醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策探討

肖綠綠

摘 要：國(guó)家衛(wèi)生、計(jì)劃生育委員會(huì)曾明確指出，繼續(xù)教育是醫(yī)學(xué)教育體系中的重要組成部分，而醫(yī)療機(jī)構(gòu)承擔(dān)著衛(wèi)生技術(shù)人員繼續(xù)教育的管理工作，同時(shí)將衛(wèi)生技術(shù)人員的相關(guān)信息以檔案的形式保存下來(lái)，這就使得檔案管理工作成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。本文將結(jié)合實(shí)際情況對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出有效的解決措施，旨在有效提升當(dāng)前繼續(xù)教育的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；繼續(xù)教育；檔案管理；有效對(duì)策

繼續(xù)教育主要是為了讓的衛(wèi)生技術(shù)人員可以更加適應(yīng)社會(huì)衛(wèi)生服務(wù)需求而進(jìn)行的終身教育，是促使衛(wèi)生技術(shù)人員不斷提升自身專業(yè)水平、促進(jìn)自身職業(yè)不斷發(fā)展的有效途徑。在這一過(guò)程中醫(yī)療機(jī)構(gòu)承擔(dān)著衛(wèi)生技術(shù)人員的繼續(xù)教育的管理工作，且主要以檔案的形式對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員的相關(guān)信息進(jìn)行記錄。本文將結(jié)合實(shí)際情況對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出有效的解決措施，以期為今后的相關(guān)工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

1 當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使得我國(guó)檔案管理事業(yè)得以較好發(fā)展，然而在當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理過(guò)程仍然存在一些問(wèn)題阻礙著檔案管理工作的進(jìn)一步完善。首先，大部分檔案管理人員并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育檔案管理的重要性。在實(shí)際工作的過(guò)程中，由于職能科室、各臨床科室以及衛(wèi)生技術(shù)人員并不注重繼續(xù)教育檔案歸檔的重要性，在完成相關(guān)的繼續(xù)教育后并沒(méi)有及時(shí)將檔案進(jìn)行歸檔，只有在后續(xù)繼續(xù)教育受到嚴(yán)重影響的情況下才會(huì)進(jìn)行相關(guān)資料的整理工作，才會(huì)對(duì)涉及到的資料檔案進(jìn)行搜集工作，然而由于醫(yī)療人員并不重視繼續(xù)教育檔案保存情況以及使用后的歸檔工作，使得部分檔案資料丟失、損壞，從而造成信息不完善或搜集難度較大的消極現(xiàn)象，為后續(xù)的繼續(xù)教育工作帶來(lái)一定困難[1]。由于繼續(xù)教育檔案自身具有一定的特殊性，并且較為瑣碎，若是在繼續(xù)教育檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)保管不當(dāng)?shù)惹闆r將會(huì)造成檔案缺失，不利于今后的繼續(xù)教育工作。

其次，繼續(xù)教育檔案的所占據(jù)空間較大，缺乏良好的保管環(huán)境。由于大部分繼續(xù)教育檔案主要是采用一人一檔的方式對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行保存工作，因此占據(jù)較大的儲(chǔ)存空間，而現(xiàn)如今大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)通常會(huì)將繼續(xù)教育檔案直接存在于職能科室辦公室中，沒(méi)有為繼續(xù)教育檔案建立單獨(dú)的資料保管室，這就使得繼續(xù)教育檔案在較為暴露的環(huán)境中進(jìn)行儲(chǔ)存，極其容易造成檔案破壞，并不利于檔案的長(zhǎng)期保存，再加上繼續(xù)教育檔案長(zhǎng)期缺乏專業(yè)管理人員進(jìn)行相關(guān)的管理工作，使得檔案搜集、管理、處理、借閱等環(huán)節(jié)均無(wú)專業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)管理，為檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重不便。

最后，繼續(xù)教育檔案借閱過(guò)于頻繁，存在資料檔案丟失的隱患。由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生技術(shù)人員的升遷需要提供繼續(xù)教育檔案中的部分原件，使得繼續(xù)教育檔案借閱現(xiàn)象較為頻繁，而審核過(guò)程時(shí)間較長(zhǎng)使得衛(wèi)生技術(shù)人員忘記將繼續(xù)教育檔案歸還或是認(rèn)為檔案已經(jīng)失去使用價(jià)值并沒(méi)有及時(shí)將相關(guān)檔案歸還職能科室，最終到時(shí)繼續(xù)教育檔案丟失，再加上檔案管理工作缺乏電子化設(shè)備，使得檔案管理人員的工作質(zhì)量及工作效率無(wú)法得到有效提升，在一定程度上限制了繼續(xù)教育檔案管理工作的發(fā)展[2]。與此同時(shí)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)沒(méi)有合理利用繼續(xù)教育檔案使得繼續(xù)教育檔案的利用率普遍偏低，且對(duì)檔案的認(rèn)知僅停留在收集、歸攏層面，沒(méi)有形成開(kāi)發(fā)、合理利用檔案的觀念，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在不完善現(xiàn)象，不利于今后繼續(xù)教育工作的開(kāi)展。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理中問(wèn)題的有效對(duì)策

