中學(xué)檔案管理存在的問題及對策

◎周艷梅

中學(xué)檔案管理存在的問題及對策

◎周艷梅

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是學(xué)校教育教學(xué)活動的記憶載體，也是學(xué)校文化軟實(shí)力的存在形式，更是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。我們要充分認(rèn)識做好中學(xué)檔案工作的重要作用，探析當(dāng)前中學(xué)檔案工作普遍存在的問題，并制定出解決這些問題的有效的策略。

中學(xué)檔案是學(xué)校在各個歷史時期開展工作和活動的真實(shí)寫照，是學(xué)校建設(shè)的歷史證明和依據(jù)，它記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在，承載著未來的發(fā)展方向，保存?zhèn)洳閷W(xué)校各種文字材料的總和。通過學(xué)校檔案就能反映學(xué)校的教育教學(xué)管理風(fēng)格﹑組織結(jié)構(gòu)﹑工作方式﹑校園文化等內(nèi)容。因此，我們要充分認(rèn)識做好中學(xué)檔案工作的重要作用，研究現(xiàn)在中學(xué)檔案工作普遍存在的問題，并制定出解決這些問題的辦法。

充分認(rèn)識做好中學(xué)檔案工作的重要作用

為學(xué)校的各項(xiàng)決策工作提供有效的參考。中學(xué)檔案是學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教育教學(xué)﹑教研﹑德育﹑基建﹑校園文化建設(shè)等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字﹑圖表﹑聲像等不同形式的歷史記錄。它包涵面很廣，包括學(xué)校的綜合管理﹑教學(xué)管理﹑學(xué)籍管理﹑教師業(yè)務(wù)管理﹑學(xué)校開展的德育與體育衛(wèi)生工作﹑招生與畢業(yè)生工作﹑課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐﹑教學(xué)研究﹑校園環(huán)境建設(shè)﹑校園文化建設(shè)﹑工會和團(tuán)委開展活動等方面的文字材料和聲像載體。它真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是中學(xué)重要的信息資源，可為學(xué)校的各項(xiàng)決策工作提供有效的參考。中學(xué)檔案是學(xué)校長期管理活動中各個方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，只有做好了中學(xué)檔案，才可以全面掌握學(xué)校發(fā)展的歷程，能夠在今后工作中取長補(bǔ)短不斷前進(jìn)。

為學(xué)校評估和評先工作提供有力佐證。我校的綜合檔案室管理，我對每位教師建立了教師業(yè)務(wù)檔案，對教師個人在其教育﹑教學(xué)過程中形成的有關(guān)德﹑能﹑勤﹑績﹑評價的記錄。真實(shí)地反映教師的教學(xué)水平﹑科研能力﹑班級管理能力，也反映了教師對教材﹑教學(xué)內(nèi)容﹑教學(xué)成績等教學(xué)環(huán)節(jié)的不斷探索和研究。教師可以清晰看到自己的發(fā)展歷程，吸取教訓(xùn)，爭先進(jìn)，創(chuàng)新優(yōu)，提煉經(jīng)驗(yàn)。學(xué)校能夠客觀地全面考察教師，獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣，全面推進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)這一項(xiàng)的工作發(fā)展。

為學(xué)校宣傳發(fā)展工作提供生動素材。中學(xué)檔案還匯集了中學(xué)現(xiàn)有的知識成果，記錄了學(xué)校的優(yōu)秀傳統(tǒng)和歷年來學(xué)校先進(jìn)教職工的事跡，形成特色的辦學(xué)理念，總結(jié)辦學(xué)成果，提煉辦學(xué)精華，強(qiáng)化個性特質(zhì)，使學(xué)校辦學(xué)的獨(dú)特性﹑先進(jìn)性﹑科學(xué)性﹑穩(wěn)定性充分顯示出來。如我校的教師論文報告會材料，多媒體課件制作材料以及專門研究高中教育的科研材料，我通過系統(tǒng)整理，形成教科研有機(jī)統(tǒng)一的內(nèi)涵化發(fā)展檔案，成為我校寶貴的特質(zhì)優(yōu)質(zhì)資源。所以，我們要充分認(rèn)識中學(xué)檔案工作的重要作用，要把中學(xué)檔案做好，做到規(guī)范化﹑標(biāo)準(zhǔn)化﹑科學(xué)化。

現(xiàn)在中學(xué)檔案工作普遍存在的問題

檔案意識不強(qiáng)。檔案意識是指對檔案和檔案工作認(rèn)識﹑了解﹑熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在學(xué)校里，“重教學(xué)﹑輕檔案”的意識還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)為檔案工作可有可無,甚至有的人根本不知道檔案是何物，檔案工作是干什么的，認(rèn)為檔案與自己無關(guān)，隨意將檔案丟在學(xué)校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上帶回家，據(jù)為已有；珍貴的檔案資料不交綜合檔案室保管，損壞﹑涂改檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生等等。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

