我國高?？萍紮n案管理淺析

萬薇　趙虎

【摘 要】隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，對高校的科技檔案管理工作也提出了新的要求。高校科技檔案是一個資源豐富的科技信息寶庫，對高校科技的發(fā)展有著不可替代的重要作用，在現(xiàn)有條件下，當(dāng)前高校科技檔案管理工作存在著或多或少的問題，制定完善的科技檔案管理制度，提升科技檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及優(yōu)化科技檔案管理的環(huán)境條件都是高校科技檔案管理急需面對的工作。

【關(guān)鍵詞】高?？萍紮n案；管理；制度；對策

高校的科技檔案主要是指高校科研人員在科研和教學(xué)工作中形成的科研成果與教學(xué)成果，其主要表現(xiàn)形式為文字，數(shù)據(jù)，圖表，圖紙，聲像以及真實的實物，樣品，標(biāo)本等科技信息。高校的的科技檔案可以真實，有效，客觀，全面的記錄高校的科研信息及科研過程，同時也如實的記錄了高校的科研歷史及科研水平，這些科技檔案也是高校開展科研和教學(xué)活動最直接的成果資料和信息來源，因此高校的科技檔案具有重要的信息屬性和知識屬性。從當(dāng)前高校的科技檔案來看，主要包括科研文件，科研課題立項與結(jié)題，科研成果鑒定與獎勵，重點學(xué)科和重點實驗室的申報和建設(shè)以及科研機構(gòu)的建設(shè)，知識產(chǎn)權(quán)成果及應(yīng)用和科技統(tǒng)計、學(xué)術(shù)交流。高?？萍紮n案管理工作是為了科學(xué)有效的管理科技檔案，為教學(xué)、科研、成果轉(zhuǎn)化，生產(chǎn)推進等工作提供服務(wù)，所以高校的科技檔案管理是一項重要的管理工作。在知識高速更新的時代，應(yīng)階而生的就是對高?？萍紮n案的管理方式提出了更新的要求。

1 高?？萍紮n案的重要性

高校科技檔案資料是直接考證一所高?？蒲袣v史的記憶憑證，是高?？蒲谐晒募畜w現(xiàn)，是一所高?？蒲泄ぷ骼^續(xù)發(fā)展的資源寶庫。因此高?？萍紮n案的重要性不言而喻，具體表現(xiàn)為：

1.1 高校的科技檔案是一所高?？萍及l(fā)展的歷史見證

高校的科技檔案不僅是高?？萍及l(fā)展的歷史見證而且也是高?？萍及l(fā)展的重要憑證?？萍紮n案的存在見證了一所高?？萍汲晒倪^去，現(xiàn)在，以及未來發(fā)展的方向。同時歷史的成果及輝煌也會是對未來科技的發(fā)展起著重要的激勵和推動作用。

1.2 高校的科技檔案是一個豐富的科技資源寶庫

任何事情的發(fā)展都離不開資源的傳承和資源的共享。完整有序的科技檔案資料可以為高校的未來發(fā)展提供資料借鑒，另外也為科技發(fā)展提供橫向和縱向的引導(dǎo)，再者豐富的科技資源也會為高?？萍及l(fā)展做好合理的資源配置。

1.3 科技檔案是一種知識經(jīng)濟

科技檔案是一種不容忽視的知識經(jīng)濟，包含著豐富的知識信息，從宏觀層面來看，反映了國家的科技發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢，從微觀層面來看，反映了高校的科研水平，從知識層面給人以啟發(fā)和指導(dǎo)，開拓了科研人員的視野，從而提高了科研的水平與質(zhì)量，在實踐方面，又給將來的科研工作者帶來經(jīng)驗和教訓(xùn)，更好地去完善未來的科研工作，做出更有成效的科研成果，所以，科技檔案管理不是一項簡單的“結(jié)尾”工作，而是一個具有啟迪性的“知識信息”寶庫。

2 高?？萍紮n案管理工作存在的問題

2.1 科技檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理素質(zhì)

大部分高校雖然都有專門的檔案管理機構(gòu)，但是據(jù)統(tǒng)計大部分高校并沒有專門的科技檔案管理機構(gòu)和科技檔案管理人員。負責(zé)管理科技檔案的人員一般為科技管理人員的兼職工作，首先這些科技管理人員都有自己本單位的專職工作，其次他們沒有受過專門的檔案管理業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對科技檔案管理一般只是泛泛的收集和簡單的保管，對其的利用少之又少，更談不上對科技檔案成果的有效利用和生產(chǎn)轉(zhuǎn)化。因此，這樣的科技檔案管理狀態(tài)勢必會對高?？萍紮n案的管理造成消極影響。

