企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

周素云

摘 要：在人力資源管理工作中，其最可靠也最真實的數(shù)據(jù)來源就是人事檔案管理工作，其在人力資源需求的預測和合理配置人力資源方面發(fā)揮著重要的作用。而目前我國的人事方案管理工作中還存在很多問題，本文對此進行了簡要的概括和分析，并提出了較為合理的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人力資源管理；人事檔案管理工作；新要求

在目前的企業(yè)工作中，對人力資源進行系統(tǒng)的管理是其實現(xiàn)知識管理的重要途徑。而在人力資源管理工作中，其最重要的就是對人事檔案進行有效管理。人力資源和人事檔案是不可分割的，兩者之間起到互相促進的作用。隨著企業(yè)對人力資源管理工作的要求不斷提高，首要的工作就是提高企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的水平，在社會發(fā)展的新時期人事檔案管理工作的改革更是企業(yè)發(fā)展中必不可少的工作之一。

人事檔案管理對人力資源管理的重要性

能給人力資源管理提供可靠真實的數(shù)據(jù)和信息

人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)員工的基本信息，同時也包含員工近些年的工作經(jīng)歷，企業(yè)可以根據(jù)這些信息來挖掘人才，因此對人事檔案進行整理的工作就變得極為重要了。同時人事檔案也能有效地為人力資源管理工作提供便利，從而有效地提高企業(yè)人力資源管理的效率和工作水平。因此，企業(yè)要對人事檔案進行分析，從而開展企業(yè)內(nèi)部的人員安排工作，盡量發(fā)揮員工最大的能力，讓其實現(xiàn)更大的自我價值，從而有效地為企業(yè)留住人才，并提高企業(yè)整體工作的水平。

有利于人力資源管理的合理配置

在企業(yè)之間實現(xiàn)信息共享的重要途徑就是完善企業(yè)人事檔案的管理工作，可以有效地提高企業(yè)之間信息傳輸?shù)耐〞承院蜁r效性，充分將信息共享落實到企業(yè)和員工之間，從而讓每個員工的才能都能得到最大程度的展現(xiàn)，有效提高了企業(yè)內(nèi)部人員安排的合理性，為企業(yè)留住了人才，并充分提高了人力資源管理工作的水平。

我國企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

人事檔案材料片面， 缺乏真實性

在企業(yè)中普遍存在這樣一種現(xiàn)象，就是人事檔案過于形式化，檔案內(nèi)的信息與員工的實際情況不符，導致了企業(yè)并沒有充分掌握員工的信息。同時，很多員工的檔案都是根據(jù)其自身的意愿進行填寫的，不具備真實性，這種現(xiàn)象在企業(yè)中極為常見，導致企業(yè)的人力資源管理工作不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

企業(yè)檔案管理機制不夠靈活

隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展、競爭力水平的不斷提高，在企業(yè)的人才選擇方面也有了更多的途徑，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時代企業(yè)發(fā)展的需要。在現(xiàn)今企業(yè)進行人員招聘的過程中，更加注重人員實際的工作能力，只要能力突出可以勝任其應(yīng)聘的工作，就可以通過合同和協(xié)議等形式來進行人員的錄用，人事檔案只能是簡單的信息介紹，只要員工遵守了合同的各項條例，就可以進行自由選擇自己最想應(yīng)聘的工作崗位。同時，隨著當前各個企業(yè)用人制度的改變以及人才市場的競爭越來越激烈，一些為了自身利益跳槽到其他公司的現(xiàn)象也是極為普遍的，這種情況就導致企業(yè)內(nèi)人事檔案中存儲的一些檔案已經(jīng)沒有了實質(zhì)性的作用。并且，隨之企業(yè)間人才流動性逐漸地增強，導致了傳統(tǒng)的人力資源管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新時期對人力資源管理的需要。

企業(yè)人事檔案的管理方法較為落后

隨著我國在計算機方面的技術(shù)不斷完善，其相關(guān)的技術(shù)在我國各個行業(yè)中都被廣泛應(yīng)用起來。而計算機技術(shù)對于人事檔案的存儲和管理工作更是發(fā)揮出極為出色的效果，但是由我國目前各個企業(yè)的人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，對計算機技術(shù)并沒有進行充分的應(yīng)用，這不僅沒有充分將科學技術(shù)所帶來的便利利用起來，同時也導致了企業(yè)人力資源管理工作水平得不到有效的提升。

對人事檔案的開發(fā)利用程度較低

目前在很多企業(yè)中，相關(guān)的人力資源管理人員對人事檔案的重視程度不夠，對人事檔案中的一些重要信息并沒有進行充分利用，在工作中僅僅應(yīng)用了人事檔案中的一些黨團材料，而真正涉及人員個人能力方面的信息并沒有得到有效利用，導致了人事檔案形同虛設(shè)。