檔案材料收集不全。由于學(xué)校的教職員工檔案意識不強(qiáng)，直接就影響了學(xué)校的檔案收集。主要表現(xiàn)在兩個方面：一是學(xué)校沒有建立綜合檔案室，學(xué)校各科室負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，覺得以后用不到的材料就當(dāng)廢紙?zhí)幚?，檔案保管自己做主，裝在自己科室的柜子里，不規(guī)范，不全面，不統(tǒng)一；二是學(xué)校建立了綜合檔案室，但各科室與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，他們移交什么材料就歸檔什么材料，各科室工作人員也不能全面收集材料并主動移交手中的檔案資源。

檔案管理方法落后。檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。現(xiàn)在的學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集﹑整理﹑鑒定﹑保管﹑統(tǒng)計和提供利用的活動，專職檔案人員沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析﹑編研，不能更有效地為社會和學(xué)校提供利用需要。在操作上也都是傳統(tǒng)的﹑低效率的手工方式，很少運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，查閱檔案時也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的﹑消極的狀態(tài)。

做好中學(xué)檔案工作的策略

樹立正確的檔案觀，健全學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)。增強(qiáng)學(xué)校教職員工檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，要把檔案工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案機(jī)構(gòu)管理網(wǎng)絡(luò)。以學(xué)校文件的形式成立學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，以校長為組長，書記﹑副校長為副組長，各科室負(fù)責(zé)人及配備一名專職檔案員為成員；成立檔案鑒定小組和檔案保密領(lǐng)導(dǎo)小組；根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，成立學(xué)校綜合檔案室，并設(shè)有綜合檔案室負(fù)責(zé)人及專職檔案人員。學(xué)校黨政辦公室﹑教務(wù)處﹑政教處﹑教科室﹑總務(wù)處﹑工會﹑團(tuán)委等都設(shè)有工作人員專門做好材料的平時收集工作。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)好各部門的檔案收集工作，使檔案工作與學(xué)校開展的各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展。

完善檔案管理制度，規(guī)范學(xué)校檔案工作。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。建立學(xué)校綜合檔案室，并制定檔案工作管理體制，完善檔案工作各項(xiàng)制度，具體是：制定《學(xué)校綜合檔案室保管制度》﹑《檔案管理人員崗位責(zé)任制》﹑《檔案庫房管理制度》﹑《檔案保密制度》﹑《檔案鑒定銷毀制度》﹑《檔案查借閱制度》﹑《檔案統(tǒng)計制度》﹑《檔案文件材料歸檔制度》﹑《會計檔案立卷制度》。此外還要編制中學(xué)分類大綱及保管期限表，使學(xué)校的檔案工作有章可循，保證了學(xué)校檔案的質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)把檔案工作納入各科室工作目標(biāo)管理責(zé)任制年終考核中，各科室目標(biāo)責(zé)任制考核情況直接關(guān)系到個人的年終考核﹑個人年終獎金及評優(yōu)選先的依據(jù)，這樣促使各科室都重視檔案工作。專職檔案人員要“愛檔如珍，盡心盡職，有高度責(zé)任感”，配合好各科室工作人員將材料收集齊全，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。這樣學(xué)校的檔案工作就能做到職責(zé)明確，建立規(guī)范制度，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，查借閱有制度，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這樣保證了學(xué)校的檔案工作能夠順利開展。

提高檔案工作意識，注重原始資料收集。檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理。專職檔案人員必須學(xué)習(xí)技術(shù)和相關(guān)檔案知識，拓寬知識面，開闊視野，增長技能，積極參加各類檔案培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，提高工作能力。使檔案工作者真正做到“業(yè)務(wù)精通，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”，扎扎實(shí)實(shí)，認(rèn)認(rèn)真真做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)﹑科研及師生服務(wù)。學(xué)校專職檔案員與各科室工作人員要密切配合收集齊全材料，如：抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料傳閱與歸檔，抓好學(xué)校開展各類活動所形成的文件材料的收集與照片的收集，抓好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)參加各類活動時的講話稿及資料，抓好每年中各科室所產(chǎn)生的報表﹑總結(jié)﹑計劃﹑教代會等材料，不能隨報隨丟。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員要及時查詢收回。在復(fù)印文件材料時，對有價值需要?dú)w檔的材料當(dāng)即留下原件，以備歸檔。保管好學(xué)校在教育教學(xué)及參加各類活動中獲得的獎牌﹑獎狀﹑獎杯等，對這些實(shí)物進(jìn)行編號造冊，并一一拍照，做好實(shí)物照片歸檔。

