的使用

在國(guó)際貿(mào)易中，商務(wù)人士使用虛擬語(yǔ)氣來(lái)提出建議和請(qǐng)求，這樣語(yǔ)氣更加委婉，在平等和相互信任的基礎(chǔ)上更容易達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。例如：

We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.

虛擬語(yǔ)氣用于提出請(qǐng)求，以避免咄咄逼人，能夠在和諧的氣氛中建立貿(mào)易關(guān)系。

3.進(jìn)行時(shí)

1 was wondering whether you could lower the price.

在這種情況下，進(jìn)行時(shí)聽(tīng)起來(lái)像是沒(méi)有仔細(xì)考慮的臨時(shí)想法，減少潛在的面子威脅。

4.被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

You broke the cup.

The cup was found to be broken.

在商務(wù)信函中，使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)是防止責(zé)備的最好的方法。我們可以從這個(gè)例子中看出，當(dāng)主語(yǔ)是人時(shí)，句子有責(zé)備的口氣。如果主語(yǔ)是一件事或者物品時(shí)，重點(diǎn)會(huì)被轉(zhuǎn)移，從而避免尷尬。

5.疑問(wèn)句

在交流時(shí)、疑問(wèn)句可以用來(lái)間接表達(dá)言語(yǔ)行為，使面臨威脅行動(dòng)隱藏在問(wèn)題里面，給對(duì)方尊重的感覺(jué)。例如：

Could you send us a copy of your latest catalogue？

6.同情準(zhǔn)則

同情準(zhǔn)則是指把自我和他人之間的反感最小化，把自我和他人之間的同情最大化。在商務(wù)活動(dòng)中，如果你因?yàn)樽约旱腻e(cuò)誤導(dǎo)致另一方損失，你必須真誠(chéng)地給對(duì)方寫一封信進(jìn)行道歉并解釋你的錯(cuò)誤。為了獲得別人的同情，你應(yīng)該明確提出一個(gè)合理的補(bǔ)救計(jì)劃，試著得到他人的理解。

It is a pity that we have to cancel the order for this good.

這句話用“It is a pity that”來(lái)表達(dá)同情，“have to”顯示出不得已，從而縮短了彼此的距離，同情準(zhǔn)則的使用更容易得到對(duì)方的理解。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)大多數(shù)公司和機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，書寫商務(wù)信函還是與外部交流的主要方式。商務(wù)信函的質(zhì)量反映了公司或機(jī)構(gòu)的專業(yè)性。如果這封信清晰和簡(jiǎn)潔，該公司看起來(lái)就是組織良好和高效的；如果這封信表達(dá)出禮貌和友好，公司會(huì)給別人留下的美好的印象。由于這個(gè)原因，許多公司的管理層建立了培訓(xùn)項(xiàng)目來(lái)提高工作人員的書信寫作能力。

隨著全球經(jīng)濟(jì)的擴(kuò)張，國(guó)際貿(mào)易數(shù)量的增加，對(duì)外貿(mào)易人才的需求就會(huì)上升。作為一種有特定的交際目標(biāo)的特殊的溝通方式，英語(yǔ)商務(wù)信函不僅作為一個(gè)有用的工具來(lái)交換信息，而且也是構(gòu)建和加強(qiáng)和諧業(yè)務(wù)關(guān)系的一個(gè)重要方法，因此，商務(wù)信函需要高度的禮貌與特殊的交際技巧。然而，大多數(shù)的人更加注重信息功能，忽視商務(wù)信函的人際功能。商務(wù)信函的寫信人應(yīng)該明確如何寫好一封商務(wù)信函，以體諒對(duì)方的態(tài)度為主要的寫作原則，并使用各種各樣策略來(lái)實(shí)現(xiàn)其交際目的。endprint