對人事檔案管理工作的建議

對現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進行改革創(chuàng)新， 提高人事檔案管理水平

針對企業(yè)中的人才流動、周轉(zhuǎn)資金的問題、設(shè)備問題、儲藏室不足的問題，想要對這些問題進行有效改善，最有效的途徑就是對企業(yè)實行集中管理。并且將現(xiàn)代化的科學技術(shù)應(yīng)用到人事檔案的管理工作中，從而對人事檔案進行細致的整理并有效地對其進行利用，從而提升人事檔案在企業(yè)人力資源管理工作中發(fā)揮的作用。此外，通過對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)對信息資源的管理，并利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對人事檔案進行存儲和管理，同時加強對人事檔案填寫工作的重視程度，能夠保證人事信息的準確性和真實性，同時實時地對人事檔案進行更新，運用數(shù)據(jù)庫對相關(guān)的人事信息進行查詢、統(tǒng)計、檢索以及分析等操作，能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率，從而逐漸地提升人事檔案對人力資源管理工作的作用。

加強人事檔案的真實性， 杜絕虛假信息

針對企業(yè)內(nèi)部的人事檔案信息采集工作，必須要保證信息的真實性，人事檔案的信息必須要符合人員的實際情況。同時，在法律層面提高人們對檔案相關(guān)法律法規(guī)的理解，督促公民提交具有真實性的檔案。此外，在人事檔案管理工作中，相關(guān)的人員一定要做到嚴格按照規(guī)定的流程對人事檔案進行調(diào)用，并且根據(jù)人員工作崗位以及一些其他信息的變化及時對其檔案進行更新，從而盡可能地保證人事檔案的真實性。針對人事檔案信息的鑒定和監(jiān)督工作，一定要從源頭上進行控制，解決信息不具備真實性等問題。

除此之外，對人事檔案進行審核工作也是極為重要的，要保證檔案信息能夠充分地體現(xiàn)出人員的身份。在員工的工作崗位或者工作的企業(yè)發(fā)生變化時，要嚴格按照相關(guān)的流程進行檔案交接工作，并補全變動后的信息，從而避免一些不必要的麻煩。

提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

工作人員方面的因素對人事檔案管理工作的影響是不容忽視的，因此相關(guān)的企業(yè)要積極加強對人事部門管理人員綜合素質(zhì)的重視，主要包括：專業(yè)素質(zhì)、工作素質(zhì)、知識掌握水平、職業(yè)道德方面的素質(zhì)等等，加大這些方面的培養(yǎng)力度可以有效地提高企業(yè)人事檔案管理水平，并通過積極地鼓勵從而不斷提高員工自身的專業(yè)素養(yǎng)。

其次，通過提高人事檔案管理人員對現(xiàn)代工具的掌握水平，并提高其對現(xiàn)代科技的掌握程度，能夠不斷地提升企業(yè)人事檔案管理水平，從而實現(xiàn)符合現(xiàn)代化發(fā)展的更為高效、快捷、便利的人事檔案管理，并根據(jù)不同時期企業(yè)工作的內(nèi)容和工作的環(huán)境，對人事檔案管理人員進行必要且合理的培訓。還有一點要注意的是，要提高人事檔案與各個部門之間溝通和協(xié)調(diào)的水平，使人事檔案管理部門實時了解企業(yè)的動態(tài)，并對人事檔案進行及時完善，進而在人事資源管理工作中發(fā)揮更大的作用。

深入開發(fā)和利用人事檔案信息資源

人事檔案管理工作的根本目的就是充分地了解企業(yè)內(nèi)部各個人員的具體信息，并對這些信息進行高效利用，且對這些信息的利用程度也體現(xiàn)了企業(yè)人事檔案管理工作的水平，同時也是其在企業(yè)工作中的價值所在。但是人事檔案由于涉及了人員的個人信息，因此就要具備一定的保密性，這也就造成了人事檔案查閱流程極為復雜，通常過于被動。因此人事檔案的保密工作要有針對性地開展，針對保密性要求較低的資料進行合理開發(fā)和利用，并且不斷地加強對人事檔案信息的開發(fā)工作，通過對這些信息加以利用，可以有效地為企業(yè)的人事資源管理工作提供重要的參考依據(jù)。

結(jié)語

從上述分析可知，在我國企業(yè)的人力資源管理工作中，人事檔案管理工作對其有著極為重要的作用，而想要充分發(fā)揮人事檔案對人力資源管理工作的作用，必須要保證人事檔案的真實性和準確性，同時在具體的管理工作中，要積極地應(yīng)用一些現(xiàn)代化的技術(shù)，從而提高企業(yè)的人力資源管理水平。

（作者單位：鄭州煤電股份有限公司鐵路運輸分公司）

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