開發(fā)利用檔案，提升檔案管理的服務(wù)功能。建立和規(guī)范檔案的目的在于利用，利用好檔案是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。同時，充分利用好檔案，能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策﹑為各項(xiàng)事業(yè)﹑為各部門的工作及個人提供良好的服務(wù)。為此學(xué)校要編制各類檢索工具，如：我校就編制了文書﹑教學(xué)﹑學(xué)籍﹑政教﹑教科﹑工會﹑團(tuán)委﹑會計﹑科技﹑聲像實(shí)物檔案的全引目錄﹑案卷目錄，編制全宗介紹﹑專題目錄﹑銷毀清冊等，我將綜合檔案室里的目錄全部錄入電腦，實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)檢索，提高查閱檔案的效率。對于學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，我堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，認(rèn)真登記好檔案查借閱登記冊，做到熱情﹑主動﹑準(zhǔn)確﹑迅速。如：自我校2000年建立綜合檔案室以來，一是為教職員工的工資調(diào)整和晉升職稱以及辦理社會養(yǎng)老保險等方面，提供了大量可靠的檔案依據(jù)，特別是辦理養(yǎng)老保險時，綜合檔案室為每一位教職工提供了參加工作時間﹑出生年月﹑分配文件﹑調(diào)動文件﹑工資文件﹑職稱等重要資料；二是為歷屆校友，特別是1958年至1976的老校友，好多人的畢業(yè)證遺失，為他們查找了在校的學(xué)籍登記表或畢業(yè)證存根，并出具了有關(guān)證明材料提供了服務(wù)，先后查閱檔案達(dá)450多人次，受到了社會各界的好評；三是為我校編寫《建水縣第三中學(xué)校志》提供了服務(wù)，志書中所引用的資料，主要來源于學(xué)校檔案室的檔案，我校自1880年創(chuàng)辦“慈云書院”始至2017年有137年的辦學(xué)歷史，志書對我校建校100多年的辦學(xué)情況進(jìn)行了全面收集，精心整理編纂成書，檔案室提供了大量的珍貴歷史資料和原始數(shù)據(jù)；四是積極為畢業(yè)生提供檔案服務(wù)，準(zhǔn)確無誤地為他們出具一些證明資料等。在做好檔案的開發(fā)與利用時，還要合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，不斷添置現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案工作效率；利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化的管理，避免各科室之間歸檔材料不銜接﹑重復(fù)等問題，使中學(xué)檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應(yīng)中心。

加強(qiáng)檔案的文化軟實(shí)力，建立學(xué)校的特色檔案。以校園文化﹑人文精神為準(zhǔn)則, 以科研實(shí)踐﹑學(xué)校內(nèi)涵為主體, 以特色成果﹑辦學(xué)精華為己任,建立學(xué)校的特色檔案。檔案傳遞著思想，也傳遞著文化。校園文化具有開放﹑動感的特點(diǎn)，最富有生命活力和時代氣息，學(xué)校的特色文化一旦形成，就會潛移默化影響學(xué)生精神生活的諸多領(lǐng)域，并實(shí)實(shí)在在成為師生群體活動的一個顯著特性。筆者所在的建水三中，辦學(xué)歷史悠久，從1880年創(chuàng)辦“慈云書院”伊始，至今已達(dá)137個春秋，因此，傳承“慈云書院”文化的精粹，追求至真至善至美的境界，“蓄壁立千仞之剛毅，懷海納百川之胸襟”﹑“不以無人而不芳，不為窮困而改節(jié)”就是三中之?；辏彩菍W(xué)校校園文化最為突出的地方，也是檔案工作的重點(diǎn)。以質(zhì)量求生存，以改革求發(fā)展。檔案工作要注重學(xué)校特色成果的提煉和管理，這樣，有助于形成學(xué)校特色。辦學(xué)理念﹑辦學(xué)策略﹑辦學(xué)行為﹑辦學(xué)風(fēng)格，辦學(xué)成果等學(xué)校文化傳統(tǒng)，承接歷史，把握現(xiàn)在，引導(dǎo)未來，從學(xué)校育人本位和檔案管理實(shí)際出發(fā)，有效提高學(xué)校特色檔案的管理質(zhì)量和水平。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部門，我們在做好檔案的收集﹑整理﹑歸檔工作的同時，提高檔案的利用率，讓檔案信息資源更好地為學(xué)校教學(xué)和管理工作發(fā)揮更大﹑更好的作用，通過努力把檔案服務(wù)提高到一個新的水平，為學(xué)校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

云南省紅河州建水縣第三中學(xué)）