高校檔案管理工作心得

劉英姿

【摘要】高校檔案是校史建設(shè)、教學(xué)評估及申碩、修史編研、校慶籌備的重要資料，檔案管理工作是高校各項活動有序化的基礎(chǔ)，本人結(jié)合自己從事的高校辦公室文書檔案管理及檔案館工作實踐，淺談一下工作心得，為今后高校館藏信息資源的建設(shè)與開發(fā)利用提供借鑒依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；工作心得

2005年機(jī)緣巧合，我有幸進(jìn)入到高校辦公室，協(xié)助學(xué)校文件收發(fā)及文書檔案的管理工作，從此，我與檔案結(jié)下了不解之緣，有幸成為了一名蘭臺人。感時光如白駒過隙之余，更多的是對檔案由懵懂無知到深入了解的欣慰和慶幸，對檔案工作由陌生到熟悉，也深刻意識到檔案事業(yè)是一項偉大的事業(yè)，它穿越古今，橫貫歷史，引領(lǐng)時代的發(fā)展，檔案人則是光榮的史官。

回顧我的蘭臺生涯，有迷茫，有追求，有歡笑，也有感激，在與檔案的相識相知相守中，我漸漸地愛上檔案，成為了一名合格的蘭臺人。

一、認(rèn)真做好文書檔案的組卷及文件匯編工作

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號令）頒布實施前，辦公室文件收發(fā)員兼任文書檔案的管理工作，我擔(dān)任了此項任務(wù)。那時，文件收發(fā)都是紙質(zhì)登記簽發(fā)，學(xué)校升本以來的所有收發(fā)文全都存放在一個大柜子里面，需用時就去那里翻閱查找，費(fèi)時費(fèi)力。起初，我沒有“全宗”“組卷”等概念，在領(lǐng)導(dǎo)和同事們的指導(dǎo)下，我以方便查找利用為目的，以年度為單位，結(jié)合問題、級別等特征為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將黨群及行政文件分別進(jìn)行了組卷，同時為方便利用也進(jìn)行了文件匯編，從文件的確定、裝訂、歸類、排列、編號、編目及裝盒，我細(xì)心認(rèn)真完成每一個環(huán)節(jié)的工作。并學(xué)習(xí)掌握了word文檔、EXCEL表格的操作技能，完成了單機(jī)版目錄信息化和紙質(zhì)檔案管理二合一的檔案管理模式。經(jīng)過近兩年的努力，檔案柜里面排放了整整齊齊的檔案，看到原本雜亂無章的文件一卷卷、美觀有序地擺放在那里，并引來相關(guān)人員的查閱利用，看到他們滿意而歸，我的內(nèi)心無比自豪和滿足，感覺自己整理出來的不是文件，而是學(xué)校沉寂的歷史，是她的發(fā)展與輝煌，同時也深深感受到了檔案工作的價值所在。

二、重視檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案館成立之后，這里不僅有文書檔案，也有科技檔案、專門檔案等不同種類和載體的檔案，檔案工作具有更強(qiáng)的專業(yè)性與規(guī)范性。為盡快熟悉業(yè)務(wù)工作，我積級參加各類檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)活動，自學(xué)了《檔案管理學(xué)》《科技檔案管理學(xué)》等書籍，并在學(xué)校的安排下參加湖南省檔案局、懷化市檔案局、省高檔會、第21協(xié)作組等部門舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動，及時關(guān)注有關(guān)檔案的網(wǎng)頁、雜志、報刊及政策法規(guī)，對檔案規(guī)章制度、實體檔案管理、檔案信息資源的開發(fā)利用、專門檔案管理、檔案信息化及電子文件管理方面都有了比較深刻的認(rèn)識。工作中也虛心向有檔案管理經(jīng)驗的同事們請教，熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，認(rèn)真參與各門類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研及利用工作，邊工作邊思考及時做筆記，并針對工作中出現(xiàn)的問題及時整改完善，工作思路日趨清晰。

三、積極做好檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用工作

以“謀在長遠(yuǎn)，重在開局”為長效機(jī)制，檔案管理工作中一定要積極動腦思考，理清思緒，分清條理，總結(jié)經(jīng)驗，系統(tǒng)全面地規(guī)劃各方面，做細(xì)心完備之事，成心細(xì)全面之人。

（一）提前規(guī)劃，注重日常業(yè)務(wù)性工作。檔案的來源原則要求把同一機(jī)構(gòu)、組織形成的檔案作為一個整體加以管理，實際工作中收發(fā)文則是統(tǒng)一由辦公室文秘科以電子文件形式下發(fā)，如果在各部門移交檔案之前，將所有的上級、同級及本單位文件收集齊全，分門別類，即能減輕各兼職檔案員的負(fù)擔(dān)，也能更好地掌握工作的主動權(quán)。所以在平時的工作中，我改變了工作策略，采用靈活的方法，找準(zhǔn)做成事的機(jī)會，主動與文件收發(fā)員溝通協(xié)商收集材料，在日常業(yè)務(wù)性工作中通過OA系統(tǒng)、電子政務(wù)管理系統(tǒng)及時收集有關(guān)文件，所以在每年文書工作一結(jié)束，文書檔案收集、來源分類及文件匯編也已全部完成。

