對(duì)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的思考

文/太原市清徐縣人才交流服務(wù)中心 郭素萍

對(duì)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的思考

文/太原市清徐縣人才交流服務(wù)中心 郭素萍

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)隨之得到成長(zhǎng)與發(fā)展的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，從而發(fā)生不同程度的變化，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)蓬勃興起，信息化時(shí)代由此到來(lái)，在這樣一種大局勢(shì)下，檔案管理工作面臨相應(yīng)變革勢(shì)在必行，本文主要基于現(xiàn)狀分析，結(jié)合自身感悟，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展提出幾點(diǎn)建議或看法，以期促進(jìn)檔案管理工作的高效有序進(jìn)行。

人才交流服務(wù)中心；檔案管理工作；思考

一、開(kāi)展檔案管理工作的重要意義

人才交流服務(wù)中心的主要工作職責(zé)是為人才服務(wù)，通過(guò)強(qiáng)化人才之間、人才與企業(yè)社會(huì)之間的交流聯(lián)系，達(dá)到完善人才市場(chǎng)的目的，這對(duì)整個(gè)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展有著極其重要的意義。一方面，社會(huì)各個(gè)行業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與人才的供給有著密切聯(lián)系，行業(yè)需要招徠人才，人才需要找到適合他的企業(yè)和崗位，人才交流服務(wù)中心在這兩個(gè)環(huán)節(jié)中起著較為重要的作用。二是，我國(guó)作為一個(gè)人口大國(guó)，人才數(shù)目巨大，對(duì)于人才的管理顯得極為重要，人才交流服務(wù)中心的宗旨在于提供一個(gè)交流的平臺(tái)，從而能夠更好地為人才服務(wù)，促進(jìn)人才管理的有效實(shí)施。檔案管理工作是人才交流服務(wù)中心工作職責(zé)的重要組成部分：一方面，對(duì)于檔案進(jìn)行相關(guān)的管理，是人才交流服務(wù)中心的職責(zé)所在；另一方面，對(duì)于人才檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，是時(shí)代發(fā)展下的結(jié)果。

開(kāi)展檔案管理工作是人才交流服務(wù)中心工作的主要內(nèi)容，對(duì)促進(jìn)人才市場(chǎng)的完善有著極大的作用，該項(xiàng)工作的開(kāi)展顯得極為必要，具有極其重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案在企業(yè)選拔人才的過(guò)程中具有重要意義。檔案是人才工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及成長(zhǎng)表現(xiàn)等各方面的書(shū)面說(shuō)明，是促進(jìn)企業(yè)真實(shí)有效地了解人才的重要資料，在具體的生產(chǎn)活動(dòng)中，出于對(duì)利益的考慮，企業(yè)希望以最少的成本找到最適合崗位需求的人才，人才檔案是人才選拔過(guò)程中的重要參考資料，具有較高的真實(shí)性，對(duì)于幫助企業(yè)選拔人才有著極大的作用。第二，檔案對(duì)于促進(jìn)人才的成長(zhǎng)和發(fā)展有著極大的好處。人才檔案中主要記錄人才過(guò)去發(fā)生的一些經(jīng)歷，從過(guò)去的經(jīng)歷中可以對(duì)人才的行業(yè)發(fā)展方向進(jìn)行分析，并作出相應(yīng)規(guī)劃，由于人才檔案的真實(shí)性，這份參考資料對(duì)于幫助企業(yè)或人才本身制定相應(yīng)的職業(yè)成長(zhǎng)計(jì)劃有著極其重要的作用。

二、強(qiáng)化檔案管理工作有效性的相關(guān)策略

（一）針對(duì)檔案丟失的問(wèn)題，應(yīng)強(qiáng)化管理人員的職責(zé)意識(shí)。人才交流服務(wù)中心面對(duì)的服務(wù)對(duì)象，大多為應(yīng)屆畢業(yè)生，從每年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看來(lái)，我國(guó)每年大學(xué)畢業(yè)生逐步增加，人才數(shù)量大幅上漲，在這樣一種狀況下，人才檔案數(shù)量急劇增加，人才交流服務(wù)中心的管理人員的工作量隨之大幅上漲。工作量增加的同時(shí)，檔案管理人員的數(shù)目并沒(méi)有發(fā)生太大的變化，在一定程度上，加大了檔案管理人員的工作難度。檔案丟失問(wèn)題的存在，主要基于以下兩個(gè)原因：第一，人才數(shù)量增加的背后，造成工作量加大，無(wú)形中增加了檔案管理的難度，檔案管理人員極易出現(xiàn)失誤，從而導(dǎo)致檔案丟失。第二，人才檔案的主要對(duì)象為畢業(yè)生，他們往往忽視人才檔案的重要性，極易由于本身的原因，造成人才檔案的丟失，另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，人才的流動(dòng)性也不斷加大，在檔案交替的過(guò)程中，極易產(chǎn)生檔案丟失的問(wèn)題。針對(duì)檔案丟失這一問(wèn)題分析，我們發(fā)現(xiàn)其根本原因主要在于檔案管理人員缺乏足夠的職責(zé)意識(shí)，人才自身缺乏對(duì)檔案的重視這兩個(gè)方面，因此，為強(qiáng)化檔案管理工作的有效性，促進(jìn)檔案管理工作高效有序開(kāi)展，人才交流服務(wù)中心應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度及開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，從而達(dá)到強(qiáng)化管理人員職責(zé)意識(shí)的目的。

（二）針對(duì)檔案管理工作的繁瑣性，應(yīng)提升管理人員的工作效率。隨著人才數(shù)量的急劇增長(zhǎng)以及人才流動(dòng)性的不斷加大，檔案管理工作難度不斷加大。檔案管理工作的開(kāi)展，其本身就具備一定的繁瑣性，工作內(nèi)容涉及范圍廣，同時(shí)又需要極為細(xì)致的觀察力和注意力，避免出現(xiàn)泄漏檔案、檔案缺失、檔案惡意篡改等問(wèn)題。為促進(jìn)檔案管理工作高效有序進(jìn)行，針對(duì)檔案管理工作本身具備的繁瑣性，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極采取相應(yīng)措施，不斷提升管理人員的工作效率，必要時(shí)增加檔案管理工作的人力資源，從而保障檔案管理工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。管理人員工作效率的提升，主要措施包括以下幾個(gè)方面：第一，信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，相關(guān)部門(mén)可以聘請(qǐng)專門(mén)信息技術(shù)人才，簽署保密協(xié)議，幫助完善人才交流服務(wù)中心的信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理信息化的有效實(shí)施。第二，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，明確職責(zé)至具體的個(gè)人，針對(duì)違法違紀(jì)行為作出相應(yīng)處罰，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予相關(guān)鼓勵(lì)，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)之間的交流溝通，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力，在檔案管理工作中充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量，從而達(dá)到提升工作效率這一目的。管理人員的工作效率對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)于整個(gè)行業(yè)的發(fā)展，有著極其重要的作用，相關(guān)部門(mén)應(yīng)給予其足夠的重視，借助外部及內(nèi)部力量，共同促進(jìn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

結(jié)合實(shí)際情況，針對(duì)現(xiàn)狀分析，本文提出筆者的兩點(diǎn)建議及看法，以期促進(jìn)人才交流服務(wù)中心中檔案管理工作的開(kāi)展。在實(shí)際工作過(guò)程中，全體職工應(yīng)協(xié)同配合，共同努力，從而促進(jìn)檔案管理工作的高效有序展開(kāi)。

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