企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理研究

張鈺茗

摘 要 人事檔案真實地記載和反映了企業(yè)員工的信息資料，是企業(yè)進行人力資源管理的重要參考依據(jù)，運用現(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)對人事檔案進行管理，對于提高管理效率和管理質(zhì)量有著不容忽視的作用，因而在企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。本文將論述企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)和人事檔案管理二者之間的關(guān)系，并針對當前人事檔案管理中存在的問題提出行之有效的解決策略，以期全面提高企業(yè)人事檔案管理的信息化水平，確保人力資源管理信息系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 人力資源 管理信息系統(tǒng) 人事檔案管理

一、引言

在科學技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)也面臨著改革和轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)代化、信息化技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用為企業(yè)的信息化建設(shè)提供了強有力的技術(shù)支持，人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用，實現(xiàn)了對企業(yè)人事檔案全面、動態(tài)的管理，顯著提高了企業(yè)人力資源的利用效率，減少了企業(yè)的經(jīng)營管理成本，企業(yè)的各項決策也能夠更為迅速地得到落實，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供助推力。

二、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)和人事檔案管理的關(guān)系

企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)涵蓋了企業(yè)人力資源管理的方方面面，包括人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、考核等，是人力資源開發(fā)和利用的重要依據(jù)。該系統(tǒng)的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源管理模式，充分發(fā)揮了計算機與信息技術(shù)的優(yōu)勢，促使人力資源管理向著動態(tài)化、信息化的方向發(fā)展。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，在人力資源管理信息系統(tǒng)中也占有一席之地，人事檔案是以特定模塊的形式存在于人力資源管理系統(tǒng)之中，集合了企業(yè)員工的工作履歷、家庭情況、文化程度等各個方面的信息，為企業(yè)員工信息的查詢和使用提供了巨大的便利，能夠顯著提高人力資源管理的效率，減少管理人員的工作量，同時也節(jié)約了管理的成本。

三、企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)中人事檔案管理存在的主要問題

（一）尚未統(tǒng)一人事檔案信息化的標準

隨著我國市場競爭的日益激烈，企業(yè)的發(fā)展也由單一化向著多元化的方向轉(zhuǎn)變，企業(yè)的下屬機構(gòu)越來越多，組織層次也愈發(fā)復(fù)雜，這些都為人事檔案管理增加了難度。為了應(yīng)對這一問題，企業(yè)的分公司往往會設(shè)立獨立的人力資源管理信息系統(tǒng)來管理該機構(gòu)的員工信息，由于各個機構(gòu)采用的信息化標準不同，所以企業(yè)無法對員工信息進行統(tǒng)一的錄入和管理，導(dǎo)致企業(yè)資源的利用率十分低下，人事檔案信息化管理不夠規(guī)范、嚴謹。

（二）人事檔案信息的利用率低

一般來說，人力資源管理信息系統(tǒng)具有錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計等多項功能，這也是人事檔案信息化管理最基本的要求，企業(yè)可以根據(jù)自身的實際發(fā)展需求對人力資源進行開發(fā)和利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展以及發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)奠定堅實的基礎(chǔ)。但企業(yè)普遍缺乏人事檔案信息的利用意識，只是單純地將員工信息錄入人力資源管理信息系統(tǒng)中，沒有將系統(tǒng)的功能完全開發(fā)出來，致使人事檔案信息得不到充分的利用，嚴重影響了企業(yè)人力資源管理的實際效果。

（三）人事檔案信息安全問題

當前網(wǎng)絡(luò)安全問題備受關(guān)注，網(wǎng)絡(luò)入侵和主動攻擊頻頻發(fā)生，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境受到了極大的威脅。企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，如果企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)安全的重視度不足，沒有建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護機制，或者企業(yè)采用的網(wǎng)絡(luò)防御技術(shù)較為落后，無法及時發(fā)現(xiàn)和處理最新的木馬病毒，那么企業(yè)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊的概率將大幅度提升，人事檔案信息資料的安全也將失去保障。

（四）缺乏高素質(zhì)的管理人才

人事檔案信息化管理需要既懂信息技術(shù)，又懂檔案管理的高水平復(fù)合型人才，但是企業(yè)的人事檔案管理隊伍在素質(zhì)、技術(shù)、工作能力上都不能滿足人事檔案信息化管理的實際要求，管理人員在使用人力資源管理信息系統(tǒng)時經(jīng)常會出現(xiàn)種種問題，無法履行人事檔案管理職責，企業(yè)的人事檔案信息化建設(shè)和使用因而受到了一定的阻礙。

四、加強企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)中人事檔案管理的有效途徑

首先，加強人事檔案信息化的總體規(guī)劃、標準化、規(guī)范化工作。企業(yè)應(yīng)依據(jù)人力資源規(guī)劃、地區(qū)政策、人力資源管理信息系統(tǒng)功能模塊等，制定可行的人事檔案信息收集和整理計劃，人事檔案信息在錄入人力資源管理信息系統(tǒng)時，采用國家人事部、中組部頒布的全國統(tǒng)一標準代碼，使人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作實現(xiàn)標準化與規(guī)范化。

其次，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對信息系統(tǒng)中的人事檔案信息數(shù)據(jù)進行挖掘。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以從數(shù)量龐大、種類繁雜的信息中篩選出對企業(yè)經(jīng)營管理有用的信息，將該技術(shù)應(yīng)用到人力資源管理信息系統(tǒng)中，提取人事檔案的信息，進而對企業(yè)未來的發(fā)展趨勢加以預(yù)測和分析，使企業(yè)的決策更加科學、可行，拓寬了企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的運用領(lǐng)域。

再次，為企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)多重防御機制。企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)中人事檔案管理應(yīng)執(zhí)行相對嚴格的保密原則，加強人事信息數(shù)據(jù)的安全控制，建立從網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層和應(yīng)用層面的安全管理體系和安全機制，對管理權(quán)限進行劃分，管理人員只能進行權(quán)限范圍內(nèi)的規(guī)定操作，以創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提升系統(tǒng)的安全性能。

最后，對管理人員進行專業(yè)化的技能培訓(xùn)，打造高水平的管理隊伍。企業(yè)要組織多樣化的培訓(xùn)活動，對管理人員進行法律法規(guī)和人力資源管理相關(guān)理論的知識培訓(xùn)。同時加強計算機技術(shù)實踐操作訓(xùn)練，通過系統(tǒng)的知識灌輸和實踐練習，循序漸進地提高管理人員的綜合素質(zhì)，確保管理人員明確崗位職責，切實做好人力資源管理信息系統(tǒng)的管理和人事檔案的開發(fā)利用工作，從而加快企業(yè)的信息化建設(shè)步伐，保障企業(yè)健康發(fā)展。

五、結(jié)語

人力資源管理信息系統(tǒng)為企業(yè)人事檔案管理的順利實施提供了重要保障，企業(yè)應(yīng)制定統(tǒng)一的標準規(guī)范，加強資源的整合利用，并建設(shè)多重安全防御機制，定期對管理人員進行培訓(xùn)，以實現(xiàn)對人力資源管理信息系統(tǒng)功能的開發(fā)以及人事檔案的高效利用，確保企業(yè)的人力資源得到科學合理的配置和使用，從而為企業(yè)的發(fā)展貢獻出最大的力量。

（作者單位為青海油田物資裝備公司人事檔案部）

參考文獻

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