2.2 科研人員檔案管理意識淡薄，信息資源缺失

高校的科研人員特別重視自己的科研過程和科研成果，他們花費了大量的時間和精力去研究自己的科研項目，完成技術(shù)成果，論文寫作以及生產(chǎn)轉(zhuǎn)化工作。當(dāng)所做的科研項目有所成就時，一般就認(rèn)為順利完成了自己的科研項目，對科研項目的歸檔工作往往就忽視掉了。其實有效的歸檔，可以更好的為后續(xù)科研做鋪墊和參考，但是大多是科研人員這方面的意識還是比較淡薄，對個人科研項目成果不必要的占有意識還是很強，不愿意將自己的科研成果歸檔學(xué)校，因為大部分科研人員認(rèn)為這是個人的資源數(shù)據(jù)，如果檔案管理部門不主動要求收集，一般這些科研成果也不會上交，所以會造成科技檔案信息的大量缺失，也會造成科研成果的信息斷檔，特別不利于將來的科技人員信息流通和信息參考，直接影響未來科技信息資源的合理配置。

2.3 高校科技檔案管理制度不完善

大部分高校并沒有獨立完善的科技檔案管理制度，即使有高?？萍紮n案管理制度也是附著于其它科研制度之下，并且少有更新。這就造成了科技檔案管理無制度可尋，無規(guī)定可依，那么直接的結(jié)果就是不重視科技檔案管理，科技信息缺失且無延續(xù)性，因此健全且與時俱進的高?？萍紮n案管理制度是必不可少和急需建立的。

2.4 高校科技檔案管理設(shè)施配備薄弱

現(xiàn)代高校的科技檔案多以電子形式表現(xiàn)，檔案信息的收集，歸檔，查詢多以電子形式存在，所以健全有效的科技檔案管理系統(tǒng)必不可少。但是據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，大部分的高校由于人員和經(jīng)費的問題，往往沒有建立獨立的科技檔案管理系統(tǒng)，這對現(xiàn)代高?？萍紮n案的管理工作是一個極大的挑戰(zhàn)也是高?？萍脊芾砉ぷ鞯囊淮笳系K。另外值得注意的是，傳統(tǒng)形式的科技檔案管理工作也不可丟失，需要符合收納衛(wèi)生條件的場地去保存檔案，這往往也需要一定的經(jīng)費去維持和維護，但是事實表明在傳統(tǒng)的科技檔案管理中也存在疏于管理，檔案破損混亂的情況。因此科技檔案管理設(shè)備的投入不足也是科技檔案管理的弊病之一。

3 高?？萍紮n案管理的建議及對策

3.1 提高科技檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

加強各級科技檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，安排專業(yè)的科技檔案管理培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技術(shù)水平，使科技檔案管理者的觀念更新，知識更新，管理方式更新。從而培養(yǎng)出業(yè)務(wù)素質(zhì)強，專業(yè)水平高的科技檔案管理人員，繼而更好的為科技檔案管理工作服務(wù)。

3.2 明確科技檔案的歸屬權(quán)，做好科技資源共享

在科技檔案管理制度完善以后，科技資源共享可以有制度可循。制度規(guī)定框架之內(nèi)明確科技檔案的所有權(quán)和使用權(quán)，做好權(quán)責(zé)分明的工作，這樣科研人員在制度框架之下可以做好科技資源的合理配置，讓科技檔案這個科技資源寶庫有效地利用起來。

3.3 科技檔案制度化管理

科技檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真對待科技檔案管理問題，根據(jù)實際情況的發(fā)展積極改革創(chuàng)新，認(rèn)真審視科技檔案管理的制度缺失和薄弱環(huán)節(jié)，及時完善制度缺漏，使科技檔案的管理從形成，歸檔、整理、保管、利用的每一個環(huán)節(jié)都做到有章可循，有度可依，有科學(xué)明確的制度去完整管理檔案的每一個步驟。

3.4 積極改善科技檔案管理的硬件設(shè)施及條件

高校管理部門可以對科技檔案管理投入必要的財力與物力，根據(jù)實際情況逐步完善科技檔案的硬件設(shè)施，加強科技檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，為科技檔案管理創(chuàng)造一個良好的環(huán)境條件。當(dāng)然經(jīng)費和人力的投入可以逐步完成，按照實際的需求增加，制定一個長久可行的投入計劃。

4 結(jié)語

做好科技檔案管理工作，對高校的發(fā)展具有重大的作用和意義，高校應(yīng)重視科技檔案管理工作，使得科技檔案更好地為高校的健康發(fā)展保駕護航，提高高校的科研質(zhì)量和科研效率?？萍紮n案工作隨著社會發(fā)展而不斷推進提升，今后一定會出現(xiàn)更多的新情況、新問題，需要我們通過學(xué)習(xí)、探索去解決、完善和提高，這樣才能適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展對科技檔案信息的需求，才能更好地創(chuàng)新科技檔案管理工作。

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