探析人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

謝利芳

摘 要：快速發(fā)展的國(guó)民經(jīng)濟(jì)，促使傳統(tǒng)的人事檔案管理模式逐漸被淘汰，必須和時(shí)代保持同步，才可以更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，主要對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的解決措施，主要包括提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)；健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理；加強(qiáng)人事檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；提高人事檔案的利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

人事檔案是事業(yè)單位人力資源管理中極為重要的組成部分，但是部分事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀極為嚴(yán)峻，其主要表現(xiàn)為人事檔案管理意識(shí)淡薄、人事檔案管理制度不夠健全、人事檔案管理人員配置不足、人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。人事檔案從表面上對(duì)一個(gè)人的基本學(xué)習(xí)能力、榮譽(yù)稱號(hào)、行為軌跡、文化程度、教育背景、生活履歷予以了反映，可以對(duì)人做出基本的判斷。合理合格的人事檔案對(duì)人力資源的開發(fā)有著極其重大的意義。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理意識(shí)淡薄

管理檔案的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的管理工作缺乏重視度，認(rèn)為檔案是一項(xiàng)保管的事務(wù)性工作，只要檔案比泄密、不丟失，可以應(yīng)付查檔和外調(diào)就行了，缺乏利用意識(shí)和歸檔意識(shí)。未對(duì)人事檔案管理工作引起重視，沒有將檔案管理中的問題有效解決，如管理人員、經(jīng)費(fèi)問題、場(chǎng)地問題。人事檔案缺乏完整，一些人事檔案較為滯后，只有入團(tuán)、入黨志愿書、家屬情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，不能將人員真實(shí)的現(xiàn)狀和歷史全面反映出來，致使人檔分離的現(xiàn)象產(chǎn)生。

（二）人事檔案管理制度不夠健全

雖然我國(guó)已經(jīng)頒布了一些人事檔案管理的條例、法律和法規(guī)，但是因?yàn)槿耸聶n案規(guī)范化的管理正處于初始階段，統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)而上級(jí)的檢查、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)較為缺乏，從而導(dǎo)致人事檔案管理制度缺乏完善性，造成檔案管理人員尚未嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。作為一項(xiàng)具有較強(qiáng)保密性和規(guī)范性的工作，檔案管理缺少一定的制度對(duì)其進(jìn)行約束，從而造成人事檔案管理工作不能按照規(guī)章制度展開，無所適從。出現(xiàn)收集材料不全面、檔案收集歸檔不及時(shí)、管理人員安全意識(shí)差、檔案室日常維護(hù)不到位等現(xiàn)象，對(duì)檔案管理水平的提高造成了極大的影響。

（三）人事檔案管理人員配置不足

從事檔案工作的專業(yè)人才總量較少是現(xiàn)階段較為普遍的現(xiàn)象[1]。大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案人員身兼數(shù)職，在工作崗位中抱著應(yīng)付的態(tài)度，沒有精力也沒有時(shí)間將檔案工作做好，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)就更無從談起；大多數(shù)從事檔案工作的人員因?yàn)橹唤?jīng)過短期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)或是其它專業(yè)的人員，缺少完備系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)；現(xiàn)階段對(duì)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案人才的需求較大，但通常這些優(yōu)秀的復(fù)合型人才，認(rèn)為不能將個(gè)人的真實(shí)價(jià)值充分發(fā)揮出來，往往都不愿意到檔案部門工作，頻繁的人員變動(dòng)、不穩(wěn)定的隊(duì)伍，致使日常的檔案管理工作和實(shí)際情況不符，對(duì)檔案管理工作極為不利。

（四）人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

現(xiàn)階段大部分的人事檔案的質(zhì)量都較為低下，利用價(jià)值較為缺乏，其人事檔案很多都是形式的、空洞的，而實(shí)際性的、細(xì)致的較少；大部分都對(duì)政治面貌、工資、學(xué)歷和個(gè)人經(jīng)歷作出了反映，很少有對(duì)技術(shù)專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力以及個(gè)人道德品質(zhì)作出反映的；很多都是對(duì)過去的情況作出了反映，而反映現(xiàn)階段情況的較少。特別是部分材料大多都是定性結(jié)論，定量描述較少；或只講了優(yōu)點(diǎn)，沒有敘述缺點(diǎn)；內(nèi)容空洞，組織意見和個(gè)人總結(jié)全是套話，不能公正、全面的對(duì)一個(gè)人的情況作出評(píng)價(jià)和反映。

2 改善人事檔案管理現(xiàn)狀的對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳，借助各種宣傳媒體，采用形式多樣的宣傳手段，對(duì)人事檔案工作的重要性進(jìn)行廣泛地宣傳，在全社會(huì)營(yíng)造一種關(guān)心檔案、宣傳檔案的良好氛圍。針對(duì)人事檔案工作，應(yīng)該積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作予以高度重視，并在議事日程中將其納入[2]。將檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組建立起來，由管理檔案的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，定期督查、指導(dǎo)和檢查檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題要在第一時(shí)間將其解決。將人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制建立起來，采用定性定量的方式，考核人事檔案工作，在指導(dǎo)上和管理上應(yīng)分別實(shí)行分級(jí)分類和等級(jí)升降的方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的規(guī)范化。

