高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)研究

張倩如

摘要：近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)建設(shè)和“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”的創(chuàng)新商業(yè)模式正逐漸取代傳統(tǒng)商業(yè)模式，而電子商務(wù)行業(yè)的高速發(fā)展則推動(dòng)了電子發(fā)票的產(chǎn)生及推廣。隨著國家政策大力支持，以電商為首，電子發(fā)票逐漸成為各大商家的“新寵”。在現(xiàn)有的高校財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督管理模式下，這既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。電子發(fā)票的推廣及普及不僅是“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)務(wù)管理”工作的具體體現(xiàn)，更是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。本文以電子發(fā)票為例，通過介紹電子發(fā)票產(chǎn)生背景及發(fā)展現(xiàn)狀，闡述電子發(fā)票與普通發(fā)票的區(qū)別及優(yōu)勢(shì)，同時(shí)分析了電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)工作中的實(shí)際應(yīng)用情況，進(jìn)而思考電子發(fā)票對(duì)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的積極作用和推廣中遇到的困難，最后給出進(jìn)一步推動(dòng)電子發(fā)票在高校應(yīng)用推廣的建議。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票；高校；信息化；管理；大數(shù)據(jù)

一、電子發(fā)票的產(chǎn)生背景及發(fā)展現(xiàn)狀

2015年3月，李克強(qiáng)總理首次提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念，一時(shí)間，國內(nèi)出現(xiàn)了大量的以“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”為依托的新的商業(yè)模式，同年6月，京東商城開具并報(bào)銷完成了我國第一張電子發(fā)票。9月，國家稅務(wù)總局出臺(tái)了大力推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”行動(dòng)的文件（國家稅務(wù)局2015年第84號(hào)文）[1]，文件中將推行增值稅電子發(fā)票作為工作的重點(diǎn)內(nèi)容和發(fā)展方向。電子發(fā)票問世初期，各省市“各自為政”即電子發(fā)票無法跨省流通，各省數(shù)據(jù)也不互聯(lián)，經(jīng)過國家稅務(wù)總局統(tǒng)一電子發(fā)票的票務(wù)規(guī)范之后，目前全國的電子發(fā)票已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通、互聯(lián)，電子發(fā)票已經(jīng)與傳統(tǒng)意義上的發(fā)票功能完全相同。可以說，在高校推行電子發(fā)票，不但可以借此機(jī)會(huì)推動(dòng)高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，也是全國高校發(fā)展的大勢(shì)所趨。

二、電子發(fā)票的優(yōu)點(diǎn)

（一）可以提高高校財(cái)務(wù)工作的效率

在高校財(cái)務(wù)工作中使用電子發(fā)票，可以減少財(cái)務(wù)工作人員對(duì)發(fā)票流轉(zhuǎn)及管理的工序：例如普通發(fā)票的領(lǐng)用、開具、審核、認(rèn)證、往期發(fā)票的整理、會(huì)計(jì)檔案的保管及裝訂等；也可以節(jié)省持票人發(fā)票報(bào)銷的時(shí)間：傳統(tǒng)發(fā)票的報(bào)銷需要持票人拿上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批過的發(fā)票去財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。使用電子發(fā)票，結(jié)合現(xiàn)有的OA辦公及網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)可以直接在網(wǎng)上簽字確認(rèn)，報(bào)銷流程也直接在網(wǎng)上結(jié)轉(zhuǎn)，省去了持票人在財(cái)務(wù)部門報(bào)銷的時(shí)間。

（二）可以降低高校財(cái)務(wù)工作的成本

使用電子發(fā)票，不但可以節(jié)省大量的紙張，還可以節(jié)省保管、運(yùn)輸、存儲(chǔ)普通發(fā)票的人力、財(cái)力、物力。使用傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，會(huì)造成大量的沉沒成本，如發(fā)票的運(yùn)輸，保管，存儲(chǔ)過程中產(chǎn)生的費(fèi)用。同時(shí)，傳統(tǒng)發(fā)票存儲(chǔ)時(shí)間較長會(huì)發(fā)生票面模糊，無法辨認(rèn)等情況，對(duì)會(huì)計(jì)核算工作會(huì)帶來巨大壓力。而使用電子發(fā)票，所有的環(huán)節(jié)都集中在互聯(lián)網(wǎng)上，無需分配專門地點(diǎn)保管發(fā)票，也不會(huì)發(fā)生發(fā)票褪色、破損等現(xiàn)象。

