財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)實(shí)踐和展望

夏亮

摘要：經(jīng)濟(jì)全球化已經(jīng)成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要特征之一。伴隨發(fā)達(dá)國家產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移，降低企業(yè)運(yùn)營成本需要，會(huì)計(jì)管理領(lǐng)域也在積極探索財(cái)務(wù)共享模式以應(yīng)對(duì)競爭日趨激烈的市場環(huán)境。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代到來快速的推動(dòng)了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展。當(dāng)前，伴隨“一帶一路”戰(zhàn)略的推進(jìn)，越來越多的國內(nèi)企業(yè)已經(jīng)走出國門，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)日趨龐大，管理成本日益增加。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，財(cái)務(wù)管理質(zhì)量非常關(guān)鍵。本文探討了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（Finance Shared Service Center）建立過程中的一些管理經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)未來發(fā)展方向的探索。希望能為國內(nèi)財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享中心；基礎(chǔ)建設(shè)；人才培養(yǎng)；發(fā)展方向

一、財(cái)務(wù)共享中心概述

（一）財(cái)務(wù)共享，也可以稱之為財(cái)務(wù)內(nèi)包。是將大企業(yè)中分屬于不同地域、不同分支機(jī)構(gòu)或者不同業(yè)務(wù)單元（Business Unit）的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中在企業(yè)內(nèi)部一個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，最終形成會(huì)計(jì)報(bào)告。世界上第一個(gè)具有共享中心職能的機(jī)構(gòu)并非財(cái)務(wù)共享。上世紀(jì)60年代，美國IBM和EDS公司開始提供IT外包服務(wù)。福特汽車公司1981年在美國底特律建立了世界上第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。近年，美國通用電氣公司也在上海張江高科園區(qū)內(nèi)成立了頗具規(guī)模的財(cái)務(wù)、研發(fā)等共享中心。

（二）財(cái)務(wù)共享中心更適用于規(guī)模比較大的企業(yè)，而且各分支機(jī)構(gòu)主營業(yè)務(wù)相似。主營業(yè)務(wù)相似便于企業(yè)統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一會(huì)計(jì)管理軟件。為實(shí)施財(cái)務(wù)共享創(chuàng)造了先決條件。共享中心通常集中于一個(gè)辦公地點(diǎn)處理日常業(yè)務(wù)。利用高速的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)軟件、智能手機(jī)軟件，財(cái)務(wù)共享中心可以為相距遙遠(yuǎn)的分支機(jī)構(gòu)提供迅速、便捷的財(cái)務(wù)支持。

（三）財(cái)務(wù)共享中心建立需要企業(yè)資源的投入。并非可以認(rèn)為將各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中到一個(gè)機(jī)構(gòu)處理后，可以很快的降低運(yùn)營成本。例如通過精簡人員降低人力成本。實(shí)際上在成立初期需要在管理軟件升級(jí)換代、人力資源培訓(xùn)等方面加大投入。

（四）財(cái)務(wù)共享中心可以降低企業(yè)兼并中的財(cái)務(wù)整合風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)兼并發(fā)生后，兼并方需要將被兼并方的財(cái)務(wù)制度體系、會(huì)計(jì)核算體系統(tǒng)一管理和監(jiān)控。因?yàn)樨?cái)務(wù)和會(huì)計(jì)體系已被標(biāo)準(zhǔn)化，建立有共享中心的兼并方可以把已有體系迅速復(fù)制到被兼并方。使企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和財(cái)務(wù)目標(biāo)得到統(tǒng)一和快速的執(zhí)行。

二、財(cái)務(wù)共享中心基礎(chǔ)建設(shè)