（二）以人為本，開啟“走出去”服務(wù)模式。工作中化被動服務(wù)為主動服務(wù)，注重與兼職檔案員（尤其是新接手的兼職檔案員）保持聯(lián)系。適時開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，與她們進(jìn)行一些經(jīng)驗交流，提醒她們在常規(guī)性工作中注意資料的收集，指點(diǎn)她們做好資料的分類存放和歸檔工作，指導(dǎo)掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法，確保忙而有序，有條不紊地開展工作。另外，在每年4月份各部門實體檔案移交前，及時關(guān)注檔案軟件管理系統(tǒng)內(nèi)各立檔部門目錄輸機(jī)情況，有問題就QQ、電話溝通或上門服務(wù)，在實體檔案移交進(jìn)館前先完成質(zhì)檢工作。開啟“走出去”服務(wù)模式，變被動接收為引導(dǎo)建檔，既能增進(jìn)彼此之間的感情，提高工作效率，也能優(yōu)化高校檔案館藏資源建設(shè)。

（三）利用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案登記與統(tǒng)計數(shù)字化。檔案登記的結(jié)果是統(tǒng)計的重要素材和基礎(chǔ)。在第一次做全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報工作時，發(fā)現(xiàn)檔案利用資料及效果登記本中，有的編號在登記過程中不注意填寫，而其它數(shù)據(jù)也以紙質(zhì)臺賬登記為主，平時工作中倒是沒什么影響，但在年底統(tǒng)計時問題出來了，統(tǒng)計費(fèi)時也費(fèi)力，針對此情況，（下轉(zhuǎn)第65頁）（上接第61頁）我在平時的日常業(yè)務(wù)工作稍稍進(jìn)行改動，在檔案利用登記本上增寫了查閱序號，并及時把相關(guān)的查閱數(shù)據(jù)輸進(jìn)Excel表格中去。同時又把歷年的檔案館藏情況、檔案利用情況、檔案工作人員情況及庫房面積情況等各類紙質(zhì)版臺賬都輸進(jìn)了Excel表格?，F(xiàn)在的檔案統(tǒng)計編研工作，已經(jīng)基本實現(xiàn)了各類數(shù)據(jù)信息化管理，隨時都能快速調(diào)閱并篩選出各類數(shù)據(jù)信息，即擺脫了時間和空間的限制，又提高了工作效率。

（四）有效推進(jìn)項目檔案資源建設(shè)。在基建檔案查詢利用過程中，發(fā)現(xiàn)基建檔案歸檔率低，基建設(shè)計圖紙查中率低，此現(xiàn)象的產(chǎn)生除了和基建檔案周期性長且來源分散特性有關(guān)外，還與兩部門檔案管理人員信息溝通不暢有關(guān)，所以材料難收集齊全。鑒于此原因，也為了盡快熟悉科技檔案管理工作，本人主動與基建科科長聯(lián)系，反客為主，全程參與了基建檔案逸夫樓和東區(qū)學(xué)生公寓的檔案收集、分類、組卷、編目、裝盒及歸檔入庫工作。結(jié)合《科技檔案管理學(xué)》知識，熟悉了項目檔案的運(yùn)作模式，形成了清晰的項目檔案工作思路。并針對以后校園建設(shè)、維修及改造過程中形成的基建檔案，與基建科達(dá)成共識，本人主動參與，根據(jù)工程建設(shè)施工進(jìn)度開展情況適時收集產(chǎn)生的檔案，先集中存放在檔案館內(nèi)一專門場所保管，等工程項目全部竣工、驗收完畢后，再協(xié)助基建檔案管理員完成該項目的檔案整理歸檔工作。所以現(xiàn)在的基建項目的整理歸檔中，基建檔案的歸全率明顯提高，館藏資源越來越豐富，館藏結(jié)構(gòu)也日趨合理。

四、總結(jié)

多年的辛勤付出，也收獲了點(diǎn)滴成績?，F(xiàn)在我們可以自豪地說，在每一次的檔案移交、接收、立卷及歸檔工作中，基本上都是心中有數(shù)的狀態(tài)，工作中處于輕松和主動的地位。這些年在省、市級有關(guān)工作評比中，成績也較為喜人，工作部門先后獲得“檔案工作優(yōu)秀單位”，湖南省“芙蓉標(biāo)兵崗”等榮譽(yù)稱號，個人也先后獲得“檔案工作先進(jìn)個人”“三育人先進(jìn)個人”及其它系列榮譽(yù)稱號；擔(dān)任《檔案管理學(xué)》教學(xué)工作，獲得了師生好評。

有人說：“簡單的事情重復(fù)做就是不簡單，平凡的事長期做就是不平凡，平凡生活持久就是最幸福的生活”。多年的蘭臺生涯使我明白：把工作當(dāng)成負(fù)擔(dān)去做，收獲的是心累；把工作當(dāng)成任務(wù)去做，收獲的是結(jié)果；把工作當(dāng)成事業(yè)來做，收獲的一定是成功和快樂。作為一名蘭臺人，在我們這個和諧的團(tuán)隊里，我們將立足本職崗位，創(chuàng)新奉獻(xiàn)并改進(jìn)工作方式，讓檔案這顆珍珠為時代發(fā)光，也為自己書寫一份無悔的檔案。

【本文系2017年懷化學(xué)院科學(xué)研究項目“地方高校檔案館藏資源建設(shè)與開發(fā)利用研究”（編號：HHUY2017-18）階段性成果】endprint