做好新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘 要 在新的歷史時(shí)期，尤其是十八大以來(lái)，對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步規(guī)范，越來(lái)越多地要求各單位做好檔案管理工作。筆者通過(guò)多年的崗位工作經(jīng)驗(yàn)，深刻地認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作作為極為日常性和基礎(chǔ)性的工作，具有很強(qiáng)的政治性、機(jī)要性、服務(wù)性、科學(xué)性。下面，筆者面對(duì)新形勢(shì)、新變化、新要求，著重從以下幾個(gè)方面來(lái)談?wù)勛约簩?duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)與體會(huì)。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 檔案 文書(shū)檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，尤其自十八大、十八屆三中、十八屆四中、十八屆五中、十八屆六中全會(huì)以來(lái)，現(xiàn)代文書(shū)檔案管理模式趨向于辦公自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，人員構(gòu)成、信息分類(lèi)、檔案保存等方面都發(fā)生著深刻變革。文書(shū)檔案管理人員不僅擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)日常的文書(shū)工作，而且也是文書(shū)檔案的管理者。其特殊的工作崗位，要求其要有與之相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，如此才能勝任本職工作，更好地服務(wù)于社會(huì)。因此，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行探討非常有必要。筆者就如何進(jìn)一步做好文書(shū)檔案管理工作，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、提高認(rèn)識(shí)，準(zhǔn)確定位文書(shū)檔案管理工作

文書(shū)檔案管理工作可以分為兩個(gè)類(lèi)別：一類(lèi)是上級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理；另一類(lèi)是由本級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類(lèi)文檔均是領(lǐng)導(dǎo)集體開(kāi)展工作的依據(jù)之一，這就要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視此項(xiàng)工作。在加強(qiáng)文檔管理工作方面，應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：一是從硬件設(shè)施、軟件管理各個(gè)方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風(fēng)氣；二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)的意見(jiàn)，把加強(qiáng)和規(guī)范文書(shū)管理工作列入全年的工作計(jì)劃，并認(rèn)真落實(shí)負(fù)責(zé)人，以上能對(duì)加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理和改進(jìn)工作起到積極的促進(jìn)作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持文書(shū)檔案管理工作，使文書(shū)檔案等在實(shí)際工作中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

二、加大投入，切實(shí)強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作不再局限于“裝裝訂訂、抄抄寫(xiě)寫(xiě)”“收收發(fā)發(fā)、借借還還”，也不僅僅體現(xiàn)于文書(shū)檔案所必備的資料庫(kù)、檔案柜、檔案袋等，而是給傳統(tǒng)的檔案管理工作賦予了新的內(nèi)涵，提出了新的、更高的要求。要想大力強(qiáng)化實(shí)際檔案工作的管理效率，還需要進(jìn)一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書(shū)檔案工作者。眾所周知，文書(shū)檔案管理工作者需要扎實(shí)的庫(kù)藏基本功，有效記錄、整理文書(shū)立卷工作。相關(guān)的立卷工作者需要及時(shí)將已經(jīng)完成的單篇文書(shū)，納入預(yù)計(jì)案卷的范圍，在收發(fā)文登記的基礎(chǔ)上，定期展開(kāi)對(duì)文件材料的一一核對(duì)，在完成核對(duì)之后，保證立卷歸檔相關(guān)文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書(shū)處理的結(jié)束工作環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合在一起，為之后有效開(kāi)展文書(shū)立卷工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在初始的檔案管理過(guò)程中，未能明確地對(duì)相關(guān)文書(shū)檔案工作者的職責(zé)進(jìn)行劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對(duì)沒(méi)有專人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)地分配相關(guān)的文書(shū)檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開(kāi)工作。與此同時(shí)，在文書(shū)檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過(guò)電話方式進(jìn)行溝通，浪費(fèi)了大量的人力、物力；而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通信技術(shù)層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享，強(qiáng)化了溝通的力度。此外，定期舉行業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一項(xiàng)必不可少的工作，在一定范圍內(nèi)每年進(jìn)行文書(shū)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，幫助文書(shū)檔案工作者在思想、行動(dòng)上均能與時(shí)俱進(jìn)。

三、完善制度，有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，隨著人們對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)水平的不斷提高和檔案環(huán)境的不斷改善，只有建立健全、制定出一套系統(tǒng)、科學(xué)、適合人大機(jī)關(guān)的檔案工作制度并切實(shí)執(zhí)行，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和有效利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案工作健康有序發(fā)展。在實(shí)際文書(shū)檔案的整理工作中，對(duì)一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)?，F(xiàn)如今，隨著單位用人越來(lái)越精簡(jiǎn)，檔案工作者需要面對(duì)的管理工作也越來(lái)越精簡(jiǎn)。因此，可以將更充足的精力放在實(shí)際的檔案管理上，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺(tái)。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類(lèi)的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。

四、充實(shí)隊(duì)伍，全面提升檔案人員素質(zhì)

培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化革新的關(guān)鍵。隨著企業(yè)信息化、自動(dòng)化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯，而對(duì)于文檔管理方面來(lái)說(shuō)，人才稀少，除高校外，事業(yè)單位及企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人才儲(chǔ)備不足。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加大學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，改善隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)；要積極適應(yīng)新常態(tài)，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，建立和堅(jiān)持檔案管理人員培訓(xùn)制度，根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，開(kāi)展多角度、多方位、多層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理人員的基本功訓(xùn)練；要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，特別是要加強(qiáng)信息自動(dòng)化系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)新知識(shí)，提高工作水平；要虛心學(xué)習(xí)好經(jīng)驗(yàn)好做法，做到相得益彰，以開(kāi)拓創(chuàng)新的精神探索適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)需要的檔案工作新舉措，做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理人員要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)管理檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以促進(jìn)人大檔案事業(yè)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

綜上所述，針對(duì)文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，尤其是機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作，具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，做好此項(xiàng)工作顯得尤為重要和迫切。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)和改進(jìn)人大檔案工作，切實(shí)提高檔案管理利用水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，為本單位依法履行職責(zé)提供優(yōu)質(zhì)、可靠、高效的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的功能。

（作者單位為中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所）

[作者簡(jiǎn)介：高媛，女，陜西西安人，碩士研究生。]

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