（一）角色定位

財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)中的職責(zé)定位，可以是服務(wù)型組織；也可以是管理型組織。管理型是指共享中心作為企業(yè)集團(tuán)最高財(cái)務(wù)當(dāng)局直屬部門，匯總處理各分支機(jī)構(gòu)的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，協(xié)助管理層制定下達(dá)財(cái)務(wù)政策，審核并監(jiān)督各分支機(jī)構(gòu)執(zhí)行情況，擁有較大的權(quán)利。缺點(diǎn)是財(cái)務(wù)人員可能不了解業(yè)務(wù)的實(shí)際狀況，影響分析和判斷。造成財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)脫節(jié)。服務(wù)型是指財(cái)務(wù)共享中心作為企業(yè)中的財(cái)務(wù)內(nèi)包機(jī)構(gòu)。匯總處理各分支機(jī)構(gòu)的基本財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。分支機(jī)構(gòu)仍保留精簡的管理會(huì)計(jì)人員以保持對(duì)一線業(yè)務(wù)的支持。他們負(fù)責(zé)制定、管理、分析各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域的財(cái)務(wù)目標(biāo)。分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)享有更多的主動(dòng)權(quán)和決策權(quán)，財(cái)務(wù)共享中心則是被動(dòng)執(zhí)行、商討、反饋。財(cái)務(wù)共享中心和其中的人員發(fā)展空間受限。

（二）業(yè)務(wù)范圍

無論在企業(yè)的架構(gòu)中扮演哪種角色，財(cái)務(wù)共享中心都是不屬于分支機(jī)構(gòu)的獨(dú)立組織。必須以書面形式記載確定雙方的職責(zé)范圍。不僅為減少實(shí)際工作中推諉扯皮，更是避免共享中心的處理效率受到影響。從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)角度來說，共享中心可以提供費(fèi)用報(bào)銷、貨款催收、納稅申報(bào)、會(huì)計(jì)報(bào)表等服務(wù)，從管理會(huì)計(jì)角度來說，還可以提供稅務(wù)籌劃、財(cái)務(wù)分析、資金管理等服務(wù)。目前大多數(shù)共享中心的服務(wù)內(nèi)容是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)。

（三）信息系統(tǒng)和流程規(guī)劃

很多企業(yè)成立財(cái)務(wù)共享中心的目標(biāo)是分離出日常的、共性的、重復(fù)性的、可標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，由共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、快速的處理，以降低運(yùn)營成本。例如把繁瑣的費(fèi)用報(bào)銷集中在共享中心處理。若沒有建立行之有效的從申請到支付的流程以及支持這些流程的信息化系統(tǒng)，當(dāng)面對(duì)每天收到的大量報(bào)銷單據(jù)時(shí)，或許只能加班加點(diǎn)，增派人手才能及時(shí)處理。因此在設(shè)計(jì)報(bào)銷流程時(shí)，必須將票據(jù)影像化處理、費(fèi)用申請、費(fèi)用控制、審批權(quán)限、款項(xiàng)支付流程嵌入到信息化系統(tǒng)中，最小程度的減少人工干預(yù)。ERP軟件和財(cái)務(wù)軟件目前已經(jīng)十分普遍的運(yùn)用在企業(yè)的管理中，各類管理軟件產(chǎn)品也有成熟的市場可供選擇。成立共享中心后，是繼續(xù)沿用原來的流程和管理軟件還是另起爐灶，需要在對(duì)包括各分支機(jī)構(gòu)部門和人員進(jìn)行廣泛調(diào)研分析后作出選擇。

三、財(cái)務(wù)共享中心人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)

雖然越來越多的大企業(yè)、大集團(tuán)已經(jīng)建立了財(cái)務(wù)共享中心，但認(rèn)同共享理念、精通公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程的人才仍亟待培養(yǎng)。

（一）人員要求

從事單一公司實(shí)體財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)工作和在財(cái)務(wù)共享中心從事會(huì)計(jì)工作，并不是簡單的辦公地點(diǎn)集中，二者有顯著的區(qū)別。首先，相比單一公司實(shí)體的會(huì)計(jì)人員，共享中心的會(huì)計(jì)人員需要同時(shí)處理多個(gè)分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)，需要針對(duì)不同要求分別做出正確處理。其次，共享中心財(cái)務(wù)崗位分工細(xì)，且互通性不高。日常業(yè)務(wù)單一雷同，但要面對(duì)眾多分支機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門，因此溝通過程相對(duì)復(fù)雜。而單一公司會(huì)計(jì)人員有更多機(jī)會(huì)實(shí)操到不同會(huì)計(jì)崗位的業(yè)務(wù)，且單一公司對(duì)口聯(lián)系人員相對(duì)固定。

