數(shù)字化背景下的行政機關(guān)會計檔案管理工作

袁瑛

摘 要：我國行政機關(guān)對信息化檔案管理的需求來源于我國經(jīng)濟建設水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而會計檔案資料對于行政機關(guān)的財務信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升行政機關(guān)檔案管理的水平是具有良好的應用價值的。本文從提升行政機關(guān)會計檔案管理信息化的方法策略入手，通過研究明確如何在現(xiàn)代行政機關(guān)會計檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實環(huán)境下應用信息化管理手段提升行政機關(guān)會計檔案管理水平的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：行政機關(guān)；檔案管理；信息化

數(shù)字化背景下行政機關(guān)財務管理工作很大程度上要依賴對會計檔案的查閱和選擇，這一工作程序在實現(xiàn)行政機關(guān)資產(chǎn)評估財務規(guī)劃等方面具有重要意義，而隨著會計科目的增加，財務部門和行政機關(guān)檔案管理部門之間的配合略顯力不從心，如何完善會計檔案管理工作成了保證行政機關(guān)財務管理工作正常運行并實現(xiàn)行政機關(guān)對會計信息的收納和良好的應用的重要保證，這關(guān)乎新形勢下財務管理價值的最大限度發(fā)揮以及會計資源的合理配置，因而加強會計檔案管理工作有益于幫助行政機關(guān)實現(xiàn)新形勢下的全面發(fā)展。

1 目前我國行政機關(guān)會計檔案管理存在的問題

（一）對會計檔案管理理念的理解不夠準確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權(quán)利與義務，保證權(quán)利與義務的實施，并不是為了自己方便管理而制定一定的規(guī)程。這個理念是指導檔案管理的基本理念。但目前在行政機關(guān)的檔案管理中，對檔案管理理念的理解還不夠準確，所以會計檔案管理工作沒有足夠的針對性。會計檔案管理更多的應該體現(xiàn)出其服務性和管理性并重的特點。其目的是對管理秩序進行科學有效的規(guī)范，進而推動檔案部門為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務，從而更有效地發(fā)揮其的社會方面功能。但目前的會計檔案只注重保存，對檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務性。

（二）行政機關(guān)檔案行政執(zhí)法工作不嚴、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

中國的個別行政機關(guān)，人為的因素還極大地存在于行政執(zhí)法中，不重視法治，影響了執(zhí)法效率，干擾了執(zhí)法效果。盡管我國已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體執(zhí)法時，有法不依的現(xiàn)象屢見不鮮。這些執(zhí)法人員缺少必要的法制意識，不能及時地進行執(zhí)法，不利于我國檔案行政執(zhí)法的健康可持續(xù)發(fā)展。

在今天的中國，行政方面的監(jiān)督還沒有常態(tài)化和制度化，其范圍也不明確，各種方式和程序也缺乏科學的依據(jù)，更不用提檔案方面的監(jiān)督了。持續(xù)性是這方面監(jiān)督工作的特性，可也通常被我國各級相關(guān)人員忘記，缺乏對這一工作的重要意義的理解。在許多地方工作也是敷衍了事，沒有落到實處，忽視了工作的效率。

2 對提高會計檔案管理工作效率的新思路的探析

（一）明確會計檔案管理的職能

正確的會計檔案管理觀念要求明確其職能，要建立體系化、制度化的會計檔案管理系統(tǒng)而非想當然的把會計檔案管理工作當作進行資金梳理。系統(tǒng)的會計檔案管理體系能幫助行政機關(guān)及早對財務信息建立切實有用的檔案，合理分配財務資源，規(guī)避資金風險。

同時，正確的會計檔案管理觀念要求極大的剔除人為因素對行政機關(guān)正常工作體系內(nèi)財務管理的影響，這一點尤其在地方行政機關(guān)中較為常見。整個單位中財務體系的執(zhí)行力度不足，人為因素很大程度上制約著會計檔案何時建立以及數(shù)據(jù)的真實性，比如在有些單位，資歷較老的干部在行政體系中具有一定的“話語權(quán)”，送人情或者賣面子的情況依舊存在，涉及到個人利益的會計信息的整理和建檔會受到這類情況的干擾，使得會計信息出現(xiàn)偏差、會計檔案的建立受到影響。因而要在行政機關(guān)內(nèi)部加強會計檔案管理具有的職能的宣傳，比如其可總結(jié)和預示一定時間和未來某一時間段內(nèi)單位財務的狀況，為形成良好的財務管理、風險管理工作提供支撐。只有明確其具體的作用才能更好的完善會計檔案管理。

（二）明確會計檔案依法管理與建設

要健全并優(yōu)化檔案相關(guān)的法規(guī)體系，強化這方面的制度層次的建設，使這一事業(yè)的每個層次都能有法可依。這是現(xiàn)代化檔案事業(yè)進行法制建設的基本，離不開對立法的強化，離不開對立法的優(yōu)化。需要加強檔案立法工作，提高檔案立法質(zhì)量。我們既要借鑒，吸收他國的先進經(jīng)驗，結(jié)合不同單位的實際情況，強化對不同財務信息進行合理的檔案建立和依法保護，更要針對同行業(yè)及相關(guān)部門取長補短，適應信息時代對這一立法工作的更高需求，已有的規(guī)章制度要根據(jù)現(xiàn)實情況的變化做出適當?shù)恼{(diào)整，一些未有規(guī)章制度的領域，相關(guān)部門也要加緊制定，不斷完善我國企業(yè)內(nèi)部會計檔案的依法管理體系的建設。

（三）對信息化檔案系統(tǒng)配備專門的負責人員

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對其系統(tǒng)的有效和安全保護，單位的檔案部門應該責成相關(guān)人員及時對檔案管理系統(tǒng)進行后臺維護和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運行。只有做到從源頭保護檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護行政機關(guān)位檔案信息的安全，實現(xiàn)有效的檔案管理。

3 結(jié)語

綜上所述，在越來越強調(diào)財務管理有效性的現(xiàn)代社會中始終處于服務地位的會計檔案管理必須改變其“黑色管理”的方式，揭開其“神秘面紗”采用新的管理模式和新的管理思維以發(fā)揮最大的作用，做到切實促進行政機關(guān)會計檔案管理工作的良好進步和實現(xiàn)對職工權(quán)益、信息的有效保護，完善會計檔案管理必然是未來檔案管理和行政機關(guān)財務管理工作的要求和發(fā)展方向。

參考文獻

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