新形勢下國有企業(yè)電子光盤管理的相關(guān)問題

文/中建三局三公司 袁紅

新形勢下國有企業(yè)電子光盤管理的相關(guān)問題

文/中建三局三公司 袁紅

隨著信息化時代的到來，企業(yè)的諸多方面都受到大數(shù)據(jù)的影響，特別是在檔案管理這一方面，國有企業(yè)也開始使用電子光盤來進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的保存與檢索利用，以確保企業(yè)工作的高效性與與時俱進(jìn)。但是由于目前國有企業(yè)運用電子光盤管理尚不成熟，所以存在諸多的問題。本文對國有企業(yè)電子光盤管理的相關(guān)問題進(jìn)行研究，并提出解決策略以實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理電子化，為其信息系統(tǒng)的發(fā)展提供有效的借鑒。

新形勢；國有企業(yè)；電子光盤；檔案管理

一、國有企業(yè)電子光盤管理的現(xiàn)狀

檔案是企業(yè)各種信息的綜合，包括人力信息、會計信息等各種文件資料的綜合。以前依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦法管理檔案，存在著諸多的漏洞，包括文件存放與查找困難?，F(xiàn)今電子信息化時代使得諸多企業(yè)采用電子光盤進(jìn)行檔案管理。而這些工作的進(jìn)行往往涉及公司生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營的全過程與核心內(nèi)容，為確保信息化工作連續(xù)性，必須對其歸檔、保管和使用實行全過程管理。

目前國有企業(yè)基本上實現(xiàn)了檔案管理的信息化。電子光盤是信息社會的產(chǎn)物，是企業(yè)進(jìn)行檔案管理未來發(fā)展的方向，也是企業(yè)管理體制改革的突破口。對于國有企業(yè)來說，運用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理的起步較晚，但是隨著一段時間的發(fā)展，各類系統(tǒng)也在不斷更新升級。電子光盤管理是管理企業(yè)檔案的有效支撐，它有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)與企業(yè)的融合，最終實現(xiàn)單位價值創(chuàng)造的目標(biāo)。隨著新技術(shù)和信息技術(shù)公司的影響，信息化會促進(jìn)檔案管理人員的解放，使他們有更多的精力和時間為企業(yè)服務(wù)，這也將擴大管理的空間。

二、國有企業(yè)電子光盤管理存在的問題

（一）對光盤軟功能認(rèn)識不足。在目前的大數(shù)據(jù)時代背景下，很多檔案業(yè)務(wù)忽視對電子光盤軟功能的認(rèn)識，導(dǎo)致在企業(yè)的檔案管理工作中存在效率低下、管理混亂等問題。同時還存在一些國有企業(yè)即使在使用電子光盤的時候也會存在一些誤區(qū)。包括將電子光盤完全等同于檔案的數(shù)字化，沒有把電子光盤同企業(yè)的檔案管理進(jìn)行連接，導(dǎo)致電子光盤系統(tǒng)與國有企業(yè)的整體管理之間存在著銜接不當(dāng)，對于光盤的軟功能認(rèn)識不足，缺乏系統(tǒng)性的整合。

（二）電子光盤管理不規(guī)范。相比傳統(tǒng)的檔案管理方式來說，現(xiàn)今的電子光盤有著信息儲存多元化、多樣化的優(yōu)點，但同時也存在著管理不規(guī)范的問題。例如，很多電子光盤應(yīng)用軟件在研制過程中沒有嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，大部分具有單一的功能、較低的標(biāo)準(zhǔn)化水平和不完整的數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致部分檔案缺少主題標(biāo)引，達(dá)不到資源共享。除此之外，在信息安全管理方面管理的不規(guī)范也導(dǎo)致出現(xiàn)的漏洞較多，勒索病毒以及其他黑客技術(shù)的侵入，給企業(yè)電子光盤管理和數(shù)據(jù)安全維護(hù)帶來前所未有的挑戰(zhàn)。

（三）電子光盤管理人員素質(zhì)參差不齊。電子光盤管理的特點決定了相應(yīng)配備的人員需要具備一定的高素質(zhì)和技能。為了能夠穩(wěn)定高效地完成檔案管理工作，需要嚴(yán)格要求檔案管理人員。在檔案管理工作中，有些員工玩忽職守，沒有在崗位上認(rèn)真地履職，導(dǎo)致很多問題出現(xiàn)在檔案管理工作中，這就需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，從而進(jìn)一步推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、推動國有企業(yè)電子光盤管理的策略

（一）樹立企業(yè)檔案管理電子化意識，實現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)今大數(shù)據(jù)時代，國有企業(yè)建立數(shù)字化檔案進(jìn)行管理是必然趨勢。運用電子光盤進(jìn)行數(shù)字化管理時需要樹立現(xiàn)代化意識。對于國有企業(yè)來說，需要緊跟時代發(fā)展潮流，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，并將其結(jié)合國有企業(yè)的檔案管理，完善電子光盤系統(tǒng)，使檔案管理工作的邊緣化格局徹底打破，進(jìn)而使檔案管理工作在社會上的地位得到進(jìn)一步提高。與此同時，電子光盤管理需要有一個標(biāo)準(zhǔn)化制度，以實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。首先檔案管理部門需要與其他的部門之間通力合作，將檔案信息及時在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行傳送，實現(xiàn)電子光盤對國有企業(yè)信息的全方位掌控，并落實統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。其次在信息安全管理方面，要遏制網(wǎng)絡(luò)威脅發(fā)展的勢頭，信息安全的發(fā)展必須從傳統(tǒng)框架下不協(xié)調(diào)的靜態(tài)點產(chǎn)品，演進(jìn)到以為基礎(chǔ)、能應(yīng)對動態(tài)威脅環(huán)境挑戰(zhàn)的高級安全系統(tǒng)。

（二）培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才。加快信息技術(shù)在檔案管理中的運用，一方面，檔案管理人員要做到不斷更新自己的知識，了解檔案管理知識和信息技術(shù)發(fā)展的新趨勢。另一方面，也要注意擴大自己的專業(yè)視野，提高實踐的標(biāo)準(zhǔn)，使知識結(jié)構(gòu)趨于合理化，提高個人的整體素質(zhì)。電子光盤的建立不僅提高了信息處理的效率，同時也減少了大量的工作量，同時也能及時得到更全面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為檔案管理的發(fā)展創(chuàng)造條件。企業(yè)應(yīng)定期開辦人員培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)制度，更新知識結(jié)構(gòu)，使企業(yè)檔案管理人員適應(yīng)企業(yè)工作發(fā)展的要求。其次，在后續(xù)教育中，為了提高工作人員對電子光盤管理的認(rèn)識，運用管理知識加強人員素質(zhì)。此外，最重要的是通過信息技術(shù)提高企業(yè)的管理效率。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理是一項繁瑣的系統(tǒng)工程，它具有艱巨性和長期性的特點，在信息化的大趨勢下，需要國有企業(yè)正確對待電子光盤這一制度，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，從而為企業(yè)決策和進(jìn)一步發(fā)展提供依據(jù)和借鑒。

[1]劉玲玲.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].信息技術(shù)與信息化,2014(6).

[2]何惠云.新形勢下我國國企檔案管理途徑探討[J].經(jīng)貿(mào)實踐,2015(1).