（二）健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理

據(jù)相關(guān)實(shí)踐表明，完善的人事檔案管理和工作制度，可以有效確保檔案工作管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。所以各單位要對(duì)相應(yīng)的檔案管理制度予以建立，針對(duì)檔案資料的收集、歸檔、管理和檔案的借閱、利用和日常保管，制定出一套嚴(yán)格的制度，做到有章可循，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。加大管理力度，將漏洞堵住。此外，要想防止改動(dòng)、丟失檔案的情況發(fā)生，就必須對(duì)人事檔案工作目標(biāo)管理考核制定和責(zé)任追究制度予以完善，嚴(yán)格手續(xù)，在接收、轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入材料時(shí)都應(yīng)做好登記，借閱和查閱檔案都有記錄，利用方便，提供準(zhǔn)確，使導(dǎo)致檔案涂改和泄密等人為因素得到有效制約，實(shí)行責(zé)任追究，一旦檔案管理出現(xiàn)問題要落實(shí)到人頭上，確保人事檔案管理的規(guī)范性和有序性，歸檔完整，有效利用，安全保管。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員職業(yè)培養(yǎng)，提高檔案管理人員內(nèi)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在以往的工作中，對(duì)于檔案工作，大部分企事業(yè)單位都未對(duì)其引起重視，很多檔案管理人員都是身兼數(shù)職，錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)輔助性工作，可有可無。提高對(duì)人事檔案管理的重視度，應(yīng)在整個(gè)單位貫徹實(shí)施，應(yīng)對(duì)充分熱情、熱愛檔案事業(yè)的人事檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。培訓(xùn)教育是現(xiàn)階段將人事檔案管理人員素質(zhì)提高的較為有效的手段。不僅要將日常的資格培訓(xùn)做好，同時(shí)還要加大繼續(xù)教育的力度。對(duì)于從未從事過人事檔案管理的工作人員，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資格培訓(xùn)，有針對(duì)性地對(duì)人事檔案管理工作的基本知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，借助培訓(xùn)初步的人事檔案工作，并將資格培訓(xùn)上崗證得到；繼續(xù)教育則是從事檔案工作的人員為了優(yōu)化、拓寬和更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)而進(jìn)行的學(xué)習(xí)，從而將新技術(shù)掌握、對(duì)新知識(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、學(xué)習(xí)到更多的新理論。借助以上兩種學(xué)習(xí)方式，使檔案管理人員的知識(shí)面得到了拓寬，將個(gè)人的專業(yè)水平提高了，滿足了人事檔案管理人員自我發(fā)展的主觀需要，同時(shí)，這也是現(xiàn)階段信息時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理人員的客觀需要。

（四）充分發(fā)揮人事檔案的作用

干部制度的聘任、各種培訓(xùn)、學(xué)歷、考核、考察、改革和專業(yè)技術(shù)晉升等所需要的入檔的材料越來越多，對(duì)人事檔案材料的收集提出了更高的要求[3]。檔案管理人員必須及時(shí)收集職工年度考核、晉升、聘任、學(xué)歷變化等各種材料，并及時(shí)鑒定真?zhèn)魏蜌w入檔案。當(dāng)有晉升和聘任時(shí)需要調(diào)檔和查檔的時(shí)候要在第一時(shí)間將抽出的材料放回原位，進(jìn)而更加充分地利用人事檔案。對(duì)服務(wù)范圍的拓寬引起重視，提供給人事改革相應(yīng)的信息。不僅在晉升、調(diào)資和政審的時(shí)候要提供人事檔案，同時(shí)檔案部門在現(xiàn)階段人事工作改革中要以人員配置和結(jié)構(gòu)性調(diào)整等中心任務(wù)為基礎(chǔ)，積極提供統(tǒng)計(jì)信息、綜合信息、人員現(xiàn)狀信息、定崗定員工作提供人員現(xiàn)狀情況以及機(jī)構(gòu)人員調(diào)整等人事檔案信息。在對(duì)人員規(guī)劃進(jìn)行制定和預(yù)測(cè)的時(shí)候，提供人員分析信息和預(yù)測(cè)情況等，以此為決策者和領(lǐng)導(dǎo)者提供參考。

3 結(jié)語

要想人事檔案工作取得一定的成效，就應(yīng)將當(dāng)前的有利時(shí)機(jī)牢牢抓住，不斷學(xué)習(xí)、改革和創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變思路，更新模式，使一套新的檔案觀念和思想得以形成。只有和時(shí)代保持同步，才能和檔案事業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，促進(jìn)現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化的檔案管理以及人事檔案最大利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]周健媛.人事檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)對(duì)策探討[J].中國(guó)管理信息化，2017（2）：184-184.endprint