高?；n案中前期資料的管理研究

任家英

摘 要：高校基礎設施建設是高校建設的重要組成部分，承擔這高校教育與研究的重要責任。高?；n案同樣也是高校檔案的重要組成部分，在高校建設管理決策中發(fā)揮重要作用，因此加強高?；n案管理具有積極的意義。本文以高?；n案的前期檔案管理為研究對象，對高?；ㄇ捌跈n案資料管理進行分析研究，并提出針對新的建議。

關鍵詞：高校檔案管理；基建檔案；前期資料

1.高?；ㄇ捌跈n案資料概述

高校基建檔案管理工作中，前期檔案主要是指在高校基建工程項目開始施工以前，在立項、審批、投招標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。高?；ㄇ捌跈n案是基建檔案的重要組成部分，是基建工程建設的憑證性、基礎性文件材料，是高校永久保存的法律性原始憑證。高?；ㄇ捌跈n案形成是一個復雜的過程，包括前期程序、移交報送程序、庫房管理等流程。

高?；ㄇ捌跈n案在基建工程建設與檔案管理中發(fā)揮重要的作用，是高校建設規(guī)劃與管理決策的依據(jù)，是基建質(zhì)量保證體系的重要組成部分，是高?；n案最終形成的關鍵，是基建工程項目前期文件材料的保障。

2.當前高?；ㄇ捌跈n案管理問題分析

（1）前期檔案形成條件不足

從當前高?；n案管理的現(xiàn)狀調(diào)查結果來看，高?；n案在早期的檔案形成中過于重視建設過程，對當前形成缺乏足夠的認識和重視，使得基建工程檔案資料不齊全，不規(guī)范，甚至部分基建檔案材料出現(xiàn)造假的現(xiàn)象。由于高校基建工程建設單位與高校檔案管理部門之間的協(xié)作不夠緊密，建設單位相關人員在檔案管理中的前期檔案意識不強，不懂建檔范圍，同時建設單位檔案管理制度匱乏，無法可依，組織不力，導致高?；ㄇ捌跈n案形成的條件不足，進而影響了基建工程的前期檔案管理質(zhì)量。

（2）前期檔案管理制度不規(guī)范

由于高校領導階層對基建檔案管理的意識不夠，以及高校檔案管理部門與建設單位的配合協(xié)作有限，導致前期檔案管理制度不規(guī)范，無法做到工程檔案與工程建設同步進行。從高?；üこ添椖康慕ㄔO現(xiàn)狀來看，檔案工作并沒有納入基建工程建設的整體規(guī)劃中，檔案管理人員很少參加簽訂工程的有關合同。此外，由于高校檔案管理部門并沒有派出專業(yè)人員參于基建工程檔案的形成過程，而建設單位相關單位缺乏檔案政策、法規(guī)、標準、規(guī)定的學習，也缺乏檔案專業(yè)知識，使其不了解基建前期檔案形成與移交的具體規(guī)定，進而造成基建工程前期檔案形成與管理水平不高。

（3）前期檔案資料管理中的檔案管理部門缺位

從現(xiàn)狀來看，當前高校在基建工程建設管理中，過于重視建設施工過程，對基建過程中的檔案管理意識不足，這也使得高校檔案管理部門在基建過程中缺位現(xiàn)象較為突出。高校作為基建的主導方，在基建檔案早期形成中存在工作缺陷，以至于檔案管理部門需要在工程竣工后“突擊”基建檔案的建設與管理，無法實現(xiàn)工程建設與檔案形成管理同步。高校檔案管理部門在基建工程項目中缺位主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是重建設輕檔案，二是早期檔案缺乏專人保管，三是高校無強勢主導與統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

3.加強高校基建前期檔案管理的建議

（1）明確檔案資料管理的主體

高校在開展基建工程建設中，要明確檔案管理部門在基建前期檔案形成與管理中的主體地位。在收集整理材料時，要求基建施工單位先出圖在施工，并保證圖紙資料的完整性，而且施工單位對圖紙的變更需要檔案管理部門的參與，要確保每次資料變動中建檔的及時性與準確性。在工程建設前期，每次資料的刪減、變更都要及時通知檔案管理部門，且高校檔案管理部門收到通知后要著手準備檔案資料，以最快、最有效的方式建立完整的基建前期檔案。在整個基建過程中，要確立檔案管理部門的主體地位，并明確規(guī)定其權利與義務。

（2）理順前期檔案資料的管理程序

在高校基建前期檔案管理中，高校檔案管理部門需結合基建建設流程，理順前期檔案資料的管理流程。首先，檔案管理部門要嚴謹收集管理，確保檔案的真實完整，必須及時收集基礎設施檔案材料，保證檔案材料的真實性，把握基礎設施檔案材料的階段性，在初步驗收與整理的基礎上，逐一登記，發(fā)現(xiàn)漏洞及時不缺。其次，做好工程竣工檔案驗收，在驗收時，檔案管理人員必須事先審查工程技術檔案和施工資料是否完整，在確認無誤后由高校檔案部門統(tǒng)一歸檔。再次，對前期檔案資料的管理實行集中統(tǒng)一管理，開展規(guī)范化服務，使基建前期檔案管理工作科學化、規(guī)范化與標準化。

（3）健全前期檔案資料管理制度

高校需要建立健全前期檔案資料管理制度，重點加強管理機制，做到檔案管理部門與基建工程各單位之間的緊密配合，明確各自職責，確保各環(huán)節(jié)的有效銜接。在基建檔案管理中，改變當前一級管理模式，變檔案一級管理為檔案管理部門與項目管理部門的兩級管理。并且在基建工程中設置專門的檔案管理員，并全程跟蹤工程進展，這使得檔案管理員對工程進度與變更情況較為了解，能夠及時督促建設單位做好變更文件的收集和修改工作，確保工程竣工圖與基建實際狀況相符。

（4）推動檔案行政管理職能轉(zhuǎn)變

在高?；ㄇ捌跈n案管理中，高校要明確基建檔案管理服務的方向，要以與時俱進的創(chuàng)新精神促進檔案工作的改革與創(chuàng)新。高?；ㄇ捌跈n案管理的目的不僅僅是檔案的存儲與憑證，更應該發(fā)揮其利用功能，完善檔案的服務形式。因此，高校要推動檔案管理部門的職能轉(zhuǎn)變，要體現(xiàn)其服務屬性，不僅面向高校自身的服務，而且要體現(xiàn)面向社會的服務功能。為卻把高校檔案部門的職能轉(zhuǎn)變，要建立相對穩(wěn)定的保障措施，比如強化基建檔案管理部門的職能配置，建立績效向?qū)C制，明確其服務屬性。

（5）強化檔案管理意識，做好業(yè)務培訓

首先，高校層面應強化基建前期檔案管理意識，并落實檔案管理制度，明確檔案管理部門在基建前期檔案管理中的職責與權力，健全一支有事業(yè)心、責任心的檔案管理隊伍。高校要加強檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)培訓，提高檔案管理人員綜合能力。參與基建工程項目前期檔案管理的檔案管理人員，高校組織專業(yè)培訓，使其熟悉基建工程建設的流程，以及基建前期檔案形成、收集、歸檔等方面的專業(yè)知識，使其在基建前期檔案管理中能夠適應并滿足工作要求。此外，高校還用通過培訓提升檔案管理人員的時代意識，包括市場意識、信息意識、現(xiàn)代化意識、法紀意識。

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