大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設初探

方愛明

[摘要]信息技術的快速發(fā)展，帶來了社會信息化水平的提升，大數(shù)據(jù)是這個高科技時代的產物。而隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)在發(fā)展過程中產生的檔案數(shù)據(jù)越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適應呈指數(shù)級上漲的檔案信息的管理工作，因此，檔案的信息化建設成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的唯一出路。本文針對大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設進行研究與討論。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)檔案；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.096

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0154-02

在當今社會信息化水平飛速提高的發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)時代已成為人們討論的熱點。隨著智能化信息終端的普及，企業(yè)在生產經(jīng)營中產生的大數(shù)據(jù)迫切需要進行合理、有效的收集、整合、分析與處理，這就是企業(yè)所面臨的大數(shù)據(jù)時代。在這樣的時代，企業(yè)需要轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將信息化建設應用到檔案管理工作中，實現(xiàn)信息與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一整合并進行集中的分析、處理，從而提高企業(yè)的經(jīng)營效率與經(jīng)濟效益。

1企業(yè)檔案信息化建設的必要性

1.1檔案信息規(guī)模急劇擴張

企業(yè)檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方法已無法適應企業(yè)信息化發(fā)展的需要，不能及時有效地對企業(yè)的經(jīng)營決策提供參考作用。企業(yè)信息化管理中大量產生的電子文件已成為企業(yè)生產運營數(shù)據(jù)的體現(xiàn)，此類電子文件的數(shù)據(jù)量大、格式多樣，包含文檔文本、圖片圖像、音頻視頻等，如何從價值密度低的這些文件中快速檢索，實現(xiàn)價值的提純，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是無法滿足的，因此，為了實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的參考作用，企業(yè)只能運用云計算等新型信息化技術進行檔案管理工作。

1.2辦公自動化改變了檔案管理的工作環(huán)境

科技的發(fā)展導致辦公自動化逐漸取代了傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式，改變了原本的工作環(huán)境?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以運用數(shù)字化、信息化技術實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接，自動歸檔電子文件，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術實時傳遞和存儲數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理、分析及整合的動態(tài)工作模式。

1.3檔案信息資源的重要性不斷提高

傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，包括取閱、證明、整理、編研等，檔案管理與應用費時耗力，已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)不斷加快的工作節(jié)奏，不能實現(xiàn)檔案信息資源利用即時、高效、集成、共享的工作需要。信息化的檔案管理模式，能夠實現(xiàn)檔案信息的高效整合，能夠實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的分析應用和資源共享。

2現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化建設過程中存在的問題

2.1企業(yè)檔案信息化建設成本較高

要實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，企業(yè)就需要采購相關的計算機等電子設備、選聘專業(yè)化的檔案人才、開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，還要將原本的紙質檔案進行數(shù)字化加工，形成多種格式的電子檔案，從而建立數(shù)據(jù)庫。整個過程中所消耗的資金成本、時間成本以及人力資源成本，對于規(guī)模較小、實力較弱的企業(yè)來說，是一筆很大的負擔。

2.2管理觀念與管理方法過于陳舊

現(xiàn)有的檔案管理工作，依然過度依賴紙質檔案的管理，他們認為數(shù)字化的檔案無法長久保存，沒有認識到數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的重要作用，無法認清檔案管理信息化建設的必要性和必然性。部分企業(yè)的管理者認為，檔案管理的信息化建設就是開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，只是在一定程度上實現(xiàn)了檔案信息化管理工具的應用。然而大數(shù)據(jù)時代檔案服務的挑戰(zhàn)，不再是檔案信息的匱乏，而是檔案信息的泛濫，單純地靠檔案管理工具是無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的深度挖掘。

2.3檔案信息化建設整體規(guī)劃不完善

部分企業(yè)盲目追求現(xiàn)代化建設，過度標榜所謂的“信息化辦公”，在進行檔案信息化管理時，沒有依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，合理開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理工作沒有在前端進行管控，檔案管理系統(tǒng)無法對接各項業(yè)務系統(tǒng)，從而無法實現(xiàn)對檔案收集的全流程管控，導致檔案管理的信息化建設虛有其表，并不能起到其應有的作用。這種情況下，也會降低企業(yè)的工作效率，為企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。