（三）可以促進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作電子化進(jìn)程

高校財(cái)務(wù)工作信息化是高校財(cái)務(wù)工作改革的重要方向，國家在各方面大力推進(jìn)財(cái)務(wù)工作電子化、無紙化及信息化，而電子發(fā)票正是財(cái)務(wù)工作信息化的重要組成部分。使用電子發(fā)票不但可以節(jié)約大量的人力、財(cái)力成本，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的使用，還可以促進(jìn)各部門之間的數(shù)據(jù)及時(shí)交換，極大地提高了財(cái)務(wù)服務(wù)效率，有助于單位建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫，避免以往財(cái)務(wù)信息孤島的情況出現(xiàn)。推行電子發(fā)票在高校的使用，建立信息化管理模式，可以使財(cái)務(wù)服務(wù)水平得到極大提高。它促使高校會(huì)計(jì)職能由“核算型”向“管理服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，推進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作的多樣化創(chuàng)新，還保證了財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門之間良好的信息溝通。

三、電子發(fā)票在高校中推行的困難及原因

（一）高校工作人員對(duì)電子發(fā)票業(yè)務(wù)不熟

電子發(fā)票從正式推行到現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展了將近三年的時(shí)間，但是在高校教職工中，仍有相當(dāng)一部分對(duì)電子發(fā)票不熟悉甚至是陌生。有些學(xué)校沒有針對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行推廣傳宣和解釋，沒有就電子發(fā)票在報(bào)銷時(shí)的相關(guān)規(guī)定作出說明，因而相對(duì)較少接觸財(cái)務(wù)的教職工對(duì)電子發(fā)票知之甚少，潛意識(shí)上習(xí)慣使用傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷。另外，有些教職工對(duì)于電子發(fā)票沒有主觀上的學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，很少關(guān)注電子發(fā)票的使用規(guī)則，在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)，直接要求開票者開具紙質(zhì)發(fā)票。更有人認(rèn)為電子發(fā)票無法報(bào)銷而拒絕使用電子發(fā)票。

（二）電子發(fā)票在全國范圍內(nèi)推行還不廣泛

教職工在正常辦公、科研工作時(shí)要求對(duì)方企業(yè)開具電子發(fā)票，絕大多企業(yè)因不了解電子發(fā)票的開具和使用規(guī)定，表示只開具紙質(zhì)發(fā)票。目前國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，這在客觀上對(duì)電子發(fā)票的推行，尤其在高校的推廣使用和普及起到了阻礙的作用，影響高校財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)。特別是在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)以及偏遠(yuǎn)地區(qū)的企業(yè)，由于開票人員業(yè)務(wù)水平的局限性，高校教職工與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)，這些企業(yè)很少開具電子發(fā)票。

（三）電子發(fā)票在高校報(bào)銷過程中的問題

目前在大多數(shù)高校中，即使報(bào)銷人員使用電子發(fā)票，部分財(cái)務(wù)工作人員仍然要求報(bào)銷人將電子發(fā)票打印出來，歸檔作為報(bào)銷憑證。這一舉動(dòng)無疑是違背了電子發(fā)票使用的初衷的。電子發(fā)票的無紙化本應(yīng)作為信息化建設(shè)的重要部分在高校深化推廣，然而在實(shí)際操作過程中，將電子發(fā)票紙質(zhì)化反而成為了工作的“標(biāo)準(zhǔn)流程”，不但增加了財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作時(shí)間，也與電子發(fā)票推廣使用的初衷相違背。另一方面，電子發(fā)票的安全性也是高校財(cái)務(wù)工作人員擔(dān)心的問題，故財(cái)務(wù)部門審核會(huì)計(jì)需要在稅務(wù)網(wǎng)站查驗(yàn)電子發(fā)票的真?zhèn)?，查詢是否重?fù)報(bào)銷。而如何保證電子發(fā)票在網(wǎng)上報(bào)銷流程中不被篡改也是電子發(fā)票推行發(fā)展的難點(diǎn)。近幾年，出現(xiàn)第三方企業(yè)開發(fā)電子發(fā)票安全性檢驗(yàn)的軟件。但是對(duì)于高校，這些軟件非官方，是否完全可信，這還是一個(gè)疑問。

（四）高校保管電子發(fā)票存在問題

由于目前全國范圍內(nèi)沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的電子發(fā)票保存管理系統(tǒng)，各單位對(duì)電子發(fā)票的報(bào)銷規(guī)定也不盡相同，多數(shù)單位要求將所有電子發(fā)票打印并存檔，而極少數(shù)單位直接保存在數(shù)據(jù)庫中。作為高校財(cái)務(wù)工作中的重要會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)有一個(gè)全國統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。此外，一份憑證可能存在既有紙質(zhì)發(fā)票，又有電子發(fā)票的情況。財(cái)務(wù)審計(jì)或者其他原因需要翻閱歷史憑證時(shí)，這種情況就無形中給財(cái)務(wù)工作者增加了額外的工作量。如遇信息網(wǎng)絡(luò)故障，造成存檔數(shù)據(jù)被清空，更會(huì)給高校帶來財(cái)務(wù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、在高校推廣電子發(fā)票使用的建議

