淺談電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險防控措施

劉騫

摘 要：電子文件是伴隨著計算機(jī)技術(shù)而出現(xiàn)的，隨著計算機(jī)技術(shù)逐漸在各種領(lǐng)域之中被使用于推廣，電子文件也對原有的紙質(zhì)文件進(jìn)行了取代，紙質(zhì)文件逐漸轉(zhuǎn)化為電子文件也是一種必然性趨勢，電子文件這種文件形式逐漸滲透到了檔案管理這項管理活動之中。文件整理人員開展整理活動時，需要改變原有的文件整理方法，借助全新的載體來整理與運(yùn)用以電子文件為外在形式的檔案，達(dá)到高效管理檔案的目的，本文根據(jù)對電子文件形式的檔案的整理經(jīng)驗，對其優(yōu)勢以及防控風(fēng)險的方法進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險；防控措施

電子文件是依存于電子信息技術(shù)而存在的，隨著信息活動變得越來越發(fā)達(dá)，檔案類型的文件存在的方式也有所改變，逐漸擺脫了原有的紙質(zhì)存在方式，進(jìn)化為電子文件，負(fù)責(zé)整理檔案工作的人員也逐漸開始對新型的整理方法與技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，使檔案整理工作具有更強(qiáng)的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化特點，電子文件形式的檔案帶給檔案整理行業(yè)的好處很明顯，但是電子檔案給這項整理工作帶來的風(fēng)險也不容小覷，本文對電子形式的檔案文件具有的優(yōu)點以及控制其整理風(fēng)險的方法進(jìn)行分析。

1 優(yōu)越性分析

1.1 減輕工作人員的工作強(qiáng)度

電子檔案的發(fā)展使人們擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔保存的乏陳工作，大大減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、電子網(wǎng)絡(luò)的普及，信息的網(wǎng)絡(luò)化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)也大大節(jié)省了保存檔案需要占用的空間，延長了檔案文件存留的時間。

1.2 提升文檔內(nèi)容的科學(xué)性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案需要專門的工作人員在完成文書后進(jìn)行逐字逐句的檢閱，確保文字準(zhǔn)確、章節(jié)連貫、語句通順、理論健全。一排除檢查完畢后，一旦需要增缺補(bǔ)漏或是進(jìn)行修改完善，則需要將已經(jīng)修訂好的檔案拆封拆卷重新訂做。但文件檔案采用微機(jī)電子網(wǎng)絡(luò)化管理后，檔案用計算機(jī)文檔即可增刪補(bǔ)改，可隨時進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，無需反復(fù)拆卷，無需重新修訂，更無須積存待檢修檔案。如此省時省力，高效便捷。亦可防止因反復(fù)的拆卷導(dǎo)致文件的遺失。

1.3 極強(qiáng)的保密性

前人為了將重要的紙質(zhì)檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會建造類似于現(xiàn)代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費(fèi)時費(fèi)心費(fèi)力還多有此地?zé)o銀三百兩之嫌。電子檔案可設(shè)置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無法借機(jī)閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

2 風(fēng)險因素分析

對于電子檔案材料的優(yōu)越性有所認(rèn)識之后，整理人員還需要對這種電子形式的檔案材料給整理工作帶來的風(fēng)險進(jìn)行明確。

2.1 輔助技術(shù)到來的風(fēng)險

眾所周知，電子文件形式的檔案材料無法獨立存在，必須要借助計算機(jī)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代可應(yīng)用的科技作為助力而存在，但是這些多種多樣的現(xiàn)代科技不僅僅給整理人員帶來操作便利的可靠影響，同時還將一些危險元素引入到文件整理活動之中，首先這些重要的電子檔案文件不是被鎖進(jìn)檔案室之中，而是被存儲于電腦之中，不需要鑰匙就可以直接對這種電子文件進(jìn)行操作，而一些重要的文件還會存在被隨意更改、甚至刪除的風(fēng)險，雖然可以通過設(shè)置密碼來鎖定文件，防止出現(xiàn)有人隨意操作帶來的風(fēng)險，但是隨著破解技術(shù)的提升，電子文件仍舊難以處于絕對安全的位置。

2.2 整理制度帶來的風(fēng)險元素

除了計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)帶來的風(fēng)險之外，文件的整理制度也會給整理活動帶來一定的風(fēng)險，雖然很多負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門已經(jīng)逐漸將電子文件管理技術(shù)加入到工作體系之中，但是對于原有的制度的改進(jìn)力度比較小，紙質(zhì)文檔的管理制度是不能直接被用于電子文檔的管理活動之中，文檔管理的每一個階段都需要有標(biāo)準(zhǔn)的管理制度作為管理的依據(jù)，因此相關(guān)人員需要對管理文檔的制度進(jìn)行改進(jìn)，同時還要提升管理人員的素養(yǎng)，使其能夠在掌握管理電子文檔技術(shù)方法的同時，還能加強(qiáng)對于文檔管理活動的責(zé)任感。

2.3 保存方式帶來的風(fēng)險元素

電子文檔的特殊保存方式也會給電子文檔本身帶來風(fēng)險，這種類型的文檔一般會被保存于電腦之中，電腦這種精密儀器比較容易受到外界的破壞性影響而出現(xiàn)使用故障，而一些較為嚴(yán)重的故障會導(dǎo)致重要文檔被損壞，從而難以被復(fù)原，而正常的檔案管理活動需要借助電能才能完成，一旦出現(xiàn)斷電情況，電子檔案就無法被有效管理，常規(guī)的管理活動也無法繼續(xù)進(jìn)行。

3 防控措施分析

對于幾種常見的風(fēng)險因素有所了解之后，就可以對防控風(fēng)險的方式進(jìn)行研究，通過預(yù)防性的措施來對電子檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，保證電子文件形式的檔案的完整性。

3.1 提升管理水平

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 完善管理機(jī)制

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進(jìn)行鑒定。

結(jié)束語

本文首先對電子檔案自身的優(yōu)越性進(jìn)行了研究，電子檔案的便攜性可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使不個體之間的傳輸檔案的活動具有更高的效率，還能使查詢目標(biāo)檔案的工作更加方便，其主要的缺點在于依賴度比較高，主要依賴的就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，一旦出現(xiàn)停電這種故障，無論是計算機(jī)還是網(wǎng)絡(luò)都會出現(xiàn)停止運(yùn)行的情況，而在這種條件之下，整理工作難以開展，因此整理人員在平時就必須要做好防范工作，對各種不利于整理工作開展的問題進(jìn)行防控，通過多種防控方法，實現(xiàn)整理電子文件類型的檔案材料的目的。

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