根據(jù)實(shí)踐總結(jié)，具備以下素質(zhì)的員工在共享中心更具優(yōu)勢：

1.有單一公司會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉公司的基本部門間的運(yùn)作，最好還有ERP系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，熟悉公司各部門、各流程的相互關(guān)系。例如，單一公司除財(cái)務(wù)部，通常還有營運(yùn)部、采購部、生產(chǎn)部、銷售部等。而財(cái)務(wù)共享中心則沒有這些公司的基本組成部門，若沒有單一公司的工作經(jīng)歷，很可能是在對(duì)業(yè)務(wù)一知半解的情況下進(jìn)行處理。

2.不能有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員“朝南坐”的思維，能妥善處理和分支機(jī)構(gòu)中各部門的關(guān)系。共享中心在企業(yè)戰(zhàn)略安排下服務(wù)于內(nèi)部其他各個(gè)分支公司和機(jī)構(gòu)。服務(wù)提供方和服務(wù)接受方都只能被動(dòng)接受安排合作。當(dāng)服務(wù)過程中出現(xiàn)問題，需要妥善的解決。沖突-磨合-解決將是一個(gè)常態(tài)化的過程。

3.有團(tuán)隊(duì)合作精神。財(cái)務(wù)中心各個(gè)崗位工作環(huán)環(huán)相扣，從具體的處理業(yè)務(wù)申請到賬簿記載再到會(huì)計(jì)報(bào)表，各自完成其崗位職責(zé)內(nèi)的部分。甚至可以認(rèn)為財(cái)務(wù)共享把高學(xué)歷，有專業(yè)技能的財(cái)務(wù)工作者變成了生產(chǎn)流水線上的工人，產(chǎn)品是各種數(shù)字、單據(jù)。處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)所流轉(zhuǎn)的崗位要多于單一實(shí)體公司。

（二）人員管理

1.凝聚力建設(shè)。共享中心人員數(shù)量眾多、財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)不同、行業(yè)背景不同?？梢酝ㄟ^組織各種集體活動(dòng)，比如戶外拓展、課題培訓(xùn)等形式，營造讓大家彼此進(jìn)一步熟悉的場所和機(jī)會(huì)，建立起互相信任的合作關(guān)系。潛移默化形成合作才能共贏的共識(shí)。

2.人員培訓(xùn)。共享中心日常工作緊湊。財(cái)務(wù)人員可能沒有在工作時(shí)間內(nèi)接觸到本職崗位以外的工作。負(fù)責(zé)報(bào)銷的不懂報(bào)表、負(fù)責(zé)報(bào)表的不懂應(yīng)收、負(fù)責(zé)應(yīng)收的不懂費(fèi)用。為打破內(nèi)部崗位界線，首先可以通過舉辦內(nèi)部培訓(xùn)講座，讓各崗位的人員互相分享工作內(nèi)容。其次，可以利用各種網(wǎng)上培訓(xùn)資源，針對(duì)性的學(xué)習(xí)所欠缺的實(shí)務(wù)知識(shí)或是財(cái)務(wù)領(lǐng)域?qū)＜颐麕熤v授的成功經(jīng)驗(yàn)。再次，可以制定定期輪崗制度，用實(shí)際操作來代替紙上談兵。

3.績效考核。一方面，財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)支持服務(wù)機(jī)構(gòu)，為不斷促使服務(wù)品質(zhì)提高，需要接受來自被服務(wù)方的外部評(píng)價(jià)?？梢酝ㄟ^問卷調(diào)查、上門訪問、定期例會(huì)等方式進(jìn)行。獲得對(duì)服務(wù)態(tài)度、對(duì)業(yè)務(wù)支持力度、反饋速度、專業(yè)知識(shí)精通程度等反饋。另一方面，共享中心內(nèi)部也必須對(duì)工作績效進(jìn)行評(píng)價(jià)?？梢栽O(shè)置KPI指標(biāo)體系進(jìn)行考核，例如編制憑證數(shù)量、按時(shí)付款完成率、月結(jié)按時(shí)完成率、被投訴次數(shù)等。

四、財(cái)務(wù)共享中心未來發(fā)展

財(cái)務(wù)共享中心集中了企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息，掌握各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程，了解其經(jīng)營狀況?？梢岳眠@些優(yōu)勢，對(duì)好的流程促成推廣，對(duì)差的流程督促改進(jìn)。成為企業(yè)的流程專家。