針對(duì)以上電子發(fā)票在推行過程中遇到的問題，在此給出幾點(diǎn)建議：

（一）國家應(yīng)全面出臺(tái)電子發(fā)票相關(guān)法律文件

電子發(fā)票作為一種新的發(fā)票存在方式，需要國家的大力扶持。高校的財(cái)務(wù)工作主要依靠《會(huì)計(jì)法》、《稅法》、《發(fā)票管理辦法》以及《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》等法律法規(guī)作為工作準(zhǔn)則，但是在現(xiàn)行的法律法規(guī)中，只有《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中有針對(duì)電子發(fā)票的獲取、報(bào)銷、入賬、保管等相關(guān)工作做出了明確解釋，肯定電子發(fā)票的法律效力，電子發(fā)票可以作為電子會(huì)計(jì)檔案保存。法律法規(guī)對(duì)高校使用電子發(fā)票的條款少之甚少，一方面使得高校財(cái)務(wù)人員在工作中無法可依，無例可循，造成很大的困擾，另一方面也阻礙了電子發(fā)票在高校中的推廣，國家應(yīng)盡快完善相應(yīng)的法律法規(guī)，尤其是高校的會(huì)計(jì)制度準(zhǔn)則，使電子發(fā)票業(yè)務(wù)流程有法可依。

（二）建立全國范圍統(tǒng)一的電子發(fā)票管理平臺(tái)

電子發(fā)票需要長久發(fā)展，一個(gè)全國統(tǒng)一的、高效的管理平臺(tái)是必不可少的，通過該平臺(tái)，應(yīng)可以實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的查詢、報(bào)銷、入賬、存檔等所有相關(guān)的功能，通過使用該平臺(tái)，要讓高校財(cái)務(wù)工作者感覺到切實(shí)的便利、放心及高效，這對(duì)電子發(fā)票逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票有著重大的作用。同時(shí)，該平臺(tái)也應(yīng)有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)技術(shù)支撐，確保所有的電子發(fā)票在該平臺(tái)結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)的信息安全。報(bào)銷人員也可以使用該系統(tǒng)方便、準(zhǔn)確的追蹤到自己報(bào)銷的進(jìn)度，也能極大促進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。

（三）繼續(xù)大力宣傳及推行電子發(fā)票制度

除了國家出臺(tái)相關(guān)政策、搭建統(tǒng)一平臺(tái)以外，各高校也應(yīng)該配合大力宣傳電子發(fā)票，必要時(shí)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，制定電子發(fā)票使用制度，深化改革，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作的電子化、信息化和無紙化。高校財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平及素養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)電子發(fā)票的相關(guān)理論知識(shí)和實(shí)務(wù)操作，讓電子發(fā)票業(yè)務(wù)在高校財(cái)務(wù)工作中持續(xù)健康發(fā)展。

（四）支持各業(yè)務(wù)單位開展電子發(fā)票推行相關(guān)活動(dòng)

作為高校財(cái)務(wù)工作信息化的重要組成部分，高校財(cái)務(wù)人員應(yīng)該將電子發(fā)票業(yè)務(wù)作為戰(zhàn)略層面考慮，而不是僅僅看做一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)，要以推廣電子發(fā)票為突破點(diǎn)，創(chuàng)建新形勢(shì)新條件下的信息化財(cái)務(wù)平臺(tái)。對(duì)于有意愿開具電子發(fā)票的業(yè)務(wù)單位，在財(cái)務(wù)政策上應(yīng)當(dāng)適當(dāng)傾斜，即在財(cái)務(wù)部門開通電子發(fā)票業(yè)務(wù)綠色通道，由專人負(fù)責(zé)電子發(fā)票業(yè)務(wù)的推廣使用，確保電子發(fā)票業(yè)務(wù)在高校中的高效推進(jìn)。

近年來，我國大力推進(jìn)發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+”產(chǎn)業(yè)，電子發(fā)票在此背景下發(fā)展，必將在不遠(yuǎn)的將來迎來巔峰，高校財(cái)務(wù)工作應(yīng)將電子發(fā)票業(yè)務(wù)的發(fā)展放在戰(zhàn)略層面，越早全面開展電子發(fā)票業(yè)務(wù)，越能在高校財(cái)務(wù)工作信息化建設(shè)的道路中脫穎而出，為高校的人才培養(yǎng)提供基礎(chǔ)保障，為高校的建設(shè)和發(fā)展助力。

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（作者單位：江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院）