探討地質檔案管理遇到的幾點問題及建議

文/湖南省有色地質勘查局二總隊 周聰敏

探討地質檔案管理遇到的幾點問題及建議

文/湖南省有色地質勘查局二總隊 周聰敏

本文主要論述了地質檔案管理過程中的問題，結合工作實際提出做好地質檔案管理的建議。

地質檔案管理；安全；規(guī)范；保管形式；保密

在地質行業(yè)中，地質檔案管理是相當重要的組成部分，是對地質工作的系統(tǒng)化的歸納與匯總，更是對地質工作成果的集中體現(xiàn)，是國家的寶貴財富，應合理科學有效地管理好地質檔案，更好地為地質找礦、生產、科研工作服務。

一、當前地質檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）安全意識淡漠。檔案是一種不可再生的資源，對單位的地質事業(yè)發(fā)展有著重要的保存和參考價值，檔案一旦丟失，后果不堪設想。由于管理人員安全意識不強，單位條件差，庫房地面潮濕，資料產生霉變，沒有安裝防盜、防潮、防火等設備，沒有制定完善的應急措施，檔案存在極大的安全隱患。

（二）地質檔案管理不規(guī)范。大多數地質勘查單位缺乏完善的地質檔案管理制度，許多實體部門項目形成的資料分散、丟失，沒有集中保存并歸檔，對檔案的完整性造成了一定影響，由于檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，使得地質檔案出現(xiàn)了人為的不完整、不系統(tǒng)、數據不準確等現(xiàn)象。

2000年以后，許多地勘單位由于系幾個單位合并而來，地質檔案出現(xiàn)了參差不齊的類別及檔案號，導致檔案號混亂、不規(guī)范，查詢難度大，甚至同樣的地質檔案出現(xiàn)了幾個檔案號等問題。

（三）檔案保管形式單一。傳統(tǒng)的地質檔案基本上是以紙質介質形式保存，勞動密集型的管理使得查閱也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多成本，紙張容易發(fā)黃、變脆，不利于保管和維護。

（四）保密意識薄弱。伴隨著IP技術以及信息網絡的快速發(fā)展，如今已經進入到了經濟技術信息時代，保密工作的難度越來越大，保密工作形勢也變得非常嚴峻。但是在日常工作之中，因為保密意識不足，保密觀念的落后，并受到傳統(tǒng)“無密可?！薄坝忻茈y保”“保密無用”等觀念帶來的影響，沒有充分認識到地質資料保密工作的重要性。

二、地質檔案管理的建議

（一）加強安全管理，預防為主、防治結合、確保安全。

做好檔案安全的宣傳教育工作，增強檔案安全意識，安裝防盜窗、雨棚，防強光雙層窗簾，檔案柜放置防蟲防霉晶片，配置滅火器、去濕機等設備，有條件的單位還可以配備空調，炎熱夏季在早上9點前開窗透風，降低庫房溫度。下班之前關閉庫房總電閘，定期對庫房進行打掃、防塵，制定完善的檔案安全應急處置方案，并對應急措施進行不斷的完善，定期開展檔案安全檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題或者是安全隱患及時向分管領導進行匯報，并積極采取相對應的處理措施。

（二）做好地質檔案規(guī)范化管理。嚴格按照《檔案法》《地質資料管理條例》《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》的要求，督促、檢查、指導有關實體和相關人員做好野外地質資料的形成、積累、立卷歸檔工作，對檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都進行嚴格把關。同時嚴格根據我國相關的地質檔案管理規(guī)范、案卷質量等諸多方面的明確規(guī)定，為開展地質檔案管理提供業(yè)務規(guī)范及制度保障，以便于對地質信息資料進行開發(fā)及合理利用提供科學依據，從而使地質檔案真正成為生產、科研、建設和管理工作的信息資源。

幾個地質勘查隊一合并，檔案編號非?；靵y，參照《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》并結合本隊實際情況，對檔案號進行統(tǒng)一編號。我隊以往的檔案號例如：D219.1.001，D217.15.002，是由檔案類別代字，屬類代號，小類代號，礦區(qū)、測區(qū)代號，順序號組成，既繁瑣又不易查詢，我隊參照規(guī)范已作出相應調整，例如：D0001，D0002，由類別、順序號組成，既簡單又易查詢。

（三）檔案的數字化管理。以往的地質檔案的存儲基本上以紙質介質的形式，不僅查閱速度相當緩慢，而且對于資料的使用和保存也是極不方便的，僅僅依靠人工清賬查找，其效率尤為低下。所以，應當對地質檔案中的地質圖件及文字資料進行信息化處理，既能減少庫房占用面積，又不易損壞，易于保管。我隊將報告正文分頁掃描300dpi之后校正、用photoshop進行整飾，做成pdf文本保存，圖紙掃描300dpi，以jpg或tif格式保存，注明相對應檔案號，以光盤、移動硬盤、電腦等多種方式儲存。能夠完整清晰地管理好地質資料是地質檔案管理者的重要責任。

（四）做好保密工作。增強地勘單位保密法制觀念、強化保密宣傳教育，認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》等一系列法規(guī)。檔案管理人員簽訂《保密協(xié)議書》及《保密承諾書》，對于涉密紙質檔案、電子介質檔案的借閱、移交、保管以及銷毀等都必須嚴格根據保密制度開展，要確保萬無一失，同時制定出完善的借閱、復制以及拷貝制度，所制定的制度必須要嚴密而簡明，方便進行執(zhí)行，同時還需要在實踐的過程中進行總結，并不斷對其進行完善、充實，確保涉密地質資料、文件的安全，庫房指定專人負責管理，無關人員禁止入內，未經批準，任何人不得隨意閱覽、復制、傳真和摘錄涉密檔案內容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護，確保安然無恙。

三、結語

地質檔案是地質單位的重要資源，做好檔案管理工作，分析地質檔案管理過程中存在的問題，結合實際開展有效的處理方法，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊跟上時代步伐，從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，與時俱進，挖掘地質檔案的潛在價值，推進我國的地質檔案工作的發(fā)展。