優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作探究

文/神華準(zhǔn)能集團(tuán)檔案館 牛華

優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作探究

文/神華準(zhǔn)能集團(tuán)檔案館 牛華

在信息時(shí)代，企業(yè)檔案數(shù)字化工作成為組成企業(yè)管理工作的重要部分，企業(yè)必須克服各種難題快速推動(dòng)檔案數(shù)字化工作進(jìn)程，有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。本文從優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作的重要性入手，探究提出若干具體措施，以促進(jìn)企業(yè)提高檔案數(shù)字化工作水平，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化；工作措施

隨著計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的普及應(yīng)用，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程形成大量電子文件，收集、整理、利用好電子檔案，并把大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，促進(jìn)檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程，這就成為企業(yè)檔案管理的主要工作，任重而道遠(yuǎn)。

一、優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作的重要性

一方面，檔案數(shù)字化能使企業(yè)檔案原件得到有效的保護(hù)。數(shù)字化檔案可以替代檔案原件被使用，原件得到保護(hù)，且數(shù)字化檔案副本能實(shí)現(xiàn)異地保存，有效預(yù)防因保管條件較差或自然災(zāi)害等而發(fā)生霉變、潮濕以及蟲蛀等問題，威脅檔案安全，即便損壞檔案原件，只要存在電子文件，就能替代原件，避免檔案受到毀滅性破壞。另一方面，檔案數(shù)字化能優(yōu)化企業(yè)檔案利用方式。數(shù)字化檔案能同時(shí)供多人使用，不再面臨孤本問題的制約，且數(shù)字文件能通過計(jì)算機(jī)在企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)施異地傳輸，實(shí)現(xiàn)異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大利用企業(yè)檔案的空間，提高檔案利用率。如今，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為企業(yè)從傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字檔案管理的必由之路，優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作至關(guān)重要。

二、優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作的具體措施

（一）堅(jiān)持優(yōu)化企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作。一是企業(yè)在優(yōu)化檔案數(shù)字化工作時(shí)務(wù)必要有所選擇，沒有必要不加選擇地針對(duì)全部的檔案資源實(shí)施數(shù)字化處理。所以企業(yè)在檔案工作實(shí)踐中要按照自身生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，明確所收藏的哪些檔案資源需要數(shù)字化或優(yōu)先數(shù)字化，哪些無需數(shù)字化。二是科學(xué)選擇掃描企業(yè)紙質(zhì)檔案的參數(shù)，這對(duì)掃描數(shù)字影像的質(zhì)量有重要影響，尤其是掃描分辨率，它和掃描文件的還原效果、清晰度等有直接關(guān)系，選擇的掃描分辨率參數(shù)值越大，掃描出的紙質(zhì)檔案就越清晰，此時(shí)必須增加掃描的時(shí)間以及存儲(chǔ)的空間，反之紙質(zhì)檔案掃描質(zhì)量就會(huì)降低。所以在選擇分辨率時(shí)務(wù)必要綜合考慮實(shí)際需求，涵蓋掃描文件的存儲(chǔ)空間、可閱讀性以及輸出打印質(zhì)量等。三是全程控制企業(yè)檔案數(shù)字化工作的優(yōu)化，即在優(yōu)化檔案數(shù)字化工作的整個(gè)過程均要重視檢查質(zhì)量。具體包括：在數(shù)字化之前嚴(yán)格檢查檔案整理情況，保證需要數(shù)字化的企業(yè)檔案原件有序、完整，預(yù)先整理、修復(fù)對(duì)掃描質(zhì)量有影響的檔案原件；在數(shù)字化之后要做好檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量的工作，即在掃描文件圖像之后要保持企業(yè)檔案原貌，正確擺放幅面、字跡清晰而真實(shí)、亮度適當(dāng)，避免發(fā)生漏掃、錯(cuò)掃等問題，如果文件圖像質(zhì)量不過關(guān)必須重新掃描；檢查數(shù)據(jù)連接情況，依托機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫連接已經(jīng)掃描的企業(yè)檔案數(shù)字文件，保持一一對(duì)應(yīng)。

