理工類高職院校檔案管理存在的問題及解決對(duì)策

文/廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 傅祥威

理工類高職院校檔案管理存在的問題及解決對(duì)策

文/廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 傅祥威

理工類高職院校在一定程度上存在重視檔案管理工作的現(xiàn)象，本文從檔案管理存在的問題入手，分析檔案管理在觀念認(rèn)識(shí)、管理制度、信息化建設(shè)等方面存在的問題，并對(duì)如何改進(jìn)理工類高職院校的檔案管理工作進(jìn)行探討。

高職院校；檔案管理；問題；對(duì)策

近年來，隨著國家的重視和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，高職院校發(fā)展很快，特別是以培養(yǎng)技術(shù)技能型人才為主的理工類高職院校，發(fā)展更迅速。但也存在重“技能”、輕“人文”的傾向，對(duì)檔案資料不夠重視，檔案管理規(guī)范化欠缺，功能作用發(fā)揮不到位。本文對(duì)理工類高職院校檔案管理工作中存在的不足及解決對(duì)策略作探討。

一、理工類高職院校檔案管理的重要性

（一）檔案工作是高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。檔案工作是衡量學(xué)校立德樹人、教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)和管理水平的重要標(biāo)尺，也是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的歷史記錄。這些記錄可為學(xué)校了解過去、研究問題和科學(xué)決策發(fā)揮不可忽視的作用。

（二）檔案工作事關(guān)學(xué)生成長(zhǎng)成才和未來發(fā)展。在高職院校檔案管理中，學(xué)生歸檔尤為重要。它是學(xué)生成長(zhǎng)的記錄，在學(xué)生走向社會(huì)時(shí)提供一份幫助。從當(dāng)下的就業(yè)形勢(shì)來看，理工類高職院校的主要優(yōu)勢(shì)在于學(xué)生們的動(dòng)手能力和實(shí)際操作能力都非常強(qiáng)，用人單位在正式錄用應(yīng)聘者前都會(huì)通過檔案來了解面試者的信息。因此檔案也就變成各大人才市場(chǎng)、用人單位判斷、了解應(yīng)聘者，掌握其職業(yè)能力、企業(yè)擇優(yōu)錄取的重要憑證。因此理工類高職檔案管理存在著重要意義和作用。如何有效、高效地完成檔案管理的工作也就成了各高職院校的難題之一。

二、理工類高職學(xué)院檔案管理存在的問題

（一）部分理工類高職院校對(duì)檔案管理工作不重視。對(duì)檔案工作人、財(cái)、物配備不足，很多學(xué)校沒有設(shè)立具有獨(dú)立編制的檔案室，都是學(xué)校辦公室兼做檔案工作，有些一萬多人的學(xué)校才有一位專職檔案管理員，檔案室（庫房）也不符合標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，受傳統(tǒng)檔案觀念的影響，認(rèn)為檔案應(yīng)該“重保管，輕利用”，過分重視檔案資料收集和保護(hù)，卻不加強(qiáng)管理和利用。有的甚至?xí)J(rèn)為檔案管理是一件沒有任何技術(shù)含量的事，只是一種簡(jiǎn)單的勞動(dòng)付出，所起的作用也僅限于儲(chǔ)存性。這種“舊”觀念導(dǎo)致一些理工類高職院校檔案管理工作存在巨大漏洞和問題。

（二）理工類高職學(xué)院檔案管理欠缺規(guī)范的操作。檔案管理方面的規(guī)章制度缺失或不完善，這就導(dǎo)致理工類高職院校在開展檔案管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多問題。如：學(xué)校個(gè)別部門對(duì)檔案工作重視不夠，文件歸檔的自覺性不強(qiáng)，影響了歸檔工作的規(guī)范性和歸檔質(zhì)量，造成檔案工作的被動(dòng)性；兼職檔案員在準(zhǔn)確劃分歸檔范圍和保管期限等方面亟待加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。又如：對(duì)學(xué)生實(shí)踐活動(dòng)的個(gè)人表現(xiàn)信息的收集，缺乏一套規(guī)范的操作體系，很容易造成遺失學(xué)生的實(shí)踐活動(dòng)信息，嚴(yán)重的話甚至?xí)?duì)學(xué)生以后的職業(yè)生涯產(chǎn)生影響。另外不規(guī)范的操作還會(huì)導(dǎo)致學(xué)校每個(gè)部門的工作無法順利地開展，工作銜接的不順利。

（三）理工類高職院校檔案管理方法、手段落后。理工類高職院校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候不夠注重方法和手段。在收集新生檔案時(shí)會(huì)按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不同的管理和排列，例如：有的按照班級(jí)順序排列，有的按照學(xué)籍號(hào)排列等。這會(huì)導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理大資料整合的時(shí)候難以高效地將檔案一步步整理。另外，檔案數(shù)字化、信息化的工作還嚴(yán)重滯后，影響了檔案的有效、便捷利用。

三、理工類高職院校檔案管理工作的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案意識(shí)。高職院校的檔案管理工作內(nèi)容涉及學(xué)校建設(shè)的各個(gè)方面，與各個(gè)部門的工作息息相關(guān)，事關(guān)學(xué)校發(fā)展大局。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視檔案管理工作，從人、財(cái)、物方面支持檔案工作。同時(shí)，應(yīng)定期開展有關(guān)檔案管理工作的培訓(xùn)，加強(qiáng)每位教職工對(duì)檔案管理的重視程度，特別是應(yīng)該對(duì)專門負(fù)責(zé)檔案工作的專職或兼職檔案管理員加強(qiáng)技能培訓(xùn)并定期考核，確保檔案管理工作能夠有效地落實(shí)。

（二）建章立制，完善檔案管理制度。理工類高職院校應(yīng)建立一些與檔案管理相關(guān)的制度。只有建立了相應(yīng)的制度，教職工才能夠真正意識(shí)到檔案管理不是一件簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的工作，同樣也是需要兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度。從另一方面講，建立相應(yīng)制度還能夠?qū)T工產(chǎn)生一定的激勵(lì)作用，鼓勵(lì)教職工把檔案管理做到最優(yōu)最好。

（三）推進(jìn)信息化，加大電子檔案的建立與使用。目前，大部分理工類高職院校使用的檔案管理系統(tǒng)是單機(jī)版，已經(jīng)不能滿足檔案工作管理的需要，不利于職能部門和教職工查閱資料。為了保證檔案資料完整安全和有效利用，做到規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)該購置和使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，要加快檔案數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是可以發(fā)展的成果。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著易查找、易保存的特點(diǎn)。通過電子檔案這個(gè)平臺(tái)，教職工可以更好地利用檔案。加強(qiáng)學(xué)生檔案電子化并不是否定紙質(zhì)化的學(xué)生檔案，只是如果能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案兩者共存共用，那么檔案管理的難度就會(huì)大大減少。

四、結(jié)語

理工類高職院校普遍存在輕視檔案管理工作的問題，要從觀念認(rèn)識(shí)、管理制度、信息化建設(shè)等方面糾正，不斷推進(jìn)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化邁進(jìn)，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的功能作用，為職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

[1]于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011(07):31-32.

[2]卞婕.高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(11):111-112.