2.4忽視檔案信息資源的安全性

企業(yè)的檔案信息中往往包含大量的公司機密和保密性檔案，這些檔案一旦流出將導致企業(yè)經(jīng)營信息泄露，為企業(yè)帶來安全隱患和財產損失。現(xiàn)階段，有部分企業(yè)檔案管理人員的安全意識較差，沒能做到對檔案信息的安全管理，致使檔案管理系統(tǒng)受到不法分子的惡意盜取，造成信息泄露，這對企業(yè)而言是個重大打擊。

3大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設方法

3.1轉變現(xiàn)有的檔案管理觀念及管理方法

現(xiàn)有的檔案管理工作，其工作重點在于對檔案及信息的收集和存儲，認為“有一天能用得上”，忽略了檔案信息分析與處理給企業(yè)帶來的巨大作用。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)領導者和檔案管理人員急需轉變管理觀念和管理方法，制定相關的檔案管理規(guī)章制度，充分實現(xiàn)檔案信息的合理利用，通過大數(shù)據(jù)處理技術，對企業(yè)人事、設備、資產、工作、項目、業(yè)績等相關數(shù)據(jù)進行分析，從而為企業(yè)的決策與經(jīng)營服務，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3.2科學建設檔案信息管理系統(tǒng)

首先，企業(yè)應盡快實現(xiàn)原有紙質檔案的數(shù)字化，并按照統(tǒng)計學原理進行分類和存儲。

其次，企業(yè)應開發(fā)適合本企業(yè)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，通過先進的技術處理手段，使檔案信息管理系統(tǒng)能融入企業(yè)各項業(yè)務系統(tǒng)中，對檔案的收集進行有效的前端管控，確保檔案數(shù)據(jù)收集的完整性和及時性，并通過云計算技術，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分析與處理。

最后，合理應用橫縱分析和動態(tài)管理方法，在對檔案數(shù)據(jù)沿時間線進行縱向比對的同時，也同其他行業(yè)、行業(yè)中的其他企業(yè)、企業(yè)中的其他部門進行對比，及時整理相關信息，剔除無效信息，從而提高數(shù)據(jù)信息的真實性與準確性。

在檔案信息管理系統(tǒng)的建設工作中，企業(yè)需要注意以下幾點：①進行檔案信息錄入工作時，應當盡可能詳盡，保證數(shù)據(jù)信息的完整性；②由專門的檔案管理人員進行數(shù)據(jù)更新和檔案信息管理系統(tǒng)的維護工作，保證數(shù)據(jù)信息的準確性；③合理運用大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速刪除、整理、分析和比對，保證數(shù)據(jù)信息的有效性。

3.3加強企業(yè)的整體網(wǎng)絡系統(tǒng)建設

企業(yè)的整體網(wǎng)絡建設越完善，越能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)化與發(fā)展。企業(yè)需要引進更加專業(yè)的設備和人才，完善整體網(wǎng)絡建設，通過現(xiàn)代的信息化技術與工作方式，實現(xiàn)檔案的信息化建設，幫助企業(yè)提高經(jīng)營效率和經(jīng)濟效益。

3.4提高安全意識，加強安全管理

為了保障企業(yè)檔案管理工作的安全性能，企業(yè)應當對檔案資料與數(shù)據(jù)信息的訪問權限進行嚴格控制，禁止無關的移動存儲工具與相關設備連接，定期進行殺毒軟件的更新與升級，對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進行定期維護與更新，降低被不法分子趁乘而入的可能性，并建立企業(yè)內部網(wǎng)絡，與互聯(lián)網(wǎng)進行隔離，從而保障檔案資料信息的安全性。

4結語

大數(shù)據(jù)時代，對企業(yè)的檔案信息進行信息化建設，是符合時代發(fā)展規(guī)律及發(fā)展水平的。檔案管理人員要轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，企業(yè)應科學建設檔案信息管理系統(tǒng)，朝著信息服務的方向發(fā)展，凸顯檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的作用，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。endprint