淺談人事檔案管理的重要性

鄭偉

摘 要：人是自主創(chuàng)新和打造知名品牌的主體。檔案是科技創(chuàng)新活動的真實記錄，是知識產(chǎn)權(quán)的載體。人事檔案工作要為自主創(chuàng)新提供基礎(chǔ)條件，發(fā)揮參考借鑒和啟迪助推作用，成為實施知名品牌戰(zhàn)略的可靠保障。檔案工作要主動為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施知名品牌戰(zhàn)略服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀；管理

1 人事檔案管理工作在機關(guān)人事查考方面具有重要意義

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況，是每個人自然情況、學 歷、社會經(jīng)歷的原始記錄，因此具有原始性、真實性和完整性，是第一手的參考材料。

科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個機關(guān)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載了每個干部的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容，是按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的文字材料，它記錄著個人成長的“軌跡”，是歷史地、全面地了解識別人才和正確選用人才的基礎(chǔ)，對于全面了解人才，正確選拔和使用人才具有重要意義。

2 人事檔案的管理內(nèi)容、目的及其作用

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

（一）人事檔案的管理制度內(nèi)容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

第一，材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第二，檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

（二）人事檔案的管理制度目的

第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

3 人事檔案管理近年來的發(fā)展現(xiàn)狀

人事檔案與每個人的工作、生活密切相關(guān)，但它不是時刻都在發(fā)揮作用。人們往往在用的時候想起了它，不用的時候不聞不問。領(lǐng)導不重視，工作人員責任淡薄，人事檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務(wù)觀念不強，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。

4 檔案的重要性

鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應做到以下幾點：

（一）對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制，由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。

（二）檔案管理工作的信息化，檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性，由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴格的管理機制進行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，因此安全性是檔案管理工作中的重中之重，目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高；在檔案的建立上，采取了嚴格的監(jiān)督機制；在檔案的查閱上，制定了與檔案不相關(guān)的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的，這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

5 檔案工作的需要

面對社會新形勢的發(fā)展、新時期檔案工作的需要，在以后的檔案管理中，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展，使人事檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作，應從以下幾個方面抓起：

（一）增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導重視 。無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領(lǐng)導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領(lǐng)導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領(lǐng)導的重視。

（二）拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。

（三）加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

綜上所述，高度重視人事檔案管理工作，不斷提升檔案管理的科學化，規(guī)范化水平。健全網(wǎng)絡(luò)，全面落實檔案管理制度，配備專職檔案工作人員，明確其他工作人員檔案管理責任，形成檔案管理“人人參與、人人有責”的共識；完善文件材料收集、歸檔、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查閱利用等制度，制定檔案工作計劃，管理辦法和管理規(guī)定，定期監(jiān)督檢查；夯實基礎(chǔ)，強化檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，空調(diào)、數(shù)碼相機等檔案管理專業(yè)裝備，為檔案管理提供了堅實的物質(zhì)保障；以人為本，著力提升檔案隊伍的綜合素質(zhì)，積極組織；檔案管理人員學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識，不斷夯實檔案管理人才基礎(chǔ)。

參考文獻

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