（一）流程設(shè)計(jì)不能局限在傳統(tǒng)的應(yīng)付、應(yīng)收、總賬等。隨著近些年財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)相融合的管理思想的流行，財(cái)務(wù)崗位和工作內(nèi)容的設(shè)置需要融入企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)價(jià)值鏈。業(yè)財(cái)融合是指財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容不僅僅只以財(cái)務(wù)目標(biāo)為導(dǎo)向，同時(shí)要了解企業(yè)的運(yùn)作狀況，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效的資源配置。共享中心在向分支機(jī)構(gòu)提供服務(wù)同時(shí)，也要對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)施管控。財(cái)務(wù)人員的工作不僅是事后核算和監(jiān)督，要對(duì)前臺(tái)業(yè)務(wù)事前預(yù)測，評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)活動(dòng)的績效，并把重要的信息反饋到具體業(yè)務(wù)人員，為其提供行動(dòng)參考。可以基于幾個(gè)方面的循環(huán)控制設(shè)計(jì)流程：

1.應(yīng)付賬款崗位應(yīng)設(shè)計(jì)從采購到付款控制流程（Procure to pay）。包括供應(yīng)商信息維護(hù)、采購控制、發(fā)票審核、差旅費(fèi)用報(bào)銷、付款、銀企對(duì)賬等。

2.應(yīng)收賬款崗位設(shè)計(jì)從銷售訂單和收款控制流程（Order to cash）。包括客戶信息維護(hù)、訂單管理、開具發(fā)票、客戶信用控制、收款核銷、賬齡分析等。

3.總賬崗位對(duì)設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目到會(huì)計(jì)報(bào)告控制流程（Record to report）。包括總分類賬報(bào)告、內(nèi)部公司往來核算、存貨、固定資產(chǎn)、納稅申報(bào)、會(huì)計(jì)報(bào)表、內(nèi)外部審計(jì)等。

（二）財(cái)務(wù)共享中心崗位分工明確，目的是為了更專業(yè)的處理某一方面的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。但經(jīng)常會(huì)造成工作量冷熱不均的情形。1.內(nèi)部崗位隔閡必須打通。實(shí)際上，財(cái)務(wù)各崗位工作

1.內(nèi)部崗位隔閡必須打通。實(shí)際上，財(cái)務(wù)各崗位工作負(fù)荷有明顯的階段性特征。例如，總賬崗位月末月初需要完成會(huì)計(jì)報(bào)表，工作緊湊。而月中相對(duì)空閑。明細(xì)賬崗位要在月中審核處理業(yè)務(wù)部門遞交的各種經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，而月末相對(duì)空閑。共享中心的財(cái)務(wù)人員必須具備一人多崗的能力。必要時(shí)，工作負(fù)荷小的崗位可以立即對(duì)負(fù)荷大的崗位實(shí)施支援。在流程和工作方法固定的情況下，實(shí)施崗位轉(zhuǎn)換的收益應(yīng)該要大于轉(zhuǎn)換成本。

2.工作分配模式創(chuàng)新。以崗設(shè)人，這是目前普遍的工作分配模式。這種模式下，共享中心占用的資源無法得到最合理的使用。資源包括人力、管理信息系統(tǒng)、時(shí)間、辦公場所等。當(dāng)前國內(nèi)各種共享模式發(fā)展迅速，目前已經(jīng)有企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心對(duì)外公開發(fā)布了財(cái)務(wù)眾包平臺(tái)。就是共享中心可以不再招聘大量會(huì)計(jì)人員，而是通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)發(fā)布會(huì)計(jì)任務(wù)，由具備資質(zhì)的人員“搶單”。會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書現(xiàn)在已被國家正式取消。到時(shí)候，任何具備會(huì)計(jì)知識(shí)的人都可以參與“搶單”。

五、結(jié)語

財(cái)務(wù)共享中心作為發(fā)展中的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，它的成功離不開企業(yè)最高管理層的權(quán)威支持。在其中工作的財(cái)務(wù)人員也必須掌握新的技能，緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代、財(cái)務(wù)智能機(jī)器人時(shí)代發(fā)展的步伐。共享中心要結(jié)合所在企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和財(cái)務(wù)共享特點(diǎn)，在企業(yè)日益精細(xì)化的管理要求下體現(xiàn)出價(jià)值。

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（作者單位：開云（中國）企業(yè)管理有限公司）