高校檔案信息資源共享策略探究

羅毓慧

摘 要：信息化技術(shù)的快速發(fā)展、不斷成熟，對高校檔案管理提出了新的要求。信息化技術(shù)為高校檔案管理提供了有力的技術(shù)支持，對于提升檔案管理質(zhì)量和效率具有積極作用。同時，信息化技術(shù)進(jìn)一步促進(jìn)了檔案信息資源共享，使得檔案信息資源利用率大幅度提升。基于此，本文對高校檔案信息資源共享進(jìn)行了綜合性闡述，并提出了部分策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息資源；共享

1 高校檔案信息資源內(nèi)容概述

高校檔案是高校文化及歷史的沉淀，是高校教學(xué)、科研及管理活動的真實記錄，它對于高?？蒲薪逃ぷ魍晟凭哂兄笇?dǎo)意義。加強(qiáng)高校檔案信息資源開發(fā)、共享既是高校和諧發(fā)展的需要，也是國家教育事業(yè)發(fā)展的需要。實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，意味著能夠?qū)n案信息資源的價值充分發(fā)揮出來，從而為高校自身發(fā)展及教育事業(yè)發(fā)展提供可靠的服務(wù)。高校檔案信息資源主要涵蓋了11類，包括行政類、黨群類、科研類、教學(xué)類、團(tuán)委政教類、工會類、實物類、設(shè)備儀器類、基建類、磁介類以及財務(wù)類[1]。除此之外，還有部分具備檔案屬性的信息并未納入至高校檔案管理體系當(dāng)中，這些信息一般被視作“準(zhǔn)檔案信息”。

2 高校檔案信息資源共享的重要性

高校檔案信息資源共享主要是指在高校檔案管理過程中，利用信息技術(shù)，并融入現(xiàn)代化管理念，對相關(guān)信息資源進(jìn)行高度整合，以為公眾提供檔案信息服務(wù)為主要目標(biāo)的一種檔案管理模式。通過實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，能夠進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)資源的可獲知性，能夠讓社會公眾與社會組織具備平等的高校檔案信息資源獲取權(quán)，有利于高校檔案深度利用、開發(fā)，將其價值充分發(fā)揮出來[2]。近年來，數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、超文本技術(shù)、多媒體技術(shù)等的不斷成熟，為高校檔案信息資源共享提供了良好的技術(shù)支持，也讓高校檔案信息資源共享愈來愈受到重視。同時，公眾的信息意識也在不斷提升，信息需求量成倍增長。這種大環(huán)境趨勢也在一定程度上刺激了高校檔案信息資源共享。高校檔案信息資源共享也為高校聯(lián)盟建設(shè)提供了巨大支持，推動了高等教育朝著新的方向發(fā)展。在信息資源共享的前提下，高校之間能夠形成優(yōu)勢互補(bǔ)，實現(xiàn)合作發(fā)展。另外，高校檔案信息資源共享是維護(hù)公眾知情權(quán)的基本保障，對于提升高校檔案整體公共服務(wù)能力具有積極的意義。

3 高校檔案信息資源共享過程中存在的部分問題

盡管高校檔案信息資源共享愈來愈受到重視，并取得了一定成果，但在具體實施過程中，還是存在一定問題：（1）高校檔案信息資源共享機(jī)制不夠健全。很多地區(qū)缺少具備獨立行使職權(quán)、統(tǒng)籌行業(yè)的一體化常設(shè)管理機(jī)構(gòu)，這使得區(qū)域內(nèi)高校檔案信息資源共享建設(shè)較為滯后，高校之間無法充分合作。同時，缺乏區(qū)域性的高校檔案信息資源共享機(jī)制。各高校還是“各自為政”，尚未形成一條良好的高校檔案信息資源交互通道[3]，使得檔案信息資源共享效率低下。另外，各高校之間缺乏良好的溝通、協(xié)作機(jī)制，相關(guān)資源配置不合理，存在資源浪費的情況，全局性統(tǒng)籌規(guī)劃有所不足。（2）高校檔案信息化建設(shè)滯后。部分高校在檔案信息化建設(shè)方面投入不足，缺乏專業(yè)設(shè)施。檔案信息加工、開發(fā)依然以人工操作為主，網(wǎng)絡(luò)化程度不夠。同時，檔案信息載體較為單調(diào)，檔案利用主要以原始資料信息為主，尚未對檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)，無法形成特色檔案信息資源。即便一些高校在檔案數(shù)字化方面已經(jīng)取得了一定成果，但尚未形成一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理體系，信息接口、設(shè)備等參差不齊，無法統(tǒng)一，對信息資源共享產(chǎn)生了一定阻力。（3）檔案信息服務(wù)范圍有待擴(kuò)展。很多高校在檔案信息服務(wù)方面類型較為單一，僅僅提供較為簡單的檔案宣傳服務(wù)。檔案信息檢索只是停留在公開檔案目錄查詢階段，使得檔案信息資源的功能價值受到了極大束縛。同時，高校檔案部門在宣傳工作方面力度還不足，導(dǎo)致校園內(nèi)尚未形成一種良好的信息共享氛圍，高校師生在檔案信息利用方面意識還較為淡薄。

