檔案人員從“業(yè)務(wù)”到“專業(yè)”還有多遠(yuǎn)

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

檔案人員從“業(yè)務(wù)”到“專業(yè)”還有多遠(yuǎn)

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

本文參照國家《職業(yè)分類大典》，根據(jù)檔案人員從“業(yè)務(wù)”轉(zhuǎn)“專業(yè)”的需求，分析單位檔案專業(yè)技術(shù)人員評聘現(xiàn)狀及分流原因，提出穩(wěn)定檔案專業(yè)人才隊伍的一些建議。

檔案專業(yè)；技術(shù)人才；隊伍

筆者從2011年9月調(diào)入檔案室，不經(jīng)意間，從事檔案業(yè)務(wù)管理工作6年多了，從初識檔案到熟練承擔(dān)單位檔案管理工作，經(jīng)歷了多個項目檔案驗收“考驗”，通過“副研究館員”資格評審，逐漸成為單位的“檔案專家”。很久以來，就想結(jié)合個人經(jīng)驗寫一篇關(guān)于“檔案人員如何提升業(yè)務(wù)能力”的文章，也收集了好些資料，同院內(nèi)各級檔案的同行們也進(jìn)行過或深或淺的多次交流。但是每次面對項目檔案上存在的重復(fù)歸檔、復(fù)印件等系統(tǒng)性問題，面對規(guī)范化、質(zhì)量、保密、安全等從收集、編研、借閱諸多環(huán)節(jié)的諸多要求，卻又常常覺得無從下筆，究竟如何改進(jìn)才能盡快提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力呢？

近期，閱讀中央辦公廳副主任陳世炬2016年12月26日在全國檔案局館長會議上的講話，在明確“檔案人才工作要有新進(jìn)步”“檔案人才是國家人才隊伍不可或缺的組成部分”時提及國家最新頒布的《職業(yè)分類大典》首次將檔案“業(yè)務(wù)”人員更名為檔案“專業(yè)”人員，“這一新定位，體現(xiàn)了國家對檔案專業(yè)化的強(qiáng)調(diào)和考量”，要求各級檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案人才隊伍的建設(shè)。仔細(xì)體會，“業(yè)務(wù)”和“專業(yè)”一字之差，卻包含了極大的變化，就我院狀況，檔案人員從“業(yè)務(wù)”轉(zhuǎn)變到“專業(yè)”還有多遠(yuǎn)？

一、檔案崗位類型及專業(yè)技術(shù)人員評聘現(xiàn)狀

檔案人員崗位類型主要有三種：檔案行政人員、檔案館人員、科研所及相關(guān)單位內(nèi)部檔案室工作人員，根據(jù)情況走“公務(wù)員”和“檔案系列”技術(shù)人員兩種方式管理。“檔案系列”技術(shù)人員設(shè)有“研究館員”“副研究館員”“館員”“助理館員”“管理員”等任職條件，對專業(yè)知識、外語、計算機(jī)均有明確要求。檔案專業(yè)人員職務(wù)實行評審和聘用分離制度，評審工作由國家、省、院各級“職稱改革工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室”組織進(jìn)行，資格通過后，聘用由用人單位自行制定。

就我院具體情況而言，中級以下資格指標(biāo)由用人單位確定，無指標(biāo)限制，通過即可聘用，中級以上采用評聘分離制度。院只具備館員（中級）任職資格評審委員會，不具備成立高級資格評審委員會條件。檔案人員要參加高級資格（副高、正高）評審的，需各科研所檔案人員通過摸底量化分值、再由院組織初評，通過后委托四川省檔案局或國家檔案局評審。高級資格聘用時，指標(biāo)由院人事教育處統(tǒng)一下達(dá)，各所組織同“研究”和“工程”系列專業(yè)人員共同競爭指標(biāo)方式擇優(yōu)聘用。在聘人員按年限進(jìn)行晉級評審或同級量化認(rèn)定，資格通過后，參加同級指標(biāo)競聘上崗。