（一）提高相關(guān)工作人員對(duì)繼續(xù)教育檔案的認(rèn)知

為了有效解決繼續(xù)教育檔案管理工作中存在的問(wèn)題，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育檔案的重要性并且在日常的工作過(guò)程中不斷提高領(lǐng)導(dǎo)、職能科室、臨床科室以及相關(guān)醫(yī)護(hù)人員對(duì)繼續(xù)教育檔案的重視程度，使得各個(gè)科室、醫(yī)護(hù)人員之間可以相互配合，共同完成繼續(xù)教育檔案的歸檔、管理工作。基于當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)繼續(xù)教育檔案的管理情況，繼續(xù)教育職能科室可結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)繼續(xù)教育檔案管理培訓(xùn)等活動(dòng)，鼓勵(lì)各級(jí)醫(yī)護(hù)人員及管理人員積極參與其中，并采取有效措施對(duì)醫(yī)學(xué)教育知識(shí)、繼續(xù)教育檔案重要性進(jìn)行宣傳，同時(shí)可以將繼續(xù)教育檔案歸檔的實(shí)際情況作為年度考核指標(biāo)，從而充分調(diào)動(dòng)各級(jí)醫(yī)護(hù)人員、科室的參與積極性，有效加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)各級(jí)工作人員對(duì)繼續(xù)教育檔案的重視程度，真正實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育檔案的完整以及按時(shí)歸檔，為今后的繼續(xù)教育工作奠定良好基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化檔案管理環(huán)境

在進(jìn)行繼續(xù)教育檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)結(jié)合當(dāng)前繼續(xù)教育檔案的實(shí)際情況對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行有效管理，充分做到分類、定期整理檔案并且實(shí)現(xiàn)對(duì)繼續(xù)教育檔案的集中管理。與此同時(shí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)為繼續(xù)教育檔案提供單獨(dú)的保管室，將所有檔案集中在一起進(jìn)行統(tǒng)一管理，使得繼續(xù)教育檔案得以在良好的環(huán)境中長(zhǎng)期保存。在這一過(guò)程中醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人對(duì)繼續(xù)教育檔案進(jìn)行細(xì)致的管理并定期將繼續(xù)教育檔案匯總至相關(guān)負(fù)責(zé)人手中，從而為后續(xù)檔案歸檔、管理、整理等工作提供便利。在此期間，專門的管理人員應(yīng)充分做好相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄工作，以避免在今后的工作過(guò)程中出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、分散、不完善等情況，使得繼續(xù)教育工作順利進(jìn)行[3]。

（三）加強(qiáng)檔案電子化管理，有效提高繼續(xù)教育檔案利用率

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，而醫(yī)療領(lǐng)域也應(yīng)在時(shí)代的號(hào)召下更新繼續(xù)教育檔案的管理方式，引進(jìn)較為先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備實(shí)現(xiàn)電子化管理。通過(guò)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立完善的電子管理平臺(tái)，使得繼續(xù)教育檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化管理，在減輕管理人員工作壓力的基礎(chǔ)上還有效提高了管理人員的工作質(zhì)量，并且可以利用電子設(shè)備將繼續(xù)教育檔案數(shù)據(jù)及時(shí)歸檔、整理、查詢以及分析，而通過(guò)實(shí)現(xiàn)電子化管理可以對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行及時(shí)記錄，為管理人員的檔案整理工作提供便利。此外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)在今后的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不斷提升繼續(xù)教育檔案的有效利用率，并且在完善繼續(xù)教育檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上通過(guò)及時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)繼續(xù)教育檔案數(shù)據(jù)的全面、立體分析，并且在一定程度上推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育項(xiàng)目的不斷建設(shè)，從而為今后的繼續(xù)教育工作奠定有利基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，繼續(xù)教育是我國(guó)醫(yī)學(xué)教育體系中的重要教育內(nèi)容，同時(shí)也是為了全面提升衛(wèi)生技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)終身教育、職業(yè)發(fā)展的基本教育制度，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生技術(shù)人員提升業(yè)務(wù)水平具有重要意義。其中醫(yī)療機(jī)構(gòu)是繼續(xù)教育的主要管理機(jī)構(gòu)并且以檔案的形式呈現(xiàn)出來(lái)，因此檔案管理工作應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育檔案管理工作的重要性并結(jié)合工作中的實(shí)際情況不斷完善繼續(xù)教育檔案管理、創(chuàng)新工作方式，從而有效推進(jìn)繼續(xù)教育培訓(xùn)項(xiàng)目的建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王艷玲，丁炎明，孫宏玉等.北京市醫(yī)療機(jī)構(gòu)護(hù)士繼續(xù)教育實(shí)施現(xiàn)狀調(diào)研與分析[J].中國(guó)護(hù)理管理，2015，15（12）：1476-1479.

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[3]牛翠琪.現(xiàn)行醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志，2015（3）：116-116.endprint