城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

楊鑫

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，我國的城市面積不斷擴(kuò)大，城市規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致城建檔案日益增多，其工作難度不斷加大。但是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使得其檔案管理變得便捷、簡單，促進(jìn)了城建檔案管理的發(fā)展。然而在實(shí)際的工作中，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍然存在一些問題，例如信息管理水平較低、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在安全問題等等，阻礙了城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。為此，本文就城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題進(jìn)行了探討，首先，闡述了城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，其次，指出了當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，最后，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題；解決措施

伴隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在信息量大大增加，城建檔案管理工作壓力增大，其工作量也逐年增大，但是一些城建單位還在用傳統(tǒng)的檔案管理方式，多依賴于人工操作，這就導(dǎo)致管理效率較低。因此，為了更好的提高城建檔案管理水平，應(yīng)對(duì)當(dāng)前形勢下的管理問題，管理工作者應(yīng)該提高管理素質(zhì)，加強(qiáng)管理的力度和增強(qiáng)重視程度。另外，還有注意安全建設(shè)，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全。唯有如此，才能提高其管理效率，才能從最大程度上促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展，

1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的城建檔案主要是利用人工進(jìn)行管理和檢索的紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)時(shí)占據(jù)很大的面積，而且大多數(shù)的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調(diào)閱時(shí)必須依靠人工查找，致使調(diào)閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進(jìn)行查找和整合，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易在調(diào)閱時(shí)損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大。一旦有火災(zāi)或者水災(zāi)發(fā)生，這些檔案就會(huì)受到滅頂之災(zāi)。另外，城建檔案信息缺乏一定的系統(tǒng)性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性；城建檔案信息是在各個(gè)館室內(nèi)完成調(diào)閱以及保管，無法進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱，因此不能實(shí)現(xiàn)資源共享，無法達(dá)到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應(yīng)用有了很大障礙，而且一些資源需要重復(fù)保存，這樣就會(huì)浪費(fèi)很多存儲(chǔ)空間。而數(shù)字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數(shù)字技術(shù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及存儲(chǔ)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案信息能夠充分的發(fā)揮其查詢和使用的功能。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 信息管理水平較低，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)

城建檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時(shí)代的發(fā)展而出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的改變。在我國城建單位中，信息管理水平仍處于初級(jí)階段，而檔案處理還處于人工操作階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)很低。這個(gè)文件管理模式不是真正意義上的數(shù)字化。在我國，信息技術(shù)的工作尚處于起步階段，應(yīng)用時(shí)間不長，各種技術(shù)裝備的配置不完善。由于信息技術(shù)是推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證，因此，大量的軟件和硬件設(shè)施有待改進(jìn)。同時(shí)，由于缺乏文件管理的經(jīng)驗(yàn)，城建單位檔案管理的錯(cuò)誤也將浪費(fèi)資源和企業(yè)的資金。

2.2 信息保存技術(shù)過時(shí)，導(dǎo)致數(shù)字信息不能被讀出

信息保存技術(shù)的過時(shí)成為影響城建檔案信息化長期存取的重要因素。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)升級(jí)換代的時(shí)間很快，一旦軟件技術(shù)過時(shí)，依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)去保存信息的城建檔案，也面臨著嚴(yán)重的問題。比如由于技術(shù)過時(shí)，導(dǎo)致數(shù)字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價(jià)值。現(xiàn)在，一般是通過數(shù)據(jù)遷移來保存發(fā)展信息。

2.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在安全問題，影響數(shù)字城建檔案的發(fā)展

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全問題也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要影響因素。耍實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化，就必須依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。將數(shù)字城建檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播，這讓我們不得不為數(shù)字城建檔案信息資源的安全問題而擔(dān)憂。

3 提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平的措施

3.1 提高城建檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)，促進(jìn)管理水平的提高

城建檔案的數(shù)字化管理和紙質(zhì)文件管理有很大的不同，普通的城建檔案管理時(shí)，可能只需要工作人員進(jìn)行檔案查找和擺放。但城建檔案數(shù)字化管理和以往的檔案管理有很大的不同，這需要管理人員有一定的操作計(jì)算機(jī)技能，同時(shí)還需要熟練的業(yè)務(wù)能力。在日常的工作中，可以快速地整理文檔數(shù)據(jù)，并且可以有效的進(jìn)行數(shù)字文件的管理?，F(xiàn)有的城建檔案管理人員可能不具備這樣的能力，因此就需要開設(shè)一定的培訓(xùn)課程來提高檔案管理人員水平，為城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供更加優(yōu)秀的人才，促進(jìn)管理水平的提高。

3.2 做好備份工作，以減少數(shù)字信息不能被讀出帶來的損失

為了提高管理水平，要從以下幾個(gè)方面做起。首先，在城建檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備的選用上，要選擇質(zhì)量可靠和成熟技術(shù)的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，并將設(shè)備定期檢測、更新、存儲(chǔ)介質(zhì)、技術(shù)升級(jí)和技術(shù)跟蹤等工作做好。其次，要做好載體更新和數(shù)據(jù)遷移工作，以免設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的老化而引發(fā)一些問題。最后，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)遷移和載體更新的監(jiān)督管理，檢驗(yàn)經(jīng)過轉(zhuǎn)換之后的檔案信息，對(duì)其結(jié)構(gòu)、背景信息、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)，并保證數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性；定期備份檔案，防止人禍天災(zāi)等突發(fā)事件造成數(shù)字檔案的毀滅性破壞，對(duì)于一些珍貴的檔案，日過條件允許，則要利用各種介質(zhì)、格式以及軟硬件進(jìn)行異地保存。

3.3 做好統(tǒng)籌規(guī)劃，保證網(wǎng)絡(luò)安全

城建檔案數(shù)字化建設(shè)屬于很復(fù)雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及政策等各個(gè)方面。要統(tǒng)籌策劃，科學(xué)、合理設(shè)計(jì)，并進(jìn)行嚴(yán)格的管理，從而保證安全。規(guī)劃和立項(xiàng)時(shí)，要將檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)防控當(dāng)作非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)密的科學(xué)論證，并將經(jīng)費(fèi)預(yù)算做好。建設(shè)城建檔案數(shù)字化的信息系統(tǒng)時(shí)，要保證系統(tǒng)平臺(tái)的可擴(kuò)展性、前瞻性、安全性和兼容性，要有合理的備份策略，穩(wěn)定、安全的操作系統(tǒng)，可靠、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)備份系統(tǒng)，功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理軟件，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)容錯(cuò)能力等；滿足業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，不違反計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)，設(shè)計(jì)與相關(guān)檔案工作相符；系統(tǒng)必須具備可移植性、易操作性、安全性、開放性、可擴(kuò)展性以及兼容性，還要記錄完備操作日志，具有嚴(yán)格的權(quán)限管理功能；加密存儲(chǔ)和傳輸屬于機(jī)密級(jí)的數(shù)字化檔案信息，保證檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全；對(duì)進(jìn)口的計(jì)算機(jī)和數(shù)字化轉(zhuǎn)換工具進(jìn)行安全保密檢查，沒有問題后才能使用。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理建設(shè)已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的要求，這就使得城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，適應(yīng)了時(shí)代的要求，也提高了城建檔案管理的數(shù)字化水平和檔案管理效率。雖然現(xiàn)在的城建檔案管理存在一定的問題，但只要及時(shí)的變革，就可以改正現(xiàn)在的問題，為城建工作做出更好的貢獻(xiàn)。

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