2009年實行檔案專業(yè)技術(shù)職稱改革以來，我院在聘在崗檔案高級職稱專業(yè)人員僅5~8人（一半以上在院），多個所就沒有在崗在聘的檔案高級職稱人員。根據(jù)以上流程，檔案專業(yè)資格評審材料一般在當(dāng)年7至8月開始填報，第二年1至2月份下發(fā)評審意見。正常情況下，與院內(nèi)“研究”和“工程”系列比較，有一年的延后期，加上申報過程中“婆婆”多，要求不同，往往延后的情況多有發(fā)生。院“研究”和“工程”專業(yè)資格評審在當(dāng)年8至9月，結(jié)果評審會議現(xiàn)場即可認(rèn)定，兩種方式的時間差也延長了檔案專業(yè)人員的成長周期。單位聘用通常在年底進(jìn)行，檔案專業(yè)人員與“研究”和“工程”系列競爭指標(biāo)，聘用率低。近年來，院檔案館、各所陸續(xù)引進(jìn)十多各檔案專業(yè)（碩士、本科）人才，到2017年，還在檔案館（室）從事專業(yè)的不足一半，大部分分流到機(jī)關(guān)行政管理或者科研室從事文件收集等“業(yè)務(wù)”性管理工作。多年的結(jié)果顯示，檔案人員以“專業(yè)”方式與其他專業(yè)競爭指標(biāo)，明顯處于劣勢，以至于好不容易評上的資格過期了可能也聘不上，或者聘用后4年晉升或者認(rèn)定不通過降回下級資格，在工作中難以產(chǎn)生榮譽(yù)感和自豪感，在一定程度上，影響了檔案人員從“業(yè)務(wù)”轉(zhuǎn)“專業(yè)”的積極性。

二、專業(yè)結(jié)合實踐，引導(dǎo)年輕人才成長

與其他專業(yè)相比，高校畢業(yè)生主要是選擇政府機(jī)關(guān)黨委從事文秘和檔案行政，在職業(yè)策劃中就有行政和專業(yè)兩種分化。滿足我院入院條件的只有人民大學(xué)、四川大學(xué)、武漢大學(xué)、吉林大學(xué)等幾所高校。每年培養(yǎng)的檔案專業(yè)人員有限（200~300人），與院內(nèi)主流專業(yè)工作有明顯區(qū)別，畢業(yè)生除去國家、省市黨政機(jī)關(guān)外，可供分配到科研院所的已經(jīng)屈指可數(shù)了。個人認(rèn)為，能夠選擇檔案這一職業(yè)的“科班”人員對工作本身是有基礎(chǔ)和熱情的，專業(yè)能夠結(jié)合實踐，將基層業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)成專業(yè)骨干，給予相應(yīng)的職稱待遇，對于穩(wěn)定檔案人才隊伍也有積極作用。

作為基層檔案室工作人員，專業(yè)要求明顯區(qū)別于檔案行政人員和檔案館人員。檔案業(yè)務(wù)工作主要是面向單位管理人員貫徹科研檔案收集歸檔要求，保障通過項目檔案單項驗收；面向科研人員提供現(xiàn)行、半現(xiàn)行、永久保管檔案的查閱利用服務(wù)，為審計、項目驗收、維修維護(hù)等提供檔案支撐；面向檔案管理部門（檔案館），對檔案室接收的檔案進(jìn)行編目、統(tǒng)計等專業(yè)基礎(chǔ)管理上報工作。工作內(nèi)容既有專業(yè)要求，又有行政管理性質(zhì)。大數(shù)據(jù)時代之下，檔案載體發(fā)生了變化，電子文件的產(chǎn)生模糊了文件和檔案的界限，傳統(tǒng)管理模式逐步發(fā)生著變化，檔案行政管理工作也需要計算機(jī)、信息技術(shù)等專業(yè)技術(shù)人員的加盟。

對于檔案專業(yè)人員而言，具備檔案專業(yè)知識能夠勝任歸檔文件的整理、編目錄入，能使用檢索工具快速查找檔案，對利用者提供熱情周到的服務(wù)，只能是具備了“管理員”和“助理館員”初級要求。要管好檔案，還需要系統(tǒng)策劃、組織制定單位檔案分類管理方案、文件材料歸檔范圍及保管期限，編研庫存檔案專題目錄，建立檢索工具和數(shù)據(jù)庫等等。需要根據(jù)不同來源，不同門類資料，制定歸檔制度，明確歸檔范圍及整理要求，將具有歸檔價值的文件完整歸檔，系統(tǒng)管理。要做好這些工作，還需要了解行業(yè)動態(tài)，熟悉單位的工作流程，制度不完善或指導(dǎo)不到位，就會影響科研檔案整理的系統(tǒng)性、規(guī)范性和完整性，給檔案規(guī)范化管理、檢索利用、統(tǒng)計上報等帶來諸多的問題。實際問題的解決需要知識的經(jīng)驗積累，需要“專業(yè)”梯度隊伍進(jìn)行分級指導(dǎo)工作，以老帶新，促進(jìn)年輕的“科班人員”的成長。