（二）圍繞企業(yè)發(fā)展豐富檔案管理內(nèi)容。為提高管理水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，企業(yè)檔案管理需增添對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展有利的檔案工作新內(nèi)涵、新內(nèi)容。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，依賴高科技對(duì)影像、數(shù)字資料等進(jìn)行歸檔管理，檔案載體因此變得豐富多樣，包括電子圖表、電子合同以及電子檔案等，它通過數(shù)據(jù)庫的形式貯存電子文本，方便使用者及時(shí)調(diào)閱、查找大量信息。所以建立檔案數(shù)據(jù)庫是優(yōu)化檔案數(shù)字化工作和管理現(xiàn)代信息檔案較為先進(jìn)的方法，能使企業(yè)的發(fā)展獲得有效而翔實(shí)的原始資料。在建立檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)圍繞企業(yè)發(fā)展要求科學(xué)分類，持續(xù)增設(shè)新的內(nèi)容。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化集中管理之后，案卷質(zhì)量得到保證，促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理，同時(shí)提高企業(yè)檔案管理工作效率。但企業(yè)要依托最新的管理信息化軟件盡快實(shí)行文書檔案的文件級(jí)錄入、其他檔案的案卷級(jí)錄入以及技術(shù)類、員工人事等檔案的兩級(jí)錄入，形成企業(yè)紙質(zhì)檔案、電子檔案管理的并存共用機(jī)制。另外，要及時(shí)建立科學(xué)的、合理的數(shù)據(jù)庫檢索方式，對(duì)檔案管理工作實(shí)施數(shù)字化、信息化管理，提高管理效果。

（三）保證企業(yè)檔案信息利用的安全性。較圖書館面向普通公眾公開信息不同，企業(yè)檔案信息對(duì)于使用者有限定條件，面臨相當(dāng)嚴(yán)格的保密要求，保證安全性。所以企業(yè)在優(yōu)化檔案數(shù)字化工作時(shí)要重視檔案信息的安全與保密，形成健全的保密制度與安全技術(shù)保障。企業(yè)要完善利用檔案信息的保密制度，禁止攜帶攝像設(shè)備、移動(dòng)通信設(shè)備、移動(dòng)介質(zhì)等進(jìn)入檔案閱覽室等場(chǎng)所；加大對(duì)檔案信息安全管理的力度，在信息管理系統(tǒng)里標(biāo)識(shí)涉密電子檔案的密級(jí)，通過安全傳輸協(xié)議傳輸文件，存儲(chǔ)在服務(wù)器上的涉密檔案信息也要使用加密設(shè)備，做好加密處理；依托統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)認(rèn)證進(jìn)入信息管理系統(tǒng)查閱企業(yè)數(shù)字化檔案用戶的身份，保證用戶身份的唯一性、合法性以及真實(shí)性；控制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，設(shè)置訪問檔案信息管理系統(tǒng)的訪問控制策略，控制不同用戶利用檔案信息的權(quán)限，同時(shí)嚴(yán)格控制用戶閱讀、打印或復(fù)制加密檔案信息，保證檔案信息不被非法訪問、違法使用，切實(shí)保證企業(yè)檔案信息利用的安全性，從而進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化工作。

三、結(jié)語

科技在不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案數(shù)字化是企業(yè)的必然選擇，企業(yè)在新的時(shí)代背景下務(wù)必要進(jìn)一步提高對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化工作的重視度，積極探索檔案數(shù)字化工作的新思路、新方法，大力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作，達(dá)到企業(yè)檔案日常管理與數(shù)字化工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，從而顯著提高企業(yè)檔案管理水平，夯實(shí)發(fā)展企業(yè)的基礎(chǔ)。

[1]于靜.公司檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新探索[J].中國管理信息化,2016(19):191-192.

[2]顧湘君,武曉磊.大力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理 加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作[J].科技與創(chuàng)新,2015(22):47-48.