4 優(yōu)化高校檔案信息資源共享的有效途徑

4.1 完善檔案信息資源共享機(jī)制

首先，要在區(qū)域內(nèi)構(gòu)建統(tǒng)籌行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)?？陀^上來看，高校檔案信息資源共享是一項極其復(fù)雜的過程，從紙質(zhì)化檔案到數(shù)字化檔案，從平臺建設(shè)到資源共享都需要全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃。因此，需要在區(qū)域內(nèi)設(shè)立一個專門的領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)構(gòu)，從而對各高校檔案信息資源共享建設(shè)進(jìn)行宏觀引導(dǎo)、管理，促進(jìn)高校之間的交流、合作，實現(xiàn)資源配置優(yōu)化[4]。其次，要建立健全的高校檔案信息資源共享機(jī)制，包括運行保障機(jī)制、合作激勵機(jī)制以及共享管理機(jī)制。運行保障機(jī)制能夠?qū)Ω咝n案信息資源共享起到督促作用，有利于協(xié)調(diào)相關(guān)工作，形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的共享體系；合作激勵機(jī)制能夠鼓勵各高校共同參與到區(qū)域性的檔案信息資源共享平臺建設(shè)當(dāng)中，促進(jìn)彼此之間的交流，讓高校之間能夠總結(jié)共享經(jīng)驗及效益，從而提升檔案信息資源共享質(zhì)量，進(jìn)一步擴(kuò)大共享范圍；共享管理機(jī)制主要是針對于共享平臺實施，以經(jīng)濟(jì)學(xué)角度進(jìn)行資源優(yōu)化配置，簡化平臺管理流程，盡量降低人工干預(yù)，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享自動化，以創(chuàng)造更大的共享效益。

4.2 加強(qiáng)檔案信息資源整合

通過加強(qiáng)信息資源整合，對高校檔案信息進(jìn)行分類、分層次處理，實現(xiàn)分散信息資源集中化。當(dāng)然，高校檔案信息資源整合是一項長期性的工作，其涉及內(nèi)容較多，包括檔案信息資源統(tǒng)計、館藏優(yōu)化、特色信息資源開發(fā)、館藏資源數(shù)字化轉(zhuǎn)錄等[5]。要將這些工作充分落實到位，高校應(yīng)該加大軟、硬件設(shè)施投入，并加強(qiáng)相關(guān)人才隊伍建設(shè)，創(chuàng)造一個可靠的基礎(chǔ)環(huán)境。與此同時，要特別關(guān)注特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)。構(gòu)建具有特色，且資源配置合理的數(shù)據(jù)庫對于促進(jìn)高校檔案信息資源共享具有積極的作用。在特色數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中，高校能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行深度加工，并按規(guī)律組合，形成具有層次性、專題性的檔案類別。結(jié)合檔案信息檢索層次的差異，可構(gòu)建相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及索引數(shù)據(jù)庫等，從而為用戶查詢、利用檔案信息資源提供便捷。

4.3 變革檔案信息服務(wù)方式

一方面，要加強(qiáng)用戶信息需求分析。在信息化時代下，用戶對于檔案信息的需求逐漸趨于多元化，呈現(xiàn)了新的特點。很多用戶對檔案信息的層次化要求愈來愈高，也愈來愈注重個性化信息定制。在這種情況下，高校聯(lián)盟應(yīng)該對用戶行為習(xí)慣、需求進(jìn)行綜合分析，把握不同類型用戶需求的差異性，打破傳統(tǒng)同質(zhì)化檔案信息服務(wù)屏障，逐漸實現(xiàn)個性化服務(wù)，進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量。另一方面，要根據(jù)新形勢、新環(huán)境對檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行變革，為用戶提供在線檔案信息檢索、檔案信息咨詢等針對性的服務(wù)，將以往“對面”服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩c”服務(wù)。

5 結(jié)語

高校檔案信息資源共享建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。高校應(yīng)通過檔案信息資源共享、加強(qiáng)檔案信息資源整合、變革信息服務(wù)方式等舉措，不斷優(yōu)化高校檔案信息資源共享體系及服務(wù)體系，從而將這些資源的功能價值充分發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)

[1]楊培決.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享模式探究[J].中國新通信，2015，17（06）：75-76.

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[3]黃小忠.建設(shè)區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺的機(jī)制和途徑研究[J].山西檔案，2015（04）：77-80.

[4]何秀清.基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J].皖西學(xué)院學(xué)報，2013，29（06）：147-152.

[5]秦書凰，王琨，練聰穎，等.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享探析[J].機(jī)電兵船檔案，2010（03）：61-64.endprint