三、完善評聘制度，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提升綜合管理水平

對照《職業(yè)分類大典》2015年版，檔案在第二大類專業(yè)技術(shù)人員中單列一小類，定義為：“從事檔案接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、保護(hù)、利用、編研的專業(yè)人員，主要任務(wù)是接收或征集檔案資料；進(jìn)行檔案登記造冊、價值鑒定、確定保管期限；進(jìn)行檔案資料的分類編號和組卷；進(jìn)行檔案資料排架、入庫及其登記、統(tǒng)計、清點(diǎn)、核對檔案資料；進(jìn)行檔案庫房日常管理和檔案資料的安全監(jiān)護(hù)，保護(hù)修復(fù)檔案；編制檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫；提供檔案資料借閱和咨詢服務(wù)；進(jìn)行檔案資料考證、研究和編纂?！睆倪@些概括性的語句中不難看出，檔案人員專業(yè)工作可以從征集、登記、核對到價值鑒定、研究和編纂，工作內(nèi)容和跨度較大。多年的實際工作中顯示，基層檔案室工作人員，長期處于繁忙的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作中。一人多崗，各種工作同步進(jìn)行，邊收集邊鑒定，邊整理邊著錄，邊驗收邊編研。在單位管理工作中無發(fā)言權(quán)，同行間的交流和培訓(xùn)的機(jī)會少，某種程度上是將“專業(yè)”做成了“業(yè)務(wù)”。

參加了多次檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明顯感知，航天、兵器系統(tǒng)檔案專業(yè)人員都有相當(dāng)水平，在軍工行業(yè)具有較高的“威信”和“發(fā)言權(quán)”。從和同行們交流結(jié)果分析，影響我院檔案人員分流的原因與職業(yè)前景發(fā)展有密切關(guān)系，根據(jù)現(xiàn)在的專業(yè)人員評聘制度，在機(jī)關(guān)從事“業(yè)務(wù)”性管理工作，只要保障年度考核合格，就可以按年度晉級，盡管緩慢，但省去了資格評審、認(rèn)定等繁瑣手續(xù)，也避免了“評而不聘”或者認(rèn)定后打回“中級”資格的尷尬?，F(xiàn)有制度對國家各級檔案館和檔案行政管理人員有促進(jìn)作用，在我院體制下，明顯影響了檔案專業(yè)化進(jìn)程，一個單位“專業(yè)”崗位長期空缺，勢必影響單位檔案綜合管理水平。

單位應(yīng)進(jìn)一步完善檔案專業(yè)的聘用制度，讓檔案專業(yè)人員重拾自豪感。在資格評審和聘用人員時，院應(yīng)參照其他專業(yè)比例制定“檔案專業(yè)指標(biāo)”聘用計劃，指標(biāo)可由院掌控，在各所調(diào)劑使用，避免與其他專業(yè)“當(dāng)年指標(biāo)”混用。檔案專業(yè)人員能夠按照單位的培訓(xùn)計劃要求，達(dá)到勝任專業(yè)的能力，具備相應(yīng)的工作業(yè)績，通過資格評審，就可以按培養(yǎng)計劃進(jìn)行在崗聘用。對于分流人員和其他專業(yè)人員，應(yīng)按新崗位的專業(yè)或技能要求聘用，不能占用在崗人員的“專業(yè)指標(biāo)”。專業(yè)人員按計劃發(fā)展，達(dá)到同等人員評審資格后按“專業(yè)指標(biāo)”進(jìn)行聘用。這種做法一方面可以穩(wěn)定現(xiàn)有隊伍，另一方面可以促進(jìn)年輕的“科班人員”的成長，消化吸收部分相近專業(yè)的人才加盟，優(yōu)化我院檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)，提升單位檔案的綜合管理能力。